Información
Con una entrada de información se pueden registrar y transmitir de manera específica a usuarios o grupos de usuarios información importante en Flow Path. Las entradas de información sirven para la documentación y comunicación dentro de los procesos comerciales y no requieren edición por parte del receptor. De este modo, la información relevante se almacena de forma central, permanece rastreable y está disponible para todos los involucrados en cualquier momento.
Crear una nueva entrada de información a través de la Flow Path Info FactBox
A través de la Flow Path Info FactBox, puede registrar nueva información directamente en un registro y compartirla con otros usuarios o grupos de usuarios. Así, se documentan de manera central los avisos e información importantes y se ponen a disposición de todos los involucrados de forma rastreable.
Siga estos pasos para crear una información a través de la Flow Path Info Factbox:
- Navegue a cualquier registro, por ejemplo, a una entrada en las Facturas de ventas registradas.
- Seleccione un registro.
- En el lado derecho se mostrará la Flow Path Info FactBox.
- Abra el menú desplegable de la Flow Path Info FactBox haciendo clic en Flow Path.
- Seleccione la acción Nueva entrada.
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Active el interruptor junto a Escribir información, Información de un catálogo o Información de una plantilla.
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Escribir información
Ingrese su información en el campo de texto en la siguiente página. Además, puede especificar si la información debe ser marcada como crítica. -
Información de un catálogo
Seleccione un catálogo de información en la siguiente página. Haga clic en Siguiente para ver la información definida en él. Luego, seleccione la información deseada. Si una información está marcada como crítica, se establece al crear el catálogo de información. -
Información de una plantilla
Seleccione una plantilla de información en la siguiente página y haga clic en Siguiente. Luego se mostrarán todas las informaciones que se han guardado previamente en la plantilla. Los destinatarios ya definidos en la plantilla se adoptan automáticamente y se seleccionan por defecto. La asignación se puede ajustar si es necesario antes de crear la entrada.
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Haga clic en Siguiente para asignar la información a un usuario o grupo de usuarios. Seleccione el destinatario deseado y defina una fecha de vencimiento si es necesario.
- A través de la acción Entrada adicional, puede crear otra entrada de información independiente. A diferencia de una plantilla, la nueva entrada no se agrupa con las entradas existentes, sino que se crea como una entrada de Flow Path separada. Para esta entrada, puede definir un destinatario propio y asignar la información a un usuario o grupo de usuarios.
Tomar conocimiento de la información
Después de leer una información, puede marcarla como tomada conocimiento. Esto documenta que la información ha sido leída y que no se requiere ninguna acción adicional.
- Abra sus entradas de Flow Path a través del mosaico Abierto en el centro de roles o abra el registro que contiene la entrada de información de Flow Path.
- Seleccione la entrada de información de Flow Path deseada.
- Si es necesario, puede ordenar las entradas por tipo o fecha de creación.
- Abra la entrada de información y revise el contenido de la información proporcionada.
- Haga clic en la acción Información tomada conocimiento para marcar la información como leída.
- Una vez que todos los usuarios asignados hayan tomado conocimiento de la información, la entrada se moverá automáticamente al mosaico Finalizado.
Atención
Si la función de bloqueo está activada y la información ha sido marcada como crítica, el registro afectado solo podrá ser procesado una vez que todos los usuarios responsables hayan marcado la información como tomada conocimiento.