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Lista de entrada

Las listas de entrada son el corazón de Document Inbound by Simova y este producto permite la creación de listas de entrada en Business Central. Estas listas de entrada sirven como lugar de almacenamiento para documentos subidos e importados, que luego pueden ser procesados en esta lista, por ejemplo, mediante la división y asignación automática o manual de documentos. Los documentos que no pueden ser procesados reciben el estado Pendiente, lo que requiere una intervención manual por parte del usuario.

Estado en Document Inbound

Estado Descripción
Abierto El documento está listo para ser procesado
Pendiente El documento requiere una acción manual
Archivado El documento ha sido archivado

Asignación de usuarios

Document Inbound permite la asignación de documentos a usuarios específicos. Esta función mejora la gestión de documentos al crear responsabilidades claras y facilitar la distribución del trabajo en el equipo.

Asignar documentos

Para asignar un documento a un usuario:

  1. Abra la lista de entrada
  2. Seleccione el documento deseado
  3. Abra la tarjeta del documento
  4. En el campo Usuario asignado, seleccione el usuario deseado de la lista desplegable
  5. El sistema valida que el usuario seleccionado exista en el sistema
  6. Guarde los cambios

Ver documentos asignados en el centro de roles

Los documentos asignados se muestran automáticamente en el centro de roles del usuario correspondiente:

  • Mis documentos: Una vista filtrada que muestra solo los documentos asignados al usuario conectado
  • Cantidad: El centro de roles muestra la cantidad de documentos asignados abiertos
  • Acceso directo: Los usuarios pueden acceder directamente a sus documentos asignados desde el centro de roles
  • Filtrado por estado: La vista se puede filtrar por estado (Abierto, Pendiente)

Ventajas de la asignación de usuarios

  • Responsabilidades claras: Cada documento tiene un responsable único
  • Mejor seguimiento: Identificación sencilla de quién está trabajando en qué documento
  • Distribución del trabajo: Distribución equitativa de la carga de trabajo en el equipo
  • Priorización: Los usuarios ven inmediatamente sus tareas asignadas
  • Responsabilidad: Mejora de la rendición de cuentas en el procesamiento de documentos

Asignación masiva

Para asignar varios documentos a la vez:

  1. Seleccione varios documentos en la lista de entrada
  2. Utilice la acción Asignar usuario (si está disponible)
  3. Seleccione el usuario objetivo
  4. Todos los documentos seleccionados se asignarán al usuario

Desasignar

Para desasignar un documento:

  1. Abra la tarjeta del documento
  2. Elimine el valor en el campo Usuario asignado
  3. El documento estará disponible nuevamente para asignación

Paquetes y vista de árbol

Document Inbound admite la organización de documentos relacionados en paquetes, como correos electrónicos con archivos adjuntos. Cuando se importa un correo electrónico con archivos adjuntos como paquete, el sistema asigna un ID de paquete compartido y organiza los archivos relacionados en una estructura jerárquica:

  • Documento principal (p. ej., un correo electrónico): Indentación de paquete = 0
  • Miembros del paquete (p. ej., archivos adjuntos): Indentación de paquete = 1

Todos los documentos que pertenecen al mismo paquete comparten el mismo ID de paquete.

Vista de árbol

Si Mostrar como árbol está habilitado en la configuración de la lista de entrada, los paquetes se mostrarán en un formato de árbol jerárquico:

📧 Email.eml
   └── 📄 Factura.pdf
   └── 📄 Recibo.pdf
   └── 📄 Contrato.pdf

Con la vista de árbol, los usuarios pueden: - Expandir o contraer los paquetes para ver u ocultar archivos adjuntos - Identificar fácilmente qué documentos pertenecen juntos - Navegar por listas de entrada complejas con múltiples paquetes de manera eficiente

Para obtener más información sobre la configuración de la gestión de paquetes y las opciones de visualización, consulte: - Configuración de las listas de entrada

Véase también