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Configuración del Repositorio

Document Central admite diferentes tipos de repositorios. Para un entorno productivo, se recomienda utilizar SharePoint o Azure Blob Storage. Para una configuración rápida y pruebas, se puede utilizar el tipo de base de datos. Sin embargo, el tipo de base de datos no debe utilizarse para un entorno productivo, ya que los documentos se almacenan directamente en la base de datos de Business Central. Document Central ofrece asistentes para la configuración de los diferentes tipos de repositorios.

Configurar el Repositorio de SharePoint

SharePoint se puede implementar localmente o en línea en Office 365. La configuración debe especificarse según la versión de SharePoint disponible.

Crear un nuevo sitio de SharePoint

Para crear un nuevo repositorio de SharePoint, sigue estos pasos:

  1. Comienza en el rol Document Central - Administrador.
  2. Haz clic en Configuración en la barra de cinta y ejecuta la acción Repositorio.
  3. Ejecuta la acción Nuevo en la barra de cinta.
  4. Inicia el asistente con la acción Comenzar.
  5. Ingresa el código del repositorio introduciendo un código en el campo Código del Repositorio.
  6. Selecciona el tipo de repositorio SharePoint en el campo Tipo de Repositorio y haz clic en Siguiente.
  7. Marca la casilla Crear una nueva subpágina de SharePoint.
  8. El sistema verifica si el registro de la aplicación aún existe. Si no, se ejecutará el asistente para el registro de la aplicación. Por favor, completa primero el asistente para el registro de la aplicación.
  9. Ingresa el nombre del sitio de SharePoint introduciendo un nombre en el campo Nombre del Sitio.
  10. Especifica la configuración de privacidad del sitio de SharePoint en el campo Configuración de Privacidad.
  11. Ingresa la ID de idioma del sitio de SharePoint en el campo ID de Idioma y haz clic en Siguiente.
  12. Selecciona el tipo de autenticación del sitio de SharePoint en el campo Tipo de Autenticación y haz clic en Siguiente.
  13. Agrega más usuarios al sitio de SharePoint o haz clic en Saltar.
  14. Marca la casilla Establecer como repositorio activo para activar este repositorio.
  15. El sitio de SharePoint se creará y se activará como repositorio activo.

Información

La creación de un nuevo sitio de SharePoint desde Document Central solo es posible en entornos SaaS. La opción para crear un nuevo sitio de SharePoint no está disponible en entornos locales. Si se debe utilizar un sitio de SharePoint local, selecciona la opción Usar subpágina de SharePoint existente.

Actualizar el Repositorio

Al actualizar el repositorio, Document Central sincroniza la estructura de SharePoint configurada con el estado actual en SharePoint. Se verifican y actualizan los metadatos, tipos de contenido y bibliotecas de documentos.

  • Los metadatos se comparan con los campos existentes en SharePoint. Dependiendo del resultado, se publican o se establecen como no publicados.
  • Los tipos de contenido se verifican a nivel de SharePoint para ver si existen y se publican o se establecen como no publicados.
  • Los tipos de contenido dentro de las bibliotecas de documentos se verifican en relación con la biblioteca. Se comprueba si el tipo de contenido existe en la biblioteca de documentos correspondiente. Además, se almacena la ID del tipo de contenido dentro de la biblioteca de documentos en Document Central.
  • Las bibliotecas de documentos se comparan con las bibliotecas de SharePoint existentes. Dependiendo de su existencia, se publican o se establecen como no publicadas. Además, Document Central almacena información específica de SharePoint, como el nombre explícito de la lista.

Este proceso de sincronización asegura que la configuración en Document Central coincida con la estructura real y el estado actual en SharePoint.

Sigue estos pasos para realizar una actualización del repositorio:

  1. Comienza en el rol Document Central - Administrador.
  2. Haz clic en Configuración en la barra de cinta y ejecuta la acción Repositorio.
  3. Selecciona tu repositorio de SharePoint y abre la configuración haciendo clic en Configurar.
  4. Ejecuta la acción Actualizar Repositorio.

El repositorio de SharePoint se actualizará ahora.

Usar un Sitio de SharePoint Existente

Si se debe utilizar un sitio de SharePoint existente en un entorno local, se deben ingresar manualmente la información relevante para conectarse al sitio de SharePoint.

Para usar un sitio de SharePoint existente en SaaS o en local, sigue estos pasos:

  1. Comienza en el rol Document Central - Administrador.
  2. Haz clic en Configuración en la barra de cinta y ejecuta la acción Repositorio.
  3. Ejecuta la acción Nuevo en la barra de cinta.
  4. Inicia el asistente con la acción Comenzar.
  5. Ingresa el código del repositorio introduciendo un código en el campo Código del Repositorio.
  6. Selecciona el tipo de repositorio SharePoint en el campo Tipo de Repositorio y haz clic en Siguiente.
  7. Marca la casilla Usar subpágina de SharePoint existente y haz clic en Siguiente.
  8. Ingresa el nombre de la página de SharePoint en el campo Nombre del Sitio.
  9. Ingresa la URL del sitio de SharePoint en el campo URL de la Aplicación Web.
  10. Ingresa la ID de idioma en el campo ID de Idioma.
  11. Selecciona el modo de autenticación del sitio de SharePoint en el campo Modo de Autenticación.
  12. Ingresa la información de autenticación según el modo de autenticación.
  13. Marca la casilla Establecer como repositorio activo para activar este repositorio.
  14. El sitio de SharePoint ahora está conectado y activado como repositorio activo.

Básico

La autenticación básica utiliza las credenciales de inicio de sesión de O365/Azure AD para autenticarse en SharePoint.

Moderno

La autenticación moderna utiliza el registro de la aplicación en Azure AD para autenticarse en SharePoint. Si el registro de la aplicación no se configuró previamente en el módulo de Document Central, este asistente de configuración creará automáticamente un nuevo registro de aplicación.

Añadido como SharePoint Existente

Al usar un sitio de SharePoint existente, el campo booleano Añadido como SharePoint Existente en la configuración del repositorio se activa automáticamente. Esto indica que el repositorio no fue creado a través de Document Central, sino que fue añadido manualmente. Si este campo booleano está activo, los usuarios no serán solicitados durante la licencia para agregar nuevos usuarios al grupo de SharePoint, ya que los sitios de SharePoint añadidos manualmente normalmente no tienen el grupo de Microsoft 365 que se crea automáticamente cuando un repositorio de SharePoint se crea a través de Document Central. Los usuarios pueden activar o desactivar manualmente este campo booleano en la configuración del repositorio si es necesario.

Verificar los Permisos del Registro de la Aplicación en un Segundo Entorno

Al configurar un segundo entorno (por ejemplo, un entorno de prueba), es importante verificar si el registro de la aplicación existente ya tiene los permisos necesarios.
Para verificar esto:

  1. Abre el Módulo de Configuración.
  2. Navega a la sección Registro de Aplicaciones.
  3. Verifica el estado de permisos de la aplicación.

¡Bien hecho!

Después de haber creado con éxito tu repositorio de SharePoint, puedes publicar metadatos, tipos de contenido y bibliotecas de documentos en el sitio de SharePoint.

Grupo de Microsoft 365 desde SharePoint

Cuando se crea un sitio de SharePoint a través de Document Central, se genera automáticamente un grupo de Microsoft 365 con el mismo nombre que el sitio de SharePoint. Este grupo permite a Document Central gestionar los permisos de los usuarios en el sitio de SharePoint.

Al activar un nuevo repositorio de SharePoint, se verifica si los usuarios de Document Central son miembros del grupo de SharePoint, y se marcan en la lista de usuarios como sincronizados. Además, los usuarios pueden ser añadidos manualmente o durante la licencia desde la lista de usuarios de Document Central.

Solución

Si ocurren errores al sincronizar los usuarios de Document Central con el grupo de SharePoint de Microsoft 365, verifica que el nombre del sitio en el repositorio coincida exactamente con el nombre de la página de SharePoint.

Repositorio de Base de Datos

La opción de base de datos debe utilizarse solo para fines de prueba o demostración. Todos los documentos se almacenan directamente en la base de datos, lo que puede aumentar drásticamente el tamaño de la base de datos.

Para crear el tipo de repositorio de base de datos, sigue estos pasos:

  1. Comienza en el rol Document Central - Administrador.
  2. Haz clic en Configuración en la barra de cinta y ejecuta la acción Repositorio.
  3. Ejecuta la acción Nuevo en la barra de cinta.
  4. Inicia el asistente con la acción Comenzar.
  5. Ingresa el código del repositorio introduciendo un código en el campo Código del Repositorio.
  6. Selecciona el tipo de repositorio Base de Datos en el campo Tipo de Repositorio y haz clic en Siguiente.
  7. Marca la casilla Establecer como repositorio activo para activar este repositorio.
  8. La base de datos ahora está establecida como repositorio activo.

Warning

Los archivos y documentos se almacenan en el campo BLOB cuando se selecciona Base de Datos como tipo de repositorio. Esto puede llevar a un fuerte crecimiento de la base de datos.

Ver también