Etiquetas de retención

Las etiquetas de retención le permiten gestionar y aplicar políticas de retención para documentos. Al igual que las etiquetas, las etiquetas de retención se pueden aplicar a documentos para hacer cumplir una política de retención. Estas etiquetas pueden ser aplicadas manualmente por un usuario o automáticamente en función de ciertas condiciones.

Etiquetas de retención de SharePoint

Las etiquetas de retención en SharePoint permiten la aplicación de configuraciones de retención a nivel de documento para cumplir con requisitos de cumplimiento legales, regulatorios o internos.

Las siguientes etiquetas de retención son aplicables:

Etiquetas de retención:
- Estas etiquetas pueden ser aplicadas por cualquier persona que pueda actualizar un elemento.
- Solo un usuario de SharePoint con los permisos correspondientes puede cambiar o eliminar la etiqueta. El usuario debe ser miembro del grupo de SharePoint correspondiente (o tener derechos de edición equivalentes).
- Al aplicarse a un documento, tanto el contenido como los metadatos se vuelven inalterables.
- Los documentos no pueden ser movidos o modificados en Document Central.
- Aplicación automática posible, basada en la biblioteca de documentos o el tipo de contenido.
Etiquetas de registro regulatorias:
- Estas etiquetas pueden ser aplicadas por cualquier persona que pueda actualizar un elemento.
- No pueden ser cambiadas ni eliminadas por nadie.
- Al aplicarse a un documento, tanto el contenido como los metadatos se bloquean y no pueden ser modificados.
- Los documentos no pueden ser movidos en Document Central.
- Aplicación automática posible, basada en la biblioteca de documentos o el tipo de contenido.
Etiquetas de registro (Record Labels):
- Marcan documentos como registros (Record).
- Estas etiquetas pueden ser aplicadas por cualquier persona que pueda actualizar un elemento.
- Solo pueden ser cambiadas por un usuario que sea Administrador de la colección de sitios del sitio de SharePoint.
- Al aplicarse a un documento, tanto el contenido como los metadatos se bloquean y no pueden ser modificados desde Document Central.
- Los documentos no pueden ser movidos o modificados en Document Central.
- Aplicación automática posible, basada en la biblioteca de documentos o el tipo de contenido.

Info

Cuando una etiqueta marca un documento como Record, SharePoint establece un estado de bloqueo en el documento (Bloqueado o Desbloqueado).

En Bloqueado, el documento está protegido y no puede ser modificado o eliminado en SharePoint.
En Desbloqueado, los cambios en los metadatos son posibles en SharePoint. Document Central sigue impidiendo cambios en Business Central.

Solo los usuarios con los permisos correspondientes pueden cambiar/eliminar etiquetas de retención en registros y alternar el estado de bloqueo del registro.

Administrador de la colección de sitios

Important

Cuando se crea un sitio de SharePoint a través de Document Central, se crea un grupo de Azure Microsoft 365 con el mismo nombre. Si un usuario es agregado como Propietario de este grupo, se convierte en Administrador de la colección de sitios para este sitio de SharePoint.

Si el sitio de SharePoint fue creado externamente, es posible que el grupo de Microsoft 365 no exista. En este caso, los Administradores de la colección de sitios deben ser configurados manualmente en el Centro de administración de SharePoint (Sitios activos). Más información

Las etiquetas de registro regulatorias son ideales para situaciones en las que es crucial asegurar que un registro permanezca inalterado. Estas etiquetas deben usarse con precaución, ya que una vez aplicadas, bloquean el registro y sus metadatos de forma permanente, de modo que no se pueden realizar cambios.

Diferencias importantes entre las etiquetas de registro regulatorias y otros tipos de etiquetas:

Movimiento restringido: Aunque los usuarios pueden mover registros regulatorios dentro de la misma biblioteca de SharePoint, esto no se recomienda, ya que Document Central no admite el movimiento de documentos con una etiqueta de retención.
Plazos de retención fijos: Los administradores no pueden acortar el plazo de retención establecido por una etiqueta de registro regulatoria en el Centro de cumplimiento.
Eliminación irreversible del sitio: Si se elimina un sitio de SharePoint con registros regulatorios, no se puede restaurar. Esto subraya la permanencia de estos registros.
Función de opt-in: Las etiquetas de registro regulatorias están desactivadas por defecto en Microsoft 365. Para activarlas, los administradores deben usar PowerShell para asegurarse de que solo aquellos con el entendimiento adecuado tengan acceso. Esta medida de precaución evita el bloqueo permanente accidental de contenido importante.

La introducción de etiquetas de registro regulatorias ofrece opciones de retención avanzadas que son de un valor incalculable para las organizaciones que desean alcanzar los más altos estándares de cumplimiento. Estas etiquetas aseguran que los registros importantes y sus metadatos permanezcan inalterados de forma permanente y ofrecen una herramienta robusta para cumplir con estrictos requisitos legales.

Importante

Para el uso de etiquetas de retención (Retention Labels), registros (Records) y registros regulatorios (Regulatory Records) en Microsoft 365 se aplican diferentes requisitos de licencia.

Microsoft 365 Business Premium o Microsoft 365 E3: Estos planes admiten la aplicación manual de etiquetas de retención, así como la aplicación de etiquetas por parte de los usuarios. También se admiten escenarios en los que Business Central asigna etiquetas automáticamente a documentos a través de una cola de tareas.
Microsoft 365 E3 con Microsoft Purview Suite (anteriormente complemento de cumplimiento): Si se van a utilizar registros regulatorios, se requiere la Microsoft Purview Suite además de la licencia E3.
Microsoft 365 E5 / E5 Compliance: No se requiere una licencia de Microsoft 365 E5 para el uso de etiquetas de retención, registros y registros regulatorios a través de Business Central. La aplicación automatizada de etiquetas a través de una cola de tareas en Business Central no corresponde a la etiquetado automático de Microsoft Purview incluido en el plan Microsoft 365 E5 y, por lo tanto, no requiere una licencia de Microsoft 365 E5.
Microsoft Purview Compliance Portal: A través del Microsoft Purview Compliance Portal, se pueden gestionar etiquetas de retención, registros, registros regulatorios y otras funciones de cumplimiento. La funcionalidad disponible depende de las licencias asignadas.

Tenga en cuenta que cada usuario que utilice etiquetas de retención o registros debe tener una licencia correspondiente. Se requiere al menos Microsoft 365 Business Premium o Microsoft 365 E3 para el uso de etiquetas de retención y registros.

Etiquetas de retención (Retention Labels): Business Premium o E3
Registro (Records): Business Premium o E3
Registros regulatorios (Regulatory Records): E3 + Microsoft Purview Suite

Se recomienda revisar los términos de licencia actuales de Microsoft, ya que los modelos de licencia y las funciones incluidas pueden cambiar con el tiempo.

Etiquetas de retención de Azure Blob Storage

Las etiquetas de retención en Azure Blob Storage se crean y aplican a través de Document Central para cumplir con requisitos de cumplimiento legales, regulatorios o internos para los blobs almacenados.

Los siguientes puntos son aplicables a las etiquetas de retención en Azure Blob Storage:

Etiquetas de retención:
- Estas etiquetas pueden ser aplicadas por cualquier persona que pueda actualizar un elemento.
- Se gestionan centralmente a través de Document Central.
- Soporta las mismas funciones de cumplimiento que en SharePoint.
- Aplicación automática posible, basada en la biblioteca de documentos o el tipo de contenido.
- Etiquetas de retención en versiones de documentos.

Las etiquetas de retención en Azure Blob Storage ofrecen a las empresas una forma flexible y centralizada de implementar requisitos de cumplimiento legales, regulatorios e internos. A través de la integración en Document Central, estas etiquetas no solo pueden ser gestionadas de forma central, sino también aplicadas automáticamente, por ejemplo, basándose en bibliotecas de documentos o tipos de contenido.

Véase también:

Configuración de etiquetas de retención