Ga naar inhoud

Taken

Met Taken kunt u gebruikers specifieke activiteiten toewijzen en de voortgang ervan volgen. De ontvanger wordt geïnformeerd over de taak en kan de voortgangsstatus direct in de bijbehorende Flow Path-invoer bijwerken.

Nieuwe taak aanmaken via de Flow Path Info FactBox

Via de Flow Path Info FactBox kunt u nieuwe taken direct aan een record toevoegen en toewijzen aan gebruikers of gebruikersgroepen. Op deze manier kunnen activiteiten die verband houden met een record centraal worden beheerd en kan hun voortgang worden gevolgd.

Volg deze stappen om een taak aan te maken via de Flow Path Info FactBox:

  1. Navigeer naar een willekeurig record, bijvoorbeeld naar een invoer in de Boekingen van verkoopfacturen.
  2. Selecteer een record.
  3. Aan de rechterkant wordt de Flow Path Info FactBox weergegeven.
  4. Open het drilldown-menu van de Flow Path Info FactBox door op Flow Path te klikken.
  5. Kies de actie Nieuwe invoer.

  6. Zet de schakelaar naast Taak aanmaken, Taak uit een catalogus of Taak uit een sjabloon aan.

    • Taak aanmaken
      Voer op de volgende pagina de gewenste taak in het tekstveld in. U kunt ook aangeven of de taak als kritische taak gemarkeerd moet worden. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om een subtaak toe te voegen. De subtaak wordt op de volgende pagina van de wizard aangemaakt.

    • Taak uit een catalogus
      Kies op de volgende pagina een takencatalogus. Klik op Volgende om de daarin gedefinieerde taken weer te geven. Kies vervolgens de gewenste taak.

    • Taak uit een sjabloon
      Kies op de volgende pagina een taken-sjabloon en klik op Volgende. Vervolgens worden alle taken weergegeven die eerder in de sjabloon zijn vastgelegd. Al in de sjabloon gedefinieerde ontvangers worden automatisch overgenomen en vooraf geselecteerd. De toewijzing kan indien nodig vóór het aanmaken van de invoer nog worden aangepast.

  7. Klik op Volgende om de taak aan een gebruiker of gebruikersgroep toe te wijzen. Kies de gewenste ontvanger en definieer indien nodig een vervaldatum.

  8. Via de actie Extra invoer kunt u een andere zelfstandige taak aanmaken. In tegenstelling tot een sjabloon wordt de nieuwe invoer niet samengevoegd met bestaande invoeren, maar als een aparte Flow Path-invoer aangemaakt. Voor deze invoer kunt u een eigen ontvanger instellen en de taak aan een gebruiker of gebruikersgroep toewijzen.

Info

In de categorie Taken is er een bijzonderheid. Hier wordt een hoofdtaken met een taakleider aangemaakt, die deze bewaakt. Daarna kunnen subtaken aan de respectieve gebruikers worden toegewezen.

Subtaak aan een taak toevoegen

Met Subtaken kunnen taken in kleinere, zelfstandige werkstappen worden onderverdeeld.

  1. Navigeer naar een willekeurig record, bijvoorbeeld naar een invoer in de Boekingen van verkoopfacturen.
  2. Selecteer een record.
  3. Aan de rechterkant wordt de Flow Path Info FactBox weergegeven.
  4. Open het drilldown-menu van de Flow Path Info FactBox door op Flow Path te klikken.
  5. Kies de actie Nieuwe invoer.
  6. Zet de schakelaar naast Taak aanmaken aan.
  7. Voer uw taak in het veld Taak in en kies de verantwoordelijke ontvanger.
  8. Zet de schakelaar Subtaak aan en klik op Volgende.
  9. Leg de subtaak vast in de kolom Taak.
  10. Geef aan of de subtaak aan een enkele gebruiker of een gebruikersgroep moet worden toegewezen, en kies vervolgens de gewenste ontvanger in de kolom Ontvanger.
  11. Optioneel kunt u de subtaak een prioriteit toewijzen.
  12. Klik op Voltooien om de wizard te beëindigen en de invoer met subtaken aan te maken.

Takenstatus

Met de takenstatus kan de voortgang van een taak worden gedocumenteerd en bijgewerkt. Wijzigingen in de status worden geregistreerd in de Flow Path History FactBox en zijn daardoor te allen tijde te volgen. Zo kunnen alle betrokkenen de voortgang van een taak transparant volgen.

De gebruiker aan wie de taak is toegewezen, kan de takenstatus bijwerken. Hij heeft de volgende statussen tot zijn beschikking:

  • Afgewezen

    De taak is door de ontvanger afgewezen. Er kan een opmerking worden toegevoegd om de reden van de afwijzing te documenteren. De status kan vervolgens door de gebruiker worden teruggezet.

  • In behandeling

    De behandeling van de taak is begonnen. De status kan door de gebruiker worden teruggezet.

  • Gepauzeerd

    De behandeling van de taak is tijdelijk gepauzeerd. Indien nodig kan de behandeling op een later tijdstip worden voortgezet.

  • Voltooid

    De taak is succesvol afgerond. De status kan door de gebruiker worden teruggezet.

Opmerking

Elke statuswijziging wordt geregistreerd in de Flow Path History FactBox en kan daar te allen tijde worden gevolgd.

Als de maker van de taak niet tegelijkertijd de ontvanger is, heeft hij bovendien de volgende statussen tot zijn beschikking:

  • Status terugzetten

    Zet de huidige takenstatus terug, zodat de taak opnieuw kan worden behandeld.

  • Goedgekeurd

    De taak is door de maker gecontroleerd en goedgekeurd. Met deze status bevestigt de maker dat het resultaat aan de verwachtingen voldoet en de taak succesvol is afgerond.

  • Onvolledig

    De taak is door de toegewezen gebruiker afgerond, maar het resultaat voldoet niet volledig aan de verwachtingen van de maker of er zijn nog open punten. Er kan een opmerking worden toegevoegd om ontbrekende informatie of vereiste aanpassingen te beschrijven.

  • Hoofdtaken afsluiten

    De hoofdtaken wordt afgesloten. Als er nog niet goedgekeurde subtaken aan de taak zijn toegewezen, wordt er een vraag weergegeven. Hier kunt u beslissen of de resterende subtaken genegeerd moeten worden en de hoofdtaken toch moet worden afgesloten.

Kritische taken en subtaken

Let op

Als subtaken als kritische taken zijn gemarkeerd en nog niet zijn afgerond of goedgekeurd, kan de hoofdtaken niet worden afgesloten. Kritische subtaken moeten eerst worden behandeld en afgerond voordat de hoofdtaken kan worden beëindigd.

Zie ook