Ticket-Systeem

De Ticket-Systeem-functie in Business Portals stelt gebruikers (webportaal en mobiele app) in staat om rechtstreeks te communiceren met de beheerders van Business Portals. Dit vergemakkelijkt efficiënte ondersteuning en geoptimaliseerde communicatie tussen gebruikers en beheerders.

Nieuw ticket aanmaken

Vanuit het ontwerp kunnen nieuwe tickets alleen door gebruikers (webportaal- en mobiele app-gebruikers) worden aangemaakt. Elk ticket bevat alle relevante informatie op basis van de geconfigureerde ticketdetails, zoals prioriteit, status, type, titel, bericht en eventuele bijlagen. Na aanmaak wordt het ticket weergegeven op de pagina Business Portals - Tickets of kan het worden geopend via het rolcentrum in het ticketgebied onder de cue met de aanduiding Nieuw.

Volg deze stappen om in het webportaal een nieuw ticket aan te maken:

Meld u aan met uw gebruikersaccount in Business Portals.
Klik op uw gebruikersnaam in de rechterbovenhoek van het webportaal om het dropdown-menu te openen.
Kies in het dropdown-menu de optie Uw tickets. De ticketoverzicht wordt geopend.
In de ticketoverzicht bevindt zich in de rechterbovenhoek een knop met een papieren vliegtuig-icoon. Deze knop dient voor het aanmaken van een nieuw ticket.
Klik op de knop. Het venster voor de aanmaak van een nieuw ticket opent.
Vul de vereiste ticketinformatie in:
- Onderwerp van het ticket
- Type van het ticket
- Prioriteit
- extra deelnemers
De selecteerbare waarden zijn afhankelijk van de specifieke systeemconfiguratie en kunnen variëren afhankelijk van de gebruikersrol. Bijbehorende gebruikersrechten moeten in de gebruikersgroepen worden ingesteld.
Beschrijf uw verzoek in het tekstveld zo gedetailleerd mogelijk. Optioneel kunt u het ticket een of meerdere bijlagen toevoegen. Welke bestandstypen geüpload mogen worden, is afhankelijk van de configuratie. Voor meer informatie, zie Ticketsysteem bestandstypen.
Klik ten slotte op Aanmaken. Het ticket wordt in het systeem aangemaakt en automatisch weergegeven in Business Central. Een administrator of supportmedewerker kan het ticket daar verder verwerken en de status bijwerken.

Werken met een ticket

Toegang tot de tickets

Er zijn verschillende manieren om toegang te krijgen tot de tickets:

Alle tickets worden weergegeven op de pagina Business Central - Tickets. Deze pagina kan worden geopend en doorzocht via de standaard zoekfunctie. Alle tickets, ongeacht hun status, worden hier zonder filter weergegeven.

Open het Business Portals Rolcentrum.
Klik op de vergrootglas in de rechterbovenhoek om de globale zoekfunctie te openen.
Typ Business Portals – Tickets in het zoekveld.
Klik op het zoekresultaat Business Portals – Tickets. Er wordt een ongefilterd overzicht van alle tickets geopend die door gebruikers in het webportaal zijn aangemaakt.

Het rolcentrum bevat cues voor Nieuwe, Open, In afwachting en Gesloten tickets. Deze cues stellen u in staat om de tickets-pagina direct te openen, waarbij de lijst wordt gefilterd op basis van de geselecteerde tegel.

Open het Business Portals Rolcentrum.
Navigeer naar het gedeelte Activiteiten.
In dit gedeelte vindt u onder Business Portals – Tickets de bijbehorende tegels van het ticketsysteem. Als deze tegels niet zichtbaar zijn, moeten ze eerst worden geconfigureerd in de Ticketsysteem-instelling.
Klik op de betreffende tegel om:
- Nieuwe tickets te openen
- Open tickets te openen
- In afwachting zijnde tickets te openen
- Gesloten tickets te openen

Info

U kunt op deze pagina zoeken naar een specifiek ticket door de zoekfunctie te gebruiken. Bovendien is het mogelijk om de sorteringen van de tickets te wijzigen; klik daarvoor op de overeenkomstige om de sortering van aflopend naar oplopend te wijzigen.

Berichten weergeven en verzenden

Op de ticketpagina van Business Portals kunnen de ticketdetails worden weergegeven en bewerkt met de bewerken-actie in de actiebalk. Deze pagina toont ook alle berichten die met het geselecteerde ticket zijn verbonden, zodat u de volledige gespreksgeschiedenis kunt bekijken.

Om een nieuw bericht te verzenden, volgt u deze stappen:

Open het Business Portals Rolcentrum.
Toegang tot de tickets via de bijbehorende tegel in het rolcentrum of via de globale zoekfunctie.
Selecteer het ticket dat u wilt bekijken of beantwoorden.
Klik na het selecteren van het ticket op Bewerken. Op de volgende pagina wordt u een overzicht van de ticketgeschiedenis getoond. U kunt gedetailleerde informatie over de auteur bekijken en door op individuele vermeldingen te klikken de respectieve ticketgeschiedenis en berichtenverloop weergeven.
Klik nu op de actie Nieuwe boodschap opstellen.
Schrijf het bericht dat verzonden moet worden.
Wijzig de status indien nodig.
Daarnaast kunnen bijlagen worden toegevoegd, indien nodig.
Druk op OK om het bericht te verzenden.

Status wijzigen

De ticketstatus kan worden gewijzigd zonder een nieuw bericht te verzenden.

De ticketstatus kan worden gewijzigd zonder een nieuw bericht te verzenden. Deze functie is nuttig wanneer er geen aanvullende communicatie nodig is, maar de ticketstatus moet worden bijgewerkt.

Om de status te wijzigen zonder een nieuw bericht te verzenden, volgt u deze stappen:

Start in het Business Portals Rolcentrum.
Selecteer op de pagina Business Portals - Tickets het ticket waarvan de status moet worden gewijzigd.
Klik op de actie Status instellen.
Kies de nieuwe status.
Druk op OK om de status van het geselecteerde ticket te wijzigen.

Info

De status van het ticketsysteem moeten in de Ticketsysteem-instelling worden ingesteld voordat ze kunnen worden gebruikt.

Ticket toewijzen

Tickets kunnen aan een specifieke gebruiker van Business Portals worden toegewezen. Dit helpt de gebruiker van Business Portals om een duidelijk overzicht te behouden van de tickets waarvoor hij verantwoordelijk is en zijn werklast effectiever te beheren.

Om een ticket toe te wijzen, volgt u deze stappen:

Start in het Business Portals Rolcentrum.
Selecteer op de pagina Business Portals - Tickets het ticket dat aan een gebruiker van Business Portals moet worden toegewezen.
Klik op de actie Ticket toewijzen.
Kies de gebruiker die aan dit ticket moet worden toegewezen.

Tip

Bij het openen van de Business Portals - Gebruiker wordt weergegeven hoeveel tickets aan de geselecteerde gebruiker zijn toegewezen. Bovendien opent een klik op het aantal de pagina Business Portals - Tickets en filtert de pagina om alleen weer te geven wat aan de geselecteerde gebruiker is toegewezen.