Ga naar inhoud

Werken met Retentietags

Belangrijk

Houd er rekening mee dat u de noodzakelijke configuratie voor uw geselecteerde repository moet hebben voltooid om door te gaan. De benodigde middelen voor het instellen van retentietags in Document Central vindt u in de documentatie Instellen van Retentietags.

Hoe een retentietag handmatig in te stellen

Wanneer de retentietag correct is ingesteld via de Instelling van Retentietags, worden alle tags automatisch toegewezen aan de juiste documenten, waardoor de noodzakelijke compliance voor het document wordt gewaarborgd.

Het kan echter door de beheerder worden gedefinieerd onder de Handmatige instelling van retentietags of gebruikers de retentietag handmatig mogen wijzigen bij het opslaan van documenten.

De volgende stappen moeten worden voltooid om handmatig een retentietag voor een document in te stellen bij het opslaan via de Document Central-factbox:

  1. Start in een factboxgebied in Document Central.
  2. Sleep een document via Drag & Drop of sla het op in de Document Central - Dropzone.
  3. Nadat de pagina Document Central - Documentdefinitie is geopend, verschijnt er onderaan de pagina een nieuw gebied genaamd Document Central - Extra Informatie.
  4. Afhankelijk van de configuratie kunt u hier ofwel alleen een retentietag zien maar niet bewerken, of een retentietag bewerken of selecteren en het bestand uploaden.

Opmerking

Document Central-beheerders hebben ook de mogelijkheid om na de oorspronkelijke opslag een retentietag voor een document in te stellen. U vindt de nieuwe actie Retentietag instellen in de Document Central-datagrid. Voer deze actie uit om een retentietag voor een geselecteerd document in te stellen.

Hoe een retentietag achteraf in te stellen

Als u Document Central al zonder de functie van retentietags hebt gebruikt, wilt u misschien de bestaande Document Central-documenten achteraf labelen. In dat geval kan de zogenaamde Retention Crawler worden gebruikt. De Retention Crawler is een eigen wachtrij die door de bestaande documentvermeldingen loopt en de tags toepast volgens de configuratie van de retentietag.

Er zijn twee manieren om de retentietag met de Retention Crawler op de bestaande documenten toe te passen. De automatische en de handmatige methode.

Automatisch instellen van retentietags

De volgende stappen moeten worden voltooid om retentietags automatisch toe te passen op al opgeslagen documenten door gebruik te maken van de Document Central - Retention Crawler. Zorg ervoor dat u de documentatie Instellen van de Retention Crawler hebt voltooid.

  1. De takenwachtrij Document Central Job Queue - Retention Crawler moet automatisch doorlopen (Als dit niet het geval is, kan de takenwachtrij Document Central Job Queue - Retention Crawler handmatig worden geactiveerd op de pagina Takenwachtrijitems).
  2. Nadat de Document Central Job Queue - Retention Crawler is doorlopen, worden uw documenten automatisch verplaatst naar de retentiewachtrij met een gegeven retentietag op basis van uw configuratie.

Handmatig instellen van retentietags via de Retention Crawler

De volgende stappen moeten worden voltooid om handmatig retentietags toe te passen op al opgeslagen documenten.

  1. Start in het rolencentrum Document Central - Beheerder.
  2. Open de pagina Document Central - Crawler-lijst via de actie Retention Crawler in de sectie Retentietag-activiteiten.
  3. Gebruik de actie Crawlen starten om naar documenten te zoeken die volgens hun configuratie gelabeld kunnen worden.
  4. Selecteer de documenten waaraan u de weergegeven retentietag wilt toevoegen en gebruik de actie Aan retentiewachtrij toevoegen om de documenten aan de retentiewachtrij toe te voegen.
  5. Nadat de documenten aan de retentiewachtrij zijn toegevoegd, moet de Document Central Job Queue - Set Retention Label automatisch doorlopen (Als dit niet het geval is, kan de jobwachtrij handmatig worden geactiveerd op de pagina Jobwachtrijitems). Naast de crawlfunctie kan een actie in de Datagrid of op de pagina Documentvermeldingen worden gebruikt om handmatig een retentietag op een document in te stellen.

Handmatig instellen van retentietags

Als u een document hebt opgeslagen en het achteraf een retentietag wilt toewijzen, kunt u dit ook handmatig doen. In elke documentweergave is er een actie Retentietag toegevoegd waarmee u retentietags handmatig kunt toewijzen.

Important

U kunt retentietags alleen toewijzen als compliance-beheerder. Schakel in de gebruikersinstellingen de optie Compliance-beheerder in en in de Compliance-instelling de handmatige toewijzing van retentietags.

Volg deze stappen om handmatig een retentietag toe te wijzen:

  1. Start in het Document Central - Beheerder rolencentrum.
  2. Open een gebied met Document Central Factbox waarin u een retentietag handmatig wilt toewijzen.
  3. Selecteer het document.
  4. In elke weergave (Datagrid, Pagina en Lijstweergave) is er een actie voor retentietags.
  5. U kunt:
    • Een retentietag toewijzen
    • Een retentietag verwijderen
    • Een retentietag wijzigen (Alleen als deze in de Retention Queue staat en nog niet is gelabeld)

Important

Het toewijzen of wijzigen van retentielabels vereist een Compliance-beheerder. Gewone gebruikers kunnen een Azure Blob Storage Soft Label verwijderen als Allow User Removal voor dat label is ingeschakeld. Handmatige toewijzing van retentielabels moet in de Compliance-instelling zijn ingeschakeld.

Important

  • Azure Blob Storage: Handmatige acties voor retentielabels vereisen een Compliance-beheerder, behalve het verwijderen van een Soft Label waarvoor Allow User Removal is ingeschakeld.
  • SharePoint: Handmatige acties voor retentietags in Document Central vereisen ook een Compliance-beheerder. Bovendien moet de gebruiker over voldoende rechten in SharePoint beschikken (typisch Lid van de betreffende SharePoint-groep). Voor documenten die als Records zijn gemarkeerd, moet de gebruiker bovendien Site Collection Administrator zijn.

Datensatzsperre omschalten (SharePoint Records)

Wanneer een document in SharePoint door een retentietag als Record is gemarkeerd, kan Document Central de recordinformatie weergeven en (voor bevoegde gebruikers) de vergrendelstatus omzetten.

Important

  • Deze functie is alleen beschikbaar voor SharePoint-repositories.
  • De actie kan alleen voor één geselecteerd document worden gebruikt.
  • Ook al is een Record in SharePoint ontgrendeld, voorkomt Document Central nog steeds wijzigingen in Business Central.

Om de recordvergrendeling om te schakelen, volgt u deze stappen:

  1. Open de pagina Document Central - Documentvermeldingen (of de Datagrid).
  2. Selecteer precies één document dat als Record is gemarkeerd.
  3. Kies de actie Verander Recordvergrendeling.
  4. De Recordvergrendeling wordt bijgewerkt na een succesvolle aanvraag.

Info

De actie is alleen geactiveerd voor gebruikers die in Document Central zijn ingesteld als Compliance-beheerder en in SharePoint over voldoende rechten beschikken (als Site Collection Administrator).

Versies in Azure Blob Storage met retentietags voorzien

Bij gebruik van een repository van het type Azure Blob Storage kunnen ook afzonderlijke versies van documenten handmatig of automatisch met retentietags worden voorzien.

Hiervoor is in de compliance-instellingen de optie Door versie bladeren beschikbaar. Wanneer deze optie is ingeschakeld, doorzoekt de Document Central Job Queue - Retention Crawler ook de versies van documenten in Azure Blob Storage en legt de daar opgeslagen retentietags vast.

Info

  • Elke versie van een document kan een eigen retentietag bevatten.
  • Retentietags zijn zichtbaar en traceerbaar voor alle versies.
  • De retentietags voor de afzonderlijke versies kunnen indien nodig worden gesynchroniseerd.

Werken met Azure Blob Storage Soft Labels

Soft Labels zijn beschikbaar voor Azure Blob Storage-repositories. Ze worden in Document Central toegewezen zonder een retentiebeleid in Azure Blob Storage toe te passen. Zie Retentielabels instellen voor Azure Blob Storage voor informatie over de configuratie.

Tijdens de actieve retentieperiode kunnen documenten met een Soft Label niet worden verplaatst en kunnen hun metadata niet worden bewerkt. U kunt Metadata weergeven/bewerken openen om de metadata te bekijken, maar de velden zijn alleen-lezen. Na afloop van de retentieperiode eindigen deze retentiebeperkingen.

Een document kan niet worden verwijderd zolang een Soft Label is toegewezen, ook niet nadat de retentieperiode is verstreken. Een Soft Label op een willekeurige documentversie voorkomt ook verwijdering van het document.

Een Soft Label verwijderen

Standaard kan alleen een Compliance-beheerder een Soft Label verwijderen. Als Allow User Removal voor het label in de lijst Retentielabel is ingeschakeld, kunnen ook gewone gebruikers met toegang tot het document het label verwijderen. Bevoegde gebruikers kunnen een Soft Label verwijderen voordat de retentieperiode afloopt.

  1. Open het Data Grid of de weergave Documentvermeldingen.
  2. Selecteer het document of de documentversie met het Soft Label.
  3. Gebruik Clear Retention Label om het label te verwijderen.

Verwijder voordat u een document verwijdert ook de Soft Labels die aan de versies ervan zijn toegewezen. Allow User Removal staat alleen het verwijderen van het Soft Label toe; het geeft geen toestemming om retentielabels of items in de retentiewachtrij te wijzigen.

Metadata bij documenten wijzigen die een SharePoint retentietag hebben

Wichtig

Documentmetadata kunnen niet worden bewerkt als het document is gemarkeerd als regulerend record (Regulatory Record).

Als een document als record is gemarkeerd, kunnen de metadata alleen worden bewerkt als de recordstatus is ingesteld op Ontgrendeld (Unlocked). Als een document een retentietag heeft zonder deze eigenschappen, blijven de metadata bewerkbaar. Voor meer informatie en een configuratiehulp, zie de pagina Instellen van Retentietags.

Metadata wijzigen bij documenten die als record zijn gemarkeerd

  1. Open een record waarin documenten zijn opgeslagen die een retentietag met de eigenschap Als record gemarkeerd hebben.
  2. Selecteer het gewenste document.
  3. Klik op Retentietags en vervolgens op Recordvergrendeling omzetten.
  4. Het document is nu ontgrendeld. Het retentie-icoon toont een geopend slot.
  5. Klik op Document en vervolgens op Metadata weergeven/bewerken.
  6. In de metadata-dialoog kunt u bestaande metadata wijzigen of nieuwe toevoegen.
  7. Als u tevreden bent met uw aanpassingen, klikt u op OK.
  8. Vergrendel het document vervolgens opnieuw door opnieuw Retentietags en daarna Recordvergrendeling omzetten te selecteren.

Metadata wijzigen bij documenten met retentietag

  1. Open een record waarin documenten zijn opgeslagen die met een retentietag zijn gemarkeerd.
  2. Selecteer het gewenste document.
  3. Klik op Document en vervolgens op Metadata weergeven/bewerken.
  4. In de metadata-dialoog kunt u bestaande metadata wijzigen of nieuwe toevoegen.
  5. Als u tevreden bent met uw aanpassingen, klikt u op OK.
  6. Voor het document wordt een nieuwe versie aangemaakt waarin zichtbaar is dat metadata zijn gewijzigd of aangepast.

Hoe te zien welke retentietag is toegewezen

Info

Om te zien welk document een retentietag bevat, is er de pagina Documentvermeldingen, waar u in een tabel kunt zien of uw document is gelabeld. Ook in onze Document Central-datagrid ziet u een kolom voor retentietags. Hier kunt u ook zien of en welke retentietag is ingesteld.

Hoe te zien welke retentietag in de toekomst zal worden toegewezen

Om te zien welke documenten in de toekomst gelabeld zullen worden, is er de pagina Retentiewachtrij, waar u kunt zien of uw document gelabeld zal worden. Op deze pagina wordt het labelproces weergegeven met een statusveld. Als een item in de retentiewachtrij tijdens het labelproces op een fout stuit, kan de fout worden bekeken op de pagina Document Central - Logboek. Een item in de retentiewachtrij wordt op twee manieren aangemaakt.

Info

Wanneer een document handmatig wordt gelabeld, wordt er alleen een item in de retentiewachtrij aangemaakt als het veld Set Retention After is ingevuld of door de labeldatum in de toekomst in te stellen binnen het uploadproces.

Wijzigen van een retentietag

Document Central staat in bepaalde scenario's het wijzigen van een retentietag toe. Dit wordt zowel ondersteund voor al gelabelde documenten als voor items in de retentiewachtrij.

Important

Azure Blob Storage: U kunt retentietags alleen als Compliance-beheerder wijzigen.

SharePoint: Het wijzigen of verwijderen van retentietags vereist bovendien voldoende rechten in SharePoint. De gebruiker moet Lid van de betreffende SharePoint-groep zijn (of over gelijkwaardige rechten beschikken). Voor documenten die als Record zijn gemarkeerd, moet de gebruiker bovendien Site Collection Administrator zijn.

Schakel in de gebruikersinstellingen de optie Compliance-beheerder in en in de Compliance-instelling de handmatige toewijzing van retentietags.

Retentiewachtrij

Als er een item in de retentiewachtrij voor een document aanwezig is en het is noch geannuleerd, noch al gelabeld, kunt u de actie Retentietag wijzigen gebruiken. Dit werkt zowel voor SharePoint- als voor Azure Blob Storage-repositories.

De volgende stappen zijn vereist om een retentietag in de retentiewachtrij te wijzigen:

  1. Start in het rolencentrum Document Central - Beheerder.
  2. Open de pagina Document Central - Retentiewachtrij via de tegels van de retentiewachtrij in de sectie Retentietag-activiteiten.
  3. Gebruik de actie Retentietag wijzigen om de dialoog te openen.
  4. Selecteer de nieuwe retentietag die aan het document moet worden toegewezen.
  5. Klik op OK om de nieuwe retentietag toe te passen.

Info

Hier kan alleen de toegepaste retentietag worden gewijzigd, de retentieduur is niet bewerkbaar. De labeldatum via de retentiewachtrij kan niet worden gewijzigd. De start- en eindtijden die in de selectiedialoog worden weergegeven, weerspiegelen de werkelijke labelduur en kunnen niet worden aangepast.

Documentvermelding

Als een documentvermelding al is gelabeld, kunt u ook de retentietag wijzigen. Dit is alleen mogelijk met een SharePoint-repository en de vermelding mag niet als Regulatory Record (regulerend record) zijn gemarkeerd.

De volgende stappen zijn vereist om een retentietag aan een documentvermelding te wijzigen:

  1. Start in het rolencentrum Document Central - Beheerder.
  2. Open de pagina Document Central - Documentvermeldingen via de sectie Repository in Acties.
  3. Selecteer een documentvermelding en gebruik de actie Retentietag wijzigen.
  4. Selecteer de nieuwe retentietag die aan het document moet worden toegewezen.
  5. Klik op OK om de nieuwe retentietag toe te passen.

Info

De startdatum van de retentietag kan hier niet worden geconfigureerd, en een eventueel in het label geconfigureerde "Set Retention Label After" duur wordt genegeerd. De labeling begint onmiddellijk zodra u de wijziging toepast.

Zie ook