Metagegevens opnieuw aanmaken in Document Central

De heraanmaak van de metagegevens werkt de metagegevens van bestaande documenten in Document Central bij. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als er later nieuwe metagegevensdefinities zijn toegevoegd.

De verwerking vindt per documentbibliotheek en subsite op de achtergrond plaats.

Controleer voor het starten de volgende punten:

Voor elke getroffen documentbibliotheek is er een standaardmapping ingesteld. Deze is opgenomen in de standaardconfiguratie en moet bij individuele instellingen worden gecontroleerd.
De synchronisatie van alle getroffen documentbibliotheken is succesvol afgerond.
Er lopen geen andere foutoplossings- of achtergrondprocessen op de getroffen documentbibliotheken, bijvoorbeeld een synchronisatie van documentitems.

Synchronisatiefouten moeten worden opgelost voordat de metagegevens opnieuw worden aangemaakt. Sluit vervolgens de synchronisatie succesvol af voordat u de heraanmaak start of het opnieuw probeert.

Standaardmapping voor de metagegevensheraanmaak instellen

Open het Rolcentrum Document Central – Beheerder.
Klik in de menubalk op Repository en selecteer Documentbibliotheken.
Selecteer de gewenste documentbibliotheek en klik op Bewerken.
Vul in het veld Standaardmapping de gewenste mappingcode in.

Metagegevensheraanmaak voorbereiden

Open het Rolcentrum Document Central – Beheerder.
Open in het gedeelte Foutoplossing de pagina Metagegevensheraanmaak.
Gebruik Lijst vullen om de items voor de documentbibliotheken en subsites te genereren. De lijst is in eerste instantie leeg.
Klik op Lijst bewerken om de items te kunnen bewerken.
Vink het selectievakje aan om alleen nieuwe metagegevens opnieuw aan te maken. Bij een uitgeschakeld selectievakje worden alle metagegevens opnieuw aangemaakt.
Vul indien nodig een startdatum in om de te verwerken documenten te beperken.

De datumfilter houdt rekening met de laatste wijzigingsdatum. Bij Azure Blob Storage wordt in plaats daarvan de aanmaakdatum van de documentitems gebruikt. Documenten vóór de opgegeven startdatum worden niet meegenomen.

Metagegevensheraanmaak starten

De heraanmaak kan via de takenwachtrij of handmatig worden gestart. Daarnaast kan deze direct op documentpagina's worden geactiveerd, bijvoorbeeld via de Documentitem.

Verwerking inplannen

De heraanmaak kan bij grote bibliotheken veel tijd in beslag nemen. Plan de verwerking bij voorkeur buiten werktijden en start maximaal twee heraanmaken tegelijkertijd om problemen met externe aanvragen te voorkomen.

Per tenant kunnen maximaal tien achtergrondsessies tegelijkertijd worden verwerkt. Verdere sessies worden in een wachtrij geplaatst. Deze technische limiet vervangt niet de aanbeveling om maximaal twee heraanmaken tegelijkertijd uit te voeren.

Metagegevensheraanmaak via de takenwachtrij starten

Zorg ervoor dat de takenwachtrij Document Central Job Queue – Metagegevens opnieuw aanmaken correct is geconfigureerd.

Open de pagina Metagegevensheraanmaak.
Selecteer de gewenste items.
Klik op Status en vervolgens op Op Gereed zetten.

De items krijgen de status Gereed en worden vervolgens door de takenwachtrij verwerkt.

Metagegevensheraanmaak handmatig starten

Open de pagina Metagegevensheraanmaak.
Selecteer de gewenste items.
Klik op Heraanmaak starten.

De verwerking wordt gestart voor de geselecteerde items.

Verwerkingsstatus van de metagegevensheraanmaak controleren

De status van een item toont de huidige verwerkingsstand:

Status	Beschrijving
In afwachting	Het item wordt momenteel niet verwerkt. Gebruik Op Gereed zetten om het voor automatische verwerking voor te bereiden.
Gereed	Het item is bestemd voor verwerking door de takenwachtrij.
In heraanmaak	De metagegevens worden momenteel opnieuw aangemaakt.
Pauze	De verwerking is onderbroken en kan later worden voortgezet.
Fout	Er is een fout opgetreden tijdens de verwerking. Na het verhelpen van de oorzaak kan de verwerking worden voortgezet.

Een lopende heraanmaak kan worden gestopt en later worden voortgezet.

Resetten verwijdert de eerdere verwerkingsvoortgang van het item. Bij de volgende start begint de heraanmaak opnieuw.

Fouten bij de metagegevensheraanmaak oplossen

Als de metagegevensheraanmaak mislukt, controleer dan de synchronisatie en de lopende achtergrondprocessen van de getroffen documentbibliotheek. Voer de volgende stappen uit in Business Central in het Rolcentrum Document Central – Beheerder.

Bij SharePoint vindt de verwerking per documentbibliotheek en subsite plaats. Controleer daarom altijd de combinatie waarvoor de heraanmaak is mislukt. Als een bibliotheek bijvoorbeeld in meerdere jaar-subsites aanwezig is, moet het synchronisatie-item voor het betreffende jaar worden gecontroleerd.

1. Betroffen documentbibliotheek en subsite identificeren

Open in het rolcentrum onder Foutoplossing de pagina Metagegevensheraanmaak.
Selecteer het item met de status Fout.
Onthoud de bijbehorende documentbibliotheek en bij SharePoint ook de subsite. Deze gegevens heeft u nodig om het juiste synchronisatie-item te vinden.

2. Synchronisatiestatus en foutoorzaak controleren

Open in het rolcentrum via Repository de pagina Documentensynchronisatie.
Selecteer het item voor dezelfde documentbibliotheek en subsite.
Controleer de status van het item en handel volgens de onderstaande tabel.

Synchronisatiestatus	Wat te doen?
Fout	Controleer het sessie-logboek en los de gerapporteerde oorzaak op. Start vervolgens de synchronisatie opnieuw, zoals in de volgende sectie beschreven.
In bewerking	Wacht tot de synchronisatie is voltooid. Zolang deze loopt, kan er voor dezelfde bibliotheek en subsite geen metagegevensheraanmaak worden uitgevoerd.
Gereed of Wachten	Controleer ook het sessie-logboek. Deze statussen alleen geven geen succesvolle afronding aan: na een synchronisatie wordt de vorige status hersteld; bij automatische verwerking wordt de status weer op Gereed gezet.

Zo controleert u de achtergrondsessie van het geselecteerde synchronisatie-item:

Klik op de Sessie-ID om te zien of de sessie nog actief is.
Selecteer Sessie-logboek weergeven. De actie bevindt zich mogelijk in de groep Foutoplossing.
Controleer de laatste logboekitems op wanneer en om welke reden de sessie is beëindigd. Bij een fout verhelpt u de daar genoemde oorzaak voordat u de synchronisatie opnieuw start. Controleer bij aanwijzingen voor een ontbrekende mapping de standaardmapping van de documentbibliotheek.

Als de foutoorzaak niet kan worden toegewezen of verholpen, geef dan de fouttekst en de getroffen documentbibliotheek en subsite door aan de verantwoordelijke beheerder.

3. Synchronisatie succesvol afronden en andere processen controleren

Selecteer na het oplossen van de fout op de pagina Synchronisatie van documentitems het getroffen item en klik op Synchronisatie starten. De afgebroken synchronisatie kan op de plek worden voortgezet waar deze is gestopt.
Wacht tot de verwerking is voltooid. Controleer vervolgens via de Sessie-ID en Sessie-logboek weergeven of de sessie is beëindigd en de synchronisatie zonder nieuwe fouten is afgerond.
Herhaal deze controle voor alle documentbibliotheken en subsites waarvan u de metagegevens opnieuw wilt aanmaken.
Controleer bij andere foutoplossings- of achtergrondprocessen op de respectieve pagina's, van waaruit deze zijn gestart, of de verwerking nog loopt. Wacht tot hun afronding voordat u de metagegevensheraanmaak start.

4. Metagegevensheraanmaak opnieuw starten of voortzetten

Zodra alle getroffen bibliotheken succesvol zijn gesynchroniseerd en er geen andere foutoplossings- of achtergrondprocessen meer op draaien:

Open in het rolcentrum onder Foutoplossing opnieuw de pagina Metagegevensheraanmaak.
Selecteer de getroffen items.
Klik voor handmatige verwerking op Heraanmaak starten. Voor automatische verwerking selecteert u Status → Op Gereed zetten; hiervoor moet de takenwachtrij Document Central Job Queue – Metagegevens opnieuw aanmaken zijn ingesteld.
Controleer vervolgens de verwerkingsstatus van de metagegevensheraanmaak.

Important

De actie Resetten verwijdert de eerdere verwerkingsvoortgang. Gebruik deze alleen als de heraanmaak volledig opnieuw moet beginnen.