Instelling van het uitvoertype E-mail

Het uitvoertype E-mail maakt het mogelijk om e-mails te verzenden via Document Dispatch. Deze documentatie legt uit hoe het uitvoertype E-mail wordt geconfigureerd en gebruikt.

Een uitvoertype E-mail aanmaken

Volg de onderstaande stappen om een uitvoertype E-mail in te stellen:

We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
Open Verzendprofielen in het menu Instellingen in de menubalk.
Druk op Nieuw om een nieuw Document Dispatch verzendprofiel aan te maken.
Geef een naam in het veld Code om het doel van deze instelling duidelijk aan te geven. Dit zorgt ervoor dat de configuratie gemakkelijk kan worden geïdentificeerd voor het beoogde verzendtype. Kies vervolgens E-mail als uitvoertype en selecteer bijvoorbeeld Tabel 112 (Verkoopfactuurkop). De tabel is vereist zodat het systeem weet welk rapport het moet gebruiken en uit welke tabel de e-mail moet worden verzonden.
Pas de tabinstellingen toe die u wilt gebruiken in de selectievakjes ernaast.

Selectievakjes-opties

Selectievakje	Beschrijving
Verzending via de Factbox mogelijk maken	Activeert de verzending via de Document Dispatch Factbox en activeert de Factbox zelf. Als u deze functie niet nodig heeft, schakelt u deze optie uit.
Bijlage-selectie via de FactBox mogelijk maken	Geeft aan of de bijlage-selectie wordt weergegeven. Wanneer ingeschakeld, verschijnt er tijdens het verzendproces een pop-upvenster waarin gebruikers de bijlagen kunnen selecteren die verzonden moeten worden.
Automatisch verzenden mogelijk maken	Activeert de automatische verzending van het verzendprofiel. Wanneer ingeschakeld, zal het converteren of boeken van het betreffende Business Central-document het verzendproces activeren. Deze functie is alleen beschikbaar voor standaard verkoop- en inkoopprocessen.
Verwerking via de taakwachtrij-item ''Document Dispatch – Voorbereiden van wachtende items''	Geeft aan of de documentcreatie via de taakwachtrij moet worden verwerkt. Deze optie verbetert de prestaties door de documentcreatie op de achtergrond uit te voeren in plaats van tijdens de documentconversie. Om deze functie te gebruiken, moet u Automatisch verzenden inschakelen.
Bevestiging voor automatische verzending inschakelen	Vereist een bevestiging voordat de automatische verzending wordt voortgezet. Wanneer ingeschakeld, moeten bevoegde gebruikers de verzending bevestigen voordat het proces verdergaat. Het item krijgt aanvankelijk de status "Bevestigen".
Dynamische instelling gebruiken	Activeert de dynamische instelling, die dynamische zakelijke partner-toewijzingen gebruikt om de ontvanger en zijn e-mailadres te identificeren. Meer details vindt u in de sectie Instellen van een Document Dispatch verzendprofiel.
Creëren van niet-verzonden items	De optie activeert de creatie van niet-verzonden items wanneer er tijdens het boekingsproces geen geldig verzendprofiel kan worden vastgesteld. Niet-verzonden items worden alleen aangemaakt als ook Automatisch verzenden is ingeschakeld.
Standaard-taalcode	Geeft de standaard-taalcode aan die wordt gebruikt om de taal te identificeren.
Pagina	Geeft de pagina aan die is gekoppeld aan de geselecteerde tabel. Deze pagina wordt gebruikt in de Document Dispatch-wachtrij en stelt gebruikers in staat om het zakelijke partnerrecord rechtstreeks vanuit het wachtrij-item te openen.

Instelling van het uitvoertype

De instelling van het uitvoertype definieert hoe documenten met de geselecteerde verzendmethode worden verzonden. Als u bijvoorbeeld E-mail gebruikt, kunt u de basisinstellingen configureren die nodig zijn om documenten per e-mail te verzenden.

Volg de onderstaande stappen om de instellingen van het uitvoertype te openen:

We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
Open Verzendprofielen in het menu Instellingen in de menubalk.
Selecteer het verzendprofiel met het uitvoertype E-mail.
Klik in de menubalk op Instellingen van het uitvoertype om de configuratiepagina te openen.

E-mail

E-mail-sjabloontype

In Document Dispatch kunt u definiëren welke e-mail-sjabloon wordt gebruikt bij het verzenden van documenten per e-mail. De sjabloon bepaalt de lay-out en de inhoud van het e-mailbericht. U kunt kiezen tussen Document Dispatch-sjablonen of de Business Central Standaard-sjabloon.

Begin in de rol Document Dispatch – Administrator.
Open Verzendprofielen in het menu Instellingen in de menubalk.
Selecteer het verzendprofiel met het uitvoertype E-mail.
Klik in de menubalk op Instellingen van het uitvoertype om de configuratiepagina te openen.
Selecteer in het E-mail-sjabloontype Document Dispatch of Business Central Standaard.
De sjabloonconfiguratie verandert, afhankelijk van of u Document Dispatch of Business Central Standaard selecteert.

Microsoft-beperking

Microsoft 365/Exchange verzendlimiet

Bij het verzenden van grote hoeveelheden e-mails of e-mails met grote bijlagen via de multimailfunctie, evenals bij de verwerking van e-mailverzendingen via de taakwachtrij, kunnen de server-side verzendbeperkingen van Microsoft 365/Exchange worden overschreden (bijv. 150 MB totale grootte van e-mails en bijlagen per mailbox binnen 5 minuten).
Dit kan leiden tot fouten (Statuscode 429 – IncomingBytes limit exceeded).

Deze beperking is een gedocumenteerde Outlook-servicebeperking, geldt per mailbox (ongeacht het aantal gebruikte applicaties) en kan technisch niet worden omzeild.

Om deze en andere beperkingen te begrijpen, raden we aan de volgende bron te raadplegen.

Bron: Microsoft Graph - Limieten

Ontvangerinstelling

In de sectie ontvangerinstelling vindt u de optie E-mail combineren. Deze optie wordt gebruikt om e-mailadressen uit de uitgebreide ontvangerinstelling, de zakelijke partnerinstelling en de dynamische instelling te combineren, zodat ontvangers in de velden Aan, CC en BCC tegelijkertijd kunnen worden betrokken bij het verzenden van e-mails.

Volg de onderstaande stappen om E-mail combineren in te schakelen:

We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
Open Verzendprofielen in het menu Instellingen in de menubalk.
Selecteer het verzendprofiel met het uitvoertype E-mail.
Klik in de menubalk op Instellingen van het uitvoertype om de configuratiepagina te openen.
Schakel E-mail combineren in de ontvangerinstelling in.

Document Dispatch E-mail-sjabloon

Instelling van de Document Dispatch E-mail-sjabloon

Volg de onderstaande stappen om de Document Dispatch E-mail-sjabloon in te stellen:

Configureer een sjabloon met behulp van Instelling van E-mail-sjablonen.
Selecteer een sjabloon in het veld Standaard-e-mail-sjabloon.
Klik op de actie E-mail-placeholder in de menubalk om de placeholders voor de sjabloon te configureren.
Klik op het veld E-mail-handtekening om een handtekening in te schakelen.
Klik op de actie E-mail-handtekening-placeholder en E-mail-handtekening-toewijzing om de handtekening te configureren.

Multimail-configuratie

Instelling van de Multimail-sjabloon

Volg de onderstaande stappen om de Multimail-sjabloon in te stellen:

Configureer een sjabloon met behulp van Instelling van Multimail-sjablonen.
Selecteer een sjabloon in het veld Multimail-sjablooncode.

Activatie van samenvoegen voor Multimail

Volg de onderstaande stappen om Multimail-e-mails samen te voegen:

Selecteer het verzendprofiel met het uitvoertype E-mail waarvoor u het samenvoegen wilt configureren.
Voer de actie Instelling van het uitvoertype in de menubalk uit.
Schakel het selectievakje Multimail-e-mails samenvoegen in.

Info

Het samenvoegen van e-mails is nu ingeschakeld en kan worden gebruikt. Nu worden alle e-mails die door de multimail zijn aangemaakt en die hetzelfde "Aan"-e-mailadres en hetzelfde verzendprofiel hebben, samengevoegd in één e-mail met alle gevonden bijlagen. Als het samenvoegen van e-mails niet is ingeschakeld, wordt elke e-mail afzonderlijk verzonden en wordt de standaard-e-mail-sjabloon gebruikt.

Instelling van het vertraagd verzenden voor Multimail-items

De volgende stappen moeten worden voltooid om het vertraagd verzenden van Multimail-items in te schakelen.

Selecteer het verzendprofiel met het uitvoertype E-mail waarvoor u het vertraagd verzenden wilt configureren.
Voer de actie Instelling van het uitvoertype in de menubalk uit.
Schakel het selectievakje Vertraagd verzenden in.

Vertraagde verzendtijd

Bij het verzenden van e-mails via een verzendprofiel kunt u plannen dat ze op een bepaald tijdstip in plaats van onmiddellijk worden verzonden. Door een tijd in te voeren in het veld Vertraagde verzendtijd, maakt het systeem een verzenditem aan met de status Vertraagd. Dit item blijft in de wachtrij totdat de opgegeven tijd is bereikt, op dat moment worden de e-mails automatisch verzonden.

Volg de onderstaande stappen om een vertraagde verzendtijd in te stellen:

We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
Open Verzendprofielen in het menu Instellingen in de menubalk.
Selecteer het verzendprofiel met het uitvoertype E-mail.
Klik in de menubalk op Instellingen van het uitvoertype om de configuratiepagina te openen.
Navigeer naar Vertraagde verzendtijd.
Voer de gewenste verzendtijd in het veld Vertraagde verzendtijd in.
Elk vertraagd Document Dispatch-item dat uit het verzendprofiel komt, wordt nu alleen via de taakwachtrij verwerkt nadat de geconfigureerde tijd is verstreken.

Instelling van het automatisch verzenden

Het verzendprofiel kan zo worden geconfigureerd dat e-mails automatisch worden verzonden bij het boeken. In sommige gevallen wilt u echter mogelijk de e-mailtekst wijzigen, extra informatie toevoegen of bijlagen wijzigen.

Warning

Het inschakelen van deze optie kan de boekingsworkflow beïnvloeden. Bijvoorbeeld, bij het boeken van facturen kan er een extra dialoogvenster verschijnen dat vraagt of het e-maildialoogvenster moet worden geopend of een bijlage moet worden toegevoegd.

Activatie van de dialoog bij het boeken

Warning

Deze functie kan niet worden gecombineerd met de functies Verwerking via de taakwachtrij en Bevestiging voor automatische verzending inschakelen.

Wanneer de optie Automatisch verzenden bij het boeken is ingeschakeld, worden e-mails normaal gesproken onmiddellijk na het boeken verzonden zonder gebruikersinteractie. Het inschakelen van de e-maildialoog bij het boeken stelt de gebruiker echter in staat om de e-mail te controleren of te wijzigen voordat deze wordt verzonden.

Volg de onderstaande stappen om de e-maildialoog bij het boeken in te schakelen:

We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
Open Verzendprofielen in het menu Instellingen in de menubalk.
Selecteer het verzendprofiel met het uitvoertype E-mail.
Klik in de menubalk op Instellingen van het uitvoertype om de configuratiepagina te openen.
Schakel E-mail-dialoog bij het boeken in.

Activatie van de bijlage-selectie voor automatisch verzenden

Wanneer deze optie is ingeschakeld, kunt u tijdens het boekingsproces een extra bijlage toevoegen.

Volg de onderstaande stappen om de bijlage-selectie voor automatisch verzenden in te schakelen:

We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
Open Verzendprofielen in het menu Instellingen in de menubalk.
Selecteer het verzendprofiel met het uitvoertype E-mail.
Klik in de menubalk op Instellingen van het uitvoertype om de configuratiepagina te openen.
Schakel Selectie van bijlagen voor automatisch verzenden in.

Document Dispatch uitvoertype Selectie

De selectie van het uitvoertype stelt u in staat om te bepalen hoe documenten worden verzonden met behulp van het verzendprofiel, hetzij per e-mail of via een codeunit. Bij directe verzending vanuit de Document Dispatch-Factbox kunt u beslissen of het document als e-mail wordt verzonden of via een codeunit wordt uitgevoerd. Dit biedt flexibiliteit bij de levering van documenten.

Volg de onderstaande stappen om de selectie van het uitvoertype in te stellen:

Start in de rol Document Dispatch - Administrator.
Open de Verzendprofielen in het menu Instellingen in de menubalk.
Klik op Nieuw om een nieuw Document Dispatch verzendprofiel aan te maken.
Geef een naam in het veld Code om het doel van deze instelling duidelijk aan te geven. Dit zorgt ervoor dat de configuratie voor de beoogde verzendwijze gemakkelijk kan worden geïdentificeerd. Kies vervolgens Selectie als uitvoertype.
Pas de gewenste tabinstellingen toe in de selectievakjes ernaast.
Klik in de menubalk op Uitvoertype-opties om de configuratiepagina te openen.

In de instellingen voor het uitvoertype kunt u zowel E-mail als codeunit inschakelen. Hierdoor kunt u de e-mailverzending en de uitvoeringsinstellingen voor de codeunit configureren.

Verzendprofiel-bijlage

Een verzendprofiel-bijlage aanmaken

Na het aanmaken van het verzendprofiel is de volgende stap het configureren van een bijlage. Er zijn verschillende soorten bijlagen, zoals:

Bijlagetype	Beschrijving
Rapport	Dit type stelt u in staat om een vooraf gedefinieerd rapport uit het systeem toe te voegen.
Bestand	Dit type stelt u in staat om een bestand toe te voegen.
Codeunit	Dit type stelt u in staat om een codeunit-bijlage toe te voegen.
Rapport/Codeunit	--
Rapportselectie	Dit type stelt u in staat om een specifiek rapport te selecteren.
Document Central for Dispatch	Dit type stelt u in staat om documenten uit de documentcentrale toe te voegen.

| XML |--| | XSD |--|