Ga naar inhoud

Inrichting van het Repository

Document Central ondersteunt verschillende repository-types. Voor een productieve omgeving wordt aanbevolen om SharePoint of Azure Blob Storage te gebruiken. Voor een snelle inrichting en tests kan het database-type worden gebruikt. Het database-type mag echter niet voor een productieve omgeving worden gebruikt, omdat documenten direct in de Business Central-database worden opgeslagen. Document Central biedt assistenten voor de configuratie van de verschillende repository-types.

SharePoint-repository instellen

SharePoint kan lokaal of online in Office 365 worden aangeboden. De inrichting moet worden gespecificeerd op basis van de beschikbare SharePoint-versie.

Een nieuwe SharePoint-site aanmaken

Om een nieuw SharePoint-repository te creëren, volg je deze stappen:

  1. Begin in de rol Document Central - Administrator.
  2. Klik op Inrichting in de ribbon-bar en voer de actie Repository uit.
  3. Voer de actie Nieuw in de ribbon-bar uit.
  4. Start de assistent met de actie Beginnen.
  5. Voer de repository-code in door een code in het veld Repository-code in te voeren.
  6. Kies het repository-type SharePoint in het veld Repository-type en klik op Volgende.
  7. Vink het selectievakje Maak een nieuwe SharePoint-subsite aan aan.
  8. Het systeem controleert of de app-registratie nog bestaat. Als dat niet het geval is, wordt de assistent voor app-registratie uitgevoerd. Sluit eerst de assistent voor app-registratie af.
  9. Voer de naam van de SharePoint-site in door een naam in het veld Site-naam in te voeren.
  10. Geef de privacy-instellingen van de SharePoint-site op in het veld Privacy-instellingen.
  11. Voer de taal-ID van de SharePoint-site in het veld Taal-ID in en klik op Volgende.
  12. Kies het authenticatietype van de SharePoint-site in het veld Authenticatietype en klik op Volgende.
  13. Voeg extra gebruikers toe aan de SharePoint-site of klik op Overslaan.
  14. Vink het selectievakje Als actief repository instellen aan om dit repository actief te maken.
  15. De SharePoint-site wordt nu aangemaakt en als actief repository geactiveerd.

Informatie

Het aanmaken van een nieuwe SharePoint-site vanuit Document Central is alleen mogelijk in SaaS-omgevingen. De optie om een nieuwe SharePoint-site aan te maken is niet beschikbaar in lokale omgevingen. Als een lokale SharePoint-site moet worden gebruikt, kies dan de optie Bestaande SharePoint-subsite gebruiken.

Repository bijwerken

Bij het bijwerken van het repository vergelijkt Document Central de geconfigureerde SharePoint-structuur met de huidige status in SharePoint. Hierbij worden metadata, contenttypes en documentbibliotheken gecontroleerd en indien nodig bijgewerkt.

  • Metadata worden vergeleken met de in SharePoint aanwezige velden. Afhankelijk van het resultaat worden ze op gepubliceerd of niet gepubliceerd gezet.
  • Contenttypes worden op SharePoint-niveau gecontroleerd of ze bestaan, en worden indien nodig op gepubliceerd of niet gepubliceerd gezet.
  • Contenttypes binnen documentbibliotheken worden bibliotheekgerelateerd gecontroleerd. Hierbij wordt gecontroleerd of het contenttype in de betreffende documentbibliotheek bestaat. Daarnaast wordt de ID van het contenttype binnen de documentbibliotheek in Document Central opgeslagen.
  • Documentbibliotheken worden vergeleken met de bestaande SharePoint-bibliotheken. Afhankelijk van het bestaan worden ze op gepubliceerd of niet gepubliceerd gezet. Daarnaast slaat Document Central SharePoint-specifieke informatie op, zoals de expliciete naam van de lijst.

Door deze vergelijking wordt ervoor gezorgd dat de configuratie in Document Central overeenkomt met de werkelijke structuur en de huidige staat in SharePoint.

Volg deze stappen om een repository-update uit te voeren:

  1. Begin in de rol Document Central – Administrator.
  2. Klik op Inrichting in de ribbon-bar en voer de actie Repository uit.
  3. Selecteer je SharePoint-repository en open de instellingen door op Configureren te klikken.
  4. Voer de actie Repository bijwerken uit.

Het SharePoint-repository wordt nu bijgewerkt.

Bestaande SharePoint-site gebruiken

Als een bestaande SharePoint-site in een lokale omgeving moet worden gebruikt, moeten de relevante informatie voor de verbinding met de SharePoint-site handmatig worden ingevoerd.

Om een bestaande SharePoint-site in SaaS of On-Premise te gebruiken, volg je deze stappen:

  1. Begin in de rol Document Central - Administrator.
  2. Klik op Inrichting in de ribbon-bar en voer de actie Repository uit.
  3. Voer de actie Nieuw in de ribbon-bar uit.
  4. Start de assistent met de actie Beginnen.
  5. Voer de repository-code in door een code in het veld Repository-code in te voeren.
  6. Kies het repository-type SharePoint in het veld Repository-type en klik op Volgende.
  7. Vink het selectievakje Bestaande SharePoint-subsite gebruiken aan en klik op Volgende.
  8. Voer de naam van de SharePoint-site in het veld Sitenaam in.
  9. Voer de URL van de SharePoint-site in het veld Webapplicatie-URL in.
  10. Voer de taal-ID in het veld Taal-ID in.
  11. Kies de authenticatiemodus van de SharePoint-site in het veld Authentificatiemodus.
  12. Voer de authenticatie-informatie in afhankelijk van de authenticatiemodus.
  13. Vink het selectievakje Als actief repository instellen aan om dit repository actief te maken.
  14. De SharePoint-site is nu verbonden en als actief repository geactiveerd.

Basis

De basisauthenticatie gebruikt de O365/Azure AD-inloggegevens voor authenticatie bij SharePoint.

Modern

De moderne authenticatie gebruikt de app-registratie in Azure AD voor authenticatie bij SharePoint. Als de app-registratie niet eerder in de Document Central-module is ingesteld, zal deze installatie-assistent automatisch een nieuwe app-registratie aanmaken.

Als Bestaande SharePoint Toegevoegd

Bij het gebruik van een bestaande SharePoint-site wordt het Boolean-veld Als Bestaande SharePoint Toegevoegd in de repository-configuratie automatisch geactiveerd. Dit geeft aan dat het repository niet via Document Central is aangemaakt, maar handmatig is toegevoegd. Als dit Boolean-veld actief is, worden gebruikers tijdens de licentieverlening niet gevraagd om nieuwe gebruikers aan de SharePoint-groep toe te voegen, omdat handmatig toegevoegde SharePoint-sites doorgaans niet over de Microsoft 365-groep beschikken die automatisch wordt aangemaakt wanneer een SharePoint-repository via Document Central wordt aangemaakt. Gebruikers kunnen dit Boolean-veld indien nodig handmatig in de repository-configuratie activeren of deactiveren.

Controle van de app-registratiebevoegdheid in een tweede omgeving

Bij het instellen van een tweede omgeving (bijv. een testomgeving) is het belangrijk om te controleren of de bestaande app-registratie al over de vereiste bevoegdheden beschikt.
Zo controleer je dit:

  1. Open de Setup-module.
  2. Navigeer naar het gedeelte App-registratie.
  3. Controleer de bevoegdheidsstatus van de app.

Goed gedaan!

Nadat je je SharePoint-repository succesvol hebt aangemaakt, kun je metadata, inhoudstypen en documentbibliotheken op de SharePoint-site publiceren.

Microsoft 365-groep uit SharePoint

Wanneer een SharePoint-website via Document Central wordt aangemaakt, wordt automatisch een Microsoft 365-groep met dezelfde naam als de SharePoint-website gegenereerd. Deze groep stelt Document Central in staat om machtigingen voor gebruikers op de SharePoint-website te beheren.

Bij het activeren van een nieuw SharePoint-repository wordt gecontroleerd of Document Central-gebruikers leden zijn van de SharePoint-groep, en ze worden in de gebruikerslijst als gesynchroniseerd gemarkeerd. Daarnaast kunnen gebruikers handmatig of tijdens de licentieverlening uit de Document Central-gebruikerslijst worden toegevoegd.

Foutopsporing

Als er fouten optreden bij het synchroniseren van Document Central-gebruikers met de Microsoft 365 SharePoint-groep, controleer dan of de sitenaam in het repository exact overeenkomt met de naam van de SharePoint-site.

Database-repository

De database-optie mag alleen voor test- of demonstratiedoeleinden worden gebruikt. Alle documenten worden direct in de database opgeslagen, wat de databasegrootte drastisch kan verhogen.

Om het database-repository-type aan te maken, volg je deze stappen:

  1. Begin in de rol Document Central - Administrator.
  2. Klik op Inrichting in de ribbon-bar en voer de actie Repository uit.
  3. Voer de actie Nieuw in de ribbon-bar uit.
  4. Start de assistent met de actie Beginnen.
  5. Voer de repository-code in door een code in het veld Repository-code in te voeren.
  6. Kies het repository-type Database in het veld Repository-type en klik op Volgende.
  7. Vink het selectievakje Als actief repository instellen aan om dit repository actief te maken.
  8. De database is nu als actief repository ingesteld.

Warning

De bestanden en documenten worden opgeslagen in het BLOB-veld wanneer Database als repository-type is geselecteerd. Dit kan leiden tot een sterke groei van de database.

Zie ook