Instellen van bewaartags in Azure Blob Storage
Bij het gebruik van de repositorytype Azure Blob Storage worden bewaartags aangemaakt en beheerd via Document Central om documenten te classificeren volgens wettelijke, regelgevende of interne vereisten. Deze tags maken het mogelijk om bewaarbeleid af te dwingen, bijvoorbeeld door bewaartermijnen vast te stellen of documenten te beschermen tegen wijzigingen.
In tegenstelling tot SharePoint, waar bewaartags worden beheerd via Microsoft Purview, gebeurt de creatie en toepassing van de tags in Azure Blob Storage direct binnen Document Central. Hierdoor kunnen deze centraal worden beheerd en zowel handmatig als automatisch, bijvoorbeeld op basis van documentbibliotheken, inhoudstypen of gedefinieerde regels, op documenten worden toegepast.
Instellen van Azure Blob Storage-bewaartags
Als u de repositorytype Azure Blob Storage gebruikt, gebeurt de creatie van de bewaartags direct in Document Central.
Om een bewaartag direct in Document Central aan te maken, volgt u deze stappen:
- Start op de pagina Document Central - Bewaartag.
- Voer de actie Nieuw uit om een nieuwe bewaartag aan te maken.
- Geef uw bewaartag een naam en stel de bewaartermijn in.
- Optioneel kunt u Set Retention After gebruiken om te definiëren wanneer het label door de jobwachtrij Set Retention Label moet worden ingesteld.
Informatie
In Document Central kunt u uw aangemaakte ABS-labels eenvoudig bewerken of verwijderen. Documenten die al zijn gemarkeerd, worden niet gewijzigd. Deze functionaliteit stelt u ook in staat om een label te selecteren en de bewaartermijn direct vanaf de pagina Document Central - Documentdefinitie te wijzigen.
Azure Blob Storage Bewaartag Soft Label
Voor een Azure Blob Storage-repository kunt u een bewaartag zo configureren dat deze alleen op de documentvermelding wordt toegepast. In dit geval wordt het document zelf niet gemarkeerd en kan het nog steeds worden verwijderd, bewerkt of verplaatst.
Zo configureert u het Soft Label:
- Start in de rol Document Central – Administrator.
- Open via het gedeelte Compliance de pagina Bewaartag.
- Selecteer de bewaartag die u wilt bewerken.
- Vink het selectievakje Soft Label aan.
Azure Bewaartag Versies
Om gebruikers in staat te stellen bewaartags te wijzigen bij het handmatig opslaan van een versie van een document, voert u de volgende stappen uit:
- Start in de rol Document Central – Administrator.
- Klik in de menubalk op Compliance en voer de actie Compliance-instelling uit om de pagina Compliance-instelling te openen.
- Navigeer naar het gedeelte Versieconfiguratie.
- Vink de opties Zichtbaarheid van versies en Handmatige toewijzing van bewaartags voor versies aan.
Info
De berekende of gedefinieerde eindtijd van de bewaartag mag niet vóór de eindtijd van de vorige versie liggen.
Activatie van Bewaartags
Om de bewaartags te kunnen gebruiken, moet u de creatie van de SharePoint-bewaartags of ABS-bewaartags hebben voltooid, afhankelijk van welke repository u gebruikt.
Om de functie voor het labelen van bewaartags in Document Central te activeren, volgt u deze stappen:
- Start als Document Central - Administrator in het rolencentrum.
- Klik op Compliance in de menubalk en voer de actie Compliance - Compliance-instelling uit.
- Vink de optie Retention Labeling aan.
Compliance Administrator
Als de gebruiker in de Document-Central-gebruikersconfiguratie is ingesteld als Compliance-Administrator, kan hij een bewaartag voor een documentvermelding wijzigen, verwijderen of instellen. Het instellen van een nieuwe bewaartag is alleen mogelijk als de bestaande bewaartag eerder is verwijderd.
Voor SharePoint-documenten die als Record zijn gemarkeerd, kunnen Compliance-Administrators bovendien de actie Verander Record Vergrendeling gebruiken om het Record te vergrendelen of te ontgrendelen. Alleen Compliance-Administrators kunnen bewaartags op documenten wijzigen of verwijderen die als Record zijn gemarkeerd.
Belangrijk
De optie Retention Labeling moet in de Compliance-instelling zijn ingeschakeld voordat u de Compliance-Administrator voor gebruikers kunt inschakelen.
Om een gebruiker als Compliance-Administrator in te stellen, volgt u deze stappen:
- Start in het Document-Central-Admin-rolencentrum.
- Open de Gebruikers via het menu-item Instelling.
- Selecteer de Gebruiker die als Compliance-Administrator moet worden ingesteld.
- Open de Gebruikersinstelling door op de naam van de gebruiker te klikken.
- Zet de schakelaar bij Compliance-Administrator aan.
Instellen van Gebruikers voor Handmatige Instelling van Bewaartags
In sommige gevallen is het nodig om uw gebruikers de mogelijkheid te geven om de bewaartag te bekijken wanneer ze een document handmatig opslaan via de Document Central FactBox.
Om gebruikers in staat te stellen de bewaartag te zien bij het handmatig opslaan van een document via de Document Central FactBox, volgt u deze stappen:
- Start in de rol Document Central - Administrator.
- Klik op Compliance in de menubalk en voer de actie Compliance-instelling uit om de Compliance-instelling te openen.
- Vink de optie Retention Label Visibility aan.
Om gebruikers die als Compliance-Administrator zijn ingesteld in staat te stellen bewaartags te wijzigen bij het handmatig opslaan van documenten, volgt u deze stappen:
- Start in de rol Document Central - Administrator.
- Klik op Compliance in de menubalk en voer de actie Compliance-instelling uit om de Compliance-instelling te openen.
- Vink de optie Retention Label Manually aan.
Om de zichtbaarheid van bewaartags in Azure Blob Storage voor een nieuwe documentversie mogelijk te maken, voert u de volgende stappen uit:
- Start in de rol Document Central - Administrator.
- Klik op Compliance in de menubalk en voer de actie Compliance-instelling uit om de Compliance-instelling te openen.
- Vink de optie Enable Version Visibility aan.
Instellen van de Retention Crawler
Als u Document Central al zonder de functie voor bewaartags heeft gebruikt, wilt u mogelijk de bestaande Document Central-documenten achteraf labelen. In dat geval kan de zogenaamde Retention Crawler worden gebruikt. De Retention Crawler is een eigen wachtrij die door de bestaande documentvermeldingen loopt en bewaartags-wachtrijvermeldingen aanmaakt op basis van de configuratie van de bewaartags.
Om bewaartags automatisch toe te passen op al opgeslagen documenten door de Retention Crawler te gebruiken, volgt u deze stappen:
- Start in de rol Document Central - Administrator.
- Klik op Compliance in de menubalk en voer de actie Compliance-instelling uit.
- Vink de optie Enable Retention Labeling aan.
- Configureer de crawler door op te geven op welke dagen en op welk tijdstip deze moet worden uitgevoerd.
- Activeer nu de Retention Crawler met de optie Run Crawler. Wanneer de crawler actief is, kan de configuratie niet worden bewerkt.
Info
Daarnaast is de optie "Zoeken naar versies" beschikbaar in de compliance-configuratie. Hiermee kan de Retention Crawler nu ook individuele versies van documenten in Azure Blob Storage vastleggen en hun Retention Labels automatisch synchroniseren.
De labels worden toegepast op basis van de Retention Label Assignment Configuration, die hierna wordt toegelicht.
Instellen van de Retention Label Assignment Configuration
Waar welke bewaartags worden toegepast (handmatige en automatische documentopslag) kan op drie verschillende niveaus worden geconfigureerd. Het eerste (laagste) niveau is de configuratie van een bewaartag voor een specifieke documentbibliotheek. Het volgende (middelste) niveau is de configuratie van een bewaartag voor een inhoudstype. Het derde (hoogste) niveau is een specifiek inhoudstype binnen een bepaalde documentbibliotheek.
Meer uitleg/voorbeeld
Als een waarde op het niveau van de documentbibliotheek is opgegeven, krijgen alle documenten die in deze documentbibliotheek zijn geüpload de opgegeven bewaartag. Als echter een inhoudstype dat in de documentbibliotheek is gearchiveerd een andere waarde voor de bewaartag heeft geconfigureerd, overschrijft deze de waarde uit de documentbibliotheek bij het opslaan van een document. Deze waarde wordt op zijn beurt weer overschreven door een waarde die is vastgesteld in de specifieke inhoudstypen van de gekozen documentbibliotheek.
Niveau 1 - Configureren van een bewaartag voor een documentbibliotheek
Om een bewaartag in te stellen die voor een documentbibliotheek wordt gebruikt, volgt u deze stappen:
- Navigeer naar de pagina Document Central - Documentbibliotheeklijst.
- Klik op Bewerken in een documentbibliotheek waaraan u de bewaartag wilt toewijzen.
- Onder Documentbibliotheekinstellingen vindt u het veld Bewaartag. Als hier een waarde is opgegeven, krijgen alle documenten die in deze documentbibliotheek zijn geüpload de opgegeven bewaartag.
- Zodra u uw bewaartag in de Documentbibliotheek heeft gedefinieerd, krijgen alle documenten die in de documentbibliotheek zijn opgeslagen de opgegeven tag.
Niveau 2 - Configureren van een bewaartag voor een inhoudstype
Om een bewaartag in te stellen die algemeen voor een inhoudstype wordt gebruikt, volgt u deze stappen:
- Navigeer naar de pagina Document Central - Inhoudstype lijst.
- Klik op Bewerken in een inhoudstype waaraan u de bewaartag wilt toewijzen.
- In de header vindt u het veld Bewaartag. Als hier een waarde is opgegeven, krijgen alle documenten die met dit inhoudstype zijn geüpload de opgegeven bewaartag.
- Zodra u uw bewaartag in het Inhoudstype heeft gedefinieerd, krijgen alle documenten die met het inhoudstype zijn opgeslagen de opgegeven tag. Alle waarden die in de documentbibliotheek zijn gedefinieerd, waarin het inhoudstype is opgeslagen, worden overschreven.
Niveau 3 - Configureren van een bewaartag voor een inhoudstype dat aan een specifieke documentbibliotheek is toegewezen
Om een bewaartag in te stellen die voor een inhoudstype wordt gebruikt dat specifiek aan een bepaalde documentbibliotheek is toegewezen, volgt u deze stappen:
- Navigeer naar de pagina Document Central - Documentbibliotheeklijst.
- Klik op Bewerken in een documentbibliotheek waarin u een specifieke inhoudstype een bewaartag wilt toewijzen.
- Ga naar de rijen die de aan de documentbibliotheek toegewezen inhoudstypen bevatten.
- In de rijen vindt u de kolom Algemene Inhoudstype-Bewaartag. Als hier een waarde wordt weergegeven, krijgen alle documenten die met dit inhoudstype zijn geüpload de opgegeven bewaartag. Deze waarde is globaal en komt overeen met de waarde die in de inhoudstypen is gedefinieerd. Deze wordt onafhankelijk toegepast, ongeacht waar het inhoudstype is opgeslagen.
- Daarnaast is er een kolom Bewaartag. Als hier een waarde is opgegeven, wordt deze in plaats van de in de documentbibliotheek en de algemene inhoudstype-configuratie gedefinieerde bewaartag gebruikt.
Niveau 4 - Configureren van een bewaartag voor een metadatawaarde
Om een bewaartag in te stellen op basis van een metadatawaarde:
- Navigeer naar de pagina Document Central - Metadata Management.
- Klik op Bewerken in een metadata-beheerregel waaraan u een bewaartag voor een specifieke metadatawaarde wilt toewijzen.
- Vink de optie Retention definition aan. Dit is alleen mogelijk als de optie Enable Metadata Templates is ingeschakeld. Het is momenteel alleen mogelijk om een Retention definition te selecteren.
- Ga naar de rijen die de aan de metadata-beheerregel toegewezen metadatawaarden bevatten.
- In de metadatawaarde-rijen vindt u de waarden die zijn ingesteld. Als er geen waarden zijn, voert u eerst de volgende stappen in het metadata-beheer uit.
- Selecteer in de kolom Bewaartag welke bewaartag moet worden gebruikt op basis van de metadatawaarde.