Document Regel Matching

Datum: 01.06.2026 • Leestijd: ~12 minuten

Wat is Document Matching?

Document Matching is een functie binnen Smart Processing die automatisch of handmatig de regels en koppen van een binnenkomend document (bijv. een leveranciersfactuur) koppelt aan bestaande records in Business Central (bijv. inkooporders).

Waarom is dit nuttig? Zonder matching zou iemand handmatig naar de juiste order moeten zoeken voor elke binnenkomende factuur en de individuele regelitems moeten vergelijken. Document Matching automatiseert deze stap, bespaart tijd en vermindert fouten.

Wat kan worden gematcht?

Kopmatching: Het document als geheel wordt toegewezen aan een of meer Business Central-records (bijv. een inkooporderkop).
Regelmapping: Elke individuele regel van het binnenkomende document wordt gematcht met een specifieke regel in een Business Central-record.
Multi-kop en multi-regelmapping: Elke binnenkomende regel kan gelijktijdig aan een verschillende documentkop worden gematcht. Dit betekent dat regel 1 van een factuur bij order A kan horen en regel 2 bij order B - het systeem verwerkt beide parallel.

Voorwaarde

Document Matching moet eerst worden geactiveerd in uw Smart Processing-sjabloon. Als u een matchingstatus in het Conceptvenster ziet, is de functie actief. Zo niet, neem dan contact op met uw systeembeheerder of raadpleeg Document Matching instellen.

Voor prijsinformatie verwijzen wij u naar onze website.

Stap 1 – Beginnen in het Conceptvenster

Het matchingproces begint wanneer u een binnenkomend document verwerkt.

Hoe daar te komen:

Open de Binnenkomende Lijst in Smart Processing.
Selecteer een document en klik op Document Verwerken.
Het Conceptvenster opent.

Als Document Matching actief is, verschijnt er een Statusveld bovenaan het Conceptvenster. Dit veld toont de huidige matchingstatus in één oogopslag - het kan al vooraf zijn ingevuld als automatische matching heeft plaatsgevonden tijdens het vastleggen van het document.

De Matchingstatus Begrijpen

De status vertelt u precies wat er nog moet gebeuren voordat u de verwerking kunt voltooien:

Status	Kleur	Betekenis	Wat te doen
Volledig gematcht	🟢 Groen	Alle relevante regels zijn correct toegewezen.	Ga verder met Verwerking Voltooien. Regelveldupdates worden automatisch uitgevoerd als dit is geconfigureerd.
Deels gematcht	🟡 Geel	Sommige regels zijn toegewezen, andere moeten nog worden gecontroleerd.	Open de Matching Pagina en match de resterende regels.
Ongeldige match	🔴 Rood	Een of meer toewijzingen zijn onjuist of tegenstrijdig.	Open de Matching Pagina, controleer en corrigeer de toewijzingen.
Niet gematcht	🔴 Rood	Er zijn nog geen toewijzingen gemaakt.	Open de Matching Pagina en begin met matchen.

Matching Verplicht

Als Matching Verplicht is ingeschakeld in uw sjabloon, wordt de actie Verwerking Voltooien geblokkeerd zolang de status niet Volledig gematcht is. Er verschijnt een bericht waarin de reden wordt uitgelegd. U moet alle toewijzingen voltooien voordat u verder kunt.

De Matching Pagina Openen

Vanuit het Conceptvenster kunt u op twee manieren naar de Matching Pagina schakelen:

Klik direct op het Statusveld, of
gebruik de actie Document Matchen in de actiebalk.

Stap 2 – Overzicht van de Matching Pagina

De Matching Pagina is uw centrale werkruimte voor het bekijken en beheren van alle toewijzingen. Het is verdeeld in verschillende gebieden:

Hoofdgebieden

Gebied	Locatie	Doel
Binnenkomende Regels	Boven	Alle regels die uit het document zijn gehaald. Dit is wat de AI of OCR heeft gelezen.
Matching Instellingen	Midden	Uw vooraf geconfigureerde regels per documenttype of proces. Elke instelling vertegenwoordigt één matching-scenario.
Detailpaneel	Rechterzijde	Aanvullende details over de momenteel geselecteerde binnenkomende regel: status, herkende waarden, eventuele afwijkingen.

Aanvullende Gebieden

Matching To Do: Een samenvatting van alle open toewijzingen. Regels gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht en moeten worden gematcht voordat de verwerking kan doorgaan.

Gematchte Regels: Toont al gematchte regels naast de bijbehorende waarden van het Business Central-record. Dit maakt het gemakkelijk om discrepanties tussen wat is vastgelegd en wat in BC is opgeslagen te spotten. Elke gematchte regel is kleurgecodeerd om het vergelijkingsresultaat aan te geven:

Kleur	Betekenis
🟢 Groen	De vastgelegde waarde komt exact overeen met de waarde van het BC-record — geen actie nodig.
🔴 Rood	Er is een afwijking — de vastgelegde waarde verschilt van de BC-waarde. Controleer en beslis of u de discrepantie wilt accepteren of corrigeren.
🟡 Geel	Er is een afwijking, maar deze valt binnen een geconfigureerde tolerantie en wordt automatisch geaccepteerd. Geen handmatige actie vereist.

Stap 3 – Werken met de Matching Pagina

Beschikbare Acties Overzicht

De Matching Pagina biedt acties die in twee categorieën vallen: globale acties die van invloed zijn op alle regels, en regel-specifieke acties voor individuele toewijzingen.

Globale Acties

Deze acties zijn van toepassing op alle regels en de algehele matchingstatus:

Automatisch Matchen

Start de automatische matching-engine op basis van uw geconfigureerde regels. Het systeem evalueert alle binnenkomende regels tegen alle matching-instellingen en wijst regels toe waar de criteria ondubbelzinnig zijn.

Als er geen regels automatisch kunnen worden gematcht, wordt er een bericht weergegeven en worden er geen wijzigingen opgeslagen.
Na een succesvolle run, controleer het gebied Matching To Do op eventuele resterende open toewijzingen.

Matching Resetten

Herroept alle bestaande toewijzingen en reset de matchingstatus naar Niet gematcht.

Wanneer Reset Matching te gebruiken

Gebruik deze actie als uw matchingregels zijn gewijzigd, als het verkeerde document is verwerkt, of als u opnieuw wilt beginnen met matchen. Na het resetten kunt u opnieuw automatische matching uitvoeren met bijgewerkte regels.

Sjabloon Bewerken

Opent het proces-sjabloon direct vanuit de Matching Pagina. Hier kunt u filters, veldmappingen of matchingregels aanpassen zonder de huidige workflow te verlaten. Wijzigingen worden onmiddellijk van kracht voor de volgende matchingrun.

Matchingstatus Vernieuwen

Hertelt de matchingstatus voor alle regels op basis van de huidige gegevens in Business Central.

Wanneer is dit nuttig?

De gegevens in Business Central kunnen veranderen tussen het moment waarop een document wordt vastgelegd en het moment waarop het wordt verwerkt (bijv. een orderhoeveelheid wordt bijgewerkt, een record wordt verwijderd, of masterdata verandert). Gebruik Matchingstatus Vernieuwen om opnieuw te evalueren of uw bestaande toewijzingen nog steeds geldig zijn na dergelijke wijzigingen. Een bevestigingsbericht wordt weergegeven nadat de vernieuwing is voltooid.

Bijzondere Geval: Documenten Matchen met Meerdere Kopverwijzingen

Wat is een Collectieve Factuur?

Een collectieve factuur is een enkele binnenkomende factuur die meerdere orders of leveringen verwijst in plaats van slechts één. Dit is gebruikelijk in leveranciersrelaties waar meerdere orders worden gebundeld in één maandelijkse factuur.

Voorbeeld: Een leverancier stuurt één factuur die order 786173 en order 786290 dekt. In plaats van één ordernummer per regel, bevat de factuurkop een gecombineerde verwijzing zoals:

786173 +786290

of vergelijkbare formaten afhankelijk van de leverancier.

Hoe Smart Processing Dit Behandelt

Business Central gebruikt het |-teken als een OF-filteroperator. Dit betekent dat een filterwaarde van 786173|786290 alle records vindt waar het veld overeenkomt met ofwel 786173 of 786290.

Smart Processing kan dit filterformaat gebruiken om een document automatisch tegen meerdere koppen tegelijk te matchen - maar de vastgelegde waarde moet eerst in dit formaat zijn.

Hoe de waarde in het juiste formaat te krijgen:

U heeft twee opties, en u kunt degene kiezen die het beste bij uw setup past:

Optie A – Tijdens AI-extractie (aanbevolen): Definieer in het schema van uw Content Understanding Analyzer een veldbeschrijving die de AI instrueert om orderverwijzingen in het pipe-gescheiden formaat uit te voeren. Bijvoorbeeld:

"Haal alle genoemde ordernummers uit het document en geef ze terug als een pipe-gescheiden lijst (bijv. 786173|786290). Voeg geen spaties of andere scheidingstekens toe."

Op deze manier produceert de AI het juiste formaat direct, en is er geen verdere transformatie nodig.

Optie B – Via Veldvertaling in het sjabloon: Configureer in het relevante sjabloonveld (bijv. YourReference) een Veldvertaling met een regex-regel die de oorspronkelijke scheidingstekens (bijv. +) vervangt door |. Deze aanpak werkt wanneer de AI-uitvoer niet direct kan worden gecontroleerd of wanneer u de transformatie aan de Business Central-kant wilt afhandelen.

Voorbeeld Matching Setup voor Collectieve Facturen

Het volgende is één mogelijk voorbeeld van hoe u een matching setup voor collectieve facturen zou kunnen configureren. Uw werkelijke setup hangt af van uw documenttypes, veldnamen en bedrijfsprocessen - de exacte velden en filters die u gebruikt, kunnen verschillen.

Het belangrijkste principe is: het filterveld dat de doelkop identificeert, moet de pipe-gescheiden OF-filterwaarde ontvangen (786173|786290).

Een voorbeeldconfiguratie zou er als volgt uit kunnen zien:

Instelling	Voorbeeldwaarde	Opmerkingen
Kopfilters	Geconfigureerd zoals nodig voor uw scenario	Gebruik filters die de zoekopdracht beperken tot het juiste documenttype/leverancier.
Recordfilters	bijv. Type = `Order`	Optioneel - stel een vaste waarde in als uw proces altijd op één documenttype is gericht.
Nr. veldmapping	Gemapt naar bijv. `YourReference`	Dit sjabloonveld moet de pipe-gescheiden ordernummers bevatten.
Auto Matching Filter	Actief	Schakelt automatische evaluatie van het OF-filter in tijdens het matchen.

Dit is een voorbeeld, geen vereiste configuratie

De veldnamen, filterwaarden en structuur die hierboven zijn weergegeven, zijn illustratief. Afhankelijk van uw sjabloonontwerp, kunt u verschillende kopvelden, verschillende recordfiltercriteria of een ander sjabloonveld gebruiken om de orderverwijzingen te dragen. Het belangrijkste is dat het veld dat voor de Nr. mapping wordt gebruikt, een geldige BC-filterwaarde ontvangt zoals 786173|786290.

Zodra de waarde correct is opgemaakt en de setup is ingesteld, zal Smart Processing zoeken naar alle matching koppen met behulp van het OF-filter en automatische matching uitvoeren - waarbij alle genoemde orders in één keer worden gedekt.

Veel verwijzingen? Gebruik Document Zoekfunctie om veldlengtebeperkingen te vermijden

Als uw collectieve facturen een groot aantal orders verwijzen, kan de gecombineerde filterwaarde (bijv. 786173|786290|786411|...) snel de maximale veldlengte van het sjabloonveld dat u gebruikt overschrijden. In dat geval, in plaats van het Nr.-veld aan een sjabloonveld te koppelen, gebruikt u de optie Document Zoekfunctie in het Kop Matching Filter. Dit leest de genoemde nummers rechtstreeks uit de ruwe geëxtraheerde waarden van de Analyzer - waardoor de beperkingen van de sjabloonveld lengte volledig worden omzeild en zelfs zeer lange OF-filterketens correct kunnen worden verwerkt.

Voor gedetailleerde informatie over het configureren van Kopfilters, Recordfilters en het Auto Matching Filter, zie Document Matching instellen.

Handmatige Matching

Wanneer automatische matching geen unieke match kan vinden - bijvoorbeeld omdat referentienummers ontbreken of dubbelzinnig zijn - kunt u regels handmatig matchen.

Matchen met Binnenkomende Regel

Koppelt handmatig een geselecteerde binnenkomende regel met een doelregel in Business Central.

Hoe het werkt:

Selecteer de binnenkomende regel die u wilt matchen.
Blader of zoek naar de juiste doelregel in Business Central.
Gebruik de actie Matchen met Binnenkomende Regel om de toewijzing te maken.

Regels matchen met verschillende koppen

Elke binnenkomende regel kan worden gematcht met een verschillende documentkop. Bijvoorbeeld, regel 1 van een binnenkomende factuur kan worden toegewezen aan order A en regel 2 aan order B. Het systeem verwerkt en archiveert alle gematchte koppen onafhankelijk. Dit geeft u volledige flexibiliteit wanneer een enkel binnenkomend document meerdere doelrecords beslaat.

Match Herroepen

Verwijdert een bestaande toewijzing voor een geselecteerde regel. Gebruik dit als:

Een toewijzing onjuist was (bijv. verkeerde order gematcht).
Regels zijn gewijzigd en de bestaande match niet meer geldig is.
U de matching voor een specifieke regel opnieuw wilt doen.

Na het herroepen keert de regel terug naar de status Niet gematcht en kan handmatig of via automatische matching opnieuw worden toegewezen.

Documenten Matchen Zonder Binnenkomende Regels

Niet elk document heeft gestructureerde regelitems. E-mails, begeleidende brieven of goedkeuringsverzoeken bevatten vaak alleen informatie op kopniveau.

Voorbeeld: Een klant stuurt een e-mail met het verzoek om offerte 1005 om te zetten in een order. De e-mail heeft geen regelitems - maar de kop bevat het offertenummer, wat voldoende is om het doel document te identificeren.

Voor deze gevallen biedt de Matching Pagina twee speciale acties per matching setup:

Matching Record Instellen

Wijs handmatig het momenteel geselecteerde Business Central-record toe als het matchingdoel voor een specifieke matching setup.

Wanneer te gebruiken: Wanneer er geen binnenkomende regels beschikbaar zijn en het doel document alleen uit kopgegevens moet worden geïdentificeerd.

Na het instellen van het matchingrecord kan Verwerking Voltooien worden uitgevoerd en de geconfigureerde proceslogica activeren (bijv. het omzetten van een offerte naar een order via een procescodeunit).

Matching Record Verwijderen

Verwijdert het handmatig toegewezen matchingrecord uit een setup, zodat u een ander record kunt selecteren of de toewijzing volledig kunt wissen.

Note

Als er een Auto Matching Filter is geconfigureerd in de setup, zal deze nog steeds automatisch evalueren, zelfs voor documenten met alleen koppen. Handmatige toewijzing via Matching Record Instellen is alleen nodig wanneer de automatische match geen resultaat oplevert of wanneer u deze wilt overschrijven.

Omgaan met Afwijkingen

Na het matchen kunnen sommige regels een status van Onvoordelig tonen. Dit betekent dat het gematchte Business Central-record bestaat, maar dat een of meer veldwaarden verschillen van wat in het binnenkomende document is vastgelegd (bijv. de hoeveelheid of prijs komt niet exact overeen).

Afwijking Toleranties

U kunt tolerantiedrempels per veld in uw matching setup configureren. Als een afwijking binnen de gedefinieerde tolerantie valt (bijv. een prijsverschil van minder dan 1%), wordt de regel automatisch als acceptabel beschouwd en weergegeven in geel in het gebied Gematchte Regels — geen handmatige actie vereist. Alleen afwijkingen die de tolerantie overschrijden, worden gemarkeerd in rood en vereisen controle. Raadpleeg Document Matching instellen voor details over het configureren van toleranties.

Afwijking Accepteren

Deze actie lost een afwijking op door de waarde van de binnenkomende cel te overschrijven met de waarde van het gematchte Business Central-record.

Na acceptatie:

De binnenkomende regel wordt bijgewerkt met de BC-waarde.
De status van de regelmatching wordt opnieuw berekend.
De pagina vernieuwt om de wijziging weer te geven.

Gebruik Afwijking Accepteren wanneer een kleine discrepantie acceptabel is (bijv. een afrondingsverschil) en u de match geldig wilt houden.

Geen regels bijgewerkt fout

Als u een veldupdate activeert (bijv. via een geconfigureerde procescodeunit) maar er zijn geen afwijkingen geaccepteerd - of de binnenkomende waarden zijn al identiek aan de BC-waarden - zal het systeem de volgende fout weergeven:

"Geen regels zijn bijgewerkt omdat er geen afwijkingen zijn geaccepteerd of de binnenkomende waarden hetzelfde zijn als de bestaande waarden."

Zorg ervoor dat u ten minste één afwijking accepteert voordat u de updateactie activeert.

Stap 4 – Aanbevolen Workflow

Volg deze volgorde voor efficiënte en betrouwbare documentverwerking:

1. Open de Binnenkomende Lijst
         ↓
2. Selecteer document → klik op "Document Verwerken"
         ↓
3. Conceptvenster opent → controleer het Matchingstatusveld
         ↓
4. Status = Volledig gematcht?
   ├─ JA → ga direct verder met "Verwerking Voltooien"
   └─ NEE  → open de Matching Pagina (klik op status of "Document Matchen")
         ↓
5. Op de Matching Pagina:
   a. Voer eerst "Automatisch Matchen" uit
   b. Controleer "Matching To Do" op resterende open items
   c. Los resterende regels handmatig op indien nodig
   d. Accepteer afwijkingen waar nodig
   e. Controleer "Gematchte Regels" op onverwachte discrepanties
         ↓
6. Keer terug naar het Conceptvenster → status zou nu "Volledig gematcht" moeten zijn
         ↓
7. Start "Verwerking Voltooien"

Probleemoplossing

Verwerking Voltooien is Geblokkeerd

Symptoom: U klikt op Verwerking Voltooien maar ontvangt een foutmelding of de knop is niet beschikbaar.

Oorzaak: Matching is geconfigureerd als verplicht, maar de status is nog niet Volledig gematcht.

Oplossing:

Open de Matching Pagina.
Controleer het gebied Matching To Do - items met een asterisk (*) zijn verplicht.
Voltooi alle open toewijzingen (automatisch of handmatig).
Als er toewijzingen bestaan maar de status nog steeds ongeldig is, gebruik dan Match Herroepen op de getroffen regels, en match opnieuw.
Indien nodig, gebruik Reset Matching en begin opnieuw.

Toewijzingen zijn Onjuist of Ongeloofwaardig

Symptoom: Regels zijn gematcht, maar het gematchte record lijkt niet correct.

Oplossing:

Selecteer de getroffen regel en gebruik Match Herroepen om de toewijzing te verwijderen.
Controleer de matchingregels: controleer op opmaakproblemen, hoofdlettergevoeligheid of ontbrekende voorloopnullen.
Als meerdere regels zijn getroffen, gebruik dan Reset Matching om alle toewijzingen in één keer te herroepen.
Voer Automatisch Matchen opnieuw uit na het corrigeren van de regels.

Te Weinig of Geen Matches

Symptoom: Automatische matching vindt geen resultaten, terwijl er wel matchingrecords in BC bestaan.

Checklist:

Zijn alle relevante velden correct vastgelegd in het document?
Komen de vastgelegde waarden exact overeen met het formaat dat in BC wordt gebruikt (bijv. datumformaat, getalformaat)?
Zijn de matchingfilters specifiek genoeg - maar niet te restrictief?
Is het Auto Matching Filter actief in de matching setup?
Als u OF-filterwaarden gebruikt (bijv. voor collectieve facturen): is de waarde in het juiste pipe-gescheiden formaat?
Wordt de parameter Null Waarde Toestaan selectief en niet te breed gebruikt?

Tips en Best Practices

Onderwerp	Aanbeveling
Unieke identificatoren	Geef altijd prioriteit aan velden die een record uniek identificeren: documentnummers, externe referenties, afleverbonnummers of partner-ID's. Vermijd vage velden zoals namen of beschrijvingen als enige matchingcriterium.
Automatische matching	Stel automatische matching in waar mogelijk. Het draait parallel met het maken van een concept, zodat de status vaak al is ingesteld wanneer u het Conceptvenster opent.
Regelprioriteit	Pas exacte matchingcriteria toe voordat vage of gedeeltelijke regels worden toegepast. Hoe specifieker een regel, hoe minder risico op valse matches.
Iteratieve verbetering	Bekijk na elke verwerkingsronde de resultaten. Als specifieke matches herhaaldelijk mislukken of verkeerde resultaten opleveren, pas dan de matchingregels dienovereenkomstig aan.
Regelveldupdates	Als u specifieke velden in gematchte regels automatisch moet bijwerken (bijv. een prijs of hoeveelheid overschrijven), configureer dan de optie Update Regelvelden in uw matching setup. Dit draait automatisch wanneer de status Volledig gematcht is.
Collectieve facturen	Voor facturen die meerdere orders verwijzen, zorg ervoor dat de vastgelegde waarde in pipe-gescheiden BC-filterformaat is (`786173\|786290`). Gebruik Document Zoekfunctie voor grote aantallen verwijzingen om veldlengtebeperkingen te vermijden.

Verdere Bronnen

Document Matching instellen