Instellen van Bewaarlabels SharePoint

Bij het gebruik van de repository-type SharePoint worden Microsoft Purview bewaarlabels gebruikt om labels te maken die documenten als regelgevende records kunnen markeren. Deze labels worden vervolgens aan SharePoint toegewezen. Om deze labels te maken, worden Microsoft Purview en PowerShell gebruikt. Volg deze stappen om een nieuw bewaarlabel te maken:

Belangrijk

Toegang tot het Purview Center is vereist. Dit is inbegrepen bij de Microsoft 365 Business Premium-licentie of een E3/E5-plan (stand 01.03.2025).

Controleer echter altijd of de toegang tot het Purview Center is opgenomen in uw huidige licentieplan, aangezien licentievoorwaarden kunnen veranderen. Voor meer informatie kunt u de officiële Microsoft-website raadplegen.

Een bewaarlabel maken

Start in het Document Central - Administrator rollen centrum.
Navigeer via het menu-item Compliance naar de Bewaarlabels.
Voer de actie Bewaarlabels maken uit.
Een meldingsvenster opent en bij bevestiging leidt deze actie u naar Microsoft Purview.
- Mogelijk komt u in een venster Welcome to the new Microsoft Purview portal! Klik hier op Get Started.
Als u zich nog niet op de Label pagina bevindt, kunt u deze bereiken door te navigeren naar Gegevenslevenscyclusbeheer -> Bewaarlabel.
Voer de actie Label maken in de menubalk uit. De actie bevindt zich achter een pluspictogram.
Volg Microsofts instructies om uw label te maken, of volg de volgende stappen.
Geef uw bewaarlabel een naam. Dit is de naam van het label dat uw gebruikers in Document Central zullen zien, waar het wordt gepubliceerd (bijv. Outlook, SharePoint en OneDrive). Denk er dus aan een naam te kiezen die hen helpt te begrijpen waarvoor het wordt gebruikt. (bijv. 11 jaar opslag)
U kunt in het veld Beschrijving voor gebruikers een beschrijving toevoegen die zichtbaar is voor gebruikers in Document Central. U kunt ook het veld Beschrijving voor beheerders gebruiken, maar deze beschrijving is alleen in Purview zichtbaar.
Klik op Volgende.
U kunt nu een labelinstelling definiëren:
- Elementen voor altijd of voor een bepaalde periode bewaren
- Acties afdwingen na een bepaalde periode
- Alleen elementen labelen Beslis wat er met het document moet gebeuren wanneer de bewaartijd is verstreken.
Kies een gewenste labelinstelling en klik op Volgende.
In de volgende stap definieert u de bewaartijd. U krijgt al vooraf gedefinieerde tijdsperioden aangeboden die u via het dropdown-menu kunt selecteren. Alternatief kunt u ook een aangepaste tijd instellen, die ook in het dropdown-menu beschikbaar is.
Kies wanneer de bewaartijd moet beginnen. U kunt kiezen uit de volgende opties:
- Tijdstip van aanmaak van elementen
- Tijdstip wanneer elementen worden gelabeld.
Als u Elementen voor altijd of voor een bepaalde periode bewaren hebt geselecteerd, moet u nu kiezen wat er met het document moet gebeuren na de bewaartijd:
- Elementen automatisch verwijderen
- Label wijzigen
- Bewaarinstelling deactiveren
Als u Acties afdwingen na een bepaalde periode hebt geselecteerd, moet u nu kiezen welke actie na de bewaartijd moet worden uitgevoerd:
- Elementen automatisch verwijderen
- Label wijzigen
Klik op Volgende.
Als u Label wijzigen hebt geselecteerd, kunt u door op de + te klikken een vervangend label selecteren.
In de laatste stap ziet u een samenvatting van uw gemaakte bewaarlabel. Met Label maken kunt u de creatie voltooien.
Vervolgens wordt u gevraagd of u de labels direct wilt publiceren. Als u meer labels voor andere instellingen nodig heeft, kiest u Nee en herhaalt u de stappen voor het maken van het label. Anders kunt u doorgaan met de publicatie.

Labelinstelling Microsoft Purview die Document Central ondersteunt

Optie	Actie	Bewaarlabeltype	Document Central
Elementen voor altijd of voor een bepaalde periode bewaren	Elementen automatisch verwijderen	Gelabelde elementen worden permanent verwijderd, overal waar ze zijn opgeslagen.	Automatische Verwijdering
	Label wijzigen	Na afloop van het bewaarlabel kunt u beslissen of het element een nieuw label krijgt waardoor de bewaartijd wordt verlengd.	Afhankelijk van het geselecteerde opvolgende bewaarlabel Behoud Item/Automatische Verwijdering
	Bewaarinstelling deactiveren	Als de bewaarinstellingen zijn gedeactiveerd, worden elementen met labels noch automatisch bewaard noch verwijderd. Alle elementen die u wilt verwijderen, moeten handmatig worden verwijderd.	Behoud Items
Acties afdwingen na een bepaalde periode	Elementen automatisch verwijderen	Gelabelde elementen worden permanent verwijderd, overal waar ze zijn opgeslagen.	Automatische Verwijdering
	Label wijzigen	Na afloop van het bewaarlabel kunt u beslissen of het element een nieuw label krijgt waardoor de bewaartijd wordt verlengd.	Afhankelijk van het geselecteerde opvolgende bewaarlabel Behoud Item/Automatische Verwijdering
Alleen elementen labelen	Elementen worden alleen gelabeld	De elementen worden niet bewaard, en gebruikers kunnen ze niet bewerken, verplaatsen of verwijderen.	Alleen Label

Meer informatie

Voor meer informatie over het maken van bewaarlabels kunt u de Microsoft documentatie raadplegen.

Instellen van regelgevende records in Azure

"Regulatory Records" is een functie in Microsoft Purview Records Management die wordt gebruikt om documentversies veilig op te slaan door te voorkomen dat gebruikers een label van een SharePoint- of Azure-document verwijderen. Om de functie "Regulatory Records" te activeren, moet een PowerShell-script worden uitgevoerd dat door de wizard wordt geleverd. Download het script en voer het uit op uw Windows-client. Als u niet weet hoe u een script moet uitvoeren, volg dan deze stappen:

Waarschuwing

Dit gedeelte is alleen voor Windows-gebruikers.

Wijzigen van het uitvoeringsbeleid

Als het PowerShell-script niet kan worden uitgevoerd, kan dit komen doordat het beleid voor het uitvoeren van PowerShell-scripts niet is ingeschakeld. Om dit beleid in te schakelen, volgt u de eerste stap:

Start PowerShell als administrator.
Typ Get-ExecutionPolicy en sla uw uitvoeringsbeleid op.
Typ Set-ExecutionPolicy RemoteSigned en druk op Enter.
Bevestig het nieuwe beleid met de onderstaande sleutelwoorden.

Info

Om terug te keren naar uw vorige uitvoeringsbeleid, herhaalt u stap 2 met behulp van het opgeslagen uitvoeringsbeleid uit de eerste stap.

Uitvoeren van het PowerShell-script

Om het PowerShell-script onder Windows uit te voeren, klikt u met de rechtermuisknop op het document en kiest u "Met PowerShell uitvoeren". Als dit script dient om de functie voor regelgevende records te activeren, voert u uw Azure-wachtwoord in het authenticatievenster in. Als u de wizard voor regelgevende records in Document Central op de pagina "Bewaarlabel" niet gebruikt, kan het volgende PowerShell-script ook de functie voor regelgevende records activeren.

    Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
    Import-Module ExchangeOnlineManagement
    Connect-IPPSSession -UserPrincipalName "UserEmail"
    Set-RegulatoryComplianceUI -Enabled $true
    Disconnect-ExchangeOnline

Belangrijk

Vervang "UserEmail" door uw authenticatie-e-mail en dan kan het script worden uitgevoerd. Voer dit uit door de opdracht in de PowerShell-console in te voegen. Het deel "-Enabled $true" in stap 4 kan worden gewijzigd in "-Enabled $false" om de functie te deactiveren.

Gebruik van PowerShell om de functie voor regelgevende bewaarlabels te activeren

Open Windows PowerShell.
Verbind met Security & Compliance PowerShell.
Gebruik PowerShell om de optie weer te geven om inhoud als regelgevend record te markeren.

Info

Om een Regulatory Record te maken, heeft de gebruiker in Azure de rol: - Compliance Administrator

Creatie van een Regulatory Record

Navigeer via Compliance naar de Bewaarlabels.
Klik op Start en maak een nieuw bewaarlabel.
U wordt doorgestuurd naar Azure Purview.
In de linker kolom van het Azure Purview-portaal bevindt zich een nieuw gedeelte Recordbeheer.
Klik op Recordbeheer.
Navigeer naar Opslagplan.
Maak een bewaarlabel door op Nieuw te klikken.
Geef uw bewaarlabel een naam. Dit is de naam die gebruikers in Document Central zien wanneer het label is gepubliceerd (bijv. in Outlook, SharePoint of OneDrive). Kies daarom een naam die duidelijk beschrijft waarvoor het label wordt gebruikt (bijv. 11 jaar opslag).
In het veld Beschrijving voor gebruikers kan een beschrijving worden toegevoegd die zichtbaar is in Document Central. Daarnaast kan het veld Beschrijving voor beheerders worden gebruikt; deze beschrijving is echter alleen in Purview zichtbaar.
Kies de optie Element als record markeren.
Beslis wat er moet gebeuren na afloop van de bewaartijd.
Als Acties afdwingen na een bepaalde periode is geselecteerd, moet nu worden vastgesteld welke actie na afloop van de bewaartijd moet worden uitgevoerd:
- Elementen automatisch verwijderen
- Label wijzigen
Als Label wijzigen is geselecteerd, kan via de + een vervangend label worden ingesteld.
In de laatste stap wordt een samenvatting van het nieuw gemaakte bewaarlabel weergegeven. Met Label maken wordt het proces voltooid.
Vervolgens verschijnt er een vraag of het label direct gepubliceerd moet worden. Als er meer labels voor extra instellingen nodig zijn, kiest u Nee en herhaalt u de stappen voor het maken. Anders kan met de publicatie worden voortgegaan.

Info

In Document Central wordt dit bewaarlabel gemarkeerd met Is Regulatory Record.

Publiceren van het bewaarlabel

De volgende stappen moeten worden voltooid om het door u gemaakte bewaarlabel te publiceren. Een publicatie maakt het label beschikbaar in Document Central, zodat het daar kan worden gebruikt.

Start in Microsoft Purview van Microsoft 365.
Kies een bewaarlabel en voer de actie Label publiceren uit. Alternatief klikt u op de drie punten naast het bewaarlabel en kiest u Label publiceren.
Kies de te publiceren labels. Dit kan voor alle labels tegelijk worden gedaan.
Klik op Volgende.
Onder beleidsomvang laat u de instelling Gehele directory onder beheereenheid staan en klikt u vervolgens op Volgende.
Kies onder het type van de te maken bewaarbeleid de optie Statisch en klik op Volgende.
Als u wilt dat de labels alleen op SharePoint worden toegepast, kiest u Laat me specifieke locaties selecteren en de locatie SharePoint-klassieke en communicatiesites. Anders kiest u Alle locaties. Bevat inhoud in Exchange-e-mails, Office 365-groepen, OneDrive en SharePoint-documenten..
Klik op Volgende.
Geef uw beleid een naam.
Controleer uw beleid onder Voltooien.
Klik op Indienen om de publicatie van het label(s) te starten.

Waarschuwing

Houd er rekening mee dat de publicatie tot 7 dagen kan duren. Nadat het label succesvol is gepubliceerd, gaat u naar de pagina Document Central – Bewaarlabel in Business Central en voert u de actie Labels synchroniseren uit om uw gemaakte bewaarlabels te synchroniseren.

Synchronisatie van bewaarlabels naar Document Central

Zodra de labels zijn gemaakt en gepubliceerd, kunt u ze naar Document Central synchroniseren. Deze stap is vereist om de labels in Document Central te kunnen gebruiken.

Volg de volgende stappen om bewaarlabels naar Document Central te synchroniseren:

Start in het Document Central - Administrator rollen centrum.
Zoek de pagina Document Central - Bewaarlabel via het menu-item Compliance.
Voer de actie Bewaarlabels synchroniseren in de menubalk uit.
De bewaarlabels worden aan de lijst toegevoegd.

Activatie van bewaarlabels

Om de bewaarlabels te kunnen gebruiken, moet u de creatie van de SharePoint-bewaarlabels of ABS-bewaarlabels hebben voltooid, afhankelijk van welke repository u gebruikt.

Om de functie voor bewaarlabeling in Document Central te activeren, volgt u deze stappen:

Start als Document Central - Administrator in het rollen centrum.
Klik op Compliance in de menubalk en voer de actie Compliance - Compliance-instelling uit.
Schakel de optie Retention Labeling in.

Compliance Administrator

Als de gebruiker in de Document-Central-gebruikersconfiguratie is ingesteld als Compliance-Administrator, kan hij een bewaarlabel voor een documentitem wijzigen, verwijderen of instellen. Het instellen van een nieuw bewaarlabel is alleen mogelijk als het bestaande bewaarlabel eerder is verwijderd.

Voor SharePoint-documenten die als Record zijn gemarkeerd, kunnen Compliance-Administrators bovendien de actie Verander Record Lock gebruiken om de record te vergrendelen of te ontgrendelen. Alleen Compliance-Administrators kunnen bewaarlabels op documenten wijzigen of verwijderen die als Record zijn gemarkeerd.

Belangrijk

Voor SharePoint moet de gebruiker bovendien over voldoende rechten in SharePoint beschikken:

Om bewaarlabels te wijzigen of te verwijderen, moet de gebruiker Lid zijn van de betreffende SharePoint-groep met de vereiste rechten (of over gelijkwaardige bewerkingsrechten beschikken). Een Compliance-Administrator is hiervoor niet vereist.
Voor documenten die als Record zijn gemarkeerd, moet de gebruiker Site Collection Administrator van de huidige site zijn.

Belangrijk

De optie Retention Labeling moet in de Compliance-instelling zijn ingeschakeld voordat u de Compliance-Administrator voor gebruikers kunt inschakelen.

Om een gebruiker als Compliance-Administrator in te stellen, volgt u deze stappen:

Start in het Document-Central-Admin-rolcentrum.
Open de Gebruikers via het menu-item Instelling.
Kies de Gebruiker die als Compliance-Administrator moet worden ingesteld.
Open de Gebruikersinstelling door op de naam van de gebruiker te klikken.
Schakel de schakelaar in bij Compliance-Administrator

Info

Als een document een bewaarlabel heeft met de eigenschap "Regulatory Record", kan het bewaarlabel niet worden verwijderd of gewijzigd, zelfs niet door een Compliance-Administrator.

Instellen van gebruikers voor handmatige instelling van bewaarlabels

In sommige gevallen is het noodzakelijk om uw gebruikers de mogelijkheid te geven om het bewaarlabel te bekijken wanneer ze een document handmatig opslaan via de Document Central FactBox.

Om gebruikers in staat te stellen het bewaarlabel te zien bij het handmatig opslaan van een document via de Document Central FactBox, volgt u deze stappen:

Start in de rol Document Central - Administrator.
Klik op Compliance in de menubalk en voer de actie Compliance-instelling uit om de Compliance-instelling te openen.
Schakel de optie Retention Label Visibility in.

Om gebruikers die als Compliance-Administrator zijn ingesteld in staat te stellen bewaarlabels te wijzigen bij het handmatig opslaan van documenten, volgt u deze stappen:

Start in de rol Document Central - Administrator.
Klik op Compliance in de menubalk en voer de actie Compliance-instelling uit om de Compliance-instelling te openen.
Schakel de optie Retention Label Manually in.

Om de zichtbaarheid van bewaarlabels in Azure Blob Storage voor een nieuwe documentversie mogelijk te maken, voert u de volgende stappen uit:

Start in de rol Document Central - Administrator.
Klik op Compliance in de menubalk en voer de actie Compliance-instelling uit om de Compliance-instelling te openen.
Schakel de optie Enable Version Visibility in.

Info

Het toekennen van bewaarlabels en hun zichtbaarheid voor versies wordt momenteel alleen ondersteund voor Azure Blob Storage-repositories.

Instelling van Azure Blob Storage-bewaarlabels

Als u de repository-type Azure Blob Storage gebruikt, vindt de creatie van de bewaarlabels rechtstreeks in Document Central plaats.

Om een bewaarlabel rechtstreeks in Document Central te maken, volgt u deze stappen:

Start op de pagina Document Central - Bewaarlabel.
Voer de actie Nieuw uit om een nieuw bewaarlabel te maken.
Geef uw bewaarlabel een naam en stel de bewaartijd in.
Optioneel kunt u Set Retention After gebruiken om te definiëren wanneer het label door de jobwachtrij Set Retention Label moet worden ingesteld.

Informatie

In Document Central kunt u uw gemaakte ABS-labels eenvoudig bewerken of verwijderen. Documenten die al zijn gelabeld, worden niet gewijzigd. Deze functionaliteit stelt u ook in staat om een label te selecteren en de bewaartijd rechtstreeks vanaf de pagina Document Central - Documentdefinitie te wijzigen.

Azure Blob Storage Bewaarlabel Soft Label

Voor een Azure Blob Storage-repository kunt u een bewaarlabel zo configureren dat het alleen op het documentitem wordt toegepast. In dit geval wordt het document zelf niet gelabeld en kan het nog steeds worden verwijderd, bewerkt of verplaatst.

Zo configureert u het Soft Label:

Start in de rol Document Central – Administrator.
Open via het gedeelte Compliance de pagina Bewaarlabel.
Kies het bewaarlabel dat u wilt bewerken.
Schakel het selectievakje Soft Label in.

Azure Bewaarlabel Versies

Om gebruikers in staat te stellen bewaarlabels te wijzigen bij het handmatig opslaan van een versie van een document, voert u de volgende stappen uit:

Start in de rol Document Central – Administrator.
Klik in de menubalk op Compliance en voer de actie Compliance-instelling uit om de pagina Compliance-instelling te openen.
Navigeer naar het gedeelte Versieconfiguratie.
Schakel de opties Zichtbaarheid van versies en Handmatige toewijzing van bewaarlabels voor versies in.

Info

De berekende of gedefinieerde eindtijd van het bewaarlabel mag niet vóór de eindtijd van de vorige versie liggen.

Instellen van de Retention Crawler

Als u Document Central al zonder de bewaarlabelfunctie hebt gebruikt, wilt u mogelijk de bestaande Document Central-documenten achteraf labelen. In dat geval kan de zogenaamde Retention Crawler worden gebruikt. De Retention Crawler is een eigen wachtrij die door de bestaande documentitems loopt en bewaarwachtrij-items aanmaakt op basis van de configuratie van de bewaarlabels.

Om bewaarlabels automatisch toe te passen op al opgeslagen documenten door de Retention Crawler te gebruiken, volgt u deze stappen:

Start in de rol Document Central - Administrator.
Klik op Compliance in de menubalk en voer de actie Compliance-instelling uit.
Schakel de optie Enable Retention Labeling in.
Configureer de crawler door op te geven op welke dagen en op welk tijdstip deze moet worden uitgevoerd.
Schakel nu de Retention Crawler in met de optie Run Crawler. Wanneer de crawler actief is, kan de configuratie niet worden bewerkt.

Info

Daarnaast is de optie "Zoeken naar versies" beschikbaar in de compliance-configuratie. Hiermee kan de Retention Crawler nu ook individuele versies van documenten in Azure Blob Storage vastleggen en hun bewaarlabels automatisch synchroniseren.

De labels worden toegepast op basis van de Retention Label Assignment Configuration, die hierna wordt toegelicht.

Instellen van de Retention Label Assignment Configuration

Waar welke bewaarlabels worden toegepast (handmatige en automatische documentopslag) kan op drie verschillende niveaus worden geconfigureerd. Het eerste (laagste) niveau is de configuratie van een bewaarlabel voor een specifieke documentbibliotheek. Het volgende (middelste) niveau is de configuratie van een bewaarlabel voor een inhoudstype. Het derde (hoogste) niveau is een specifiek inhoudstype binnen een bepaalde documentbibliotheek.

Meer uitleg/voorbeeld

Als een waarde op het niveau van de documentbibliotheek is opgegeven, krijgen alle documenten die in deze documentbibliotheek zijn geüpload het opgegeven bewaarlabel. Als echter een inhoudstype dat in de documentbibliotheek is gearchiveerd een andere waarde voor het bewaarlabel heeft geconfigureerd, overschrijft deze de waarde uit de documentbibliotheek bij het opslaan van een document. Deze waarde wordt op zijn beurt weer overschreven door een waarde die is ingesteld in de specifieke inhoudstypen van de gekozen documentbibliotheek.

Niveau 1 - Configureren van een bewaarlabel voor een documentbibliotheek

Om een bewaarlabel in te stellen dat voor een documentbibliotheek wordt gebruikt, volgt u deze stappen:

Navigeer naar de pagina Document Central - Documentbibliotheeklijst.
Klik op Bewerken in een documentbibliotheek waaraan u het bewaarlabel wilt toewijzen.
Onder Documentbibliotheekinstellingen vindt u het veld Bewaarlabel. Als hier een waarde is opgegeven, krijgen alle documenten die in deze documentbibliotheek zijn geüpload het opgegeven bewaarlabel.
Zodra u uw bewaarlabel in de Documentbibliotheek hebt gedefinieerd, krijgen alle documenten die in de documentbibliotheek zijn opgeslagen het opgegeven label.

Niveau 2 - Configureren van een bewaarlabel voor een inhoudstype

Om een bewaarlabel in te stellen dat algemeen voor een inhoudstype wordt gebruikt, volgt u deze stappen:

Navigeer naar de pagina Document Central - Inhoudstype lijst.
Klik op Bewerken in een inhoudstype waaraan u het bewaarlabel wilt toewijzen.
In de header vindt u het veld Bewaarlabel. Als hier een waarde is opgegeven, krijgen alle documenten die met dit inhoudstype zijn geüpload het opgegeven bewaarlabel.
Zodra u uw bewaarlabel in het Inhoudstype hebt gedefinieerd, krijgen alle documenten die met het inhoudstype zijn opgeslagen het opgegeven label. Alle waarden die in de documentbibliotheek zijn gedefinieerd, waarin het inhoudstype is opgeslagen, worden overschreven.

Niveau 3 - Configureren van een bewaarlabel voor een inhoudstype dat aan een specifieke documentbibliotheek is toegewezen

Om een bewaarlabel in te stellen dat voor een inhoudstype wordt gebruikt dat specifiek aan een bepaalde documentbibliotheek is toegewezen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar de pagina Document Central - Documentbibliotheeklijst.
Klik op Bewerken in een documentbibliotheek waarin u een specifieke inhoudstype een bewaarlabel wilt toewijzen.
Ga naar de rijen die de aan de documentbibliotheek toegewezen inhoudstypen bevatten.
In de rijen vindt u de kolom Algemene inhoudstype-bewaarlabel. Als hier een waarde wordt weergegeven, krijgen alle documenten die met dit inhoudstype zijn geüpload het opgegeven bewaarlabel. Deze waarde is globaal en komt overeen met de waarde die in de inhoudstypen is gedefinieerd. Het wordt onafhankelijk toegepast van waar het inhoudstype is opgeslagen.
Daarnaast is er een kolom Bewaarlabel. Als hier een waarde is opgegeven, wordt deze in plaats van de in de documentbibliotheek en de algemene inhoudstype-configuratie gedefinieerde bewaarlabel gebruikt.

Niveau 4 - Configureren van een bewaarlabel voor een metadatawaarde

Om een bewaarlabel in te stellen op basis van een metadatawaarde:

Navigeer naar de pagina Document Central - Metadata Management.
Klik op Bewerken in een metadata-beheerregel waaraan u een bewaarlabel voor een specifieke metadatawaarde wilt toewijzen.
Schakel de optie Retention definition in. Dit is alleen mogelijk als de optie Enable Metadata Templates is ingeschakeld. Het is momenteel alleen mogelijk om een Retention definition te selecteren.
Ga naar de rijen die de aan de metadata-beheerregel toegewezen metadatawaarden bevatten.
In de metadatawaarde-rijen vindt u de waarden die zijn ingesteld. Als er geen waarden zijn, voert u eerst de volgende stappen in het metadata-beheer uit.
Kies in de kolom Bewaarlabel welke bewaarlabel moet worden gebruikt op basis van de metadatawaarde.

Zie ook:

Werken met bewaarlabels