Informatiecatalogus
Met een informatiecatalogus kunnen vaak benodigde informatie centraal worden beheerd en gestandaardiseerd worden aangeboden. In plaats van informatie bij elke creatie van een item opnieuw te schrijven, kunnen gebruikers terugvallen op vooraf gedefinieerde informatie-items. Dit bespaart tijd, zorgt voor een uniforme communicatie en vermindert mogelijke invoerfouten.
Informatiecatalogi zijn bijzonder geschikt voor aanwijzingen, mededelingen of informatie die regelmatig wordt gebruikt en aan verschillende gebruikers of gebruikersgroepen wordt doorgegeven.
Opzetten van een informatiecatalogus
Volg deze stappen om een informatiecatalogus te maken:
- Start in het Flow Path Administrator-rolcentrum.
- Navigeer in de menubalk naar Catalogi en sjablonen en selecteer het menu-item Informatiecatalogus.
- Klik op + Nieuw om een nieuwe informatiecatalogus te maken.
- Geef een unieke code voor de informatiecatalogus op. Deze dient ter identificatie van de catalogus en moet daarom zo betekenisvol mogelijk worden gekozen. Optioneel kunt u ook een beschrijving toevoegen om het doel van de catalogus nader toe te lichten.
- Navigeer naar het gedeelte Informatie.
- Vul onder Informatie de informatie in die in deze catalogus moet worden opgeslagen.
- Geef aan of de informatie als kritisch moet worden gemarkeerd. Activeer hiervoor het selectievakje aan de rechterkant of laat het gedeactiveerd.
- Zodra u de creatie van de informatiecatalogus hebt voltooid, kunt u de pagina verlaten.
Belangrijk
Als u een informatie als kritisch markeert en de blokkeringsfunctie in de module-instelling is geactiveerd, kan de betreffende dataset, afhankelijk van de gekozen blokkeringinstellingen, niet verder worden verwerkt. Verdere verwerking is pas mogelijk nadat de kritische informatie door de geregistreerde gebruikers is opgemerkt.
Voorbeeldscenario Blokkeringsfunctie van de module-instelling
U legt op een bestelling een informatie vast dat de bestelling niet verder verwerkt mag worden, omdat de crediteur in betalingsachterstand verkeert.
Tegelijkertijd heeft u in de module-instelling de blokkeringsfunctie geactiveerd. Hierdoor kan de bestelling in eerste instantie niet verder worden verwerkt, totdat de kritische vermelding door de geregistreerde gebruikers is opgemerkt.
Probeert u toch de bestelling verder te verwerken voordat de vermelding is opgemerkt, dan wordt de verwerking geblokkeerd door een bijbehorende foutmelding.
U kunt zoveel informatiecatalogi voor verschillende toepassingsgevallen maken en zo vaak gebruikte informatie centraal beheren.
Hoe u een informatie-item via een informatiecatalogus in de Flow Path Info FactBox kunt maken, leest u in Creatie van een Flow Path-informatie-item.
Verwijderen of deactiveren van een informatiecatalogus
Informatiecatalogi kunnen niet worden verwijderd zodra ze al zijn gebruikt. In plaats daarvan kunnen ze worden gedeactiveerd. Hierdoor blijven bestaande koppelingen en reeds gemaakte items behouden, terwijl de catalogus voor verder gebruik wordt geblokkeerd.
Volg deze stappen om een informatiecatalogus te deactiveren of te verwijderen:
- Start in het Flow Path Administrator-rolcentrum.
- Navigeer in de menubalk naar Catalogi en sjablonen en selecteer het menu-item Informatiecatalogus.
- Selecteer de informatiecatalogus die u wilt verwijderen.
- Klik op Verwijderen.
- Als de informatiecatalogus al in een Flow Path-item wordt gebruikt, ontvangt u een melding dat de catalogus niet kan worden verwijderd. In dat geval wordt deze automatisch gedeactiveerd en uit de lijst met beschikbare catalogi verwijderd.
- Als de informatiecatalogus nog in geen enkel Flow Path-item is gebruikt, wordt deze na het uitvoeren van de verwijderactie volledig verwijderd.
Belangrijk
Als u een informatie uit een informatiecatalogus wilt verwijderen, is dit alleen mogelijk zolang er nog geen Flow Path-item met deze informatie is aangemaakt. Als de informatie al in een Flow Path-item is gebruikt, kan deze niet meer worden verwijderd om de traceerbaarheid van bestaande items te waarborgen.
Informatie achteraf als Kritisch markeren
Bij het opzetten van een informatiecatalogus is niet altijd meteen duidelijk of een informatie als kritisch moet worden ingeschat. Mocht later blijken dat een informatie bijzondere aandacht vereist, kan de markering Kritisch op elk moment achteraf worden geactiveerd.
Volg deze stappen om een informatie in een informatiecatalogus als Kritisch te markeren:
- Start in het Flow Path Administrator-rolcentrum.
- Navigeer in de menubalk naar Catalogi en sjablonen en selecteer het menu-item Informatiecatalogus.
- Selecteer de informatiecatalogus waarin u een informatie als Kritisch wilt markeren.
- Navigeer naar de regels waarin u de informatie heeft gedefinieerd.
- Activeer het selectievakje in de kritisch kolom om de geselecteerde informatie als Kritisch te markeren.
Als u klaar bent, kunt u de pagina verlaten.
Informatie
Als een informatie in een informatiecatalogus achteraf als kritisch wordt gemarkeerd, neemt Flow Path deze wijziging automatisch over voor alle bestaande en toekomstige items die op deze informatie zijn gebaseerd.
Als u de blokkeringsfunctie in de module-instelling heeft geactiveerd, houd er dan rekening mee dat de verwerkbaarheid van datasets kan veranderen. Als een informatie achteraf als kritisch wordt gemarkeerd, kunnen datasets waarvoor al een bijbehorend Flow Path-item bestaat, voor verdere verwerking worden geblokkeerd totdat de informatie door de verantwoordelijke gebruikers is opgemerkt.