Bewaarlabels

Bewaarlabels stellen u in staat om bewaarbeleid voor documenten te beheren en toe te passen. Net als tags kunnen bewaarlabels op documenten worden toegepast om een bewaarbeleid af te dwingen. Deze labels kunnen handmatig door een gebruiker of automatisch op basis van bepaalde voorwaarden worden toegepast.

Bewaarlabels SharePoint

Bewaarlabels in SharePoint maken het mogelijk om bewaarinstellingen op documentniveau toe te passen om te voldoen aan wettelijke, regelgevende of interne compliance-eisen.

De volgende bewaarlabels zijn van toepassing:

1. Bewaarlabels:

   • Deze labels kunnen door iedereen worden toegepast die een item kan bijwerken.
   • Alleen een SharePoint-gebruiker met de juiste machtigingen kan het label wijzigen of verwijderen. De gebruiker moet lid zijn van de juiste SharePoint-groep (of over gelijkwaardige bewerkingsrechten beschikken).
   • Bij toepassing op een document worden zowel de inhoud als de metadata onveranderlijk.
   • Documenten kunnen in Document Central niet worden verplaatst of gewijzigd.
   • Automatische toepassing mogelijk, op basis van documentbibliotheek of inhoudstype.

2. Regelgevende opname-labels:

   • Deze labels kunnen door iedereen worden toegepast die een item kan bijwerken.
   • Ze kunnen door niemand worden gewijzigd of verwijderd.
   • Bij toepassing op een document worden zowel de inhoud als de metadata vergrendeld en kunnen ze niet meer worden gewijzigd.
   • Documenten kunnen in Document Central niet worden verplaatst.
   • Automatische toepassing mogelijk, op basis van documentbibliotheek of inhoudstype.

3. Record Labels:

   • Markeer documenten als record (Record).
   • Deze labels kunnen door iedereen worden toegepast die een item kan bijwerken.
   • Ze kunnen alleen door een gebruiker worden gewijzigd die Site Collection Administrator van de SharePoint-site is.
   • Bij toepassing op een document worden zowel de inhoud als de metadata vergrendeld en kunnen ze vanuit Document Central niet worden gewijzigd.
   • Documenten kunnen in Document Central niet worden verplaatst of gewijzigd.
   • Automatische toepassing mogelijk, op basis van documentbibliotheek of inhoudstype.

Info

Wanneer een label een document als Record markeert, stelt SharePoint een vergrendelstatus in op het document (Vergrendeld of Ontgrendeld).

• Bij Vergrendeld is het document beschermd en kan het in SharePoint niet worden gewijzigd of verwijderd.
• Bij Ontgrendeld zijn metadatawijzigingen in SharePoint mogelijk. Document Central voorkomt echter nog steeds wijzigingen in Business Central.

Alleen gebruikers met de juiste machtigingen kunnen bewaarlabels op records wijzigen/verwijderen en de record-lock-status omzetten.

Site Collection Administrator

Important

Wanneer een SharePoint-site via Document Central wordt aangemaakt, wordt er een Azure Microsoft 365-groep met dezelfde naam aangemaakt. Wanneer een gebruiker als Eigenaar van deze groep wordt toegevoegd, wordt hij de Site Collection Administrator voor deze SharePoint-site.

Als de SharePoint-site extern is aangemaakt, bestaat de Microsoft 365-groep mogelijk niet. In dat geval moeten Site Collection Administrators handmatig worden geconfigureerd in het SharePoint Admin Center (Actieve sites). Meer informatie

Regelgevende opname-labels zijn ideaal voor situaties waarin het cruciaal is om ervoor te zorgen dat een record onveranderd blijft. Deze labels moeten met voorzichtigheid worden gebruikt; eenmaal toegepast, vergrendelen ze het record en zijn metadata permanent, zodat er geen wijzigingen meer mogelijk zijn.

Belangrijke verschillen tussen regelgevende opname-labels en andere labeltypes:

• Beperkte beweging: Gebruikers kunnen regelgevende records binnen dezelfde SharePoint-bibliotheek theoretisch verplaatsen, maar dit wordt niet aanbevolen, omdat Document Central het verplaatsen van documenten met een bewaarlabel niet ondersteunt.

• Vaste bewaartermijnen: Beheerders kunnen de door een regelgevend opname-label vastgestelde bewaartermijn in het Compliance Center niet verkorten.

• Onomkeerbare site-verwijdering: Wanneer een SharePoint-site met regelgevende records wordt verwijderd, kan deze niet worden hersteld. Dit benadrukt de duurzaamheid van deze records.

• Opt-In-functie: Regelgevende opname-labels zijn standaard uitgeschakeld in Microsoft 365. Om ze in te schakelen, moeten beheerders PowerShell gebruiken om ervoor te zorgen dat alleen degenen met de juiste kennis toegang hebben. Deze voorzorgsmaatregel voorkomt het per ongeluk permanent vergrendelen van belangrijke inhoud.

De introductie van regelgevende opname-labels biedt uitgebreide bewaaropties die van onschatbare waarde zijn voor organisaties die de hoogste compliance-normen willen bereiken. Deze labels zorgen ervoor dat belangrijke records en hun metadata permanent onveranderd blijven en bieden een robuust hulpmiddel voor het naleven van strenge wettelijke vereisten.

Belangrijk

Om labels in Microsoft 365 te gebruiken, inclusief bewaarlabels en regelgevende opname-labels, heeft u doorgaans een van de volgende plannen met compliance- en privacyfuncties nodig:

1. Microsoft 365 E5: Dit plan bevat geavanceerde compliance- en beveiligingsfuncties en is ideaal voor organisaties die uitgebreide privacyfuncties nodig hebben, inclusief regelgevende opname-labels.

2. Microsoft 365 E3 met Compliance-add-on: Terwijl Microsoft 365 E3 basis-compliancefuncties biedt, kunt u de add-on "Geavanceerde Compliance" toevoegen om toegang te krijgen tot functies zoals regelgevende opname-labels.

3. Office 365 E5: Vergelijkbaar met Microsoft 365 E5 bevat dit plan geavanceerde compliance-functies, maar zonder Windows 10 en Enterprise Mobility + Security. Het is geschikt voor organisaties die zich richten op Office- en productiviteitsapplicaties.

4. Office 365 E3 met Compliance-add-on: Net als Microsoft 365 E3 bevat ook Office 365 E3 standaard-compliancefuncties, met de mogelijkheid om via de Compliance-add-on geavanceerde functies toe te voegen.

5. Microsoft 365 Compliance Center: Via het Microsoft 365 Compliance Center kunt u toegang krijgen tot verschillende compliance-oplossingen, inclusief informatiebeheer en bescherming tegen gegevensverlies. De beschikbaarheid van specifieke functies hangt af van uw abonnementsplan.

Het is belangrijk om de specifieke functies van uw huidige plan te controleren en indien nodig vereiste add-ons te overwegen om de volledige functionaliteit voor labels en compliance te kunnen benutten. Voor gedetailleerde informatie en om ervoor te zorgen dat de noodzakelijke functies beschikbaar zijn, is het raadzaam om een Microsoft-verkoopmedewerker te raadplegen of de officiële Microsoft-website te bezoeken.

Zie ook:

• Instellen van bewaarlabels