Bewaarlabels

Bewaarlabels stellen u in staat om bewaarbeleid voor documenten te beheren en toe te passen. Net als tags kunnen bewaarlabels op documenten worden toegepast om een bewaarbeleid af te dwingen. Deze labels kunnen handmatig door een gebruiker of automatisch op basis van bepaalde voorwaarden worden toegepast.

Bewaarlabels SharePoint

Bewaarlabels in SharePoint maken het mogelijk om bewaarinstellingen op documentniveau toe te passen om te voldoen aan wettelijke, regelgevende of interne compliance-eisen.

De volgende bewaarlabels zijn van toepassing:

1. Bewaarlabels:

   • Deze labels kunnen door iedereen worden toegepast die een item kan bijwerken.
   • Alleen een SharePoint-gebruiker met de juiste machtigingen kan het label wijzigen of verwijderen. De gebruiker moet lid zijn van de juiste SharePoint-groep (of over gelijkwaardige bewerkingsrechten beschikken).
   • Bij toepassing op een document worden zowel de inhoud als de metadata onveranderlijk.
   • Documenten kunnen in Document Central niet worden verplaatst of gewijzigd.
   • Automatische toepassing mogelijk, gebaseerd op documentbibliotheek of inhoudstype.

2. Regelgevende opnamelabels:

   • Deze labels kunnen door iedereen worden toegepast die een item kan bijwerken.
   • Ze kunnen door niemand worden gewijzigd of verwijderd.
   • Bij toepassing op een document worden zowel de inhoud als de metadata vergrendeld en kunnen ze niet meer worden gewijzigd.
   • Documenten kunnen in Document Central niet worden verplaatst.
   • Automatische toepassing mogelijk, gebaseerd op documentbibliotheek of inhoudstype.

3. Recordlabels (Record Labels):

   • Markeer documenten als record (Record).
   • Deze labels kunnen door iedereen worden toegepast die een item kan bijwerken.
   • Ze kunnen alleen door een gebruiker worden gewijzigd die Site Collection Administrator van de SharePoint-site is.
   • Bij toepassing op een document worden zowel de inhoud als de metadata vergrendeld en kunnen ze vanuit Document Central niet worden gewijzigd.
   • Documenten kunnen in Document Central niet worden verplaatst of gewijzigd.
   • Automatische toepassing mogelijk, gebaseerd op documentbibliotheek of inhoudstype.

Info

Wanneer een label een document als Record markeert, stelt SharePoint een vergrendelstatus in op het document (Vergrendeld of Ontgrendeld).

• Bij Vergrendeld is het document beschermd en kan het in SharePoint niet worden gewijzigd of verwijderd.
• Bij Ontgrendeld zijn metadatawijzigingen in SharePoint mogelijk. Document Central voorkomt echter nog steeds wijzigingen in Business Central.

Alleen gebruikers met de juiste machtigingen kunnen bewaarlabels op records wijzigen/verwijderen en de record-lock-status omzetten.

Site Collection Administrator

Important

Wanneer een SharePoint-site via Document Central wordt aangemaakt, wordt er een Azure Microsoft 365-groep met dezelfde naam aangemaakt. Wanneer een gebruiker als Eigenaar van deze groep wordt toegevoegd, wordt hij de Site Collection Administrator voor deze SharePoint-site.

Als de SharePoint-site extern is aangemaakt, bestaat de Microsoft 365-groep mogelijk niet. In dat geval moeten Site Collection Administrators handmatig worden geconfigureerd in het SharePoint Admin Center (Actieve sites). Meer informatie

Regelgevende opnamelabels zijn ideaal voor situaties waarin het cruciaal is om ervoor te zorgen dat een record onveranderd blijft. Deze labels moeten met voorzichtigheid worden gebruikt; eenmaal toegepast, vergrendelen ze het record en zijn metadata permanent, zodat er geen wijzigingen meer mogelijk zijn.

Belangrijke verschillen tussen regelgevende opnamelabels en andere labeltypes:

• Beperkte beweging: Gebruikers kunnen regelgevende records binnen dezelfde SharePoint-bibliotheek theoretisch verplaatsen, maar dit wordt niet aanbevolen, omdat Document Central het verplaatsen van documenten met een bewaarlabel niet ondersteunt.

• Vaste bewaartermijnen: Beheerders kunnen de door een regelgevend opnamelabel vastgestelde bewaartermijn in het Compliance Center niet verkorten.

• Onomkeerbare site-verwijdering: Wanneer een SharePoint-site met regelgevende records wordt verwijderd, kan deze niet worden hersteld. Dit benadrukt de duurzaamheid van deze records.

• Opt-In-functie: Regelgevende opnamelabels zijn standaard uitgeschakeld in Microsoft 365. Om ze in te schakelen, moeten beheerders PowerShell gebruiken om ervoor te zorgen dat alleen degenen met de juiste kennis toegang hebben. Deze voorzorgsmaatregel voorkomt het per ongeluk permanent vergrendelen van belangrijke inhoud.

De introductie van regelgevende opnamelabels biedt uitgebreide bewaaropties die van onschatbare waarde zijn voor organisaties die de hoogste compliance-normen willen bereiken. Deze labels zorgen ervoor dat belangrijke records en hun metadata permanent onveranderd blijven en bieden een robuust hulpmiddel voor het naleven van strenge wettelijke vereisten.

Belangrijk

Voor het gebruik van bewaarlabels (Retention Labels), records (Records) en regelgevende records (Regulatory Records) in Microsoft 365 gelden verschillende licentievereisten.

1. Microsoft 365 Business Premium of Microsoft 365 E3: Deze plannen ondersteunen de handmatige toepassing van bewaarlabels evenals de toepassing van labels door gebruikers. Ook scenario's waarin Business Central labels automatisch via een takenwachtrij aan documenten toekent, worden ondersteund.

2. Microsoft 365 E3 met Microsoft Purview Suite (voorheen Compliance Add-on): Als regelgevende records moeten worden gebruikt, is naast de E3-licentie de Microsoft Purview Suite vereist.

3. Microsoft 365 E5 / E5 Compliance: Voor het gebruik van bewaarlabels, records en regelgevende records via Business Central is geen Microsoft 365 E5-licentie vereist. De automatische toepassing van labels via een takenwachtrij in Business Central komt niet overeen met de Microsoft Purview auto-labeling die is inbegrepen in het Microsoft 365 E5-plan en vereist daarom geen Microsoft 365 E5-licentie.

4. Microsoft Purview Compliance Portal: Via het Microsoft Purview Compliance Portal kunnen bewaarlabels, records, regelgevende records en andere compliance-functies worden beheerd. De beschikbare functionaliteit is afhankelijk van de toegewezen licenties.

Houd er rekening mee dat elke gebruiker die bewaarlabels of records gebruikt, over een overeenkomstige licentie moet beschikken. Voor het gebruik van bewaarlabels en records is minimaal Microsoft 365 Business Premium of Microsoft 365 E3 vereist.

• Bewaarlabels (Retention Labels): Business Premium of E3
• Record (Records): Business Premium of E3
• Regelgevende records (Regulatory Records): E3 + Microsoft Purview Suite

Het wordt aanbevolen om de actuele licentievoorwaarden van Microsoft te controleren, aangezien licentiemodellen en inbegrepen functies in de loop van de tijd kunnen veranderen.

Zie ook:

• Instellen van bewaarlabels