Ga naar inhoud

Werken met Migraties

In de meeste gevallen wordt Document Central ingesteld met een nieuwe repository. Als een eerdere versie van Document Central met SharePoint On-Premise werd gebruikt, biedt Document Central een migratiepad naar de nieuwe repository, SharePoint Online. Bovendien kan Document Central, wanneer het SharePoint Online als repository gebruikt, naar Azure Blob Storage migreren.

Note

Houd er rekening mee dat het proces, ongeacht het type migratie, tijdrovend kan zijn, afhankelijk van het datavolume, en zorgvuldige planning vereist.

Werken met de SharePoint-migratie

Soms is een overstap tussen SharePoint-sites nodig, zoals van On-Premise naar Online. In dit geval moeten de documenten van de oude SharePoint naar de nieuwe SharePoint worden overgebracht. Dit kan met behulp van de SharePoint-migratie in Document Central.

Scenario: De oude Document Central-interface werd gebruikt met SharePoint On-Premise. De nieuwe Document Central-interface wordt gebruikt met SharePoint Online.

Vereisten: Zorg ervoor dat aan de volgende vereisten is voldaan voordat u met de migratie begint:

  • Zorg ervoor dat de doel-SharePoint-repository in Document Central is aangemaakt en volledig is geconfigureerd.
  • Zorg ervoor dat de app-registratie voor de doel-SharePoint correct is geconfigureerd. Document Central zal dan een app-gebruiker gebruiken voor de upload tijdens de migratie.
  • Zorg ervoor dat de structuur van SharePoint On-Premise en Online identiek is. Alle metadatawaarden en inhoudstypen zijn in de doel-SharePoint precies zo aangemaakt als in de bron-SharePoint.
  • Zorg ervoor dat de doel-SharePoint-repository de actieve repository in Document Central is.
  • Zorg ervoor dat de takenwachtrij Document Central Job Queue – Migratie is ingeschakeld en de status Klaar heeft.

De migratie vindt plaats in de volgende stappen:

  1. Migratielijst invullen.
  2. Bron-SharePoint instellen.
  3. De structuur van de bron-SharePoint vaststellen.
  4. Optioneel: Inhoudstypen en metadata vertalen.
  5. Controleren of de takenwachtrij Document Central Job Queue – Migratie is ingeschakeld en de status Klaar heeft. Indien nodig, de takenwachtrij starten.
  6. Migratie starten.
  7. Documentbibliotheken synchroniseren.

Info

Voor een succesvolle migratie moeten de inhoudstypen en metadata uit de bron-SharePoint aanwezig zijn in de doel-SharePoint. Als ze niet aanwezig zijn, kunt u de broninhoudstypen en metadata toewijzen aan de nieuwe doeltypen.

Om de migratielijst in te vullen, volgt u deze stappen:

  1. Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
  2. Klik op Migratie in de menubalk en voer de actie SharePoint Migratie uit.
  3. Voer de actie Migratielijst invullen in de menubalk uit.
  4. De migratielijst wordt gevuld vanuit de geconfigureerde documentbibliotheken in Document Central.

Om de bron-SharePoint in te stellen, volgt u deze stappen:

  1. Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
  2. Klik op Migratie in de menubalk en voer de actie SharePoint Migratie uit.
  3. Voer de actie Bron-SharePoint invoeren in de menubalk uit.
  4. Geef de SharePoint-URL op in het veld SharePoint-URL.
  5. Geef het SharePoint-veld voor de aanmaakdatum op in het veld SharePoint-veld - Aangemaakt (Optioneel).
  6. Geef de authenticatiemodus op in het veld Authenticatiemodus.
  7. Geef het authenticatietype op in het veld Authenticatietype.
  8. Vul de inloggegevens in het veld Gebruikersnaam en Wachtwoord in.
  9. Klik op OK om de SharePoint-broninformatie te bevestigen.

Om de SharePoint-bronstructuur op te geven, volgt u deze stappen:

  1. Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
  2. Klik op Migratie in de menubalk en voer de actie SharePoint Migratie uit.
  3. Geef de bron-documentbibliotheken op in het veld Bronbibliotheeksnaam.
  4. Geef de subsite op in het veld Bron-Subsite.
  5. Geef het primaire veld op in het veld SharePoint-veld - Bron-documentnr..
  6. Vink het selectievakje Bron verwijderen aan als u de documenten na de migratie uit de bron-SharePoint wilt verwijderen.

Om de inhoudstypen te vertalen, volgt u deze stappen:

  1. Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
  2. Klik op Migratie in de menubalk en voer de actie SharePoint Migratie uit.
  3. Voer de actie Inhoudstype-migratiematrix uit.
  4. Voer de actie Broninhoudstypen importeren uit om alle inhoudstypen uit de bron-SharePoint te importeren.
  5. Wijs de inhoudstypen uit de bron-SharePoint toe aan die in de doel-SharePoint door de doelinhoudstype in het veld Doelinhoudstype naam op te geven.
  6. De inhoudstypen zijn nu toegewezen.

Caution

Inhoudstypen die zowel in de bron- als in de doel-SharePoint aanwezig zijn, worden automatisch toegewezen. U hoeft alleen de inhoudstypen toe te wijzen die niet in de doel-SharePoint aanwezig zijn. Documenten met inhoudstypen die niet in de doel-SharePoint aanwezig zijn, kunnen niet worden gemigreerd.

Om de metadata te vertalen, volgt u deze stappen: 1. Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum. 2. Klik op Migratie in de menubalk en voer de actie SharePoint Migratie uit. 3. Voer de actie Metadata-migratiematrix uit. 4. Voer de actie Bronmetadata importeren uit om alle metadata uit de bron-SharePoint te importeren. 5. Wijs de metadata uit de bron-SharePoint toe aan die in de doel-SharePoint door het veld Doelmetadata naam op te geven. 6. De metadata zijn nu toegewezen.

Caution

Metadata die zowel in de bron- als in de doel-SharePoint aanwezig zijn, worden automatisch toegewezen. U hoeft alleen de metadata toe te wijzen die niet in de doel-SharePoint aanwezig zijn. Documenten met metadatawaarden die niet in de doel-SharePoint aanwezig zijn, kunnen niet worden gemigreerd.

Om de migratie te starten, volgt u deze stappen:

  1. Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
  2. Klik op Migratie in de menubalk en voer de actie SharePoint Migratie uit.
  3. Voer de actie Migratie starten in de menubalk uit.

Info

Na het voltooien van alle stappen begint de migratie. Deze wordt op de achtergrond uitgevoerd. Houd er rekening mee dat de duur van het migratieproces afhangt van het aantal en de grootte van de documenten in SharePoint. U kunt de migratie stoppen door op de actie Migratie stoppen te klikken. Dit stopt de achtergrondsessie van de lopende migratie. Als u de migratie opnieuw wilt starten, kunt u ofwel opnieuw beginnen of vanaf het punt waar u bent gestopt. Als u de migratie opnieuw wilt starten, moet u de migratie-invoer resetten. U kunt een migratie-invoer resetten door op de actie Migratie-invoer resetten te klikken. Dit verwijdert alleen de status van de migratie-invoer en de toestand waarin deze is gestopt. Wanneer u de migratie opnieuw start, begint deze opnieuw. Als u de migratie voor alle documenten opnieuw wilt starten, moet u de actie Migratie-invoeren verwijderen indrukken. Anders zal de migratie geen documenten uploaden die eerder succesvol zijn geüpload. Foutinvoeren worden nog steeds geüpload, ook als dit niet wordt ingedrukt.

Om de documentbibliotheken te synchroniseren, volgt u deze stappen:

  1. Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
  2. Klik op Repository in de menubalk en voer de actie Documentinvoeren synchroniseren uit.
  3. Voer de actie Synchronisatie invullen in de menubalk uit.
  4. Selecteer de te synchroniseren documentbibliotheken en klik op de actie Synchronisatie starten in de menubalk.
  5. De synchronisatie wordt uitgevoerd voor de geselecteerde documentbibliotheken.

Important

  • Om een succesvolle synchronisatie te waarborgen, moeten standaardtoewijzingen in de documentbibliotheken zijn geconfigureerd. Deze toewijzingen zijn opgenomen in de standaardinstelling. Als er een handmatige instelling is gedaan, moet hiermee rekening worden gehouden.
  • De serverinstantie kan tot 10 achtergrondsessies per huurder tegelijkertijd verwerken. Alle verzoeken die deze limiet overschrijden, worden in een wachtrij geplaatst totdat er een slot beschikbaar is.
  • Alleen documenten met de ingevulde primaire sleutel (In query opnemen) veld in de repository worden gesynchroniseerd met Document Central.

Werken met de Azure Blob Storage Migratie

Als de repository van SharePoint Online naar Azure Blob Storage moet worden gewijzigd, biedt Document Central een standaard migratieproces.

Scenario: De SharePoint Online-repository moet worden gewijzigd in een Azure Blob Storage-repository.

Vereisten: Zorg ervoor dat aan de volgende vereisten is voldaan voordat u met de migratie begint: - Zorg ervoor dat de doel- en bron-repository's in Document Central zijn aangemaakt en volledig zijn geconfigureerd. - Zorg ervoor dat de bron-SharePoint-repository de actieve repository in Document Central is. - Zorg ervoor dat de app-registratie voor de bron-SharePoint correct is geconfigureerd. - Zorg ervoor dat alle inhoudstypen, metadata en documentbibliotheken tussen Document Central en SharePoint zijn gesynchroniseerd. U kunt alle gegevens in de module-instelling synchroniseren met de actie Repository bijwerken. - Zorg ervoor dat alle documenten in de SharePoint-repository beschikbaar zijn. Voer anders de documentinvoersynchronisatie uit om de invoeren vóór de migratie te synchroniseren.

Stappen: Om van SharePoint naar Azure Blob Storage te migreren, gaat u als volgt te werk:

  1. Start in het Document Central - Administrator rolcentrum.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Repository uit.
  3. Selecteer de Azure Blob Storage-repository en voer de actie Als actieve repository instellen uit. Er verschijnt een bevestigingsdialoog waarin wordt gevraagd of de gebruiker de documenten wil migreren.
  4. Bevestig met Ja om de migratie-assistent te openen.
  5. Klik op Beginnen om de migratie-assistent te starten.
  6. Geef de gebruikerscontext op die voor het migratieproces moet worden gebruikt in het veld Gebruiker. De gebruiker moet geauthenticeerd zijn, en deze gebruikersinloggegevens worden gebruikt om de documenten uit SharePoint op te halen.
  7. Geef aan of de brongegevens moeten worden verwijderd. U kunt hier ook opgeven of de migratiedatum uit de SharePoint-metadata moet worden overgedragen (Migratiedatum gebruiken).
  8. Als de optie Migratiedatum gebruiken is ingeschakeld, selecteert u het metadata-veld dat voor de migratiedatum en tijd moet worden gebruikt.
  9. Zorg ervoor dat Migreert van en Migreert naar correct zijn.
  10. Klik op Voltooien om de migratie te starten.

Caution

Het verwijderen van eerdere invoeren verwijdert alle documenten in de documentinvoeren en in SharePoint. De migratie wordt op de achtergrond verwerkt. Houd er rekening mee dat de duur van het migratieproces afhangt van het aantal documenten in SharePoint en de grootte van de documenten.

Migratiedatum gebruiken:

Als deze optie is ingeschakeld, leest Document Central de migratiedatum uit de SharePoint-metadata tijdens de migratie en draagt deze over naar de metadata van de gemigreerde documenten in Azure Blob Storage.

  • Het geselecteerde metadata-veld bepaalt in welk veld de migratiedatum wordt opgeslagen.
  • Als er geen veld is geselecteerd of als er geen datum beschikbaar is in SharePoint, wordt automatisch de uploaddatum van Azure Blob Storage gebruikt.

Voordelen:

  • Migratiedatum uit SharePoint-metadata kan worden overgedragen.
  • Consistente toepassing van bewaarbeleid en levenscyclusbeheer in Azure Blob Storage.
  • Nauwkeurige filtering, sortering en zoeken op migratiedatum na de migratie.
  • Minder inspanning voor latere aanpassingen aan documentgegevens.
  • Integratie in het bestaande migratieproces.