Inrichting van Mappings

Mappings vormen de gegevensverbinding tussen een gebied in Business Central, een documentbibliotheek en de metadata. Per gebied kan slechts één mapping worden aangemaakt. De definitie van een mapping gebeurt via de documenttype-definitie. Zodra een mapping is aangemaakt, kunnen verschillende instellingen worden geconfigureerd, inclusief instellingen die het gedrag van de FactBox aanpassen.

Om een mapping aan te maken en aan een documentbibliotheek toe te wijzen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central – Administrator rolcentrum.
Selecteer Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Selecteer de actie Nieuw om een nieuwe mapping aan te maken.
Voer in het veld Code een unieke mapping-code in. De code kan bijvoorbeeld een afkorting van het gebied zijn waarvoor de mapping is ingesteld.
Geef in het veld Beschrijving een duidelijke en eenduidige beschrijving op die het doel van de mapping duidelijk maakt.
Selecteer in het veld Documentbibliotheekcode de juiste documentbibliotheekcode. Als er nog geen geschikte bibliotheek is, moet deze eerst worden aangemaakt.
Navigeer naar het tabblad Bron.
Voer in het veld Tabel de relevante tabel-ID of de tabelnaam in of selecteer deze.
Voer in het veld Pagina-ID de juiste pagina-ID of de paginanaam in of selecteer deze.
Voer in het veld Lijst-ID de juiste lijst-ID of de lijstnaam in of selecteer deze.
Navigeer naar het tabblad Veldmapping.
Voeg de gewenste mappings tussen Bronveld en Metadata-weergavenaam toe. Het bronveld komt uit de gedefinieerde Business Central-tabel, terwijl de metadata-weergavenaam uit de Document Central-instelling wordt geselecteerd.
Vink het selectievakje In query opnemen aan als het betreffende bronveld voor queries moet worden gebruikt. Dit zijn meestal volgnummer-velden.
Voer de actie Documenttype instellen uit.
Vink het selectievakje Uniek documenttype aan als er in de onderliggende tabel slechts één documenttype aanwezig is. Als er meerdere documenttypes bestaan, moet het documenttype worden gedefinieerd via een Tabelveld en de bijbehorende Waarde. In veel tabellen is er een documenttypeveld beschikbaar.

Alternatieve mapping instellen

Er kunnen documenttypes in Business Central zijn die in het bedrijfsproces worden gearchiveerd. Een alternatieve mapping moet in de oorspronkelijke documenttype-mapping worden ingesteld om een overeenkomst te creëren met het gearchiveerde documenttype.

Om een alternatieve mapping in de oorspronkelijke documenttype-mapping in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die met de alternatieve mapping moet worden geconfigureerd.
Selecteer een mapping-code in het veld Alternatieve mapping-code om een oorspronkelijke mapping met een andere mapping te koppelen.
De alternatieve mapping is nu ingesteld.

Warning

Het is belangrijk dat alle mappings eerst worden aangemaakt. De alternatieve mapping voor gearchiveerde gebieden moet pas daarna worden uitgevoerd.

Inhoudstypenlijst voor de Factbox instellen

Instellingen voor de Document Central FactBox kunnen ook in de mapping worden geconfigureerd. De FactBox bevat het DropZone-gebied, maar kan ook de inhoudstypen en hun aantal direct weergeven.

Om de inhoudstypenlijst voor de Factbox te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Inhoudstype-lijst activeren aan.
De inhoudstypen worden nu voor het mappinggebied weergegeven.

Info

De weergave van inhoudstypen is in de FactBox beperkt tot 10 inhoudstypen.

Bestandsnaam bij upload instellen

Documenten kunnen via de Document Central FactBox worden opgeslagen. Standaard wordt de bestandsnaam van het document overgenomen, maar deze kan handmatig worden ingesteld tijdens het opslaan.

Om de bestandsnaam bij het uploaden in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Bestandsnaam bij upload instellen aan.
De bestandsnaam kan nu bij het uploaden worden ingesteld.

Dwingen van metadata-sjablonen instellen

Als metadata-sjablonen in het metadata-beheer zijn ingesteld, kunnen vooraf gedefinieerde waarden verplicht worden gemaakt. In dit geval is het niet meer mogelijk om de sjablonen met aangepaste waarden te overschrijven.

Om metadata-sjablonen te dwingen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Metadata-sjablonen dwingen aan.
De metadata-sjablonen kunnen niet meer worden overschreven.

Documentengroepering instellen

Om documenten in een groep samen te voegen, gebruikt u de functie documentengroepering. De documentengroepering stelt u in staat om groeps-ID's te maken die aan verwante documenten kunnen worden toegewezen.

Om de groepering van documenten te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Groepering activeren aan.
Voer de nummerserie voor de documentengroepering in het veld Nummerreeks voor documentengroepering in.
De documentengroepering is nu voor het mappinggebied geactiveerd.

Documentrelatie voor mappings instellen

Een documentrelatie in Document Central is over het algemeen geactiveerd. Deze relatie kan voor elke mapping worden in- of uitgeschakeld. De omgekeerde documentrelatie kan ook in- of uitgeschakeld worden.

Om de documentrelatie voor mappings te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Documentrelatie activeren aan om de normale documentrelatie te activeren.
Vink het selectievakje Omgekeerde documentrelatie verbieden aan om de omgekeerde documentrelatie te verbieden.
De documentrelatie is nu actief, en de omgekeerde documentrelatie is nu uitgeschakeld.

Info

De omgekeerde documentrelatie moet ook in de module-instelling worden geactiveerd. Deze moet alleen voor speciale toepassingsgevallen worden geactiveerd.

E-mail-mapping instellen

Relevante e-mailinformatie kan automatisch uit Outlook als metadata worden overgedragen wanneer e-mails uit Outlook in de Document Central worden opgeslagen via drag & drop. Dit omvat de e-mailadressen en het onderwerp.

Om de e-mail-mapping aan te maken, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie E-mail-mapping uit.
Voer de e-mail-mapping-code in door een code in het veld Code in te voeren.
Selecteer het inhoudstype in het veld Inhoudstype naam.
Selecteer de metadata voor de afzendernaam in het veld Afzender veld.
Selecteer de metadata voor de afzender-e-mail in het veld Afzender-e-mail veld.
Selecteer de metadata voor de ontvangers in het veld Ontvanger veld.
Selecteer de metadata voor de informatie in het veld CC veld.
Selecteer de metadata voor het onderwerp in het veld Onderwerp veld.
De e-mail-mapping is nu ingesteld.

E-mail-mapping toewijzen

Een aangemaakte e-mail-mapping kan aan andere mappings worden toegewezen.

Om de e-mail-mapping toe te wijzen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die met de e-mail-mapping moet worden geconfigureerd.
Selecteer de aangemaakte e-mail-mapping in het veld E-mail-mapping-code.
De e-mail-mapping metadata worden automatisch voor deze mapping opgeslagen, als een e-mail via drag & drop wordt ingevoegd.

Quickdrop instellen

De Quickdrop is een speciaal gebied in de Document Central FactBox. Wanneer Quickdrop is geactiveerd, worden tot drie extra opslaggebieden zichtbaar, zodat documenten snel kunnen worden opgeslagen zonder een inhoudstype of metadata te definiëren.

Om de Quickdrop te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die met de e-mail-mapping moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Quickdrop activeren aan.
Selecteer een inhoudstype in het veld Inhoudstype 1 om het eerste inhoudstype te definiëren.
Selecteer een inhoudstype in het veld Inhoudstype 2 om het tweede inhoudstype te definiëren.
Selecteer een inhoudstype in het veld Inhoudstype 3 om het derde inhoudstype te definiëren.
De Quickdrop is nu voor het mappinggebied actief.

E-mail-begleitdokumente instellen

Documenten kunnen via de Document Central FactBox worden opgeslagen. U kunt een selectievakje inschakelen om een document als e-mail-begleitdokument te markeren. Deze waarde kan in de Document Central for Dispatch-uitbreiding worden gebruikt om documenten te filteren die alleen als e-mailbijlagen relevant zijn.

Om e-mail-begleitdokumente te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Begleitdokumente activeren aan.
Selecteer een metadata in het veld Metadata voor e-mail-begleitdokumente.
Het selectievakje voor e-mail-begleitdokumente is nu voor het mappinggebied actief.

Note

De metadata moet van het type Boolean zijn. Het veld Begleitdokumente beperken tot maakt het mogelijk om het selectievakje zichtbaar te maken voor een gedefinieerde groep gebruikers.

Portaldokumente instellen

Documenten kunnen via de Document Central FactBox worden opgeslagen. U kunt een selectievakje inschakelen om een document als portal-begleitdokument te markeren. Deze waarde kan in de Document Central for Portals-uitbreiding worden gebruikt om documenten te filteren die alleen als portal-download relevant zijn.

Om portal-begleitdokumente te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Portal-begleitdokumente activeren aan.
Selecteer een metadata in het veld Metadata voor portal-begleitdokumente.
Het selectievakje voor portal-begleitdokumente is nu voor het mappinggebied actief.

Note

De metadata moet van het type Boolean zijn. Het veld Portal-begleitdokumente beperken tot maakt het mogelijk om het selectievakje zichtbaar te maken voor een gedefinieerde groep gebruikers.

Barcode FactBox instellen

Om willekeurige barcode-labels te kunnen afdrukken, moeten in de mappings instellingen en velden worden ingesteld en geactiveerd.

Om de Barcode FactBox te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die moet worden geconfigureerd.
Navigeer naar het tabblad Barcode-instellingen.
Vink het selectievakje Barcode FactBox activeren aan.
Vink het selectievakje Barcode-labelafdruk activeren aan.
Voer de nummerserie voor de barcode in het veld Barcode-nr. serie in.
Voer het barcode-type in het veld Barcode-type in.
Vink het selectievakje Altijd nieuwe barcode aanmaken aan als bij elke afdruk een andere barcode-ID moet worden gebruikt.
De Barcode FactBox is nu zichtbaar, en u kunt barcode-labels afdrukken met behulp van een actie in de FactBox.

Barcode-aanmaak bij boeken instellen

Als de Barcode FactBox is geactiveerd, kunnen barcode-invoeren automatisch worden gegenereerd wanneer een document wordt geboekt of geconverteerd.

Om de barcode-aanmaak bij boeken te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die met de e-mail-mapping moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Barcode-aanmaak bij boeken activeren aan.
Voer het barcode-inhoudstype in het veld Barcode-inhoudstype bij boeken in.
De barcode-aanmaak bij boeken is nu geactiveerd.

Inrichting van metadata in de mapping

Wanneer een document in Document Central wordt geüpload, kunnen metadata automatisch tijdens de upload worden toegewezen. Dit gebeurt door het maken van veldmappings. Hierbij wordt een bronveld uit de bijbehorende tabel aan een metadata-veld toegewezen, zodat de waarde van het bronveld in de metadata wordt geschreven.

Om metadata in de mapping te configureren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central – Administrator rolcentrum.
Klik in het lint op Mapping en voer de actie Mappings uit.
Selecteer de mapping Code die moet worden geconfigureerd en klik op Bewerken.
Navigeer naar de ingesloten lijst Veldmapping.
Maak een nieuwe invoer aan en geef het bronveld op waarvan de waarde in de metadata moet worden geschreven.
Selecteer het metadata-veld (via de weergavenaam) waarin de waarde wordt opgeslagen.

Info

Deze configuratie kan ook via de Dynamische Mapping worden uitgevoerd. In dit geval wordt de waarde niet uit een tabelveld gehaald, maar via een gegevensmapping geleverd.

Dynamische Mapping-waarde selectie

De dynamische mapping-waarde selectie verbindt een CORE-gegevensmapping met een metadata-veld in een Document-Central-mapping.

De CORE-gegevensmapping definieert welke gegevens uit de tabellen in Business Central worden opgehaald. Hiervoor worden de velden gebruikt die de huidige record uniek beschrijven, zoals documenttype of documentnummer. De waarden die via RETURN worden teruggegeven, zijn vervolgens beschikbaar voor verder gebruik in Document Central.

In de Document-Central-mapping wordt de CORE-gegevensmapping in het gebied Dynamische veldmapping aan een metadata-veld toegewezen. Wanneer de optie Dynamische Mapping-waarde selectie is ingeschakeld, stelt Document Central de teruggegeven waarden als keuzelijst in het betreffende metadata-veld beschikbaar.

Hierdoor worden de selecteerbare metadata-waarden dynamisch bepaald op basis van de momenteel geopende record in Business Central.

Voorbeeld

Dynamische Mapping voor inkooporderregels instellen

Met de dynamische mapping kunnen bij het opslaan van een document metadata-waarden uit een keuzelijst worden geselecteerd. De beschikbare waarden worden via een CORE-gegevensmapping uit de bij de huidige inkooporder behorende inkoopregels opgehaald.

In het volgende voorbeeld worden de regelnummer van een inkooporder in het metadata-veld Opmerking ter selectie aangeboden.

CORE - Gegevensmapping configureren

Open in Document Central het gebied Mapping.
Selecteer vervolgens Gegevensmapping.
Maak een nieuwe gegevensmapping aan.
Voer in het veld Code de waarde IK-BESTELREGEL in.
Voer in het veld Beschrijving een betekenisvolle waarde in, bijvoorbeeld Inkoop Bestelregel.
Selecteer als Starttabel de tabel Inkoopkop.

Leg in het gebied Regels de volgende mappingregels vast:

Bron Tabel	Bronveld	Bronveldtype	Type	Doel Tabel	Doelveld	Zoekoptie
Inkoopkop	Documenttype	OPTIE	VELD	Inkoopkop	Documenttype	Eerste
Inkoopkop	Nr.	CODE	VELD	Inkoopkop	Nr.	Eerste
Inkoopregel	Documentnr.	CODE	VELD	Inkoopkop	Nr.	Herhalen
Inkoopregel	Regelnummer	INTEGER	RETURN	–	–	Herhalen

Opmerking

De eerste twee regels bepalen aan de hand van Documenttype en Nummer de huidige inkooporder. Via de derde regel worden de bijbehorende inkoopregels opgehaald. De laatste regel geeft met RETURN de respectieve regelnummer terug.

CORE-gegevensmapping testen

Na het aanmaken van de CORE-gegevensmapping kan worden gecontroleerd of de mappingregels de verwachte waarde teruggeven.

Open de betreffende Gegevensmapping.
Selecteer in de actiebalk Acties.
Selecteer vervolgens Gegevensmapping testen.
Controleer de weergegeven retourwaarde.

In het getoonde voorbeeld wordt de waarde 4 teruggegeven. Het testresultaat moet overeenkomen met de verwachte waarde uit de onderliggende Business-Central-gegevens.

!!! info "Opmerking" De testfunctie controleert uitsluitend de CORE-gegevensmapping. Of de retourwaarde vervolgens in het juiste metadata-veld als keuzelijst wordt weergegeven, controleert u pas na de toewijzing in de Document-Central-mapping.

CORE - Gegevensmapping in Document Central toewijzen

Open in Document Central het gebied Mapping.
Selecteer vervolgens Mappings.
Open de mapping E-BESTELLING.
Scroll naar het gebied Dynamische veldmapping.
Selecteer Nieuwe regel.
Selecteer in het veld Dynamische mappingcode de gegevensmapping IK-BESTELREGEL.
Vink het selectievakje Dynamische Mapping-waarde selectie aan.
Selecteer in het veld Metadata-weergavenaam het metadata-veld Opmerking.

Configuratie testen

Open een inkooporder met meerdere inkoopregels.
Leg een document in de Document Central Factbox om het te archiveren.
Navigeer naar het metadata-veld Opmerking.
Controleer of de regelnummer van de huidige inkooporder als keuzelijst wordt weergegeven.
Selecteer een regelnummer en klik op Ok.
Controleer of de geselecteerde waarde als metadata aan het document is opgeslagen.

Resultaat

Bij het opslaan van een document voor een inkooporder kunnen in het metadata-veld Opmerking de regelnummer van de momenteel geopende inkooporder worden geselecteerd.

Include in Query Metadata

De optie In query opnemen is een speciaal kenmerk dat ervoor zorgt dat de metadata in het documentnummer van de documentinvoer wordt opgenomen. Hierdoor wordt het geüploade document in een bepaald gebied uniek.

Voorbeeld: Het documentnummer voor Boekingen van verkoopfacturen is doorgaans de Factuurnr., omdat dit de primaire sleutel van de bijbehorende tabel is. Met deze configuratie worden de geüploade documenten per record opgeslagen, zodat weergave en versiebeheer mogelijk zijn. In dit geval zou het documentnummer de waarde uit de Factuurnr. van de geboekte verkoopfacturen zijn.

Om "In query opnemen" te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central – Administrator rolcentrum.
Klik in het lint op Mapping en voer de actie Mappings uit.
Selecteer de mapping Code die moet worden geconfigureerd.
Navigeer naar de ingesloten lijst Veldmapping.
Maak een nieuwe invoer aan of selecteer een bestaande.
Vink het veld In query opnemen aan.

Info

Er kunnen ook twee In query opnemen velden worden gedefinieerd. In dit geval wordt het documentnummer met een komma gescheiden.
Voorbeeld: In de Projecttaken tabel kunnen zowel de Taaknr. als de Projectnr. als In query opnemen velden worden gedefinieerd. Het resulterende documentnummer zou er dan bijvoorbeeld zo uitzien: "1000","PJ1000".

Met de In query opnemen volgorde wordt vastgesteld welke waarde eerst en welke daarna in het documentnummer verschijnt. De kleinste volgordewaarde wordt eerst ingesteld.

Warning

Het veld Documentnr. kan slechts 20 tekens opslaan. Dit kan bij lange documentnummers tot problemen leiden.
Als er problemen optreden, neem dan contact op met de Simova-ondersteuning. Een oplossing voor deze beperking wordt momenteel geëvalueerd.