Vragen

Met een vraaginvoer kunnen informatie gericht van gebruikers of gebruikersgroepen worden opgevraagd. In tegenstelling tot een informatie vereist een vraag een antwoord van de ontvanger. Vragen ondersteunen de gestructureerde communicatie binnen bedrijfsprocessen en zorgen ervoor dat vereiste informatie op een traceerbare manier wordt vastgelegd en gedocumenteerd.

Nieuwe vraag over de Flow Path Info FactBox aanmaken

Via de Flow Path Info FactBox kunt u nieuwe vragen direct aan een record aanmaken en naar gebruikers of gebruikersgroepen verzenden. De antwoorden worden centraal aan het record gedocumenteerd en zijn beschikbaar voor alle bevoegde gebruikers.

Volg deze stappen om een vraag over de Flow Path Info FactBox aan te maken:

Navigeer naar een willekeurig record, bijvoorbeeld naar een invoer in de Boekingen Verkoopfacturen.
Selecteer een record.
Aan de rechterkant wordt de Flow Path Info FactBox weergegeven.
Open het drilldown-menu van de Flow Path Info FactBox door op Flow Path te klikken.
Kies de actie Nieuwe invoer.
Zet de schakelaar aan naast Vraag schrijven, Vraag uit een catalogus of Vraag uit een sjabloon.
- Vraag schrijven
  Voer op de volgende pagina uw vraag in het tekstveld in. Daarnaast kunt u aangeven of de vraag als kritisch gemarkeerd moet worden.
- Vraag uit een catalogus
  Kies op de volgende pagina een vragencatalogus. Klik op Volgende om de daarin gedefinieerde vragen weer te geven. Kies vervolgens de gewenste vraag. Of een vraag als kritisch is gemarkeerd, wordt vastgesteld bij het aanmaken van de vragencatalogus.
- Vraag uit een sjabloon
  Kies op de volgende pagina een vraag-sjabloon en klik op Volgende. Vervolgens worden alle vragen weergegeven die eerder in de sjabloon zijn vastgelegd. Al in de sjabloon gedefinieerde ontvangers worden automatisch overgenomen en vooraf geselecteerd. De toewijzing kan indien nodig vóór het aanmaken van de invoer nog worden aangepast.
Klik op Volgende om de vraag aan een gebruiker of gebruikersgroep toe te wijzen. Kies de gewenste ontvanger en definieer indien nodig een vervaldatum.
Via de actie Extra invoer kunt u een andere zelfstandige vraaginvoer aanmaken. In tegenstelling tot een sjabloon wordt de nieuwe invoer niet samengevoegd met bestaande invoeren, maar als een aparte Flow Path invoer aangemaakt. Voor deze invoer kunt u een eigen ontvanger vaststellen en de vraag aan een gebruiker of gebruikersgroep toewijzen.

Vraag beantwoorden

Ontvangers van een vraag kunnen hun antwoord direct via de betreffende Flow Path invoer vastleggen. Het antwoord wordt aan het record gedocumenteerd en is voor alle bevoegde gebruikers traceerbaar. Afhankelijk van de configuratie van de vraag kan de beantwoording als vrije tekst plaatsvinden.

Volg deze stappen om een vraag te beantwoorden:

Open uw toegewezen Flow Path invoeren via de tegel Open in het rolcentrum of open het record dat de Flow Path vraaginvoer bevat.
Selecteer de gewenste Flow Path vraaginvoer.
Indien nodig kunt u de invoeren sorteren op Type of Aanmaakdatum.
Ga via de actie Lijst bewerken naar de bewerkingsmodus.
Navigeer naar het gedeelte Antwoorden en leg uw antwoord vast in de kolom Antwoord.
Klik vervolgens op de actie Antwoorden.
De maker van de vraag wordt na het indienen van het antwoord op de hoogte gesteld en kan het antwoord vervolgens accepteren of afwijzen. Als de maker het antwoord afwijst, kan hij bovendien een opmerking achterlaten waarin de reden voor de afwijzing wordt uitgelegd. Vervolgens kan de vraag opnieuw worden bewerkt en kan een bijgewerkt antwoord worden ingediend.

Vraag accepteren of afwijzen

Nadat een vraag is beantwoord, kan de maker het ingediende antwoord controleren en beslissen of dit geaccepteerd of afgewezen moet worden. Door de acceptatie wordt de vraag afgesloten. Wordt het antwoord afgewezen, kan een opmerking met de reden van de afwijzing worden achtergelaten, zodat de ontvanger zijn antwoord dienovereenkomstig kan herzien.

Antwoord accepteren

Open de Flow Path invoeren via de tegel Aangemaakt in het rolcentrum of open het record dat de Flow Path vraaginvoer bevat.
Selecteer de gewenste Flow Path vraaginvoer.
Indien nodig kunt u de invoeren sorteren op Type of Aanmaakdatum.
Navigeer naar het gedeelte Antwoorden van de aangemaakte vraag.
Zodra een toegewezen gebruiker de vraag heeft beantwoord, wordt het antwoord in de kolom Antwoord weergegeven.
Om het antwoord te accepteren, selecteert u de betreffende regel en klikt u op de actie Accepteren.
Als er slechts één gebruiker aan de vraag is toegewezen, wordt de vraag na acceptatie automatisch in de status Gearchiveerd gezet.
Als er meerdere gebruikers aan de vraag zijn toegewezen, verschijnt er een melding of het bestaande antwoord geaccepteerd moet worden en of er geen verdere antwoorden van de overige gebruikers nodig zijn.
Bevestigt u de melding met Ja, dan wordt de vraag gearchiveerd. Kiest u Nee, dan blijft de vraag open en kunnen de overige toegewezen gebruikers nog steeds antwoorden indienen.

Antwoord afwijzen

Open de Flow Path invoeren via de tegel Aangemaakt in het rolcentrum of open het record dat de Flow Path vraaginvoer bevat.
Selecteer de gewenste Flow Path vraaginvoer.
Indien nodig kunt u de invoeren sorteren op Type of Aanmaakdatum.
Navigeer naar het gedeelte Antwoorden van de aangemaakte vraag.
Zodra een toegewezen gebruiker de vraag heeft beantwoord, wordt het antwoord in de kolom Antwoord weergegeven.
Selecteer het betreffende antwoord en klik op de actie Afwijzen.
In het volgende venster kunt u een opmerking achterlaten om de reden van de afwijzing te documenteren.
Na de afwijzing krijgt het antwoord de status Afgewezen. De toegewezen gebruiker wordt dienovereenkomstig geïnformeerd en kan de vraag opnieuw beantwoorden.

Opmerking

In de Flow Path Geschiedenis worden alle statuswijzigingen van een invoer geregistreerd. Is een antwoord afgewezen en is er een opmerking achtergelaten, dan kunt u deze te allen tijde inzien via het dropdown-menu van de betreffende invoer in de Flow Path Geschiedenis.

Vragenstatus resetten

Is een vraag al beantwoord, dan kan de maker de status van de vraag resetten. Hierdoor verandert de vraag van de status Beantwoord terug naar de status Aangemaakt en wordt deze opnieuw vrijgegeven voor bewerking. Dit is bijvoorbeeld zinvol als het antwoord onvolledig is of als er aanvullende informatie nodig is.

Opmerking

Een reset van de status is alleen mogelijk zolang de vraag zich in de status Beantwoord bevindt. Na de reset verandert de vraag weer in de status Aangemaakt en kan deze opnieuw beantwoord worden. Is de vraag al geaccepteerd, kan de status niet meer door de ontvanger van de vraag worden gereset. In dat geval kan alleen de maker van de vraag de vraag opnieuw openen.

Volg deze stappen om de status van een Flow Path vraaginvoer te resetten:

Open uw toegewezen Flow Path invoeren via de tegel Open in het rolcentrum of open het record dat de Flow Path vraaginvoer bevat.
Selecteer de gewenste Flow Path vraaginvoer.
Indien nodig kunt u de invoeren sorteren op Type of Aanmaakdatum.
Ga via de actie Lijst bewerken naar de bewerkingsmodus.
Navigeer naar het gedeelte Antwoorden en leg uw antwoord vast in de kolom Antwoord.
Klik vervolgens op de actie Antwoorden.
Als de vraag opnieuw beantwoord moet worden, klikt u op de actie Status resetten.
De status van de vraag wordt van Beantwoord op Aangemaakt gereset.
De vraag kan nu opnieuw beantwoord worden.