Inrichting van een vragenlijst
Met een vragenlijst kunnen vaak benodigde vragen centraal worden beheerd en gestandaardiseerd worden aangeboden. In plaats van dezelfde vragen steeds handmatig in te voeren, kunnen gebruikers terugvallen op vooraf gedefinieerde vragen.
Hierdoor wordt het creëren van nieuwe vragen versneld, de kwaliteit van de terugvragen verbeterd en wordt ervoor gezorgd dat belangrijke informatie bij terugkerende processen volledig en uniform wordt opgevraagd.
Inrichting van een vragenlijst
Volg deze stappen om een vragenlijst te maken:
- Start in het Flow Path Administrator-rolcentrum.
- Navigeer in de menubalk naar Catalogi en sjablonen en selecteer het menu-item Vragenlijsten.
- Klik op + Nieuw om een nieuwe vragenlijst te maken.
- Geef een unieke code voor de vragenlijst op. Deze dient ter identificatie van de lijst en moet zo veel mogelijk betekenisvol worden gekozen. Optioneel kunt u ook een beschrijving toevoegen om het doel van de lijst nader toe te lichten.
- Navigeer naar het gedeelte Vragen.
- Voer in de kolom Vraag de vraag in die u aan de vragenlijst wilt toevoegen.
- Geef aan of de vraag als kritisch gemarkeerd moet worden. Activeer hiervoor het bijbehorende selectievakje of laat het gedeactiveerd.
-
Kies een antwoordtype. De volgende antwoordtypes zijn beschikbaar:
-
Vrije tekst
De ontvanger kan de vraag beantwoorden door een vrij geformuleerde tekst in te voeren. -
Ja / Nee
De ontvanger kan de vraag beantwoorden door Ja of Nee te selecteren. -
Veldkoppeling
De ontvanger kan een waarde in een gedefinieerd veld invoeren of selecteren om de vraag te beantwoorden.
-
-
Wanneer u de inrichting van de vragenlijst hebt voltooid, kunt u de pagina verlaten.
Belangrijk
Als u een vraag als kritisch markeert en de blokkeringsfunctie in de module-instelling is geactiveerd, kan de betreffende gegevensrecord afhankelijk van de gekozen blokkeringseinstellungen niet verder worden verwerkt. Verdere bewerking is pas mogelijk nadat de kritische vraag is beantwoord en de indiener het ingediende antwoord heeft geaccepteerd.
Voorbeeldscenario Blokkeringsfunctie van de module-instelling
U legt op een Bestelling een kritische vraag vast, omdat voor verdere verwerking moet worden vastgesteld of de Crediteur vanwege een betalingsachterstand voor verdere bestellingen mag worden vrijgegeven.
Tegelijkertijd heeft u in de module-instelling de blokkeringsfunctie geactiveerd. Hierdoor kan de bestelling in eerste instantie niet verder worden verwerkt totdat de vraag is beantwoord en het antwoord door de indiener is geaccepteerd.
Probeert u de bestelling toch verder te verwerken voordat de vraag is beantwoord en geaccepteerd, dan wordt de verwerking geblokkeerd door een bijbehorende foutmelding.
U kunt zoveel vragenlijsten voor verschillende toepassingsgevallen maken en zo vaak gebruikte vragen centraal beheren.
Hoe u een vraaginvoer via een vragenlijst in de Flow Path Info FactBox maakt, leest u in Creëren van een Flow Path vraaginvoer.
Inrichting van het antwoordtype Veldkoppeling
Met het antwoordtype Veldkoppeling kunnen antwoorden direct in een gedefinieerd veld van de gegevensrecord worden vastgelegd. In plaats van een antwoord als vrije tekst in te voeren, voert de ontvanger de benodigde waarde in het voorgeschreven veld in of selecteert deze.
Verwijderen of deactiveren van een vragenlijst
Vragenlijsten kunnen niet worden verwijderd zodra ze al zijn gebruikt. In plaats daarvan kunnen ze worden gedeactiveerd. Hierdoor blijven bestaande koppelingen en al gemaakte invoeren behouden, terwijl de lijst voor verder gebruik niet meer zichtbaar is.
Volg deze stappen om een vragenlijst te deactiveren of te verwijderen:
- Start in het Flow Path Administrator-rolcentrum.
- Navigeer in de menubalk naar Catalogi en sjablonen en selecteer het menu-item Vragenlijsten.
- Selecteer de vragenlijst die u wilt verwijderen.
- Klik op Verwijderen.
- Als de vragenlijst al in een Flow Path-invoer wordt gebruikt, ontvangt u een melding dat de lijst niet kan worden verwijderd. In dat geval wordt deze automatisch gedeactiveerd en uit de lijst van beschikbare lijsten verwijderd.
- Als de vragenlijst nog in geen enkele Flow Path-invoer is gebruikt, wordt deze na uitvoering van de verwijderactie volledig verwijderd.
Belangrijk
Als u een vraag uit een vragenlijst wilt verwijderen, is dit alleen mogelijk zolang er nog geen Flow Path-invoer met deze vraag is gemaakt.
Als de vraag al in een Flow Path-invoer is gebruikt, kan deze niet meer worden verwijderd om de traceerbaarheid van bestaande invoeren te waarborgen.
Vragen achteraf als kritisch markeren
Bij het creëren van een vragenlijst is niet altijd meteen duidelijk of een vraag als kritisch moet worden ingeschat. Mocht later blijken dat een vraag bijzondere aandacht vereist, kan de markering Kritisch te allen tijde achteraf worden geactiveerd.
Volg deze stappen om een vraag in een vragenlijst als kritisch te markeren:
- Start in het Flow Path Administrator-rolcentrum.
- Navigeer in de menubalk naar Catalogi en sjablonen en selecteer het menu-item Vragenlijsten.
- Selecteer de vragenlijst waarin u een vraag als kritisch wilt markeren.
- Navigeer naar de rijen waarin de vragen zijn gedefinieerd.
- Activeer het selectievakje in de kolom Kritisch om de geselecteerde vraag als kritisch te markeren.
Als u klaar bent, kunt u de pagina verlaten.
Informatie
Als een vraag in een vragenlijst achteraf als kritisch wordt gemarkeerd, neemt Flow Path deze wijziging automatisch over voor alle bestaande en toekomstige invoeren die op deze vraag zijn gebaseerd.
Als u de blokkeringsfunctie in de module-instelling heeft geactiveerd, houd er dan rekening mee dat de verwerkbaarheid van gegevensrecords kan veranderen. Als een vraag achteraf als kritisch wordt gemarkeerd, kunnen gegevensrecords waarvoor al een overeenkomstige Flow Path-invoer bestaat, voor verdere verwerking worden geblokkeerd.
Verdere bewerking is pas mogelijk nadat de kritische vraag is beantwoord en het antwoord door de indiener is geaccepteerd.