Ga naar inhoud

Informatie

Met een informatie-item kunnen belangrijke informatie in Flow Path worden vastgelegd en gericht aan gebruikers of gebruikersgroepen worden doorgegeven. Informatie-items dienen ter documentatie en communicatie binnen bedrijfsprocessen en vereisen geen bewerking door de ontvanger. Hierdoor worden relevante informatie centraal opgeslagen, blijven ze traceerbaar en zijn ze te allen tijde beschikbaar voor alle betrokkenen.

Nieuwe informatie-item aanmaken via de Flow Path Info FactBox

Via de Flow Path Info FactBox kunt u nieuwe informatie direct aan een record toevoegen en delen met andere gebruikers of gebruikersgroepen. Op deze manier worden belangrijke aanwijzingen en informatie centraal gedocumenteerd en voor alle betrokkenen traceerbaar beschikbaar gesteld.

Volg deze stappen om een informatie-item aan te maken via de Flow Path Info FactBox:

  1. Navigeer naar een willekeurig record, bijvoorbeeld naar een item in de Boekingen van verkoopfacturen.
  2. Selecteer een record.
  3. Aan de rechterkant wordt de Flow Path Info FactBox weergegeven.
  4. Open het drilldown-menu van de Flow Path Info FactBox door op Flow Path te klikken.
  5. Kies de actie Nieuw item.

  6. Zet de schakelaar aan naast Informatie schrijven, Informatie uit een catalogus of Informatie uit een sjabloon.

    • Informatie schrijven
      Voer op de volgende pagina uw informatie in het tekstveld in. Daarnaast kunt u aangeven of de informatie als kritisch gemarkeerd moet worden.

    • Informatie uit een catalogus
      Kies op de volgende pagina een informatiecatalogus. Klik op Volgende om de daarin gedefinieerde informatie weer te geven. Kies vervolgens de gewenste informatie. Of een informatie als kritisch is gemarkeerd, wordt vastgesteld bij het aanmaken van de informatiecatalogus.

    • Informatie uit een sjabloon
      Kies op de volgende pagina een informatie-sjabloon en klik op Volgende. Vervolgens worden alle informatie weergegeven die eerder in de sjabloon zijn vastgelegd. Al in de sjabloon gedefinieerde ontvangers worden automatisch overgenomen en vooraf geselecteerd. De toewijzing kan indien nodig vóór het aanmaken van het item nog worden aangepast.

  7. Klik op Volgende om de informatie aan een gebruiker of gebruikersgroep toe te wijzen. Kies de gewenste ontvanger en definieer indien nodig een vervaldatum.

  8. Via de actie Extra item kunt u een ander zelfstandig informatie-item aanmaken. In tegenstelling tot een sjabloon wordt het nieuwe item niet samengevoegd met bestaande items, maar als een apart Flow Path-item aangemaakt. Voor dit item kunt u een eigen ontvanger vaststellen en de informatie aan een gebruiker of gebruikersgroep toewijzen.

Informatie ter kennisname

Nadat u een informatie hebt gelezen, kunt u deze als ter kennisname markeren. Hierdoor wordt gedocumenteerd dat de informatie is gelezen en dat er geen verdere actie vereist is.

  1. Open uw Flow Path-items via de tegel Open in het rolcentrum of open het record dat het Flow Path-informatie-item bevat.
  2. Selecteer het gewenste Flow Path-informatie-item.
  3. Indien nodig kunt u de items sorteren op Type of Aanmaakdatum.
  4. Open het informatie-item en controleer de inhoud van de verstrekte informatie.
  5. Klik op de actie Informatie ter kennisname, om de informatie als gelezen te markeren.
  6. Zodra alle toegewezen gebruikers de informatie ter kennisname hebben genomen, wordt het item automatisch verplaatst naar de tegel Voltooid.

Let op

Is de blokkeringsfunctie ingeschakeld en is de informatie als kritisch gemarkeerd, dan kan het betreffende record pas verder worden verwerkt nadat alle verantwoordelijke gebruikers de informatie als ter kennisname hebben gemarkeerd.

Zie ook