Proces Sjablonen

Status: 02.09.2025 • Leestijd: ~15 minuten

Proces sjablonen bepalen hoe gegevens die uit documenten zijn gehaald, worden verwerkt. Ze definiëren welke workflows worden geactiveerd en welke documenten worden aangemaakt in Business Central. Vanwege de dynamische structuur kunnen proces sjablonen vrij worden geconfigureerd – van klassieke factuurverwerking tot individuele, complexe automatiseringen.

Dit artikel legt uit hoe je een nieuw sjabloon kunt maken, welke opties beschikbaar zijn en hoe je het optimaal kunt configureren.

Voorwaarden

Toegang tot Business Central met de juiste machtigingen om Smart Processing in te stellen.
De Documentcategorie is bekend of al aangemaakt.
Optioneel: Kennis van Nummerreeksen, tabel- en veldstructuur in Business Central.

Maak Proces Sjabloon

Open Business Central.
Zoek naar Proces Sjablonen of open de pagina Smart Processing Setup.
Selecteer de actie Aanmaken in het menu om de wizard te starten.
Vul de velden in de wizard in zoals hieronder beschreven.
Sla het sjabloon op om het te gebruiken in Smart Processing workflows.

Algemene Instellingen

Veld	Beschrijving
Sjablooncode	Unieke code van het sjabloon. Dient als technische identificatie.
Sjabloonbeschrijving	Vrije tekstbeschrijving van het doel of gebruik van het sjabloon.
Documentcategorie	Verbindt het sjabloon met een Documentcategorie. Dit bepaalt de doeltabel/pagina van de verwerking. Verplicht veld – alleen dan kunnen velden worden toegevoegd.
Activeer Documentmatching	Activeert Documentmatching binnen dit sjabloon. Voor meer informatie: zie Documentmatching configureren.

Automatisering & Intelligentie Instellingen

Veld	Beschrijving
Slimme Veldmatching	Maakt AI-ondersteunde matching mogelijk tussen vastgelegde documentvelden en sjabloonvelden. Wanneer uitgeschakeld, worden velden strikt gematcht op basis van veldnamen en alternatieve veldnamen. Standaard: Ingeschakeld.
Slimme G/L Rekening Suggestie	Maakt AI-gestuurde G/L Rekening suggesties voor documentregels mogelijk. Optie "Wanneer Type Leeg is" suggereert rekeningen alleen voor regels zonder een type. Optie "Wanneer Geen Mapping Gevonden" suggereert rekeningen wanneer er geen opzoekmappingresultaat beschikbaar is.
Gebruik Historisch Leren (Voorbeeld)	Analyseert eerder verwerkte documenten en stelt automatisch waarden voor wanneer aan de drempels voor vertrouwen is voldaan. Toegepast alleen wanneer velden leeg zijn of er geen geldige opzoekmapping bestaat. Momenteel wordt het historische leren alleen toegepast op hetzelfde record van de documentcategorie. (Functie is in Voorbeeld en kan veranderen)
Sjabloonregels	Maakt het mogelijk om meerdere regelvoorwaarden te definiëren die automatisch vastgelegde documentinformatie op sjabloonvelden kunnen toepassen. Voor meer informatie, zie het artikel over Sjabloonregels.

Procesgedrag Instellingen

Veld	Beschrijving
Sta Proces Met Opmerking Toe	Geeft aan of een document kan worden verwerkt ondanks opmerkingen (fouten): • Toestaan met Bevestiging – verwerking na bevestiging. • Toestaan zonder Bevestiging – verwerking zonder navraag. • Niet Toestaan – verwerking is geblokkeerd als er opmerkingen aanwezig zijn.
Sta Verwijdering van Opmerking Toe	Staat de verwijdering van opmerkingen in het proces toe.
Open Document Na Verwerking	Opent automatisch het aangemaakte document na verwerking.
Toon Verwerkte Bericht	Toont een melding na verwerking. Beschikbaar wanneer Open Document Na Verwerking is uitgeschakeld.
Archiveer Document	Timing van archivering: • Nooit – geen archivering. • Altijd – altijd archiveren na verwerking. • Na Verwerking – archiveren na voltooiing van het proces. • Na Matching – archiveren na voltooiing van de matching.
Archiveer Inhoudstype	Definieert het inhoudstype in Document Central voor archivering.

Velden Instellen

Het hart van een proces sjabloon is de veldconfiguratie. Je definieert welke velden in het sjabloon worden gebruikt en hoe ze worden ingevuld. Alle hier geconfigureerde velden zullen later worden gebruikt bij het boeken van het document – je bepaalt hoe een record wordt aangemaakt met welke waarden.

Er zijn twee gebieden:

Documentkop Velden – velden van het koprecord.
Documentregel Velden – velden van de regels.

De brontabellen worden bepaald door de Documentcategorie. Als er geen regeltabel is gedefinieerd in de categorie, worden er geen Documentregel Velden aangeboden.

Om te beginnen, configureer eerst de tabelsleutels, voeg vervolgens de velden toe.

Configureer Tabelsleutels

Stel de tabelsleutels in. Smart Processing is volledig dynamisch en kan met elke tabel werken. Om ervoor te zorgen dat records correct worden aangemaakt, moeten de sleutelfeiten (Primaire Sleutels) worden gekoppeld aan de juiste waardebronnen.

Open de actie Configureer Tabelsleutels in de veldlijst (Kop of Regels).
Opmerking: De actie verwijst altijd naar de huidige tabel (Kop en Regels moeten afzonderlijk worden geconfigureerd).
Open de Tabelsleutelconfiguratie. Hier zie je de primaire sleutelfeiten van de tabel.
Stel de Waarde-optie in voor elke sleutel.

Waarde-optie – beschikbare opties

Optie	Toepassing	Beschrijving
Geen	Kop & Regels	Er wordt geen expliciete waarde ingesteld. De standaardlogica van de doeltabel vult het veld (bijv. standaard Nummerreeks in de kop).
Vaste Waarde	Kop & Regels	Vaste waarde. Handig, bijvoorbeeld, in de Verkoopkop om het documenttype (Factuur, Bestelling, enz.) expliciet te definiëren.
Documentkop Veld	Alleen Regels	Verbindt een Regel-Sleutel met een Kopveld. Selecteer het juiste kopveld dat voor de regelsleutel moet worden gebruikt onder Documentveldreferentie.
Nummerreeks	Kop & Regels	Genereert waarden via een nummerreeks (Nummerreeks (308)). Selecteer de reeks die moet worden gebruikt.
Auto Increment	Voornamelijk Regels	Verhoogt automatisch numerieke sleutels (bijv. Regel Nr. in stappen van 1.000). Elke regel krijgt een uniek nummer.

Tip

Als bepaalde kopvelden automatisch worden ingevuld (bijv. Nr.), laat de Waarde-optie dan ingesteld op Geen. Dan geldt de standaardlogica van de tabel.

Voeg Velden Toe

Nadat de sleutels zijn gedefinieerd, voeg je de vereiste velden toe in de Kop of in de Regels. Voeg alleen velden toe die belangrijk zijn voor jouw configuratie.

Open de actie Voeg Veld Toe – de wizard begeleidt je stap voor stap door de configuratie.
De volgende secties beschrijven de individuele configuratiestappen in detail.

Velddetails

Veld	Beschrijving
Veldnaam	Technische veldnaam van de doeltabel in Business Central. Selecteer het veld dat je wilt invullen.
Veldweergavenaam	Weergavenaam voor workflows en de UI. Kan beschrijvender zijn dan de technische naam.
Veldtype	Gegevenstype (Tekst, Geheel Getal, Decimaal, Boolean, enz.). Niet wijzigbaar.

Veldvastlegging Instelling

Veld	Beschrijving
Vastlegoptie	Bron voor de veldwaarde: • Document – waarde wordt automatisch uit het document gelezen. • Vaste Waarde – constante waarde voor alle processen.
Alternatieve Zoeknamen	Alternatieve zoektermen verhogen de hit rate tijdens documentmatching. Hier, voer de geëxtraheerde veldlabels uit documenten in (genormaliseerde strings; hoofdlettergevoeligheid en speciale tekens worden genegeerd). Je kunt de laatst geëxtraheerde velden van een document bekijken en overnemen via de ⋯ (opzoek) actie.
Doelbeschrijving	Korte beschrijving van het doel van het veld om de AI-ondersteunde matching te verbeteren als de automatische mapping onduidelijk is.
Vaste Waarde	Constante waarde wanneer Vastlegoptie = Vaste Waarde.
### Veldinstellingen

Veld	Beschrijving
Verplicht Veld	Markeert het veld als verplicht. Als ingeschakeld, moet er een waarde aanwezig zijn voor het proces om succesvol te worden voltooid. De status kan ook worden omgeschakeld in de veldlijst.
Uitsluiten van Documentcreatie	Als ingeschakeld, wordt het veld uitgesloten van documentcreatie. Het veld blijft zichtbaar in het procesontwerp, maar zal niet worden gebruikt tijdens documentcreatie.
Gebruik Veldgeheugen	Maakt veldgeheugen mogelijk. Wanneer actief, onthoudt het systeem gebruikerscorrecties en past deze toe op toekomstige documenten. Bijvoorbeeld, als het systeem een leverancier herkent maar de gebruiker deze wijzigt, wordt de gecorrigeerde leverancier de volgende keer voorgesteld.

Numerieke Velden (Geheel Getal/Decimaal)

Velden die de types Geheel Getal of Decimaal bevatten, hebben extra opties:

Veld	Beschrijving
Aantal Cijfers Na Decimaal	Maximale aantal decimale plaatsen voor decimale waarden. Standaard: 2.
Omgaan met Negatieve Waarden	Omgaan met negatieve waarden: • Geen – geen aanpassing. • Fout – blokkeert negatieve waarden en genereert een waarschuwing. • Nulwaarde – zet negatieve waarden op 0. • Absolute Waarde – converteert negatieve naar positieve waarden.
Altijd Omzetten naar Nummer	Dwingt conversie naar een numerieke weergave (niet-numerieke tekens worden verwijderd).

Datum Velden

Voor velden van het type Datum zijn nu uitgebreide configuratieopties beschikbaar om de herkenning en verwerking van datums te verbeteren.

Veld	Beschrijving
Converteer Kalenderweek naar Datum	Schakel deze optie in als velden kalenderweken kunnen bevatten (bijv. “41/25”). Als de optie is ingeschakeld, herkent het systeem automatisch kalenderweken en converteert ze naar een geldige datum. De conversie is gebaseerd op de ingestelde kalenderweekdagregel.
Kalenderweekdag	Geeft de dag van de week aan die moet worden gebruikt bij het converteren van een kalenderweek naar een datum. Voorbeeld: Als maandag is geselecteerd, wordt de datum ingesteld op de maandag van de opgegeven kalenderweek. Standaardwaarde: vrijdag.

Opmerking

Als je Inhoudsbegrip gebruikt, moet het vastlegtype binnen het schema niet "Datum" zijn om conflicten bij het converteren van kalenderweken te voorkomen.

Lookup Validatie

De Lookup Validatie is een krachtige optie om veldwaarden tegen masterdata te controleren. Dit zorgt ervoor dat alleen bestaande records worden gebruikt.

Veld	Beschrijving
Gebruik Lookup Validatie	Activeert validatie: • Nee – geen validatie. • Ja – standaard lookup validatie (aanbevolen methode). • Aangepaste Codeunit – validatie via codeunit.

Extra Opties met Actieve Lookup Validatie

Veld

Beschrijving

Lookup Tabel Nr.

Referentie naar de tabel waarin de controle wordt uitgevoerd (bijv. Klant, Artikel).

Lookup Filters

Definieer ten minste één filter voor het zoeken naar het record. Gebruik de veldlijst om de filtervelden en het Lookup Filter Type te selecteren:
• Geen – geen filter.
• Zoektekst – gebruikt zoekteksten uit de vastgelegde velden van het document (de gevonden waarde dient als filter).
• Sjabloonveld – gebruikt de waarde van een sjabloonveld.
• Vaste Waarde – constante filterwaarde.
• Sta Lege Waarde Toe – bepaalt of lege waarden ook worden gefilterd.

Terugkeer Velden

Gebruik de gevonden lookup records om sjabloonvelden in te vullen. In de lijst zie je – afhankelijk van de context (Kop/Regels) – alle sjabloonvelden.

Terugkeer Veld: Veld van de doeltabel waarvan de waarde wordt teruggegeven.
Voorbeeld: Je valideert Klant en vult het momenteel geselecteerde sjabloonveld (vet) met de waarde Naam; daarnaast vul je Klant Id met Nr. – zo wordt het veld Nr. gekoppeld aan Naam.
Terugkeer Lege Waarde: Geeft de waarde terug, zelfs als deze leeg is.

Aangepaste Codeunit (Validatie)

Veld	Beschrijving
Aangepaste Codeunit	Nummer van de codeunit voor validatie wanneer Gebruik Lookup Validatie = Aangepaste Codeunit.

De Simova GmbH biedt de standaard codeunit 5673300 "SIM_DI LookUp Description". Deze kan worden gebruikt in Regels op velden zoals Nr. of Beschrijving. De codeunit valideert dynamisch tegen de juiste tabellen (bijv. Artikel) afhankelijk van het Regeltype. Als het type verandert, past de validatie zich automatisch aan.

Intelligente Masterdata Creatie

Als een record niet bestaat, kun je AI-ondersteunde creatie aanbieden (alleen met actieve lookup validatie). In de Smart Process Worksheet verschijnt een actie in de opmerkingen om de creatie te starten.

Veld	Beschrijving
Sta Slimme Masterdata Creatie Toe	Maakt geautomatiseerde masterdata creatie mogelijk. Als er tijdens validatie geen overeenkomst wordt gevonden, kan AI-ondersteunde creatie van masterdata worden aangeboden.

Veldvertalingen

Met Veldvertalingen kun je ongewenste strings vervangen, afkortingen vertalen of teksten opschonen. Reguliere expressies (Regex) worden ook ondersteund, waardoor je complexe zoek- en vervangpatronen kunt definiëren.

Je kunt de instellingen vinden in de Sjabloonveldkaart in de sectie Veldvertaling.

Veld	Beschrijving
Van Waarde	Tekst die vervangen moet worden. Voorbeeld: "," – verwijdert komma's uit „Amazon GmbH,“.
Naar Waarde	Vervangingswaarde. Laat het veld leeg om de tekst te verwijderen.
Hoofdlettergevoelig	Als ingeschakeld, vindt vervanging alleen plaats als hoofdlettergevoeligheid exact overeenkomt.

Sjabloonveld Blacklist

Met de nieuwe Blacklist actie in de sjabloonvelden kun je specifieke waarden definiëren die – als ze in een record voorkomen – voorkomen dat dat record verder wordt verwerkt. Deze functie stelt je in staat om specifieke regels uit de verwerking uit te sluiten als ze ongewenste of irrelevante inhoud bevatten.

Gebruikscase:

De veldblacklist is bijzonder nuttig wanneer:

Je bepaalde waarden wilt uitsluiten (bijv. tijdelijke aanduidingen, testgegevens of foutieve invoer).
Je wilt ervoor zorgen dat alleen relevante gegevens de verwerking ingaan.
Je de efficiëntie wilt verbeteren door onnodige verwerking van records te vermijden.

Hoe het Werkt:

Open het gewenste sjabloon.
Selecteer het veld waarvoor je een blacklist wilt definiëren.
Voeg een of meer strings toe die niet in het record mogen voorkomen.
Zodra een waarde in een van de blacklist-velden wordt gedetecteerd, wordt de hele regel automatisch uitgesloten van verdere verwerking.