Proces Sjablonen
Status: 02.09.2025 • Leestijd: ~15 minuten
Proces sjablonen bepalen hoe gegevens die uit documenten zijn gehaald, worden verwerkt. Ze definiëren welke workflows worden geactiveerd en welke documenten worden aangemaakt in Business Central. Vanwege de dynamische structuur kunnen proces sjablonen vrij worden geconfigureerd – van klassieke factuurverwerking tot individuele, complexe automatiseringen.
Dit artikel legt uit hoe je een nieuw sjabloon kunt maken, welke opties beschikbaar zijn en hoe je het optimaal kunt configureren.
Vereisten
- Toegang tot Business Central met de juiste machtigingen om Smart Processing in te stellen.
- De Documentcategorie is bekend of al aangemaakt.
- Optioneel: Kennis van Nummerreeksen, tabel- en veldstructuur in Business Central.
Maak Proces Sjabloon
- Open Business Central.
- Zoek naar Proces Sjablonen of open de pagina Smart Processing Setup.
- Selecteer de actie Aanmaken in het menu om de wizard te starten.
- Vul de velden in de wizard in zoals hieronder beschreven.
- Sla het sjabloon op om het te gebruiken in Smart Processing workflows.
Algemene Instellingen
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Sjablooncode | Unieke code van het sjabloon. Dient als technische identificatie. |
| Sjabloonbeschrijving | Vrije tekstbeschrijving van het doel of gebruik van het sjabloon. |
| Documentcategorie | Verbindt het sjabloon met een Documentcategorie. Dit bepaalt de doeltabel/pagina van de verwerking. Verplicht veld – alleen dan kunnen velden worden toegevoegd. |
| Activeer Documentmatching | Activeert Documentmatching binnen dit sjabloon. Voor meer informatie: zie Documentmatching configureren. |
Automatisering & Intelligentie Instellingen
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Slimme Veldmatching | Maakt AI-ondersteunde matching mogelijk tussen vastgelegde documentvelden en sjabloonvelden. Wanneer uitgeschakeld, worden velden strikt gematcht op basis van veldnamen en alternatieve veldnamen. Standaard: Ingeschakeld. |
| Slimme G/L Rekening Suggestie | Maakt AI-gestuurde G/L Rekening suggesties voor documentregels mogelijk. Optie "Wanneer Type Leeg is" suggereert rekeningen alleen voor regels zonder een type. Optie "Wanneer Geen Mapping Gevonden" suggereert rekeningen wanneer er geen opzoekmappingresultaat beschikbaar is. |
| Gebruik Historisch Leren (Voorbeeld) | Analyseert eerder verwerkte documenten en stelt automatisch waarden voor wanneer aan de drempels voor vertrouwen wordt voldaan. Toegepast alleen wanneer velden leeg zijn of er geen geldige opzoekmapping bestaat. Momenteel wordt het historische leren alleen toegepast op hetzelfde record van de documentcategorie. (Functie is in Voorbeeld en kan veranderen) |
| Sjabloonregels | Maakt het mogelijk om meerdere regelvoorwaarden te definiëren die automatisch vastgelegde documentinformatie op sjabloonvelden kunnen toepassen. Voor meer informatie, zie het artikel over Sjabloonregels. |
Procesgedrag Instellingen
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Sta Proces Met Opmerking Toe | Geeft aan of een document kan worden verwerkt ondanks opmerkingen (fouten): • Toestaan met Bevestiging – verwerking na bevestiging. • Toestaan zonder Bevestiging – verwerking zonder navraag. • Niet Toestaan – verwerking is geblokkeerd als er opmerkingen aanwezig zijn. |
| Sta Verwijdering van Opmerking Toe | Staat de verwijdering van opmerkingen in het proces toe. |
| Open Document Na Verwerking | Opent automatisch het aangemaakte document na verwerking. |
| Toon Verwerkte Bericht | Toont een melding na verwerking. Beschikbaar wanneer Open Document Na Verwerking is uitgeschakeld. |
| Archiveer Document | Timing van archivering: • Nooit – geen archivering. • Altijd – altijd archiveren na verwerking. • Na Verwerking – archiveren na voltooiing van het proces. • Na Matching – archiveren na voltooiing van de matching. |
| Archiveer Inhoudstype | Definieert het inhoudstype in Document Central voor archivering. |
Review Proces Instellingen
Het reviewproces maakt goedkeuringsworkflows door meerdere personen mogelijk voor documenten voordat ze worden afgerond en geboekt. Wanneer geactiveerd, moeten documenten worden vrijgegeven voor beoordeling en goedgekeurd door toegewezen beoordelaars voordat ze worden voltooid.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Activeer Review Proces | Maakt de reviewworkflow voor dit sjabloon mogelijk. Wanneer geactiveerd: • De actie Vrijgeven voor Review wordt beschikbaar in het proceswerkblad. • Documenten moeten worden goedgekeurd door beoordelaars voordat ze worden voltooid. • Reviewacties en statustracking zijn zichtbaar in de UI. • Standaard beoordelaars die in dit sjabloon zijn geconfigureerd, worden automatisch aan documenten toegewezen. |
Standaard Beoordelaars Instellen
Standaard beoordelaars worden automatisch toegewezen aan alle documenten die met dit sjabloon zijn verwerkt. Je kunt zowel vereiste als optionele beoordelaars configureren.
Om standaard beoordelaars in te stellen:
- Zoek op de Proces Sjabloon Kaart de groep Standaard Beoordelaars.
- Selecteer de drilldownactie Beoordelaars om de 'SIM_DI Templ. Beoordelaarslijst' te openen.
- Voeg beoordelaars toe door Nieuw te selecteren en gebruikers uit het systeem te kiezen.
- Geef voor elke beoordelaar op:
- Gebruikers-ID – De Business Central-gebruiker die documenten zal beoordelen
- Verplicht – Of de goedkeuring van deze beoordelaar verplicht is voor voltooiing
- Sla de beoordelaarsconfiguratie op.
Vereiste vs Optionele Beoordelaars:
- Vereiste Beoordelaars: Moeten het document goedkeuren voordat het kan worden voltooid. Als een vereiste beoordelaar niet heeft goedgekeurd of heeft afgewezen, kan het document niet verder gaan.
- Optionele Beoordelaars: Bieden extra toezicht maar zijn niet verplicht. Hun goedkeuring wordt geregistreerd maar blokkeert de voltooiing niet.
Dynamische Beoordelaar Toewijzing
Standaard beoordelaars kunnen dynamisch worden gewijzigd of vervangen met behulp van Sjabloonregels. Zie Sjabloonregels instellen voor details over regelgebaseerde beoordelaarstoewijzing.
Review Meldingen Instellen
Om te configureren hoe en wanneer beoordelaars worden geïnformeerd:
- Op de Proces Sjabloon Kaart, selecteer de actie Instellen Reviewmelding.
- De pagina Reviewmelding Instelling opent.
- Configureer het meldingsgedrag, e-mailaccounts en batchverwerkingsopties.
- Voor gedetailleerde configuratie-instructies, zie Reviewmeldingen instellen.
E-mailaccount Vereiste
Een e-mailaccount moet worden geconfigureerd voor het e-mailscenario 'SIM_DI Review Proces' voordat documenten kunnen worden vrijgegeven voor beoordeling. Als er geen account is ingesteld, wordt er een fout weergegeven.
Velden Instellen
Het hart van een proces sjabloon is de veldinstelling. Je definieert welke velden in het sjabloon worden gebruikt en hoe ze worden ingevuld. Alle hier geconfigureerde velden zullen later worden gebruikt bij het boeken van het document – je bepaalt hoe een record wordt aangemaakt met welke waarden.
Er zijn twee gebieden:
- Documentkop Velden – velden van het koprecord.
- Documentregel Velden – velden van de regels.
De brontabellen worden bepaald door de Documentcategorie. Als er geen regeltabel is gedefinieerd in de categorie, worden er geen Documentregel Velden aangeboden.
Om te beginnen, configureer eerst de tabelsleutels, voeg vervolgens de velden toe.
Configureer Tabelsleutels
Stel de tabelsleutels in. Smart Processing is volledig dynamisch en kan met elke tabel werken. Om ervoor te zorgen dat records correct worden aangemaakt, moeten de sleutelfeiten (Primaire Sleutels) worden gekoppeld aan de juiste waardebronnen.
- Open de actie Configureer Tabelsleutels in de veldlijst (Kop of Regels).
- Opmerking: De actie verwijst altijd naar de huidige tabel (Kop en Regels moeten afzonderlijk worden geconfigureerd).
- Open de Tabel Sleutel Instelling. Hier zie je de primaire sleutelfeiten van de tabel.
- Stel de Waarde Optie in voor elke sleutel.
Waarde Optie – beschikbare opties
| Optie | Bereik | Beschrijving |
|---|---|---|
| Geen | Kop & Regels | Er wordt geen expliciete waarde ingesteld. De standaardlogica van de doeltabel vult het veld (bijv. standaard Nummerreeks in de kop). |
| Vaste Waarde | Kop & Regels | Vaste waarde. Handig, bijvoorbeeld, in de Verkoopkop om het documenttype (Factuur, Bestelling, enz.) expliciet te definiëren. |
| Documentkop Veld | Alleen Regels | Verbindt een Regel-Sleutel met een Kopveld. Selecteer het juiste kopveld dat moet worden gebruikt voor de regelsleutel onder Documentveld Referentie. |
| Nummerreeks | Kop & Regels | Genereert waarden via een nummerreeks (Nummerreeks (308)). Selecteer de reeks die moet worden gebruikt. |
| Auto Increment | Voornamelijk Regels | Verhoogt automatisch numerieke sleutels (bijv. Regel Nr. in stappen van 1.000). Elke regel ontvangt een uniek nummer. |
Tip
Als bepaalde kopvelden automatisch worden ingevuld (bijv. Nr.), laat de Waarde Optie dan ingesteld op Geen. Dan geldt de standaardlogica van de tabel.
Voeg Velden Toe
Nadat de sleutels zijn gedefinieerd, voeg je de vereiste velden toe in de Kop of in de Regels. Voeg alleen velden toe die belangrijk zijn voor jouw configuratie.
- Open de actie Veld Toevoegen – de wizard begeleidt je stap voor stap door de configuratie.
- De volgende secties beschrijven de individuele configuratiestappen in detail.
Velddetails
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Veldnaam | Technische veldnaam van de doeltabel in Business Central. Selecteer het veld dat je wilt invullen. |
| Veldweergavenaam | Weergavenaam voor workflows en de UI. Kan beschrijvender zijn dan de technische naam. |
| Veldtype | Gegevenstype (Tekst, Geheel Getal, Decimaal, Boolean, enz.). Niet wijzigbaar. |
Veld Vastleg Setup
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Vastlegoptie | Bron voor de veldwaarde: • Document – waarde wordt automatisch uit het document gelezen. • Vaste Waarde – constante waarde voor alle processen. |
| Alternatieve Zoeknamen | Alternatieve zoektermen verhogen de hit rate tijdens documentmatching. Hier voer je geëxtraheerde veldlabels uit documenten in (genormaliseerde strings; hoofdlettergevoeligheid en speciale tekens worden genegeerd). Je kunt de laatst geëxtraheerde velden van een document bekijken en overnemen via de ⋯ (lookup) actie. |
| Doelbeschrijving | Korte beschrijving van het doel van het veld om de AI-ondersteunde matching te verbeteren als de automatische mapping onduidelijk is. |
| Vaste Waarde | Constante waarde wanneer Vastlegoptie = Vaste Waarde. |
| ### Veldinstellingen |
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Verplicht Veld | Markeert het veld als verplicht. Als ingeschakeld, moet er een waarde aanwezig zijn om het proces succesvol te voltooien. De status kan ook worden omgeschakeld in de veldlijst. |
| Aanpassingsmapping Veld | (Alleen kopvelden) Duidt dit veld aan als het aanpassingsmapping veld voor navigatiedoeleinden. Slechts één veld per sjabloon kan worden gemarkeerd als het aanpassingsmapping veld. Dit veld wordt gebruikt voor de correctie van vastleggegevens om de opgeslagen wijzigingen aan het mapping veld te koppelen. Bijvoorbeeld de naam van de leverancier. Als de AI de juiste waarde niet heeft vastgelegd, heeft de gebruiker de optie om de juiste positie aan te geven en deze zal worden opgeslagen voor de naam van de leverancier. |
| Uitsluiten van Documentcreatie | Als ingeschakeld, wordt het veld uitgesloten van documentcreatie. Het veld blijft zichtbaar in het procesconcept, maar zal niet worden gebruikt tijdens documentcreatie. |
| Gebruik Veldgeheugen | Schakelt veldgeheugen in. Wanneer actief, onthoudt het systeem gebruikerscorrecties en past deze toe op toekomstige documenten. Bijvoorbeeld, als het systeem een leverancier herkent maar de gebruiker deze wijzigt, wordt de gecorrigeerde leverancier de volgende keer voorgesteld. |
Numerieke Velden (Geheel Getal/Decimaal)
Velden die de types Geheel Getal of Decimaal bevatten, hebben extra opties:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Aantal Cijfers Na Decimaal | Maximale aantal decimale plaatsen voor decimale waarden. Standaard: 2. |
| Omgaan met Negatieve Waarden | Omgaan met negatieve waarden: • Geen – geen aanpassing. • Fout – blokkeert negatieve waarden en genereert een waarschuwing. • Nulwaarde – zet negatieve waarden op 0. • Absolute Waarde – converteert negatieve naar positieve waarden. |
| Altijd Omzetten naar Nummer | Dwingt conversie naar een numerieke representatie (niet-numerieke tekens worden verwijderd). |
Datum Velden
Voor velden van het type Datum zijn nu uitgebreide configuratieopties beschikbaar om de herkenning en verwerking van datums te verbeteren.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Converteer Kalenderweek naar Datum | Schakel deze optie in als velden kalenderweken kunnen bevatten (bijv. “41/25”). Als de optie is ingeschakeld, herkent het systeem automatisch kalenderweken en converteert ze naar een geldige datum. De conversie is gebaseerd op de ingestelde kalenderweekdagregel. |
| Kalenderweekdag | Geeft de dag van de week aan die moet worden gebruikt bij het converteren van een kalenderweek naar een datum. Voorbeeld: Als maandag is geselecteerd, wordt de datum ingesteld op de maandag van de opgegeven kalenderweek. Standaardwaarde: vrijdag. |
Opmerking
Als je Inhoudsbegrip gebruikt, moet het vastlegtype binnen het schema niet "Datum" zijn om conflicten bij het converteren van kalenderweken te voorkomen.
Lookup Validatie
De Lookup Validatie is een krachtige optie om veldwaarden tegen masterdata te controleren. Dit zorgt ervoor dat alleen bestaande records worden gebruikt.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Gebruik Lookup Validatie | Activeert validatie: • Nee – geen validatie. • Ja – standaard lookup validatie (aanbevolen methode). • Aangepaste Codeunit – validatie via codeunit. |
Aanvullende Opties met Actieve Lookup Validatie
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Lookup Tabel Nr. | Referentie naar de tabel waarin de controle wordt uitgevoerd (bijv. Klant, Artikel). |
| Lookup Filters | Definieer ten minste één filter voor het zoeken naar het record. Gebruik de veldlijst om de filtervelden en het Lookup Filter Type te selecteren: • Geen – geen filter. • Zoektekst – gebruikt zoekteksten uit de vastgelegde velden van het document (de gevonden waarde dient als filter). • Sjabloonveld – gebruikt de waarde van een sjabloonveld. • Vaste Waarde – constante filterwaarde. • Sta Nulwaarde Toe – bepaalt of lege waarden ook worden gefilterd. |
Terugkeer Velden
Gebruik de gevonden lookup records om sjabloonvelden in te vullen. In de lijst zie je – afhankelijk van de context (Kop/Regels) – alle sjabloonvelden.
- Terugkeer Veld: Veld van de doeltabel waarvan de waarde wordt teruggegeven.
- Voorbeeld: Je valideert Klant en vult het momenteel geselecteerde sjabloonveld (vet) met de waarde Naam; daarnaast vul je Klant Id met Nr. – zo wordt het veld Nr. gekoppeld aan Naam.
- Terugkeer Lege Waarde: Geeft de waarde terug, zelfs als deze leeg is.
Aangepaste Codeunit (Validatie)
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Aangepaste Codeunit | Nummer van de codeunit voor validatie wanneer Gebruik Lookup Validatie = Aangepaste Codeunit. |
De Simova GmbH biedt de standaard codeunit 5673300 "SIM_DI LookUp Description". Deze kan worden gebruikt in Regels op velden zoals Nr. of Beschrijving. De codeunit valideert dynamisch tegen de juiste tabellen (bijv. Artikel) afhankelijk van het Regeltype. Als het type verandert, past de validatie zich automatisch aan.
Intelligente Masterdata Creatie
Als een record niet bestaat, kun je AI-ondersteunde creatie aanbieden (alleen met actieve lookup validatie). In het Smart Process Werkblad verschijnt een actie in de opmerkingen om de creatie te starten.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Sta Slimme Masterdata Creatie Toe | Maakt geautomatiseerde masterdata creatie mogelijk. Als er tijdens validatie geen overeenkomst wordt gevonden, kan AI-ondersteunde creatie van masterdata worden aangeboden. |
| Sta Masterdata Overschrijving Toe | (Alleen kopvelden) Wanneer ingeschakeld, staat het modificeren van masterdata waarden tijdens documentverwerking toe. Dit bepaalt of gebruikers masterdata-informatie die uit of gekoppeld aan het document is geëxtraheerd, kunnen overschrijven. Gebruik met voorzichtigheid, aangezien dit de gegevensintegriteit beïnvloedt. Bijvoorbeeld, als een Klantnaam niet eindigt met GmbH maar dat zou moeten, dan als deze actie actief is en je selecteert de juiste klant, dan zal het systeem voorstellen om de klantnaam te wijzigen naar de juiste met GmbH. |
Veldvertalingen
Met Veldvertalingen kun je ongewenste strings vervangen, afkortingen vertalen of teksten opschonen. Reguliere expressies (Regex) worden ook ondersteund, waardoor je complexe zoek- en vervangpatronen kunt definiëren.
Je kunt de instellingen vinden in de Sjabloon Veldkaart in de sectie Veldvertaling.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Van Waarde | Tekst die vervangen moet worden. Voorbeeld: "," – verwijdert komma's uit „Amazon GmbH,“. |
| Naar Waarde | Vervangingswaarde. Laat het veld leeg om de tekst te verwijderen. |
| Hoofdlettergevoelig | Als ingeschakeld, vindt vervanging alleen plaats als hoofdlettergevoeligheid exact overeenkomt. |
Sjabloon Veld Blacklist
Met de nieuwe Blacklist actie in de sjabloonvelden kun je specifieke waarden definiëren die – als ze in een record voorkomen – voorkomen dat dat record verder wordt verwerkt. Deze functie stelt je in staat om specifieke regels uit de verwerking uit te sluiten als ze ongewenste of irrelevante inhoud bevatten.
Gebruikscase:
De veldblacklist is bijzonder nuttig wanneer:
- Je bepaalde waarden wilt uitsluiten (bijv. tijdelijke aanduidingen, testgegevens of foutieve invoer).
- Je wilt ervoor zorgen dat alleen relevante gegevens de verwerking ingaan.
- Je de efficiëntie wilt verbeteren door onnodige verwerking van records te vermijden.
Hoe het Werkt:
- Open het gewenste sjabloon.
- Selecteer het veld waarvoor je een blacklist wilt definiëren.
- Voeg een of meer strings toe die niet in het record mogen voorkomen.
- Zodra een waarde in een van de blacklist-velden wordt gedetecteerd, wordt de hele regel automatisch uitgesloten van verdere verwerking.