Documenten Verwerken

Laatste update: 03.09.2025 • Leestijd: ~10 minuten

De Document Proces Workflow in Slimme Verwerking vereenvoudigt aanzienlijk de afhandeling van binnenkomende documenten in Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Voorwaarden

Voordat je begint met het werken met de Document Proces Workflow, zorg ervoor dat:

alle workflows volledig zijn ingesteld.
de inbound lijsten correct zijn geconfigureerd.

Opmerking

Een volledige setup en validatie van de workflows zorgt voor een soepel proces.

Stapsgewijze Handleiding

1. Controleer Document in de Inbound Lijst

Alle binnenkomende documenten worden weergegeven in de inbound lijst. Afhankelijk van je configuratie kan classificatie automatisch bij upload plaatsvinden of moet deze handmatig worden geïnitieerd.

2. Classificeer Document

Als classificatie niet automatisch plaatsvindt:

Selecteer het document in de inbound lijst.
Kies de actie Classificeren.
De classificatieservice analyseert het document en wijst het toe aan een geschikt documenttype.

Opmerkingen over Classificatie

Onzekere Classificatie: Als de service het type niet duidelijk kan bepalen, moet classificatie handmatig worden uitgevoerd.
Onbekende Classificatie: Als een document niet kan worden geclassificeerd, wordt het gemarkeerd met een waarschuwing in het logboek. Het document blijft in de inbound lijst en kan later handmatig worden geclassificeerd of verwerkt. Verwerking kan zonder onderbreking doorgaan.
Vertrouwensniveau: Als de bepaalde waarde onder de vooraf gedefinieerde drempel ligt, wordt er een melding gegeven. Je kunt dan het documenttype handmatig bevestigen.
Automatische Vastlegging: Na succesvolle classificatie start het Vastlegproces automatisch om relevante gegevens uit het document te extraheren.

Na deze stap toont de kolom Classificatie in de inbound lijst welk documenttype aan het document is toegewezen.

3. Start Document Proces

Zodra een document is geclassificeerd, kun je de verwerking starten:

Selecteer de actie Document Verwerken in de inbound lijst.
Er wordt een Concept aangemaakt op basis van de opgeslagen Proces Sjabloon.
Alle automatisch herkende gegevens worden overgedragen naar het concept.

4. Werk in Concept

In het conceptvenster heb je verschillende weergaven en functies beschikbaar:

Vooraf ingevulde Gegevens: Alle vastgelegde velden worden weergegeven zoals ze in het uiteindelijke document zouden verschijnen.
Velden Bewerken: Je hebt de optie om de velden in de conceptweergave eenvoudig te bewerken; klik gewoon op het gewenste veld en selecteer een waarde. Als je veld een lookup-validatie heeft ingesteld, kun je ook een waarde in het conceptvenster selecteren met de lookup in het betreffende veld.
Opmerkingen:
- Geen invoer → Geen problemen.
- Waarschuwingen of fouten → Volg de instructies om op te lossen.
- Als Slimme Masterdata Creatie is ingeschakeld, kan ontbrekende masterdata intelligent worden aangemaakt via Gegevens Aanmaken.
Voorbeeld: Je kunt alle herkende gegevens in detail controleren via Bekijk Vastgelegde Velden. Tip: Je kunt een veld in de conceptweergave markeren en vervolgens op een gemarkeerd veld in de voorbeeldweergave klikken om de waarde te importeren.

5. Beoordeel of Reset Wijzigingen

Als aanpassingen in het concept nodig zijn:

Gebruik Concept Opnieuw Aanmaken om het huidige concept te resetten.
Schakel over naar de overeenkomstige Proces Sjabloon als er wijzigingen aan het sjabloon zelf moeten worden aangebracht.

Opmerking

Na het aanbrengen van aanpassingen aan het sjabloon, moet de actie Sjabloon Opnieuw Aanmaken altijd worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat alle wijzigingen worden toegepast.

6. Voltooi Proces

Na het beoordelen en goedkeuren van alle gegevens:

Klik op Proces Voltooien.
Als er foutieve gegevens of problemen in het sjabloon zijn, wordt er een gedetailleerd foutbericht weergegeven.
Na succesvolle voltooiing wordt de processtatus bijgewerkt:

Archivering	Status
Zonder Archivering	Verwerkt
Met actieve archivering (Document Centraal)	Gearchiveerd

Alle werkstappen en resultaten kunnen worden getraceerd in het Logboek.

Werken met het Beoordelingsproces

Wanneer het beoordelingsproces is geactiveerd in een proces sjabloon, omvat de documentworkflow extra stappen voor goedkeuring door meerdere personen voordat deze kan worden voltooid.

Wanneer Beoordelingsproces Actief is

Als het proces sjabloon Beoordelingsproces Activeren heeft ingeschakeld:

Het document moet worden vrijgegeven voor beoordeling voordat het kan worden voltooid.
Een of meer beoordelaars worden toegewezen (uit standaard beoordelaars in het sjabloon of dynamisch via sjabloonregels).
Beoordelaars ontvangen e-mailmeldingen (indien geconfigureerd) wanneer documenten beoordeling nodig hebben.
De documentstatus verandert in Te Beoordelen wanneer het voor beoordeling is vrijgegeven.
Beoordelingsacties worden beschikbaar in de Proces Werkblad.

Stapsgewijze Handleiding met Beoordeling

1-4. Volg Standaard Stappen

Voltooi stappen 1-4 zoals hierboven beschreven (Controleer Document, Classificeer, Start Proces, Werk in Concept).

5. Vrijgeven voor Beoordeling

Zodra het concept gereed is en alle gegevens correct zijn:

Klik op Vrijgeven voor Beoordeling in het Proces Werkblad.
Het systeem voert de volgende acties uit:
- Slaat de huidige conceptstatus op voor persistentie
- Wijs alle geconfigureerde beoordelaars toe aan het document
- Verandert de documentstatus in Te Beoordelen
- Stelt de Toegewezen Persoon Code in op de huidige gebruiker (documenteigenaar)
- Stuurt beoordelingsverzoek e-mailmeldingen naar alle beoordelaars (indien geconfigureerd)
Het document wacht nu op actie van de beoordelaar.

6. Beoordelaars Ondernemen Actie

Beoordelaars kunnen hun toegewezen beoordelingen openen via:

Rolcentrum Cues: "Mijn Beoordelingsinvoer" of "Alle Beoordelingsinvoeren"
Beoordelingsinvoerlijst: Met filteropties voor status en toegewezen beoordelingen
Directe navigatie: Van de beoordelingsinvoer naar het document

Elke beoordelaar kan een van de volgende acties uitvoeren:

Goedkeuren: Bevestigt dat het document correct is en kan doorgaan
Afwijzen: Weigert het document met een verplichte opmerking die de reden uitlegt
Opmerking Toevoegen: Geeft feedback zonder de status te wijzigen

Afwijsopmerkingen

Bij het afwijzen van een document moeten beoordelaars een opmerking geven die de reden uitlegt. Als er geen opmerking wordt gegeven, geeft het systeem een foutmelding weer.

7. Beoordelingsstatus Berekening

Het systeem berekent automatisch de algehele beoordelingsstatus op basis van alle beoordelaarsreacties:

Algehele Status	Voorwaarde
Afgewezen	Ten minste één beoordelaar heeft het document afgewezen
Wachtend op Beoordeling	Een of meer vereiste beoordelaars hebben nog niet goedgekeurd, of alleen optionele beoordelaars hebben gereageerd
Goedgekeurd	Alle vereiste beoordelaars hebben het document goedgekeurd

Vereiste Beoordelaars: Moeten goedkeuren voordat het document kan worden voltooid.
Optionele Beoordelaars: Bieden extra toezicht maar blokkeren de voltooiing niet.

8. Voltooi Proces na Goedkeuring

Zodra de algehele beoordelingsstatus Goedgekeurd is, wordt de laatste beoordelaar die het document heeft goedgekeurd gevraagd om het proces te voltooien. Deze stap zorgt ervoor dat het proces onmiddellijk na de beoordeling kan worden afgerond en voorkomt langere wachttijden voordat het document wordt voltooid.

Een overeenkomstige melding wordt binnen het proces weergegeven. Als de melding niet wordt bevestigd, wordt er een fout geactiveerd en wordt de beoordelingsstatus teruggezet naar de vorige staat.

Beoordelingsstatus Veld

Wanneer het beoordelingsproces actief is, wordt een tijdelijk Beoordelingsstatus veld weergegeven in de inbound lijst en het proces werkblad. Dit veld toont de huidige beoordelingsstatus voor weergave doeleinden maar wordt niet in de database opgeslagen.

Beoordelingsstatus	Beschrijving
Alle	Filteroptie om alle documenten weer te geven ongeacht de beoordelingsstatus
Wachtend op Beoordeling	Document wacht op actie van de beoordelaar of heeft gedeeltelijke goedkeuringen
Goedgekeurd	Alle vereiste beoordelaars hebben goedgekeurd; document kan worden voltooid
Afgewezen	Ten minste één beoordelaar heeft het document afgewezen; vereist correctie

Beoordelaars Bekijken

Om toegewezen beoordelaars en hun status te bekijken:

Zoek in het Proces Werkblad het Beoordelaars veld in de Beoordelingsgroep.
Klik op de drilldown om de Beoordelingsoverzicht pagina te openen.
De pagina toont:
- Alle toegewezen beoordelaars met hun huidige status
- Of elke beoordelaar vereist of optioneel is
- Alle beoordelingsopmerkingen in de Beoordelingsopmerkingen FactBox