Ga naar inhoud

Documenten Verwerken

Stand: 03.09.2025 • Leestijd: ~10 minuten

De documentproces-workflow in Smart Processing vereenvoudigt de verwerking van binnenkomende documenten in Microsoft Dynamics 365 Business Central aanzienlijk.

Voorwaarden

Voordat u met de documentproces-workflow werkt, zorgt u ervoor dat:

  • alle workflows volledig zijn ingesteld.
  • de inbound-lijsten correct zijn geconfigureerd.

Opmerking

Een volledige instelling en validatie van de workflows zorgt voor een soepel verloop.

Stapsgewijze Handleiding

1. Document in de Inbound-lijst controleren

Alle binnenkomende documenten worden weergegeven in de inbound-lijst. Afhankelijk van uw configuratie kan de classificatie al automatisch bij upload plaatsvinden of moet deze handmatig worden gestart.

2. Document classificeren

Als de classificatie niet automatisch plaatsvindt:

  1. Markeer het document in de inbound-lijst.
  2. Kies de actie Classificeren.
  3. De classificatieservice analyseert het document en wijst het toe aan een passend documenttype.

Opmerkingen over classificatie

  • Onzekere classificatie: Kan de service het type niet eenduidig bepalen, dan moet de classificatie handmatig worden uitgevoerd.
  • Confidence-level: Als de vastgestelde waarde onder de vooraf gedefinieerde drempel ligt, wordt er een melding gegeven. U kunt het documenttype dan handmatig bevestigen.
  • Automatische Capture: Bij succesvolle classificatie start automatisch het Capture-proces om de relevante gegevens uit het document te extraheren.

Na deze stap wordt in de inbound-lijst in de kolom Classificatie weergegeven aan welk documenttype het document is toegewezen.

3. Documentproces starten

Zodra een document is geclassificeerd, kunt u het verwerkingsproces starten:

  1. Kies in de inbound-lijst de actie Document Verwerken.
  2. Een Concept wordt aangemaakt, gebaseerd op de opgeslagen proces-sjabloon.
  3. Alle automatisch herkende gegevens worden in het concept overgenomen.

4. Werken in het Concept

In het conceptvenster heeft u verschillende weergaven en functies tot uw beschikking:

  • Vooraf ingevulde gegevens: Alle vastgelegde velden worden weergegeven zoals ze later in het definitieve document zouden verschijnen.
  • Velden Bewerken: U heeft de mogelijkheid om eenvoudig de velden in de conceptweergave te bewerken, klik hiervoor gewoon in het gewenste veld en kies een waarde. Als uw veld een lookup-validatie heeft ingesteld, heeft u ook de mogelijkheid om in het conceptvenster in het betreffende veld via de lookup een waarde te selecteren.
  • Opmerkingen:
    • Geen invoer → Geen bijzonderheden.
    • Waarschuwingen of fouten → Volg de instructies om het probleem op te lossen.
    • Als Smart Master Data Creation is ingeschakeld, kunnen ontbrekende stamgegevens intelligent worden aangemaakt via Gegevens Aanmaken.
  • Voorbeeld: Via Bekijk Geëxtraheerde Velden kunt u alle herkende gegevens in detail controleren. Tip: U kunt een veld in de conceptweergave markeren en vervolgens op een gemarkeerd veld in de voorbeeldweergave klikken om de waarde te importeren.

5. Wijzigingen controleren of terugzetten

Als aanpassingen in het concept nodig zijn:

  • Gebruik Concept Opnieuw Aanmaken om het huidige concept terug te zetten.
  • Ga naar de bijbehorende proces-sjabloon als er wijzigingen aan de sjabloon zelf moeten worden aangebracht.

Opmerking

Na aanpassingen aan de sjabloon moet altijd de actie Sjabloon Opnieuw Aanmaken worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat alle wijzigingen worden overgenomen.

6. Proces afronden

Na controle en goedkeuring van alle gegevens:

  1. Klik op Proces Voltooien.
  2. Bij foutieve gegevens of problemen in de sjabloon wordt een gedetailleerde foutmelding weergegeven.
  3. Na succesvolle afronding wordt de processtatus bijgewerkt:
Archivering Status
Zonder archivering Verwerkt
Met actieve archivering (Document Central) Gearchiveerd

Alle werkstappen en resultaten kunnen in het Log worden gevolgd.

Installatiehulp