Plantillas de Proceso
Estado: 02.09.2025 • Tiempo de lectura: ~15 minutos
Las plantillas de proceso controlan cómo se procesa la información extraída de los documentos. Definen qué flujos de trabajo se activan y qué documentos se crean en Business Central. Debido a la estructura dinámica, las plantillas de proceso pueden ser configuradas libremente – desde el procesamiento clásico de facturas hasta automatizaciones individuales y complejas.
Este artículo explica cómo crear una nueva plantilla, qué opciones están disponibles y cómo configurarla de manera óptima.
Requisitos Previos
- Acceso a Business Central con permisos para configurar el Procesamiento Inteligente.
- La Categoría de Documento es conocida o ya ha sido creada.
- Opcional: Conocimiento de N.º Series, estructura de tablas y campos en Business Central.
Crear Plantilla de Proceso
- Abre Business Central.
- Busca Plantillas de Proceso o abre la página de Configuración de Procesamiento Inteligente.
- Selecciona la acción Crear del menú para iniciar el asistente.
- Completa los campos en el asistente como se describe a continuación.
- Guarda la plantilla para usarla en flujos de trabajo de Procesamiento Inteligente.
Configuraciones Generales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código de Plantilla | Código único de la plantilla. Sirve como un identificador técnico. |
| Descripción de Plantilla | Descripción en texto libre del propósito o caso de uso de la plantilla. |
| Categoría de Documento | Vincula la plantilla a una Categoría de Documento. Esto determina la tabla/página de destino del procesamiento. Campo requerido – solo entonces se pueden agregar campos. |
| Activar Coincidencia de Documentos | Activa la Coincidencia de Documentos dentro de esta plantilla. Para más información: consulta Configurar Coincidencia de Documentos. |
Configuraciones de Automatización e Inteligencia
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Coincidencia Inteligente de Campos | Habilita la coincidencia asistida por IA entre los campos del documento capturado y los campos de la plantilla. Cuando está desactivado, los campos se coinciden estrictamente según los nombres de los campos y los nombres alternativos de los campos. Predeterminado: Habilitado. |
| Sugerencia Inteligente de Cuentas G/L | Habilita sugerencias de cuentas G/L impulsadas por IA para las líneas de documentos. La opción "Cuando el Tipo está en Blanco" sugiere cuentas solo para líneas sin un tipo. La opción "Cuando No se Encuentra Mapeo" sugiere cuentas cuando no hay un resultado de mapeo de búsqueda disponible. |
| Usar Aprendizaje Histórico (Vista Previa) | Analiza documentos procesados previamente y propone automáticamente valores cuando se cumplen los umbrales de confianza. Se aplica solo cuando los campos están vacíos o no existe un mapeo de búsqueda válido. Actualmente, el aprendizaje histórico solo se aplica al mismo registro de la categoría de documento. (La función está en Vista Previa y puede cambiar) |
| Reglas de Plantilla | Permite definir múltiples condiciones de regla que pueden aplicar automáticamente la información del documento capturado a los campos de la plantilla. Para más información, consulta el artículo sobre Reglas de Plantilla. |
Configuraciones de Comportamiento del Proceso
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Permitir Proceso con Observación | Especifica si un documento puede ser procesado a pesar de las observaciones (errores): • Permitir con Confirmación – procesamiento después de la confirmación. • Permitir sin Confirmación – procesamiento sin consulta. • No Permitir – el procesamiento se bloquea si hay observaciones presentes. |
| Permitir Eliminación de Observación | Permite la eliminación de observaciones en el proceso. |
| Abrir Documento Después del Procesamiento | Abre automáticamente el documento creado después del procesamiento. |
| Mostrar Mensaje Procesado | Muestra una notificación después del procesamiento. Disponible cuando Abrir Documento Después del Procesamiento está desactivado. |
| Archivar Documento | Tiempo de archivo: • Nunca – sin archivo. • Siempre – archivar siempre después del procesamiento. • Después del Procesamiento – archivar después de que se complete el proceso. • Después de la Coincidencia – archivar después de que se complete la coincidencia. |
| Tipo de Contenido de Archivo | Define el tipo de contenido en Document Central para archivar. |
Configuraciones de Revisión del Proceso
El proceso de revisión permite flujos de trabajo de aprobación de múltiples personas para documentos antes de que sean finalizados y publicados. Cuando se activa, los documentos deben ser liberados para revisión y aprobados por revisores asignados antes de la finalización.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Activar Proceso de Revisión | Habilita el flujo de trabajo de revisión para esta plantilla. Cuando se activa: • La acción Liberar para Revisión se vuelve disponible en la hoja de trabajo del proceso. • Los documentos deben ser aprobados por los revisores antes de la finalización. • Las acciones de revisión y el seguimiento del estado son visibles en la interfaz de usuario. • Los revisores predeterminados configurados en esta plantilla se asignan automáticamente a los documentos. |
Configuración de Revisores Predeterminados
Los revisores predeterminados se asignan automáticamente a todos los documentos procesados con esta plantilla. Puedes configurar tanto revisores requeridos como opcionales.
Para configurar revisores predeterminados:
- En la Tarjeta de Plantilla de Proceso, localiza el grupo Revisores Predeterminados.
- Selecciona la acción de desglose Revisores para abrir la 'SIM_DI Templ. Lista de Revisores'.
- Agrega revisores seleccionando Nuevo y eligiendo usuarios del sistema.
- Para cada revisor, especifica:
- ID de Usuario – El usuario de Business Central que revisará los documentos
- Requerido – Si la aprobación de este revisor es obligatoria para la finalización
- Guarda la configuración del revisor.
Revisores Requeridos vs Opcionales:
- Revisores Requeridos: Deben aprobar el documento antes de que pueda ser completado. Si algún revisor requerido no ha aprobado o ha rechazado, el documento no puede continuar.
- Revisores Opcionales: Proporcionan supervisión adicional pero no son obligatorios. Su aprobación se registra pero no bloquea la finalización.
Asignación Dinámica de Revisores
Los revisores predeterminados pueden ser modificados o reemplazados dinámicamente utilizando Reglas de Plantilla. Consulta Configuración de Reglas de Plantilla para obtener detalles sobre la asignación de revisores basada en reglas.
Configuración de Notificaciones de Revisión
Para configurar cómo y cuándo se notifican a los revisores:
- En la Tarjeta de Plantilla de Proceso, selecciona la acción Configurar Notificación de Revisión.
- Se abre la página de Configuración de Notificación de Revisión.
- Configura el comportamiento de notificación, cuentas de correo electrónico y opciones de procesamiento por lotes.
- Para instrucciones de configuración detalladas, consulta Configuración de Notificaciones de Revisión.
Requisito de Cuenta de Correo Electrónico
Se debe configurar una cuenta de correo electrónico para el escenario de correo electrónico 'SIM_DI Proceso de Revisión' antes de que los documentos puedan ser liberados para revisión. Si no se configura ninguna cuenta, se mostrará un error.
Configurar Campos
El corazón de una plantilla de proceso es la configuración de campos. Defines qué campos se utilizan en la plantilla y cómo se llenan. Todos los campos configurados aquí se utilizarán más tarde al publicar el documento – tú determinas cómo se crea un registro con qué valores.
Hay dos áreas:
- Campos de Encabezado de Documento – campos del registro de encabezado.
- Campos de Línea de Documento – campos de las líneas.
Las tablas de origen están determinadas por la Categoría de Documento. Si no se define ninguna tabla de línea en la categoría, no se ofrecerán Campos de Línea de Documento.
Para comenzar, primero configura las claves de tabla, luego agrega los campos.
Configurar Claves de Tabla
Configura las claves de tabla. El Procesamiento Inteligente es completamente dinámico y puede trabajar con cualquier tabla. Para asegurar que los registros se creen correctamente, los campos clave (Claves Primarias) deben estar vinculados con las fuentes de valor apropiadas.
- Abre la acción Configurar Claves de Tabla en la lista de campos (Encabezado o Líneas).
- Nota: La acción siempre se refiere a la tabla actual (Encabezado y Líneas deben configurarse por separado).
- Abre la Configuración de Clave de Tabla. Aquí verás los campos de clave primaria de la tabla.
- Establece la Opción de Valor para cada clave.
Opción de Valor – opciones disponibles
| Opción | Alcance | Descripción |
|---|---|---|
| Ninguna | Encabezado & Líneas | No se establece un valor explícito. La lógica predeterminada de la tabla de destino llena el campo (por ejemplo, serie de números estándar en el encabezado). |
| Valor Fijo | Encabezado & Líneas | Valor fijo. Útil, por ejemplo, en el Encabezado de Ventas para definir explícitamente el tipo de documento (Factura, Pedido, etc.). |
| Campo de Encabezado de Documento | Solo Líneas | Vincula una Clave de Línea con un campo de Encabezado. Selecciona el campo de encabezado apropiado que se utilizará para la clave de línea bajo Referencia de Campo de Documento. |
| N.º Series | Encabezado & Líneas | Genera valores a través de una serie de números (N.º Series (308)). Selecciona la serie que se utilizará. |
| Auto Incremento | Principalmente Líneas | Incrementa automáticamente las claves numéricas (por ejemplo, N.º de Línea en pasos de 1,000). Cada línea recibe un número único. |
Consejo
Si ciertos campos de encabezado se llenan automáticamente por defecto (por ejemplo, N.º), deja la Opción de Valor configurada en Ninguna. Entonces se aplica la lógica predeterminada de la tabla.
Agregar Campos
Después de definir las claves, agrega los campos requeridos en el Encabezado o en las Líneas. Solo agrega campos que sean importantes para tu configuración.
- Abre la acción Agregar Campo – el asistente te guiará paso a paso a través de la configuración.
- Las siguientes secciones describen los pasos de configuración individuales en detalle.
Detalles del Campo
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre del Campo | Nombre técnico del campo de la tabla de destino en Business Central. Selecciona el campo que deseas llenar. |
| Nombre para Mostrar del Campo | Nombre para mostrar en flujos de trabajo y en la interfaz de usuario. Puede ser más descriptivo que el nombre técnico. |
| Tipo de Campo | Tipo de dato (Texto, Entero, Decimal, Booleano, etc.). No se puede cambiar. |
Configuración de Captura de Campo
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Opción de Captura | Fuente para el valor del campo: • Documento – el valor se lee automáticamente del documento. • Valor Fijo – valor constante para todos los procesos. |
| Nombres de Búsqueda Alternativos | Términos de búsqueda alternativos aumentan la tasa de coincidencia durante la coincidencia de documentos. Aquí, ingresa etiquetas de campo extraídas de documentos (cadenas normalizadas; se ignoran la sensibilidad a mayúsculas y caracteres especiales). Puedes ver y adoptar los últimos campos extraídos de un documento a través de la acción ⋯ (búsqueda). |
| Descripción del Propósito | Breve descripción del propósito del campo para mejorar la coincidencia asistida por IA si el mapeo automático no está claro. |
| Valor Fijo | Valor constante cuando Opción de Captura = Valor Fijo. |
| ### Configuración de Campo |
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Campo Obligatorio | Marca el campo como obligatorio. Si está habilitado, debe haber un valor presente para que el proceso se complete con éxito. El estado también se puede alternar en la lista de campos. |
| Campo de Mapeo de Personalización | (Solo campos de encabezado) Designa este campo como el campo de mapeo de personalización para fines de navegación. Solo un campo por plantilla puede ser marcado como el campo de mapeo de personalización. Este campo se utiliza para la corrección de datos capturados para mapear los cambios guardados al campo de mapeo. Por ejemplo, el nombre del proveedor. Si la IA no capturó el valor correcto, el usuario tiene la opción de marcar la posición correcta y se almacenará para el nombre del proveedor. |
| Excluir de la Creación de Documentos | Si está habilitado, el campo se excluirá de la creación de documentos. El campo permanece visible en el borrador del proceso pero no se utilizará durante la creación del documento. |
| Usar Memoria de Campo | Habilita la memoria de campo. Cuando está activa, el sistema recuerda las correcciones del usuario y las aplica a documentos futuros. Por ejemplo, si el sistema reconoce un proveedor pero el usuario lo cambia, el proveedor corregido se sugerirá la próxima vez. |
Campos Numéricos (Entero/Decimal)
Los campos que contienen los tipos Entero o Decimal tienen opciones adicionales:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| N.º de Dígitos Después del Decimal | Número máximo de decimales para valores decimales. Predeterminado: 2. |
| Manejo de Valores Negativos | Manejo de valores negativos: • Ninguno – sin ajuste. • Error – bloquea valores negativos y genera una advertencia. • Valor Cero – establece valores negativos en 0. • Valor Absoluto – convierte negativos a valores positivos. |
| Convertir Siempre a Número | Fuerza la conversión a una representación numérica (se eliminan los caracteres no numéricos). |
Campos de Fecha
Para campos de tipo Fecha, ahora están disponibles opciones de configuración extendidas para mejorar el reconocimiento y procesamiento de valores de fecha.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Convertir Semana del Calendario a Fecha | Habilita esta opción si los campos pueden contener semanas del calendario (por ejemplo, “41/25”). Si la opción está habilitada, el sistema reconoce automáticamente las semanas del calendario y las convierte en una fecha válida. La conversión se basa en la regla de día de la semana del calendario establecida. |
| Día de la Semana del Calendario | Especifica el día de la semana que se utilizará al convertir una semana del calendario en una fecha. Ejemplo: Si se selecciona lunes, la fecha se establecerá en el lunes de la semana del calendario especificada. Valor predeterminado: viernes. |
Nota
Si estás utilizando Comprensión de Contenido, el tipo de captura dentro del esquema no debe ser "Fecha" para evitar conflictos al convertir semanas del calendario.
Validación de Búsqueda
La Validación de Búsqueda es una opción poderosa para verificar los valores de campo contra datos maestros. Esto asegura que solo se utilicen registros existentes.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Usar Validación de Búsqueda | Activa la validación: • No – sin validación. • Sí – validación de búsqueda estándar (método recomendado). • Código de Unidad Personalizado – validación a través de código de unidad. |
Opciones Adicionales con Validación de Búsqueda Activa
| Campo | Descripción |
|---|---|
| N.º de Tabla de Búsqueda | Referencia a la tabla en la que se realiza la verificación (por ejemplo, Cliente, Artículo). |
| Filtros de Búsqueda | Define al menos un filtro para buscar el registro. Utiliza la lista de campos para seleccionar los campos de filtro y el Tipo de Filtro de Búsqueda: • Ninguno – sin filtro. • Texto de Búsqueda – utiliza textos de búsqueda de los campos capturados del documento (el valor encontrado sirve como filtro). • Campo de Plantilla – utiliza el valor de un campo de plantilla. • Valor Fijo – valor de filtro constante. • Permitir Valor Nulo – controla si los valores vacíos también se filtran. |
Campos de Retorno
Utiliza los registros de búsqueda encontrados para llenar campos de plantilla. En la lista, verás – dependiendo del contexto (Encabezado/Líneas) – todos los campos de plantilla.
- Campo de Retorno: Campo de la tabla de destino cuyo valor se devuelve.
- Ejemplo: Validas Cliente y llenas el campo de plantilla actualmente seleccionado (en negrita) con el valor Nombre; además, llenas Id. de Cliente con N.º – así el campo N.º se referencia con Nombre.
- Devolver Valor Vacío: Devuelve el valor incluso si está vacío.
Código de Unidad Personalizado (Validación)
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código de Unidad Personalizado | Número de la unidad de código para validación cuando Usar Validación de Búsqueda = Código de Unidad Personalizado. |
Simova GmbH proporciona la unidad de código estándar 5673300 "SIM_DI LookUp Description". Puede ser utilizada en Líneas en campos como N.º o Descripción. La unidad de código valida dinámicamente contra las tablas apropiadas (por ejemplo, Artículo) dependiendo del Tipo de Línea. Si el tipo cambia, la validación se ajusta automáticamente.
Creación Inteligente de Datos Maestros
Si un registro no existe, puedes ofrecer creación asistida por IA (solo con validación de búsqueda activa). En la Hoja de Trabajo de Proceso Inteligente, aparece una acción en las observaciones para iniciar la creación.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Permitir Creación Inteligente de Datos Maestros | Habilita creación automatizada de datos maestros. Si no se encuentra coincidencia durante la validación, se puede ofrecer creación asistida por IA de datos maestros. |
| Permitir Sobrescritura de Datos Maestros | (Solo campos de encabezado) Cuando está habilitado, permite la modificación de valores de datos maestros durante el procesamiento del documento. Esto controla si los usuarios pueden sobrescribir la información de datos maestros extraída de o vinculada al documento. Úsalo con precaución, ya que afecta la integridad de los datos. Por ejemplo, si un nombre de Cliente no termina con GmbH pero debería, entonces si esta acción está activa y seleccionas el cliente correcto, el sistema solicitará cambiar el nombre del cliente al correcto con GmbH. |
Traducciones de Campos
Con Traducciones de Campos, puedes reemplazar cadenas no deseadas, traducir abreviaturas o limpiar textos. También se admiten expresiones regulares (Regex), lo que te permite definir patrones complejos de búsqueda y reemplazo.
Puedes encontrar la configuración en la Tarjeta de Campo de Plantilla en la sección Traducción de Campo.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Valor Desde | Texto a ser reemplazado. Ejemplo: "," – elimina comas de „Amazon GmbH,“. |
| Valor Para | Valor de reemplazo. Deja el campo vacío para eliminar el texto. |
| Sensible a Mayúsculas | Si está habilitado, el reemplazo ocurre solo si la sensibilidad a mayúsculas coincide exactamente. |
Lista Negra de Campos de Plantilla
Con la nueva acción de Lista Negra en los campos de plantilla, puedes definir valores específicos que – si ocurren en un registro – impiden que ese registro sea procesado más adelante. Esta función te permite excluir específicamente líneas enteras del procesamiento si contienen contenido no deseado o irrelevante.
Caso de Uso:
La lista negra de campos es particularmente útil cuando:
- Quieres excluir ciertos valores (por ejemplo, marcadores de posición, datos de prueba o entradas erróneas).
- Quieres asegurarte de que solo datos relevantes ingresen al procesamiento.
- Quieres mejorar la eficiencia evitando el procesamiento innecesario de registros.
Cómo Funciona:
- Abre la plantilla deseada.
- Selecciona el campo para el cual deseas definir una lista negra.
- Agrega una o más cadenas que no deben ocurrir en el registro.
- Una vez que se detecta un valor en cualquier campo de la lista negra, toda la línea se excluye automáticamente del procesamiento posterior.