Plantillas de Proceso (Process Templates)

Estado: 02.09.2025 • Tiempo de lectura: ~15 minutos

Las plantillas de proceso controlan cómo se procesan los datos extraídos de los documentos. Definen qué flujos de trabajo se activan y qué documentos se generan en Business Central. Gracias a la estructura dinámica, las plantillas de proceso se pueden configurar libremente – desde el procesamiento clásico de entradas de facturas hasta automatizaciones individuales y complejas.

Este artículo explica cómo crear una nueva plantilla, qué opciones están disponibles y cómo configurarlas de manera óptima.

Requisitos

Acceso a Business Central con permisos para configurar Smart Processing.
La categoría de documento (Document Category) es conocida o ya está creada.
Opcional: Conocimientos sobre No. Series, estructura de tablas y campos en Business Central.

Crear plantilla de proceso

Abra Business Central.
Busque Process Templates o abra la página Smart Processing Setup.
Seleccione en el menú la acción Create para iniciar el asistente.
Complete los campos en el asistente como se describe a continuación.
Guarde la plantilla para usarla en flujos de trabajo de Smart Processing.

Configuración General

Campo	Descripción
Template Code	Código único de la plantilla. Sirve como identificación técnica.
Template Description	Descripción en texto libre sobre el propósito o caso de uso de la plantilla.
Document Category	Vincula la plantilla con una categoría de documento. Esta determina la tabla/página de destino del procesamiento. Campo obligatorio – solo después se pueden agregar campos.
Activate Document Matching	Activa el document matching dentro de esta plantilla. Más información: consulte Configurar Document Matching.
Use Smart Field Matching	Activa el Smart Matching (asignación impulsada por IA de datos de documentos extraídos a campos de plantilla). Predeterminado: Activado.

Configuración del Procesamiento de Documentos

Campo	Descripción
Allow Process With Remark	Establece si un documento puede ser procesado a pesar de las observaciones (errores): • Allow with Confirmation – procesamiento tras confirmación. • Allow without Confirmation – procesamiento sin consulta. • Do not Allow – el procesamiento se bloquea si hay observaciones.
Allow Deletion of Remark	Permite la eliminación de observaciones en el proceso.
Open Document After Processing	Abre automáticamente el documento creado después del procesamiento.
Display Processed Message	Muestra una notificación después del procesamiento. Disponible si Open Document After Processing está desactivado.
Archive Document	Momento de la archivación: • Never – no se archiva. • Always – siempre archivar después del procesamiento. • After Processing – archivar después de completar el proceso. • After Matching – archivar después de completar el matching.
Archive Content Type	Define el tipo de contenido en Document Central para la archivación.

Configurar Campos

El núcleo de una plantilla de proceso es la configuración de campos. Define qué campos se utilizan en la plantilla y cómo se llenan. Todos los campos configurados aquí se utilizarán más tarde al registrar el documento, por lo que usted determina cómo se genera un registro con qué valores.

Hay dos áreas:

Document Header Fields – Campos del encabezado.
Document Line Fields – Campos de las líneas.

Las tablas de origen se determinan mediante la Document Category. Si en la categoría no se define una tabla de líneas, no se ofrecerán Document Line Fields.

Para comenzar, primero configure las claves de tabla, luego agregue los campos.

Configurar Claves de Tabla

Configure las claves de tabla. Smart Processing es totalmente dinámico y puede trabajar con cualquier tabla. Para que los registros se creen correctamente, las claves primarias deben estar vinculadas a las fuentes de valor adecuadas.

Abra en la lista de campos (Encabezado o Líneas) la acción Configure Table Keys.
Tenga en cuenta: La acción siempre se refiere a la tabla actual (configurar encabezado y líneas por separado).
Abra la Table Key Setup. Aquí verá los campos de clave primaria de la tabla.
Establezca el campo Value Option para cada clave.

Value Option – opciones disponibles

Opción	Alcance	Descripción
None	Encabezado & Líneas	No se establece ningún valor explícito. La lógica estándar de la tabla de destino llena el campo (por ejemplo, Standard‑No. Series en el encabezado).
Fixed Value	Encabezado & Líneas	Valor fijo. Útil, por ejemplo, en el Sales Header, para definir de manera fija el tipo de documento (Factura, Pedido, etc.).
Document Header Field	Solo Líneas	Vincula una clave de línea con un campo de encabezado. Seleccione el campo de encabezado adecuado bajo Document Field Reference que se utilizará para la clave de línea.
No. Series	Encabezado & Líneas	Genera valores a través de una serie de números (No. Series (308)). Seleccione la serie a utilizar.
Auto Increment	Principalmente Líneas	Incrementa automáticamente las claves numéricas (por ejemplo, Line No. en pasos de 1 000). Cada línea recibe un número único.

Consejo

Si ciertos campos de encabezado se llenan automáticamente por defecto (por ejemplo, No.), deje la Value Option en None. Entonces se aplicará la lógica estándar de la tabla.

Agregar Campos

Después de definir las claves, agregue los campos necesarios en el Encabezado o en las Líneas. Agregue solo campos que sean importantes para su configuración.

Abra la acción Add Field – el asistente lo guiará paso a paso a través de la configuración.
Las siguientes secciones describen los pasos de configuración individuales en detalle.

Detalles del Campo

Campo	Descripción
Field Name	Nombre técnico del campo de la tabla de destino en Business Central. Seleccione el campo que desea llenar.
Field Display Name	Nombre para mostrar en flujos de trabajo y la interfaz de usuario. Puede ser más descriptivo que el nombre técnico.
Field Type	Tipo de dato (Texto, Entero, Decimal, Booleano, etc.). No se puede cambiar.
Mandatory Field	Marca el campo como obligatorio. Si está activo, debe haber un valor presente para que el proceso se complete con éxito. El estado también se puede activar/desactivar en la lista de campos.

Configuración de Captura de Campo

Campo	Descripción
Capture Option	Fuente para el valor del campo: • Document – el valor se extrae automáticamente del documento. • Fixed Value – valor constante para todos los procesos.
Alternative Search Names	Términos de búsqueda alternativos que aumentan la tasa de coincidencia en el document matching. Aquí puede ingresar etiquetas de campo extraídas de documentos (cadenas normalizadas; se ignoran mayúsculas/minúsculas y caracteres especiales). A través de la acción ⋯ (lookup) puede ver los últimos campos extraídos de un documento y adoptar términos.
Purpose Description	Breve descripción del propósito del campo para mejorar el matching impulsado por IA, en caso de que la asignación automática no sea clara.
Fixed Value	Valor constante, si Capture Option = Fixed Value.

Campos Numéricos (Entero/Decimal)

Los campos que contienen los tipos Entero o Decimal tienen opciones adicionales:

Campo	Descripción
No. of Digits After Decimal	Número máximo de decimales para valores decimales. Predeterminado: 2.
Negative Value Handling	Manejo de valores negativos: • None – sin ajuste. • Error – bloquea valores negativos y genera una advertencia. • Zero Value – establece valores negativos en 0. • Absolute Value – convierte negativos en valores positivos.
Convert Always to Number	Obliga la conversión a una representación numérica (se eliminan caracteres no numéricos).

Campos de Fecha

Para campos del tipo Date, ahora hay opciones de configuración ampliadas para mejorar la detección y procesamiento de valores de fecha.

Campo	Descripción
Convert Calendar Week to Date	Active esta opción si los campos pueden contener semanas del calendario (por ejemplo, „41/25“). Si la opción está activada, el sistema detecta automáticamente las semanas del calendario y las convierte en una fecha válida. La conversión se realiza según la regla de días de la semana del calendario configurada.
Calendar Week Day	Indica el día de la semana que se utilizará al convertir una semana del calendario en una fecha. Ejemplo: Si se elige lunes, la fecha se establecerá en el lunes de la semana del calendario especificada. Valor predeterminado: viernes.

!!! tip Nota:

Si utiliza **Content Understanding**, el **tipo de captura** dentro del esquema **no debe ser "Date"** para evitar conflictos al convertir semanas del calendario.

Reglas de Campo

Field Rules amplían la funcionalidad de un campo. Con ellas, se pueden verificar, transformar, enriquecer o automatizar valores. El Field Rule Wizard integrado lo apoya paso a paso.

Nota

Una regla siempre se asigna a un campo específico. Sin embargo, puede definir varias reglas para el mismo campo.

1) Configuración General

Rule Code: Defina un código corto y único que identifique esta regla dentro de la plantilla.
Rule Description: Agregue una descripción si es necesario, que explique el propósito o la lógica de la regla.

2) Definir Fuente de Entrada

Seleccione de dónde proviene el valor de entrada:

Template Field: El valor se toma de otro campo de la misma plantilla.
Document Field: El valor se extrae directamente de un campo en el documento capturado.

Si elige Document Field:

Defina en el campo Document Search Text una palabra clave o sinónimo que se buscará en el documento.

Si elige Template Field:

Input Field Doc. Type: Seleccione si el campo proviene del Encabezado o de las Líneas.
Input Template Field: Seleccione el campo específico cuyo valor se utilizará.

3) Definir Método de Procesamiento

Defina cómo se procesará el valor de entrada:

Regular Expression: Verifica el valor utilizando un patrón Regex. Ejemplo: ^[0-9]{8}$ verifica si es un número de ocho dígitos.
Record Search: Busca el valor de entrada en una tabla específica, por ejemplo, en clientes, artículos o proveedores. Proporcione el número de tabla y el campo de búsqueda.
Custom Codeunit: Utiliza lógica personalizada que se encuentra en una codeunit. Proporcione el número de la codeunit (detalles en la sección Desarrollo).

4) Método de Evaluación

Determine cómo se interpretará el resultado de la regla:

Is Match: La regla se activa si se cumple la condición.
Is Not Match: La regla se activa si la condición no se cumple.

5) Acciones al Activar la Regla

Defina qué sucede cuando se activa la regla:

Add Remark: Agrega una observación al documento.
Remark Text: Ingrese el texto de la observación.
Remark Type: Seleccione el tipo de observación:
Error: Bloquea el procesamiento.
Warning: Muestra una advertencia, pero no bloquea.
Info: Solo una información, sin impacto en el proceso.
Replace Field Value: Reemplaza el valor existente del campo.
Replace Via Template Field: Define si el valor del campo debe ser reemplazado por otro campo de plantilla.
To Template Field: (Si Replace Via Template Field está activo) Define el campo de plantilla cuyo valor se debe utilizar.
To Field Value: (Si Replace Via Template Field está desactivado) Indica el nuevo valor que se debe establecer. Al usar una Custom Codeunit, el valor se proporciona automáticamente desde la codeunit.

Regla para Cálculo de Fechas

Para campos de fecha, puede calcular automáticamente valores de fecha basados en otros campos o fórmulas de fecha predefinidas. Esta regla permite, por ejemplo, calcular una fecha de entrega sumando un número específico de días a la fecha de envío o establecer automáticamente una fecha de vencimiento basada en la fecha de registro.

Si desea excluir ciertos días como sábado y domingo del cálculo, debe tener un Calendario Base en Business Central configurado y seleccionar bajo Company Information -> Shipping -> Base Calendar.

Detección Inteligente de Tipo de Línea

Con Field Rules, puede detectar automáticamente el Line Type. Para ello, utilice la Custom Codeunit 5673302 "SIM_DI Smart Line Type Match" y pase como Input Value la Line‑Description. El servicio de OpenAI busca en las siguientes colecciones de registros un elemento coincidente: Allocation Account (G/L Allocation Account), Fixed Asset, G/L Account, Resource, Item. Ejemplo: Si la descripción de la línea contiene „IT Workshop“, la IA puede encontrar, por ejemplo, el G/L Account 1009; el Line Type y el No. se establecerán en consecuencia.

Nota sobre la combinación con otras reglas: Si utiliza esta detección, no configure un lookup en Description que sobrescriba el No..

Smart Line Type Match Rule

Validación de Lookup

La validación de lookup es una opción poderosa para verificar los valores de campo contra datos maestros. Esto asegura que solo se utilicen registros existentes.

Campo	Descripción
Use Lookup Validation	Activa la validación: • No – sin validación. • Yes – validación de lookup estándar (método recomendado). • Custom Codeunit – validación a través de codeunit.

Otras opciones con validación de lookup activa

Campo

Descripción

Lookup Table No.

Referencia a la tabla en la que se verifica (por ejemplo, Customer, Item).

Lookup Filters

Defina al menos un filtro para buscar el registro. A través de la lista de campos, seleccione los campos de filtro y el Lookup Filter Type:
• None – sin filtro.
• Search Text – utiliza textos de búsqueda de los captured fields del documento (el valor encontrado sirve como filtro).
• Template Field – utiliza el valor de un campo de plantilla.
• Fixed Value – valor de filtro constante.
• Allow Null Value – controla si también se filtran valores vacíos.

Campos de Retorno

Utilice los registros de lookup encontrados para llenar los campos de plantilla. En la lista verá, dependiendo del contexto (Encabezado/Líneas), todos los campos de plantilla.

Return Field: Campo de la tabla de destino cuyo valor se devuelve.
Ejemplo: Valida Customer y llena el campo de plantilla actualmente seleccionado (en negrita) con el valor Name; además, llena Customer Id con No. – de este modo, el campo No. se referencia con Name.
Return Empty Value: Devuelve el valor incluso si está vacío.

Custom Codeunit (Validación)

Campo	Descripción
Custom Codeunit	Número de la codeunit para la validación, si Use Lookup Validation = Custom Codeunit.

La Simova GmbH proporciona la codeunit estándar 5673300 "SIM_DI LookUp Description". Puede utilizarse en Líneas en campos como No. o Description. La codeunit valida dinámicamente contra las tablas adecuadas (por ejemplo, Item) dependiendo del Line Type. Si cambia el tipo, la validación se ajusta automáticamente.

Creación Inteligente de Datos Maestros

Si un registro no existe, puede ofrecer la creación impulsada por IA (solo con validación de lookup activa). En el Smart Process Worksheet, aparece en las observaciones una acción para iniciar la creación.

Campo	Descripción
Allow Smart Master Data Creation	Permite la creación automatizada de datos maestros. Si no se encuentra coincidencia en la validación, se puede ofrecer una creación de datos maestros impulsada por IA.

Traducciones de Campos

Con traducciones de campos, puede reemplazar cadenas no deseadas, traducir abreviaturas o limpiar textos. También se admiten expresiones regulares (Regex), con las que puede definir patrones complejos de búsqueda y reemplazo.

Puede encontrar la configuración en la Template Field Card en la sección Field Translation.

Campo	Descripción
From Value	Texto a reemplazar. Ejemplo: "," – elimina comas de „Amazon GmbH,“.
To Value	Valor de reemplazo. Deje el campo vacío para eliminar el texto.
Case Sensitive	Si está activado, solo se reemplaza si la mayúscula/minúscula coincide exactamente.

Lista Negra de Campos de Plantilla

Con la nueva acción de lista negra en los campos de plantilla, puede definir ciertos valores que, si aparecen en un registro, impiden que ese registro sea procesado. Esta función le permite excluir intencionadamente filas completas del procesamiento si contienen contenido no deseado o irrelevante.

Caso de Uso:

La lista negra de campos es especialmente útil cuando:

Desea excluir ciertos valores (por ejemplo, marcadores de posición, datos de prueba o entradas erróneas).
Quiere asegurarse de que solo se procesen datos relevantes.
Desea mejorar la eficiencia evitando el procesamiento innecesario de registros.

Funcionamiento:

Abra la plantilla deseada.
Seleccione el campo para el que desea definir una lista negra.
Agregue una o más cadenas que no deben aparecer en el registro.
Una vez que se detecte un valor en cualquier campo de la lista negra, toda la fila se excluirá automáticamente del procesamiento posterior.