Procesamiento de Documentos

Última actualización: 03.09.2025 • Tiempo de lectura: ~10 minutos

El Flujo de Trabajo de Procesamiento de Documentos en Procesamiento Inteligente simplifica significativamente el manejo de documentos entrantes en Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Requisitos Previos

Antes de comenzar a trabajar con el Flujo de Trabajo de Procesamiento de Documentos, asegúrate de que:

todos los flujos de trabajo estén completamente configurados.
las listas de entrada hayan sido configuradas correctamente.

Nota

Una configuración completa y validación de los flujos de trabajo asegura un proceso fluido.

Guía Paso a Paso

1. Verificar Documento en la Lista de Entrada

Todos los documentos entrantes se muestran en la lista de entrada. Dependiendo de tu configuración, la clasificación puede ocurrir automáticamente al subir o puede necesitar ser iniciada manualmente.

2. Clasificar Documento

Si la clasificación no ocurre automáticamente:

Selecciona el documento en la lista de entrada.
Elige la acción Clasificar.
El servicio de clasificación analiza el documento y lo asigna a un tipo de documento adecuado.

Notas sobre Clasificación

Clasificación Incierta: Si el servicio no puede determinar claramente el tipo, la clasificación debe realizarse manualmente.
Clasificación Desconocida: Si un documento no puede ser clasificado, se marca con una advertencia en el registro. El documento permanece en la lista de entrada y puede ser clasificado o procesado manualmente más tarde. El procesamiento puede continuar sin interrupciones.
Nivel de Confianza: Si el valor determinado está por debajo del umbral predefinido, se emite una notificación. Luego puedes confirmar manualmente el tipo de documento.
Captura Automática: Tras una clasificación exitosa, el Proceso de Captura comienza automáticamente para extraer datos relevantes del documento.

Después de este paso, la columna Clasificación en la lista de entrada mostrará a qué tipo de documento se ha asignado el documento.

3. Iniciar Proceso de Documento

Una vez que un documento está clasificado, puedes iniciar el procesamiento:

Selecciona la acción Procesar Documento en la lista de entrada.
Se crea un Borrador basado en la Plantilla de Proceso almacenada.
Todos los datos reconocidos automáticamente se transfieren al borrador.

4. Trabajar en el Borrador

En la ventana del borrador, tienes varias vistas y funciones disponibles:

Datos Pre-llenados: Todos los campos capturados se muestran como aparecerían en el documento final.
Editar Campos: Tienes la opción de editar fácilmente los campos en la vista del borrador; simplemente haz clic en el campo deseado y selecciona un valor. Si tu campo tiene una validación de búsqueda configurada, también puedes seleccionar un valor en la ventana del borrador utilizando la búsqueda en el campo respectivo.
Observaciones:
- Sin entradas → Sin problemas.
- Advertencias o errores → Sigue las instrucciones para resolver.
- Si Creación Inteligente de Datos Maestros está habilitada, los datos maestros faltantes pueden ser creados inteligentemente a través de Crear Datos.
Vista Previa: Puedes revisar todos los datos reconocidos en detalle a través de Ver Campos Extraídos. Consejo: Puedes resaltar un campo en la vista del borrador y luego hacer clic en un campo resaltado en la vista previa para importar el valor.

5. Revisar o Restablecer Cambios

Si son necesarios ajustes en el borrador:

Usa Recrear Borrador para restablecer el borrador actual.
Cambia a la Plantilla de Proceso correspondiente si se necesitan hacer cambios en la plantilla misma.

Nota

Después de realizar ajustes en la plantilla, la acción Recrear Plantilla siempre debe ejecutarse para asegurar que todos los cambios se apliquen.

6. Completar Proceso

Después de revisar y aprobar todos los datos:

Haz clic en Completar Proceso.
Si hay datos erróneos o problemas en la plantilla, se mostrará un mensaje de error detallado.
Después de la finalización exitosa, el estado del proceso se actualizará:

Archivado	Estado
Sin Archivado	Procesado
Con archivado activo (Document Central)	Archivado

Todos los pasos de trabajo y resultados pueden ser rastreados en el Registro.

Trabajando con el Proceso de Revisión

Cuando el proceso de revisión está activado en una plantilla de proceso, el flujo de trabajo del documento incluye pasos adicionales para la aprobación de múltiples personas antes de la finalización.

Cuando el Proceso de Revisión está Activo

Si la plantilla de proceso tiene habilitada Activar Proceso de Revisión:

El documento debe ser liberado para revisión antes de que pueda ser completado.
Se asignan uno o más revisores (de los revisores predeterminados en la plantilla o dinámicamente a través de reglas de plantilla).
Los revisores reciben notificaciones por correo electrónico (si están configuradas) cuando los documentos necesitan revisión.
El estado del documento cambia a Para Revisar cuando se libera para revisión.
Las acciones de revisión se vuelven disponibles en la Hoja de Proceso.

Guía Paso a Paso con Revisión

1-4. Seguir Pasos Estándar

Completa los pasos 1-4 como se describe arriba (Verificar Documento, Clasificar, Iniciar Proceso, Trabajar en Borrador).

5. Liberar para Revisión

Una vez que el borrador esté listo y todos los datos sean correctos:

Haz clic en Liberar para Revisión en la Hoja de Proceso.
El sistema realiza las siguientes acciones:
- Guarda el estado actual del borrador para persistencia
- Asigna todos los revisores configurados al documento
- Cambia el estado del documento a Para Revisar
- Establece el Código de Persona Asignada al usuario actual (propietario del documento)
- Envía notificaciones por correo electrónico de solicitud de revisión a todos los revisores (si están configuradas)
El documento ahora está a la espera de la acción del revisor.

6. Los Revisores Toman Acción

Los revisores pueden acceder a sus revisiones asignadas a través de:

Cues del Centro de Roles: "Mis Entradas de Revisión" o "Todas las Entradas de Revisión"
Lista de Entradas de Revisión: Con opciones de filtrado por estado y revisiones asignadas
Navegación directa: Desde la entrada de revisión al documento

Cada revisor puede realizar una de las siguientes acciones:

Aprobar: Confirma que el documento es correcto y puede continuar
Rechazar: Declina el documento con un comentario obligatorio explicando la razón
Agregar Comentario: Proporciona retroalimentación sin cambiar el estado

Comentarios de Rechazo

Al rechazar un documento, los revisores deben proporcionar un comentario explicando la razón. Si no se proporciona un comentario, el sistema mostrará un error.

7. Cálculo del Estado de Revisión

El sistema calcula automáticamente el estado general de revisión basado en todas las respuestas de los revisores:

Estado General	Condición
Rechazado	Al menos un revisor ha rechazado el documento
Esperando Revisión	Uno o más revisores requeridos no han aprobado aún, o solo revisores opcionales han respondido
Aprobado	Todos los revisores requeridos han aprobado el documento

Revisores Requeridos: Deben aprobar antes de que el documento pueda ser completado.
Revisores Opcionales: Proporcionan supervisión adicional pero no bloquean la finalización.

8. Completar Proceso Después de la Aprobación

Una vez que el estado general de revisión es Aprobado, el último revisor que aprobó el documento será invitado a completar el proceso. Este paso asegura que el proceso pueda finalizarse inmediatamente después de la revisión y evita tiempos de espera más largos antes de que el documento sea completado.

Se mostrará un mensaje correspondiente dentro del proceso. Si el mensaje no se confirma, se activará un error y el estado de revisión se restablecerá al estado anterior.

Campo de Estado de Revisión

Cuando el proceso de revisión está activo, se muestra un campo temporal de Estado de Revisión en la lista de entrada y en la hoja de proceso. Este campo muestra el estado actual de revisión con fines de visualización, pero no se persiste en la base de datos.

Estado de Revisión	Descripción
Todos	Opción de filtrado para mostrar todos los documentos independientemente del estado de revisión
Esperando Revisión	El documento está a la espera de la acción del revisor o tiene aprobaciones parciales
Aprobado	Todos los revisores requeridos han aprobado; el documento puede ser completado
Rechazado	Al menos un revisor ha rechazado el documento; requiere corrección

Ver Revisores

Para ver los revisores asignados y su estado:

En la Hoja de Proceso, localiza el campo Revisores en el grupo de Revisión.
Haz clic en el desglose para abrir la página de Resumen de Revisión.
La página muestra:
- Todos los revisores asignados con su estado actual
- Si cada revisor es requerido u opcional
- Todos los comentarios de revisión en el FactBox de Comentarios de Revisión