Prozessvorlagen (Process Templates)

Stand: 02.09.2025

Prozessvorlagen steuern, wie aus Dokumenten extrahierte Daten verarbeitet werden. Sie definieren welche Workflows ausgelöst werden und welche Belege in Business Central erzeugt werden. Durch die dynamische Struktur können Prozessvorlagen frei konfiguriert werden – von der klassischen Rechnungseingangsverarbeitung bis hin zu individuellen, komplexen Automatisierungen.

Dieser Artikel erklärt, wie Sie eine neue Vorlage erstellen, welche Optionen verfügbar sind und wie Sie diese optimal konfigurieren.

Voraussetzungen

Zugriff auf Business Central mit Berechtigungen zum Einrichten von Smart Processing.
Die Dokumentkategorie (Document Category) ist bekannt bzw. bereits angelegt.
Optional: Kenntnisse zu No. Series, Tabellen- und Feldstruktur in Business Central.

Prozessvorlage erstellen

Öffnen Sie Business Central.
Suchen Sie nach Process Templates oder öffnen Sie die Seite Smart Processing Setup.
Wählen Sie im Menü die Aktion Create, um den Assistenten zu starten.
Füllen Sie im Assistenten die Felder wie unten beschrieben aus.
Speichern Sie die Vorlage, um sie in Smart-Processing-Workflows zu verwenden.

Allgemeine Einstellungen

Feld	Beschreibung
Template Code	Eindeutiger Code der Vorlage. Dient als technische Kennung.
Template Description	Freitextbeschreibung zum Zweck bzw. Anwendungsfall der Vorlage.
Document Category	Verknüpft die Vorlage mit einer Dokumentkategorie. Diese bestimmt die Zieltabelle/-seite der Verarbeitung. Pflichtfeld – erst danach können Felder hinzugefügt werden.
Activate Document Matching	Aktiviert das Dokumenten-Matching innerhalb dieses Templates. Weitere Informationen: siehe Dokumenten‑Matching konfigurieren.
Use Smart Field Matching	Aktiviert das Smart Matching (KI-gestützte Zuordnung extrahierter Dokumentdaten zu Template-Feldern). Standard: Aktiviert.

Einstellungen zur Dokumentverarbeitung

Feld	Beschreibung
Allow Process With Remark	Legt fest, ob ein Dokument trotz Bemerkungen (Fehler) verarbeitet werden darf: • Allow with Confirmation – Verarbeitung nach Bestätigung. • Allow without Confirmation – Verarbeitung ohne Nachfrage. • Do not Allow – Verarbeitung wird blockiert, wenn Bemerkungen vorhanden sind.
Allow Deletion of Remark	Erlaubt das Löschen von Bemerkungen im Prozess.
Open Document After Processing	Öffnet den erstellten Beleg automatisch nach der Verarbeitung.
Display Processed Message	Zeigt eine Benachrichtigung nach der Verarbeitung. Verfügbar, wenn Open Document After Processing deaktiviert ist.
Archive Document	Zeitpunkt der Archivierung: • Never – keine Archivierung. • Always – stets nach der Verarbeitung archivieren. • After Processing – nach Abschluss des Prozesses archivieren. • After Matching – nach abgeschlossenem Matching archivieren.
Archive Content Type	Definiert den Inhaltstyp in Document Central für die Archivierung.

Felder einrichten

Das Herzstück einer Prozessvorlage ist die Feldeinrichtung. Sie definieren, welche Felder im Template verwendet werden und wie diese befüllt werden. Alle hier konfigurierten Felder werden später beim Buchen des Belegs verwendet – Sie bestimmen also, wie ein Datensatz mit welchen Werten erzeugt wird.

Es gibt zwei Bereiche:

Document Header Fields – Felder des Kopfsatzes.
Document Line Fields – Felder der Zeilen.

Die Quelltabellen werden durch die Document Category festgelegt. Wenn in der Kategorie keine Line-Tabelle definiert ist, werden keine Document Line Fields angeboten.

Um zu starten, konfigurieren Sie zunächst die Tabellenschlüssel, anschließend fügen Sie die Felder hinzu.

Tabellenschlüssel konfigurieren

Richten Sie die Tabellenschlüssel ein. Smart Processing ist vollständig dynamisch und kann mit beliebigen Tabellen arbeiten. Damit Datensätze korrekt erstellt werden, müssen die Schlüssel-Felder (Primary Keys) mit passenden Wert-Quellen hinterlegt werden.

Öffnen Sie in der Feldliste (Header oder Lines) die Aktion Configure Table Keys.
Beachten Sie: Die Aktion bezieht sich immer auf die aktuelle Tabelle (Header und Lines separat konfigurieren).
Öffnen Sie das Table Key Setup. Hier sehen Sie die Primärschlüsselfelder der Tabelle.
Legen Sie je Schlüssel das Feld Value Option fest.

Value Option – verfügbare Optionen

Option	Geltungsbereich	Beschreibung
None	Header & Lines	Es wird kein expliziter Wert gesetzt. Standardlogik der Zieltabelle befüllt das Feld (z. B. Standard‑No. Series im Header).
Fixed Value	Header & Lines	Fester Wert. Nützlich z. B. im Sales Header, um den Belegtyp (Invoice, Order etc.) fest zu definieren.
Document Header Field	Nur Lines	Verknüpft einen Line‑Key mit einem Headerfeld. Wählen Sie unter Document Field Reference das passende Headerfeld, das für den Line‑Schlüssel verwendet werden soll.
No. Series	Header & Lines	Generiert Werte über eine Nummernserie (No. Series (308)). Wählen Sie die zu verwendende Serie aus.
Auto Increment	Vorwiegend Lines	Erhöht numerische Schlüssel automatisch (z. B. Line No. in Schritten von 1 000). Jede Zeile erhält eine eindeutige Nummer.

Tipp

Werden bestimmte Headerfelder standardmäßig automatisch befüllt (z. B. No.), lassen Sie die Value Option auf None. Dann greift die Standardlogik der Tabelle.

Felder hinzufügen

Nachdem die Schlüssel definiert sind, fügen Sie die benötigten Felder im Header oder in den Lines hinzu. Fügen sie nur Felder hinzu die wichtig für ihre Anlage sind.

Aktion Add Field öffnen – der Wizard führt Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung.
Die folgenden Abschnitte beschreiben die einzelnen Konfigurationsschritte im Detail.

Field Details

Feld	Beschreibung
Field Name	Technischer Feldname aus der Zieltabelle in Business Central. Wählen Sie das Feld, das Sie befüllen möchten.
Field Display Name	Anzeigename für Workflows und die UI. Kann sprechender als der technische Name sein.
Field Type	Datentyp (Text, Integer, Decimal, Boolean usw.). Nicht änderbar.
Mandatory Field	Markiert das Feld als Pflichtfeld. Ist es aktiv, muss ein Wert vorhanden sein, damit der Prozess erfolgreich abgeschlossen werden kann. Der Status ist auch in der Felderliste ein-/ausschaltbar.

Field Capture Setup

Feld	Beschreibung
Capture Option	Quelle für den Feldwert: • Document – Wert wird automatisch aus dem Dokument ausgelesen. • Fixed Value – konstanter Wert für alle Prozesse.
Alternative Search Names	Alternative Suchbegriffe steigern die Trefferquote beim Dokument‑Matching. Hinterlegen Sie hier extrahierte Feldbezeichnungen aus Dokumenten (normalisierte Strings; Groß-/Kleinschreibung und Sonderzeichen werden ignoriert). Über die ⋯(lookup) ‑Aktion können Sie die zuletzt extrahierten Felder eines Dokuments einsehen und Begriffe übernehmen.
Purpose Description	Kurzbeschreibung des Zwecks des Feldes zur Verbesserung des KI‑gestützten Matchings, falls die automatische Zuordnung unklar ist.
Fixed Value	Konstanter Wert, wenn Capture Option = Fixed Value.

Numerische Felder (Integer/Decimal)

Felder die den typen Integer oder Deccimal entahlten haben zusätliche Optionen:

Feld	Beschreibung
No. of Digits After Decimal	Maximale Anzahl Nachkommastellen für Dezimalwerte. Standard: 2.
Negative Value Handling	Umgang mit negativen Werten: • None – keine Anpassung. • Error – blockiert negative Werte und erzeugt einen Hinweis. • Zero Value – setzt negative Werte auf 0. • Absolute Value – wandelt negative in positive Werte um.
Convert Always to Number	Erzwingt die Konvertierung in eine numerische Darstellung (nicht‑numerische Zeichen werden entfernt).

Datumsfelder

Für Felder vom Typ Date stehen nun erweiterte Konfigurationsoptionen zur Verfügung, um die Erkennung und Verarbeitung von Datumswerten zu verbessern.

Feld	Beschreibung
Convert Calendar Week to Date	Aktivieren Sie diese Option, wenn Felder Kalenderwochen enthalten können (z. B. „41/25“). Ist die Option aktiviert, erkennt das System automatisch Kalenderwochen und wandelt sie in ein gültiges Datum um. Die Umwandlung erfolgt anhand der eingestellten Kalenderwochentagsregel.
Calendar Week Day	Gibt den Wochentag an, der beim Umwandeln einer Kalenderwoche in ein Datum verwendet wird. Beispiel: Wenn Montag gewählt ist, wird das Datum auf den Montag der angegebenen Kalenderwoche gesetzt. Standardwert: Freitag.

!!! tip Hinweis:

Wenn Sie **Inhaltsverständnis (Content Understanding)** verwenden, sollte der **Erfassungstyp** innerhalb des Schemas **nicht "Datum"** sein, um Konflikte bei der Umwandlung von Kalenderwochen zu vermeiden.

Field Rules

Field Rules erweitern die Funktionalität eines Feldes. Mit ihnen können Werte geprüft, transformiert, angereichert oder automatisiert werden. Der integrierte Field Rule Wizard unterstützt Sie dabei Schritt für Schritt.

Hinweis

Eine Regel wird immer einem spezifischen Feld zugeordnet. Sie können aber mehrere Regeln für dasselbe Feld definieren.

1) Allgemeine Einstellungen

Rule Code: Definieren Sie einen eindeutigen, kurzen Code, der diese Regel innerhalb der Vorlage identifiziert.
Rule Description: Ergänzen Sie bei Bedarf eine Beschreibung, die den Zweck oder die Logik der Regel erläutert.

2) Eingabequelle definieren

Wählen Sie aus, woher der Eingabewert stammt:

Template Field: Der Wert wird aus einem anderen Feld derselben Vorlage übernommen.
Document Field: Der Wert wird direkt aus einem Feld im erfassten Dokument ausgelesen.

Wenn Sie Document Field wählen:

Definieren Sie im Feld Document Search Text ein Schlüsselwort oder Synonym, das im Dokument gesucht wird.

Wenn Sie Template Field wählen:

Input Field Doc. Type: Wählen Sie, ob das Feld aus dem Header oder den Lines stammt.
Input Template Field: Wählen Sie das spezifische Feld aus, dessen Wert verwendet werden soll.

3) Verarbeitungsmethode festlegen

Definieren Sie, wie der Eingabewert verarbeitet wird:

Regular Expression: Prüft den Wert mithilfe eines Regex-Musters. Beispiel: ^[0-9]{8}$ prüft, ob es sich um eine achtstellige Zahl handelt.
Record Search: Sucht den Eingabewert in einer bestimmten Tabelle, z. B. in Kunden, Artikeln oder Lieferanten. Geben Sie dazu die Tabellennummer und das Suchfeld an.
Custom Codeunit: Nutzt benutzerdefinierte Logik, die in einer Codeunit hinterlegt ist. Geben Sie die Nummer der Codeunit an (Details siehe Abschnitt Entwicklung).

4) Auswertungsmethode

Bestimmen Sie, wie das Ergebnis der Regel interpretiert wird:

Is Match: Die Regel wird ausgelöst, wenn die Bedingung erfüllt ist.
Is Not Match: Die Regel wird ausgelöst, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist.

5) Aktionen bei Auslösung der Regel

Definieren Sie, was passiert, wenn die Regel ausgelöst wird:

Add Remark: Fügt eine Bemerkung zum Dokument hinzu.
Remark Text: Geben Sie den Text der Bemerkung ein.
Remark Type: Wählen Sie den Typ der Bemerkung:
Error: Blockiert die Verarbeitung.
Warning: Zeigt eine Warnung an, blockiert aber nicht.
Info: Nur eine Information, ohne Einfluss auf den Prozess.
Replace Field Value: Ersetzt den bestehenden Feldwert.
Replace Via Template Field: Definiert ob der Wert des Feldes durch ein anderes Template Field ersetzt werden soll.
To Template Field: (Wenn Replace Via Template Field Aktiv ist) Definiert das Template Field dessen Wert verwendet werden soll.
To Field Value: (Wenn Replace Via Template Field Deaktiviert ist) Gibt den neuen Wert an, der gesetzt werden soll. Bei Verwendung einer Custom Codeunit wird der Wert automatisch von der Codeunit geliefert.

Regel zur Datumsberechnung

Bei Datums Feldern, können Sie Datumswerte automatisch berechnen, basierend auf anderen Feldern oder vordefinierten Datumsformeln. Diese Regel ermöglicht z. B. die Berechnung eines Lieferdatums durch Hinzufügen einer bestimmten Anzahl von Tagen zum Versanddatum oder das automatische Setzen eines Fälligkeitsdatums basierend auf dem Buchungsdatum.

Wenn Sie bestimmte Tage wie z.b. Samstag und Sonntag aus der Berechnung rausnehmen wollen, müssen Sie einen Base Calender in Business Central eingerichtet haben und unter Company Information -> Shipping -> Base Calender auswählen.

Intelligente Line‑Typ‑Erkennung

Mit Field Rules können Sie den Line Type automatisch erkennen. Verwenden Sie dazu die Custom Codeunit 5673302 "SIM_DI Smart Line Type Match" und übergeben Sie als Input Value die Line‑Description. Der OpenAI‑Dienst sucht in folgenden Record‑Sammlungen nach einem passenden Element: Allocation Account (G/L Allocation Account), Fixed Asset, G/L Account, Resource, Item. Beispiel: Enthält die Line‑Beschreibung „IT Workshop“, findet die KI z. B. den G/L Account 1009; der Line Type und die No. werden entsprechend gesetzt.

Hinweis zur Kombination mit anderen Regeln: Wenn Sie diese Erkennung verwenden, konfigurieren Sie keinen Lookup auf Description, der die No. überschreibt.

Smart Line Type Match Rule

Lookup Validation

Die Lookup Validation ist eine leistungsfähige Option, um Feldwerte gegen Stammdaten zu prüfen. Dadurch stellen Sie sicher, dass nur existierende Datensätze verwendet werden.

Feld	Beschreibung
Use Lookup Validation	Aktiviert die Validierung: • No – keine Validierung. • Yes – Standard‑Lookup‑Validierung (empfohlene Methode). • Custom Codeunit – Validierung via Codeunit.

Weitere Optionen bei aktiver Lookup Validation

Feld

Beschreibung

Lookup Table No.

Referenz auf die Tabelle, in der geprüft wird (z. B. Customer, Item).

Lookup Filters

Definieren Sie mindestens einen Filter zur Suche des Datensatzes. Über die Feldliste wählen Sie die Filterfelder und den Lookup Filter Type:
• None – kein Filter.
• Search Text – verwendet Suchtexte aus den captured fields des Dokuments (der gefundene Wert dient als Filter).
• Template Field – verwendet den Wert eines Template‑Felds.
• Fixed Value – konstanter Filterwert.
• Allow Null Value – steuert, ob auch leere Werte gefiltert werden.

Return Fields

Verwenden Sie die gefundenen Lookup‑Datensätze, um Template‑Felder zu befüllen. In der Liste sehen Sie – je nach Kontext (Header/Lines) – alle Template‑Felder.

Return Field: Feld der Zieltabelle, dessen Wert zurückgegeben wird.
Beispiel: Sie validieren Customer und befüllen das aktuell markierte Template‑Feld (fett) mit dem Wert Name; zusätzlich befüllen Sie Customer Id mit No. – damit ist das Feld No. mit Name referenziert.
Return Empty Value: Gibt den Wert auch zurück, wenn er leer ist.

Custom Codeunit (Validierung)

Feld	Beschreibung
Custom Codeunit	Nummer der Codeunit für die Validierung, wenn Use Lookup Validation = Custom Codeunit.

Die Simova GmbH stellt die Standard‑Codeunit 5673300 "SIM_DI LookUp Description" bereit. Sie kann in Lines auf Feldern wie No. oder Description verwendet werden. Die Codeunit validiert – abhängig vom Line‑Typ – dynamisch gegen die passenden Tabellen (z. B. Item). Ändert sich der Typ, passt sich die Validierung automatisch an.

Intelligente Stammdatenanlage

Wenn ein Datensatz nicht existiert, können Sie die AI‑gestützte Anlage anbieten (nur bei aktiver Lookup‑Validierung). Im Smart Process Worksheet erscheint in den Bemerkungen eine Aktion, um die Anlage zu starten.

Feld	Beschreibung
Allow Smart Master Data Creation	Ermöglicht die automatisierte Stammdatenanlage. Wird bei der Validierung kein Treffer gefunden, kann eine KI‑gestützte Erstellung der Stammdaten angeboten werden.

Feldübersetzungen

Mit Feldübersetzungen ersetzen Sie unerwünschte Zeichenfolgen, übersetzen Abkürzungen oder bereinigen Texte. Dabei werden ebenfalls reguläre Ausdrücke (Regex) unterstützt, mit denen Sie komplexe Such- und Ersetzungsmuster definieren können.

Sie finden die Einstellungen in der Template Field Card im Abschnitt Field Translation.

Feld	Beschreibung
From Value	Zu ersetzender Text. Beispiel: "," – entfernt Kommata aus „Amazon GmbH,“.
To Value	Ersetzungswert. Lassen Sie das Feld leer, um den Text zu entfernen.
Case Sensitive	Wenn aktiviert, wird nur ersetzt, wenn Groß-/Kleinschreibung exakt übereinstimmt.

Template-Field Blacklist

Mit der neuen Blacklist-Aktion in den Vorlagenfeldern können Sie bestimmte Werte definieren, die — wenn sie in einem Datensatz vorkommen — verhindern, dass dieser Datensatz weiterverarbeitet wird. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, ganze Zeilen gezielt von der Verarbeitung auszuschließen, wenn sie unerwünschte oder irrelevante Inhalte enthalten.

Anwendungsfall:

Die Feld-Blacklist ist besonders hilfreich, wenn:

Sie bestimmte Werte ausschließen möchten (z. B. Platzhalter, Testdaten oder fehlerhafte Einträge).
Sie sicherstellen wollen, dass nur relevante Daten in die Verarbeitung gelangen.
Sie die Effizienz verbessern möchten, indem unnötige Verarbeitung von Datensätzen vermieden wird.

Funktionsweise:

Öffnen Sie die gewünschte Vorlage.
Wählen Sie das Feld aus, für das Sie eine Blacklist definieren möchten.
Fügen Sie eine oder mehrere Zeichenfolgen hinzu, die nicht im Datensatz vorkommen dürfen.
Sobald ein Wert in einem beliebigen Blacklist-Feld erkannt wird, wird die gesamte Zeile automatisch von der weiteren Verarbeitung ausgeschlossen.