Prozessvorlagen

Status: 02.09.2025 • Lesezeit: ~15 Minuten

Prozessvorlagen steuern, wie Daten aus Dokumenten verarbeitet werden. Sie definieren, welche Workflows ausgelöst werden und welche Dokumente in Business Central erstellt werden. Aufgrund der dynamischen Struktur können Prozessvorlagen frei konfiguriert werden – von der klassischen Rechnungsverarbeitung bis hin zu individuellen, komplexen Automatisierungen.

Dieser Artikel erklärt, wie man eine neue Vorlage erstellt, welche Optionen verfügbar sind und wie man sie optimal konfiguriert.

Voraussetzungen

Zugriff auf Business Central mit Berechtigungen zur Einrichtung von Smart Processing.
Die Dokumentkategorie ist bekannt oder bereits erstellt.
Optional: Kenntnisse über Nr. Serien, Tabellen- und Feldstruktur in Business Central.

Prozessvorlage erstellen

Öffnen Sie Business Central.
Suchen Sie nach Prozessvorlagen oder öffnen Sie die Seite Smart Processing Setup.
Wählen Sie die Aktion Erstellen aus dem Menü, um den Assistenten zu starten.
Füllen Sie die Felder im Assistenten wie unten beschrieben aus.
Speichern Sie die Vorlage, um sie in Smart Processing-Workflows zu verwenden.

Allgemeine Einstellungen

Feld	Beschreibung
Vorlagen-Code	Eindeutiger Code der Vorlage. Dient als technischer Identifikator.
Vorlagenbeschreibung	Freitextbeschreibung des Zwecks oder Anwendungsfalls der Vorlage.
Dokumentkategorie	Verknüpft die Vorlage mit einer Dokumentkategorie. Dies bestimmt die Zieltabelle/-seite der Verarbeitung. Pflichtfeld – nur dann können Felder hinzugefügt werden.
Dokumentenabgleich aktivieren	Aktiviert den Dokumentenabgleich innerhalb dieser Vorlage. Weitere Informationen: siehe Dokumentenabgleich konfigurieren.

Automatisierungs- & Intelligenzeinstellungen

Feld	Beschreibung
Intelligente Feldzuordnung	Ermöglicht KI-unterstützte Zuordnung zwischen erfassten Dokumentfeldern und Vorlagenfeldern. Wenn deaktiviert, werden Felder strikt basierend auf Feldnamen und alternativen Feldnamen zugeordnet. Standard: Aktiviert.
Intelligente G/L-Kontenvorschläge	Ermöglicht KI-gestützte G/L-Kontenvorschläge für Dokumentzeilen. Option "Wenn Typ leer ist" schlägt Konten nur für Zeilen ohne Typ vor. Option "Wenn keine Zuordnung gefunden" schlägt Konten vor, wenn kein Suchergebnis vorliegt.
Historisches Lernen verwenden (Vorschau)	Analysiert zuvor verarbeitete Dokumente und schlägt automatisch Werte vor, wenn die Vertrauensschwellen erreicht sind. Wird nur angewendet, wenn Felder leer sind oder keine gültige Zuordnung existiert. Derzeit wird das historische Lernen nur auf denselben Datensatz der Dokumentkategorie angewendet. (Funktion ist in der Vorschau und kann sich ändern)
Vorlagenregeln	Ermöglicht die Definition mehrerer Regelbedingungen, die automatisch erfasste Dokumentinformationen auf Vorlagenfelder anwenden können. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über Vorlagenregeln.

Prozesseinstellungen

Feld	Beschreibung
Verarbeitung mit Bemerkung erlauben	Gibt an, ob ein Dokument trotz Bemerkungen (Fehler) verarbeitet werden kann: • Erlauben mit Bestätigung – Verarbeitung nach Bestätigung. • Erlauben ohne Bestätigung – Verarbeitung ohne Rückfrage. • Nicht erlauben – Verarbeitung wird blockiert, wenn Bemerkungen vorhanden sind.
Löschen von Bemerkungen erlauben	Erlaubt das Löschen von Bemerkungen im Prozess.
Dokument nach Verarbeitung öffnen	Öffnet automatisch das erstellte Dokument nach der Verarbeitung.
Verarbeitetes Nachricht anzeigen	Zeigt eine Benachrichtigung nach der Verarbeitung an. Verfügbar, wenn Dokument nach Verarbeitung öffnen deaktiviert ist.
Dokument archivieren	Zeitpunkt der Archivierung: • Nie – keine Archivierung. • Immer – immer nach der Verarbeitung archivieren. • Nach Verarbeitung – nach Abschluss des Prozesses archivieren. • Nach Abgleich – nach Abschluss des Abgleichs archivieren.
Archivierungstyp	Definiert den Inhaltstyp in Document Central für die Archivierung.

Felder einrichten

Das Herzstück einer Prozessvorlage ist die Feldkonfiguration. Sie definieren, welche Felder in der Vorlage verwendet werden und wie sie gefüllt werden. Alle hier konfigurierten Felder werden später beim Buchen des Dokuments verwendet – Sie bestimmen, wie ein Datensatz mit welchen Werten erstellt wird.

Es gibt zwei Bereiche:

Dokumentenheaderfelder – Felder des Headerdatensatzes.
Dokumentenlinienfelder – Felder der Zeilen.

Die Quelltabelle wird durch die Dokumentkategorie bestimmt. Wenn in der Kategorie keine Zeilentabelle definiert ist, werden keine Dokumentenlinienfelder angeboten.

Um zu beginnen, konfigurieren Sie zuerst die Tabellenschlüssel, dann fügen Sie die Felder hinzu.

Tabellenschlüssel konfigurieren

Richten Sie die Tabellenschlüssel ein. Smart Processing ist vollständig dynamisch und kann mit beliebigen Tabellen arbeiten. Um sicherzustellen, dass Datensätze korrekt erstellt werden, müssen die Schlüsselfelder (Primärschlüssel) mit geeigneten Wertquellen verknüpft werden.

Öffnen Sie die Aktion Tabellenschlüssel konfigurieren in der Feldliste (Header oder Zeilen).
Hinweis: Die Aktion bezieht sich immer auf die aktuelle Tabelle (Header und Zeilen müssen separat konfiguriert werden).
Öffnen Sie die Tabellenschlüssel-Einrichtung. Hier sehen Sie die Primärschlüsselfelder der Tabelle.
Legen Sie die Wertoption für jeden Schlüssel fest.

Wertoption – verfügbare Optionen

Option	Geltungsbereich	Beschreibung
Keine	Header & Zeilen	Es wird kein expliziter Wert gesetzt. Die Standardlogik der Zieltabelle füllt das Feld (z. B. Standard Nr. Serien im Header).
Fester Wert	Header & Zeilen	Fester Wert. Nützlich, z. B. im Verkaufsheader, um den Dokumenttyp (Rechnung, Bestellung usw.) explizit zu definieren.
Dokumentenheaderfeld	Nur Zeilen	Verknüpft einen Zeilen-Schlüssel mit einem Headerfeld. Wählen Sie das entsprechende Headerfeld aus, das für den Zeilenschlüssel unter Dokumentenfeldreferenz verwendet werden soll.
Nr. Serien	Header & Zeilen	Generiert Werte über eine Nummer-Serie (Nr. Serien (308)). Wählen Sie die zu verwendende Serie aus.
Automatische Inkrementierung	Hauptsächlich Zeilen	Erhöht automatisch numerische Schlüssel (z. B. Zeilennr. in Schritten von 1.000). Jede Zeile erhält eine eindeutige Nummer.

Tipp

Wenn bestimmte Headerfelder standardmäßig automatisch ausgefüllt werden (z. B. Nr.), lassen Sie die Wertoption auf Keine gesetzt. Dann gilt die Standardlogik der Tabelle.

Felder hinzufügen

Nachdem die Schlüssel definiert sind, fügen Sie die erforderlichen Felder im Header oder in den Zeilen hinzu. Fügen Sie nur Felder hinzu, die für Ihre Einrichtung wichtig sind.

Öffnen Sie die Aktion Feld hinzufügen – der Assistent führt Sie schrittweise durch die Einrichtung.
Die folgenden Abschnitte beschreiben die einzelnen Konfigurationsschritte im Detail.

Felddetails

Feld	Beschreibung
Feldname	Technischer Feldname aus der Zieltabelle in Business Central. Wählen Sie das Feld aus, das Sie ausfüllen möchten.
Feldanzeige-Name	Anzeigename für Workflows und die Benutzeroberfläche. Kann beschreibender sein als der technische Name.
Feldtyp	Datentyp (Text, Ganzzahl, Dezimal, Boolean usw.). Nicht änderbar.

Feldaufnahme einrichten

Feld	Beschreibung
Aufnahmeoption	Quelle für den Feldwert: • Dokument – Wert wird automatisch aus dem Dokument gelesen. • Fester Wert – konstanter Wert für alle Prozesse.
Alternative Suchnamen	Alternative Suchbegriffe erhöhen die Trefferquote beim Dokumentenabgleich. Geben Sie hier extrahierte Feldbezeichnungen aus Dokumenten ein (normalisierte Zeichenfolgen; Groß- und Kleinschreibung sowie Sonderzeichen werden ignoriert). Sie können die zuletzt extrahierten Felder eines Dokuments über die ⋯ (Nachschlagen)-Aktion anzeigen und übernehmen.
Zweckbeschreibung	Kurze Beschreibung des Zwecks des Feldes zur Verbesserung der KI-unterstützten Zuordnung, wenn die automatische Zuordnung unklar ist.
Fester Wert	Konstanter Wert, wenn Aufnahmeoption = Fester Wert.
### Feldeinstellungen

Feld	Beschreibung
Pflichtfeld	Markiert das Feld als pflichtig. Wenn aktiviert, muss ein Wert vorhanden sein, damit der Prozess erfolgreich abgeschlossen werden kann. Der Status kann auch in der Feldliste umgeschaltet werden.
Von der Dokumentenerstellung ausschließen	Wenn aktiviert, wird das Feld von der Dokumentenerstellung ausgeschlossen. Das Feld bleibt im Prozessentwurf sichtbar, wird jedoch bei der Dokumentenerstellung nicht verwendet.
Feldspeicher verwenden	Aktiviert den Feldspeicher. Wenn aktiv, merkt sich das System Benutzereingaben und wendet sie auf zukünftige Dokumente an. Wenn das System beispielsweise einen Lieferanten erkennt, der Benutzer ihn jedoch ändert, wird der korrigierte Lieferant beim nächsten Mal vorgeschlagen.

Numerische Felder (Ganzzahl/Dezimal)

Felder, die die Typen Ganzzahl oder Dezimal enthalten, haben zusätzliche Optionen:

Feld	Beschreibung
Anzahl der Dezimalstellen	Maximale Anzahl von Dezimalstellen für Dezimalwerte. Standard: 2.
Umgang mit negativen Werten	Umgang mit negativen Werten: • Keine – keine Anpassung. • Fehler – blockiert negative Werte und erzeugt eine Warnung. • Nullwert – setzt negative Werte auf 0. • Betragswert – wandelt negative in positive Werte um.
Immer in Zahl umwandeln	Erzwingt die Umwandlung in eine numerische Darstellung (nicht-numerische Zeichen werden entfernt).

Datumsfelder

Für Felder vom Typ Datum sind jetzt erweiterte Konfigurationsoptionen verfügbar, um die Erkennung und Verarbeitung von Datumswerten zu verbessern.

Feld	Beschreibung
Kalenderwoche in Datum umwandeln	Aktivieren Sie diese Option, wenn Felder Kalenderwochen enthalten können (z. B. „41/25“). Wenn die Option aktiviert ist, erkennt das System automatisch Kalenderwochen und wandelt sie in ein gültiges Datum um. Die Umwandlung basiert auf der festgelegten Kalenderwochen-Tagesregel.
Kalenderwochentag	Gibt den Wochentag an, der bei der Umwandlung einer Kalenderwoche in ein Datum verwendet werden soll. Beispiel: Wenn Montag ausgewählt ist, wird das Datum auf den Montag der angegebenen Kalenderwoche gesetzt. Standardwert: Freitag.

Hinweis

Wenn Sie Content Understanding verwenden, sollte der Aufnahmetyp innerhalb des Schemas nicht "Datum" sein, um Konflikte bei der Umwandlung von Kalenderwochen zu vermeiden.

Nachschlagevalidierung

Die Nachschlagevalidierung ist eine leistungsstarke Option, um Feldwerte gegen Stammdaten zu überprüfen. Dies stellt sicher, dass nur vorhandene Datensätze verwendet werden.

Feld	Beschreibung
Nachschlagevalidierung verwenden	Aktiviert die Validierung: • Nein – keine Validierung. • Ja – Standard-Nachschlagevalidierung (empfohlene Methode). • Benutzerdefinierte Codeunit – Validierung über Codeunit.

Zusätzliche Optionen mit aktiver Nachschlagevalidierung

Feld

Beschreibung

Nachschlagetabellennr.

Verweis auf die Tabelle, in der die Überprüfung durchgeführt wird (z. B. Kunde, Artikel).

Nachschlagefilter

Definieren Sie mindestens einen Filter für die Suche nach dem Datensatz. Verwenden Sie die Feldliste, um die Filterfelder und den Nachschlagefiltertyp auszuwählen:
• Keine – kein Filter.
• Suchtext – verwendet Suchtexte aus den erfassten Feldern des Dokuments (der gefundene Wert dient als Filter).
• Vorlagenfeld – verwendet den Wert eines Vorlagenfeldes.
• Fester Wert – konstanter Filterwert.
• Leeren Wert zulassen – steuert, ob leere Werte ebenfalls gefiltert werden.

Rückgabefelder

Verwenden Sie die gefundenen Nachschlage-Datensätze, um Vorlagenfelder auszufüllen. In der Liste sehen Sie – je nach Kontext (Header/Zeilen) – alle Vorlagenfelder.

Rückgabefeld: Feld der Zieltabelle, dessen Wert zurückgegeben wird.
Beispiel: Sie validieren Kunde und füllen das aktuell ausgewählte Vorlagenfeld (fett) mit dem Wert Name; zusätzlich füllen Sie Kunden-ID mit Nr. – somit wird das Feld Nr. mit Name referenziert.
Leeren Wert zurückgeben: Gibt den Wert zurück, auch wenn er leer ist.

Benutzerdefinierte Codeunit (Validierung)

Feld	Beschreibung
Benutzerdefinierte Codeunit	Nummer der Codeunit für die Validierung, wenn Nachschlagevalidierung verwenden = Benutzerdefinierte Codeunit.

Die Simova GmbH stellt die Standard-Codeunit 5673300 "SIM_DI LookUp Description" zur Verfügung. Sie kann in Zeilen für Felder wie Nr. oder Beschreibung verwendet werden. Die Codeunit validiert dynamisch gegen die entsprechenden Tabellen (z. B. Artikel), abhängig vom Zeilentyp. Wenn sich der Typ ändert, passt sich die Validierung automatisch an.

Intelligente Stammdaten Erstellung

Wenn ein Datensatz nicht existiert, können Sie eine KI-unterstützte Erstellung anbieten (nur mit aktiver Nachschlagevalidierung). Im Smart Process Worksheet erscheint eine Aktion in den Bemerkungen, um die Erstellung zu starten.

Feld	Beschreibung
Intelligente Stammdaten Erstellung erlauben	Ermöglicht automatisierte Stammdaten Erstellung. Wenn während der Validierung kein Treffer gefunden wird, kann die KI-unterstützte Erstellung von Stammdaten angeboten werden.

Feldübersetzungen

Mit Feldübersetzungen können Sie unerwünschte Zeichenfolgen ersetzen, Abkürzungen übersetzen oder Texte bereinigen. Reguläre Ausdrücke (Regex) werden ebenfalls unterstützt, sodass Sie komplexe Such- und Ersetzungsmuster definieren können.

Die Einstellungen finden Sie in der Vorlagenfeldkarte im Abschnitt Feldübersetzung.

Feld	Beschreibung
Von-Wert	Text, der ersetzt werden soll. Beispiel: "," – entfernt Kommas aus „Amazon GmbH,“.
Zu-Wert	Ersetzungswert. Lassen Sie das Feld leer, um den Text zu entfernen.
Groß-/Kleinschreibung	Wenn aktiviert, erfolgt die Ersetzung nur, wenn die Groß-/Kleinschreibung genau übereinstimmt.

Vorlagenfeld-Blacklist

Mit der neuen Blacklist-Aktion in den Vorlagenfeldern können Sie spezifische Werte definieren, die – wenn sie in einem Datensatz auftreten – verhindern, dass dieser Datensatz weiterverarbeitet wird. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, ganze Zeilen gezielt von der Verarbeitung auszuschließen, wenn sie unerwünschte oder irrelevante Inhalte enthalten.

Anwendungsfall:

Die Feld-Blacklist ist besonders hilfreich, wenn:

Sie bestimmte Werte (z. B. Platzhalter, Testdaten oder fehlerhafte Einträge) ausschließen möchten.
Sie sicherstellen möchten, dass nur relevante Daten in die Verarbeitung gelangen.
Sie die Effizienz verbessern möchten, indem Sie unnötige Verarbeitungen von Datensätzen vermeiden.

So funktioniert es:

Öffnen Sie die gewünschte Vorlage.
Wählen Sie das Feld aus, für das Sie eine Blacklist definieren möchten.
Fügen Sie einen oder mehrere Zeichenfolgen hinzu, die nicht im Datensatz vorkommen dürfen.
Sobald ein Wert in einem Blacklist-Feld erkannt wird, wird die gesamte Zeile automatisch von der weiteren Verarbeitung ausgeschlossen.