Dokumente Verarbeiten

Letzte Aktualisierung: 03.09.2025 • Lesezeit: ~10 Minuten

Der Dokumentenprozess-Workflow in Smart Processing vereinfacht erheblich den Umgang mit eingehenden Dokumenten in Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Voraussetzungen

Bevor Sie mit dem Dokumentenprozess-Workflow arbeiten, stellen Sie sicher, dass:

alle Workflows vollständig eingerichtet sind.
die Eingangsliste korrekt konfiguriert wurde.

Hinweis

Eine vollständige Einrichtung und Validierung der Workflows gewährleistet einen reibungslosen Prozess.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Dokument in der Eingangsliste Überprüfen

Alle eingehenden Dokumente werden in der Eingangsliste angezeigt. Je nach Ihrer Konfiguration kann die Klassifizierung automatisch beim Hochladen erfolgen oder muss manuell initiiert werden.

2. Dokument Klassifizieren

Wenn die Klassifizierung nicht automatisch erfolgt:

Wählen Sie das Dokument in der Eingangsliste aus.
Wählen Sie die Aktion Klassifizieren.
Der Klassifizierungsdienst analysiert das Dokument und weist es einem geeigneten Dokumenttyp zu.

Hinweise zur Klassifizierung

Unklare Klassifizierung: Wenn der Dienst den Typ nicht eindeutig bestimmen kann, muss die Klassifizierung manuell durchgeführt werden.
Unbekannte Klassifizierung: Wenn ein Dokument nicht klassifiziert werden kann, wird es mit einer Warnung im Protokoll markiert. Das Dokument bleibt in der Eingangsliste und kann manuell klassifiziert oder später verarbeitet werden. Die Verarbeitung kann ohne Unterbrechung fortgesetzt werden.
Vertrauensniveau: Wenn der ermittelte Wert unter dem vordefinierten Schwellenwert liegt, wird eine Benachrichtigung ausgegeben. Sie können dann den Dokumenttyp manuell bestätigen.
Automatische Erfassung: Nach erfolgreicher Klassifizierung startet der Erfassungsprozess automatisch, um relevante Daten aus dem Dokument zu extrahieren.

Nach diesem Schritt zeigt die Spalte Klassifizierung in der Eingangsliste an, welchem Dokumenttyp das Dokument zugewiesen wurde.

3. Dokumentenprozess Starten

Sobald ein Dokument klassifiziert ist, können Sie mit der Verarbeitung beginnen:

Wählen Sie die Aktion Dokument Verarbeiten in der Eingangsliste.
Ein Entwurf wird basierend auf der gespeicherten Prozessvorlage erstellt.
Alle automatisch erkannten Daten werden in den Entwurf übertragen.

4. Im Entwurf Arbeiten

Im Entwurfsfenster stehen Ihnen mehrere Ansichten und Funktionen zur Verfügung:

Vorab ausgefüllte Daten: Alle erfassten Felder werden so angezeigt, wie sie im endgültigen Dokument erscheinen würden.
Felder Bearbeiten: Sie haben die Möglichkeit, die Felder in der Entwurfsansicht einfach zu bearbeiten; klicken Sie einfach auf das gewünschte Feld und wählen Sie einen Wert aus. Wenn Ihr Feld eine Lookup-Validierung eingerichtet hat, können Sie auch einen Wert im Entwurfsfenster über die Lookup-Funktion im jeweiligen Feld auswählen.
Bemerkungen:
- Keine Einträge → Keine Probleme.
- Warnungen oder Fehler → Befolgen Sie die Anweisungen zur Behebung.
- Wenn Smart Master Data Creation aktiviert ist, können fehlende Stammdaten intelligent über Daten Erstellen erstellt werden.
Vorschau: Sie können alle erkannten Daten im Detail über Extrahierte Felder Anzeigen überprüfen. Tipp: Sie können ein Feld in der Entwurfsansicht hervorheben und dann auf ein hervorgehobenes Feld in der Vorschau klicken, um den Wert zu importieren.

5. Änderungen Überprüfen oder Zurücksetzen

Wenn Anpassungen im Entwurf erforderlich sind:

Verwenden Sie Entwurf Neu Erstellen, um den aktuellen Entwurf zurückzusetzen.
Wechseln Sie zur entsprechenden Prozessvorlage, wenn Änderungen an der Vorlage selbst vorgenommen werden müssen.

Hinweis

Nach Änderungen an der Vorlage sollte die Aktion Vorlage Neu Erstellen immer ausgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Änderungen angewendet werden.

6. Prozess Abschließen

Nachdem alle Daten überprüft und genehmigt wurden:

Klicken Sie auf Prozess Abschließen.
Wenn fehlerhafte Daten oder Probleme in der Vorlage vorliegen, wird eine detaillierte Fehlermeldung angezeigt.
Nach erfolgreichem Abschluss wird der Prozessstatus aktualisiert:

Archivierung	Status
Ohne Archivierung	Verarbeitet
Mit aktiver Archivierung (Dokumenten-Central)	Archiviert

Alle Arbeitsschritte und Ergebnisse sind im Protokoll nachvollziehbar.

Arbeiten mit dem Prüfprozess

Wenn der Prüfprozess in einer Prozessvorlage aktiviert ist, umfasst der Dokumentenworkflow zusätzliche Schritte für die Genehmigung durch mehrere Personen vor dem Abschluss.

Wenn der Prüfprozess Aktiv ist

Wenn die Prozessvorlage die Option Prüfprozess Aktivieren aktiviert hat:

Das Dokument muss zur Prüfung freigegeben werden, bevor es abgeschlossen werden kann.
Ein oder mehrere Prüfer werden zugewiesen (aus den Standardprüfern in der Vorlage oder dynamisch über Vorlagenregeln).
Prüfer erhalten E-Mail-Benachrichtigungen (sofern konfiguriert), wenn Dokumente zur Prüfung anstehen.
Der Dokumentstatus ändert sich in Zur Prüfung, wenn es zur Prüfung freigegeben wird.
Prüfaktionen werden im Prozessarbeitsblatt verfügbar.

Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Prüfung

1-4. Standard Schritte Befolgen

Vervollständigen Sie die Schritte 1-4 wie oben beschrieben (Dokument Überprüfen, Klassifizieren, Prozess Starten, Im Entwurf Arbeiten).

5. Zur Prüfung Freigeben

Sobald der Entwurf bereit ist und alle Daten korrekt sind:

Klicken Sie im Prozessarbeitsblatt auf Zur Prüfung Freigeben.
Das System führt die folgenden Aktionen aus:
- Speichert den aktuellen Entwurfsstatus für die Persistenz
- Weist alle konfigurierten Prüfer dem Dokument zu
- Ändert den Dokumentstatus in Zur Prüfung
- Setzt den Zugewiesenen Personen-Code auf den aktuellen Benutzer (Dokumenteninhaber)
- Sendet E-Mail-Benachrichtigungen zur Prüfanforderung an alle Prüfer (sofern konfiguriert)
Das Dokument wartet nun auf die Aktion des Prüfers.

6. Prüfer Ergreifen Maßnahmen

Prüfer können auf ihre zugewiesenen Prüfungen zugreifen über:

Rollenzentrum Hinweise: "Meine Prüfungen" oder "Alle Prüfungen"
Prüfungslisten: Mit Filteroptionen für Status und zugewiesene Prüfungen
Direkte Navigation: Vom Prüfungsentry zum Dokument

Jeder Prüfer kann eine der folgenden Aktionen durchführen:

Genehmigen: Bestätigt, dass das Dokument korrekt ist und fortfahren kann
Ablehnen: Lehnt das Dokument mit einem verpflichtenden Kommentar ab, der den Grund erklärt
Kommentar Hinzufügen: Gibt Feedback, ohne den Status zu ändern

Ablehnungs-Kommentare

Bei der Ablehnung eines Dokuments müssen Prüfer einen Kommentar angeben, der den Grund erklärt. Wenn kein Kommentar angegeben wird, zeigt das System einen Fehler an.

7. Berechnung des Prüfstatus

Das System berechnet automatisch den Gesamtprüfstatus basierend auf allen Rückmeldungen der Prüfer:

Gesamtstatus	Bedingung
Abgelehnt	Mindestens ein Prüfer hat das Dokument abgelehnt
Wartet auf Prüfung	Ein oder mehrere erforderliche Prüfer haben noch nicht genehmigt, oder nur optionale Prüfer haben geantwortet
Genehmigt	Alle erforderlichen Prüfer haben das Dokument genehmigt

Erforderliche Prüfer: Müssen genehmigen, bevor das Dokument abgeschlossen werden kann.
Optionale Prüfer: Bieten zusätzliche Aufsicht, blockieren jedoch nicht den Abschluss.

8. Prozess Nach Genehmigung Abschließen

Sobald der Gesamtprüfstatus genehmigt ist, wird der letzte Prüfer, der das Dokument genehmigt hat, aufgefordert, den Prozess abzuschließen. Dieser Schritt stellt sicher, dass der Prozess unmittelbar nach der Prüfung abgeschlossen werden kann und längere Wartezeiten vor dem Abschluss des Dokuments vermieden werden.

Eine entsprechende Nachricht wird im Prozess angezeigt. Wenn die Nachricht nicht bestätigt wird, wird ein Fehler ausgelöst und der Prüfstatus wird auf den vorherigen Zustand zurückgesetzt.

Prüfstatusfeld

Wenn der Prüfprozess aktiv ist, wird ein temporäres Prüfstatus-Feld in der Eingangsliste und im Prozessarbeitsblatt angezeigt. Dieses Feld zeigt den aktuellen Prüfstatus zu Darstellungszwecken an, wird jedoch nicht in der Datenbank gespeichert.

Prüfstatus	Beschreibung
Alle	Filteroption, um alle Dokumente unabhängig vom Prüfstatus anzuzeigen
Wartet auf Prüfung	Dokument wartet auf die Aktion des Prüfers oder hat teilweise Genehmigungen
Genehmigt	Alle erforderlichen Prüfer haben genehmigt; Dokument kann abgeschlossen werden
Abgelehnt	Mindestens ein Prüfer hat das Dokument abgelehnt; erfordert Korrektur

Prüfer Anzeigen

Um zugeordnete Prüfer und ihren Status anzuzeigen:

Suchen Sie im Prozessarbeitsblatt das Feld Prüfer in der Gruppe Prüfung.
Klicken Sie auf die Detailansicht, um die Prüferübersicht-Seite zu öffnen.
Die Seite zeigt an:
- Alle zugewiesenen Prüfer mit ihrem aktuellen Status
- Ob jeder Prüfer erforderlich oder optional ist
- Alle Prüfkommentare im Prüfkommentare-FactBox