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Dokumente Verarbeiten

Stand: 03.09.2025

Der Dokumentprozess-Workflow in Smart Processing vereinfacht die Bearbeitung eingehender Dokumente in Microsoft Dynamics 365 Business Central erheblich.

Voraussetzungen

Bevor Sie mit dem Dokumentprozess-Workflow arbeiten, stellen Sie sicher, dass:

  • alle Workflows vollständig eingerichtet sind.
  • die Inbound-Listen korrekt konfiguriert wurden.

Hinweis

Eine vollständige Einrichtung und Validierung der Workflows sichert einen reibungslosen Ablauf.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Dokument in der Inbound-Liste prüfen

Alle eingehenden Dokumente werden in der Inbound-Liste angezeigt. Abhängig von Ihrer Konfiguration kann die Klassifizierung bereits automatisch beim Upload erfolgen oder muss manuell angestoßen werden.

2. Dokument klassifizieren

Falls die Klassifizierung nicht automatisch erfolgt:

  1. Markieren Sie das Dokument in der Inbound-Liste.
  2. Wählen Sie die Aktion Classify.
  3. Der Klassifizierungsservice analysiert das Dokument und weist es einem passenden Dokumenttyp zu.

Hinweise zur Klassifizierung

  • Unsichere Klassifizierung: Kann der Service den Typ nicht eindeutig bestimmen, muss die Klassifizierung manuell durchgeführt werden.
  • Confidence-Level: Liegt der ermittelte Wert unter dem vordefinierten Schwellwert, wird eine Benachrichtigung ausgegeben. Sie können den Dokumenttyp dann manuell bestätigen.
  • Automatisches Capture: Bei erfolgreicher Klassifizierung startet automatisch der Capture-Prozess, um die relevanten Daten aus dem Dokument zu extrahieren.

Nach diesem Schritt wird in der Inbound-Liste in der Spalte Klassifizierung angezeigt, welchem Dokumenttyp das Dokument zugeordnet wurde.

3. Dokumentprozess starten

Sobald ein Dokument klassifiziert ist, können Sie den Verarbeitungsprozess starten:

  1. Wählen Sie in der Inbound-Liste die Aktion Process Document.
  2. Ein Draft (Entwurf) wird erstellt, basierend auf dem hinterlegten Prozess-Template.
  3. Alle automatisch erkannten Daten werden in den Entwurf übernommen.

4. Arbeiten im Draft

Im Draft-Fenster stehen Ihnen mehrere Ansichten und Funktionen zur Verfügung:

  • Vorbefüllte Daten: Alle erfassten Felder sind so dargestellt, wie sie später im finalen Beleg erscheinen würden.
  • Felder Bearbeiten: Sie haben die möglichkeit einfach die Felder in der Draft ansicht zu bearbeiten, klicken Sie dazu einfach in das gewünschte Feld und wählen Sie ein Wert aus. Sollte ihr Feld eine Lookup Validierung eingerichtet haben, so haben Sie die möglichkeit auch im Draft Fenster im jeweiligen Feld über das Lookup ein Wert auszuwählen.
  • Remarks (Anmerkungen):
    • Keine Einträge → Keine Auffälligkeiten.
    • Warnungen oder Fehler → Anweisungen zur Behebung befolgen.
    • Falls Smart Master Data Creation aktiviert ist, können fehlende Stammdaten über Create Data intelligent angelegt werden.
  • Preview: Über View Extracted Fields können Sie alle erkannten Daten im Detail prüfen. Tipp: Sie können ein Feld in der Draft ansicht makieren und anschließend auf ein makiertes Feld in der Preview Klicken, um den Wert zu importieren.

5. Änderungen prüfen oder zurücksetzen

Falls Anpassungen im Draft erforderlich sind:

  • Nutzen Sie Recreate Draft, um den aktuellen Entwurf zurückzusetzen.
  • Wechseln Sie in das zugehörige Prozess-Template, wenn Änderungen an der Vorlage selbst vorgenommen werden müssen.

Hinweis

Nach Anpassungen an der Vorlage sollte immer die Aktion Recreate Template ausgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Änderungen übernommen werden.

6. Prozess abschließen

Nach Prüfung und Freigabe aller Daten:

  1. Klicken Sie auf Complete Process.
  2. Bei fehlerhaften Daten oder Problemen im Template wird eine detaillierte Fehlermeldung ausgegeben.
  3. Nach erfolgreichem Abschluss wird der Prozessstatus aktualisiert:
Archivierung Status
Ohne Archivierung Processed
Mit aktiver Archivierung (Document Central) Archived

Alle Arbeitsschritte und Ergebnisse können im Log nachvollzogen werden.

Einrichtungs Hilfe