Ga naar inhoud

Werken met OneDrive voor E-mailbijlagen

Nadat de OneDrive-integratie is ingesteld, maakt deze een efficiënte beheer van grote e-mailbijlagen mogelijk via ingesloten links en zorgt voor een veilige en geoptimaliseerde bestandsdeling.

Om bestanden via OneDrive te delen, moet er een link worden gemaakt en in de e-mail worden ingesloten.

  1. Start in een Business Central-record met beschikbare Document Dispatch FactBox.
  2. Gebruik in de FactBox de dialoog Verzenden.
  3. Voeg de gewenste documenten of bijlagen toe aan de e-mail.
  4. Klik in de e-maildialoog op de drie punten en voer de actie OneDrive-link maken uit.
  5. Kopieer in de geopende dialoog de gegenereerde link via de optie Link kopiëren.
  6. Klik opnieuw op de drie punten in de e-maildialoog en voeg de link toe met de actie OneDrive-link toevoegen.
  7. Een bevestiging toont de succesvolle integratie van de link aan.

Na de definitieve bevestiging van het verzendproces wordt de OneDrive-link in de e-mailinhoud ingevoegd.

Info

Deze functie is alleen beschikbaar in een SaaS-omgeving en voor het verzenden van de e-maildialoog.

Om het delen van documenten te vergemakkelijken, kan er direct vanuit de dialoogverzending een OneDrive-link worden gemaakt. Hierbij is het mogelijk om de link te voorzien van bewerkings- of alleen weergavemachtigingen. Daarnaast kan er een vervaldatum worden gedefinieerd en indien nodig een wachtwoord worden ingesteld.

Volg deze stappen om machtigingen aan een OneDrive-link toe te voegen:

  1. Start in een Business Central-record met beschikbare Document Dispatch FactBox.
  2. Voer via de Document Dispatch FactBox de dialoogverzending uit.
  3. Voeg in het gedeelte Document Dispatch – Bijlagen de gewenste bijlagen toe.
  4. Klik in het e-maildialoogvenster op de drie punten en voer de actie OneDrive-link maken uit.
  5. Voeg in het dropdownmenu een gebruiker, groep of e-mailadres toe waarmee de documenten gedeeld moeten worden.
  6. Via het potloodicoon kan worden vastgesteld of de documenten bewerkt of alleen bekeken mogen worden.
  7. Optioneel kan er een bericht worden toegevoegd in het daarvoor bestemde berichtveld.
  8. Klik op het tandwiel naast Link kopiëren.
  9. Kies voor wie de gemaakte link geldig moet zijn:
    • Voor iedereen delen
    • Voor personen van dezelfde organisatie delen
    • Voor personen die al toegang hebben opnieuw delen
    • Voor eerder geselecteerde personen (gebruiker, e-mail of groep) delen
  10. Door te klikken op Link kopiëren kan de link worden gekopieerd en vervolgens via de actie OneDrive-link toevoegen in het e-maildialoogvenster worden ingevoegd.
  1. Volg de bovenstaande stappen.
  2. In het gedeelte Meer instellingen kan worden vastgesteld of de documenten bewerkt of alleen bekeken kunnen worden.
  3. Optioneel kan er een vervaldatum worden ingesteld door Vervaldatum instellen te selecteren.
  4. Als de link voor iedereen wordt gedeeld, kan er bovendien een wachtwoord worden ingesteld ter bescherming van de documenten.
  5. Klik op Toepassen en vervolgens op Link kopiëren.
  6. Door te klikken op Link kopiëren kan de link worden gekopieerd en vervolgens via de actie OneDrive-link toevoegen in het e-maildialoogvenster worden ingevoegd.

Weergave van bestandsinformatie in e-mails

Naast de ingesloten link worden onder de e-mailinhoud gedetailleerde informatie over de gedeelde bestanden weergegeven. Dit omvat de bestandsnaam en de bestandsgrootte, wat de transparantie voor de ontvanger waarborgt.

Voorbeeldweergave in e-mail:

  • Logo met ingesloten OneDrive-link
  • Bestand A.pdf: 2,4 MB
  • Document B.txt: 1,7 MB

Info

  • Als de totale grootte van de e-mailbijlagen 20 MB overschrijdt, moeten de bijlagen via OneDrive-links worden gedeeld in plaats van direct aan de e-mail te worden toegevoegd.
  • Zodra de OneDrive-link is gemaakt, moet de link opnieuw worden gegenereerd als er nieuwe bestanden aan de e-mail worden toegevoegd om de bijgewerkte bijlagen op te nemen.

Als u deze stappen volgt, kunt u grote e-mailbijlagen effectief beheren en veilig delen via de OneDrive-integratie.

Zie ook