Ga naar inhoud

Werken met de E-POSTBUSINESS API

De E-POSTBUSINESS API van Deutsche Post maakt naadloze automatisering van briefverzending mogelijk via het Document Dispatch-platform. Door deze API te integreren, wordt het volledige proces, van digitale documentcreatie tot fysieke briefbezorging, volledig geautomatiseerd, zonder dat er handmatige handelingen nodig zijn.

De API verwerkt de volgende stappen:

  • Afdrukken – Zet digitale documenten om in fysieke brieven
  • Enveloppen – Plaatst documenten automatisch in enveloppen
  • Frankeren – Maakt brieven klaar voor verzending via de post

Zodra de brief gereed is, zorgt Deutsche Post voor de bezorging, waardoor handmatige interventie overbodig wordt. Deze automatisering bespaart bedrijven tijd en kosten, terwijl het zorgt voor een betrouwbare en efficiënte verzendoplossing.

Info

Voordat u met succes brieven kunt verzenden, moet de E-POSTBUSINESS API worden ingesteld. U kunt gedetailleerde installatie-instructies vinden hier.

Een document maken en verzenden via E-POST

Met de E-POSTBUSINESS API kunnen gebruikers documenten rechtstreeks vanuit Business Central als brieven verzenden.

Stappen om een brief te maken en te verzenden via de API:

  1. Ga naar een document (bijv. geboekte verkoopfactuur) in Business Central.
  2. Gebruik de actie E-Post verzenden in de Document Dispatch-factbox.
  3. Zorg ervoor dat er een verzendprofiel is ingesteld voor de tabel van waaruit het document wordt verzonden.
  4. Voeg de gewenste documenten of bijlagen toe en selecteer uw specifieke verzendinstellingen. Deze instellingen omvatten:
    • Aangetekende brief
      • Aangetekende brief met bezorging in brievenbus (Einwurf-Einschreiben):
        • De brief wordt rechtstreeks in de brievenbus van de ontvanger bezorgd zonder dat een handtekening vereist is.
        • Deze optie biedt basis-tracking en een bewijs van bezorging dat bevestigt dat de brief in de brievenbus is geplaatst.
        • Ideaal voor belangrijke maar niet-kritieke documenten waarbij een handtekening niet nodig is, zoals meldingen of algemene correspondentie.
      • Aangetekende brief (Einschreiben):
        • De brief wordt persoonlijk overhandigd aan de ontvanger of een gemachtigde in ruil voor een handtekening.
        • De afzender ontvangt een bevestiging dat de brief is bezorgd, maar zonder extra bewijs van wie deze precies heeft ontvangen.
        • Geschikt voor gevoelige documenten die directe overdracht vereisen, zoals contracten of juridische kennisgevingen.
      • Aangetekende brief met ontvangstbevestiging (Einschreiben mit Rückschein):
        • Naast de handtekening van de ontvanger ontvangt de afzender een schriftelijke bevestiging van bezorging (ontvangstbevestiging).
        • De ontvangstbevestiging bevat de naam en handtekening van de ontvanger, wat dient als juridisch geldig bewijs van ontvangst.
        • Aanbevolen voor zeer belangrijke of juridisch bindende documenten, zoals ontslagbrieven, juridische kennisgevingen of officiële communicatie.
      • Voorblad
        • Voegt een voorpagina toe aan de verzending, die extra informatie kan bevatten of kan dienen als scheiding tussen verschillende documentsecties.
      • Dubbelzijdig afdrukken
        • Schakelt dubbelzijdig afdrukken in om papier te besparen en de verzending milieuvriendelijker te maken.
      • Kleur
        • Bepaalt of het document in kleur of zwart-wit moet worden afgedrukt. Dit is handig voor documenten met afbeeldingen of belangrijke kleurgecodeerde informatie.

Note

De combinatie van dubbelzijdig afdrukken en aangetekende brief is niet mogelijk. Als u dubbelzijdig afdrukken selecteert, wordt de optie voor aangetekende brief uitgeschakeld.

  1. Selecteer de actie OK.
  2. Na de bevestiging in de dialoog, verzendt de API het document automatisch naar Deutsche Post, waar het wordt afgedrukt en verzonden.

Info

Deze functie vereist een actieve API-verbinding met Deutsche Post.

Een document verzenden via E-POST naar het buitenland

De E-POSTBUSINESS API ondersteunt ook de internationale verzending van documenten. Om een document naar het buitenland te sturen, moeten de noodzakelijke configuraties eerst worden voltooid.

Stappen voor internationale verzending:

  1. Navigeer naar uw ontvanger, bijvoorbeeld een klant, die is ingesteld voor deze configuratie.
  2. Selecteer de ontvanger en open de kaart van de ontvanger.
  3. Stel de land-/regiocode van de ontvanger in om ervoor te zorgen dat het document correct geadresseerd wordt.
  4. Ga vanuit het dropdownmenu van het veld land-/regiocode naar de volledige lijst met landen/regio’s.
    • Als de land-/regio-naam in het Duits aanwezig is in de volledige lijst met landen/regio’s, maar de geselecteerde omgevingstaal van Business Central niet Duits is, ga dan door naar de volgende stap.
    • Anders, als zowel de naam als de omgeving in het Duits zijn, controleer dan eenvoudig de landnaam en of deze voldoet aan ISO 3166‑1 en pas deze zo nodig aan.
  5. Als de omgevingstaal niet Duits is, moeten de Duitse vertalingen van de land-/regio-namen handmatig worden ingevoerd volgens de vereisten van Deutsche Post.
    • Deze kunnen worden toegevoegd via de actie Vertalingen op dezelfde pagina.
    • De vertalingen van landnamen voor taalcode DEU moeten voldoen aan de ISO 3166‑1-standaarden en worden ingevoerd in het veld Naam om een correcte verzending te garanderen.
  6. Nadat de vertaling is voltooid en het internationale adres is ingesteld, kunt u het document zoals gebruikelijk verzenden via de actie E-Post verzenden in de Document Central FactBox.

Info

Om een zelfcontrole van de configuratie uit te voeren, kunt u de actie E-Post Dialoog verzenden gebruiken in de Document Central FactBox. Als de configuratie correct is, wordt de dialoog geopend en wordt de landnaam in hoofdletters weergegeven in het veld Land. Als er een verkeerde configuratie is voor internationale verzending, wordt de dialoog niet geopend en verschijnt er een foutmelding.

Als de verzending wordt uitgevoerd zonder een landcode op te geven (d.w.z. het veld letterlijk leeg laten), behandelt Deutsche Post het als een binnenlandse verzending. Daarom moet de landcodeconfiguratie voltooid zijn voordat u naar het buitenland verzendt.

Weergave van de verzendstatus in Business Central

Alle verzendingen, inclusief zendingen via E-Post, worden vermeld en geregistreerd in de Document Dispatch Wachtrij. Binnen deze wachtrij is er een specifieke actie voor E-Post-items genaamd "E-Post Informatie".

Wanneer deze actie wordt geselecteerd, wordt een pagina geopend die de volgende informatie weergeeft:

Algemene informatie

  • Invoernummer
  • Bron document
  • Testmodusindicator
  • Datum van de laatste statusupdate

Informatie over de brief

  • Brief-ID
  • Geselecteerde verzendopties

Ontvangerinformatie

  • Naam van de ontvanger
  • Adres van de ontvanger

Status volgen

Een ListPart registreert alle opgevraagde statussen, elk gekoppeld aan een Status-ID en een Statuscode.

Status-ID's en uitleg:

1 - Acceptatie van de verzending
- De verzending is succesvol verzonden en er zijn geen schendingen van het schema of de inhoud in de JSON gedetecteerd.
- Locatie van de status: Na succesvolle verzending van de zending.

2 - Verwerking van de verzending
- De naleving van de PDF met de E-Post vereisten is gecontroleerd en goedgekeurd voor afdrukken.
- Opmerking: Ondanks grondige controles kunnen technische fouten in de PDF ervoor zorgen dat de verwerking mislukt in het printcentrum, wat leidt tot Status 99.
- Locatie van de status: Enkele minuten na acceptatie van de verzending.

3 - Verzending naar het printcentrum
- De zending is overgedragen aan het printcentrum voor productie.
- Opmerking: Als technische fouten een verwerkingsfout veroorzaken, wordt Status 99 gegenereerd in plaats van Status 4.
- Locatie van de status: Enkele uren na verwerking.

4 - Verwerking in het printcentrum
- De zending is door het printcentrum gemarkeerd als "verzonden".
- Locatie van de status: 1-2 werkdagen na verzending naar het printcentrum.

99 - Verwerkingsfout
- Zie de lijst met fouten voor meer details.

Statuscodes en uitleg:

Fouten: Vereisen actie, verwerking wordt onderbroken

  • E001 - Ongeldige referenties – Controleer de inloggegevens
  • E002 - Ongeldige referenties – VendorSubID onjuist
  • E003 - Te veel SMS-verzoeken – Geblokkeerd gedurende 15 minuten
  • E004 - EKP geblokkeerd door Deutsche Post
  • E101 - Ongeldige token – Verlopen
  • E201 - Ongeldige statusaanvraag – Verzending niet gevonden
  • E203 - Er is een afwijking in de adresmetadata gedetecteerd
  • E301 - PDF-formaat niet herkend
  • E302 - Schending van het DVF-beperkt gebied
  • E303 - Maximale bestandsgrootte van 20 MB overschreden
  • E304 - Maximum aantal pagina's van 94 overschreden
  • E305 - Ongeldige landcode
  • E306 - Ongeldig adresformaat van de ontvanger
  • E307 - De eerste pagina is in liggend formaat
  • E308 - Een niet-DIN A4-formaat is gedetecteerd
  • E309 - Dubbele bestandsnaam gedetecteerd
  • E311 - Ongeldige combinatie: Aangetekende brief en internationale verzending
  • E312 - Ongeldige combinatie: Dubbelzijdig + Aangetekende brief
  • E313 - Schending van het briefschema
  • E314 - De bestandsgrootte van de voorpagina overschrijdt 1 MB
  • E315 - Verwerkingsfout bij verzending
  • E316 - Uploadfout
  • E317 - Ongeldig aangetekend brief formaat
  • E318 - Geweigerd in het printcentrum
  • E319 - EKP niet goedgekeurd voor het printcentrum – Live verzending niet mogelijk
  • E320 - Maximum aantal testverzendingen per dag bereikt
  • E322 - Statusaanvraagfrequentie te hoog – Minimaal 5 seconden tussen aanvragen
  • E323 - Geen inhoud gedetecteerd in het ontvangersgebied (lege pagina)
  • E333 - Afzenderadres niet aanwezig op document.
  • E399 - Algemene fout
  • E501 - API-status: Inactief
  • E601 - Plug-in fout
  • E900 - Niet-gespecificeerde fout

Waarschuwingen: Kunnen actie vereisen, maar verwerking gaat door

  • W101 - Waarschuwingen bij conversie naar PDF/A
  • W201 - Adresgebied overschreden
  • W202 - Links beperkt gebied overschreden (wordt gewist)
  • W203 - Afwijkingen in adresmetadata
  • W220 - Sinds 01.10.2022 worden de adresgegevens van de ontvangstbevestiging automatisch geëxtraheerd uit het zichtbare verzendergedeelte op de brief.
  • W301 - Afzenderadres ontbreekt (vanaf 1 juli 2025 wordt het ontbreken van een afzenderadres op ingediende documenten beschouwd als een fout (“E333”)).
  • W501 - API-status: Onderhoudswaarschuwing
  • W601 - Plug-in waarschuwing

Informatieve berichten: Vereisen geen actie

  • I101 - Extra optie: Conversie van PDF naar PDF/A
  • I501 - API-status: OK
  • I601 - Plug-in informatie
  • I701 - Update van de trackingstatus en lokalisatie
  • I751 - Statusbericht voor de bestemmingsregio

Wachtrijlogboek voor E-Post-items

Het Wachtrijlogboek voor Document Dispatch volgt gebeurtenissen met betrekking tot elk type verzending. Voor E-Post-items biedt het logboek een gedetailleerde geschiedenis van verzendacties en bevat het vermeldingen zoals:

  • Wanneer een E-Post brief succesvol is verzonden.
  • Of een brief is verzonden in testmodus.
  • Eventuele systeemfouten of storingen die zich hebben voorgedaan tijdens het verzendproces.

Gebruikers kunnen de wachtrijlogboeken bekijken in de Document Dispatch Wachtrij met de actie Bekijk Logboek, zodat ze verzendactiviteiten kunnen volgen en mogelijke problemen kunnen diagnosticeren.

Gebruik van de Automatische Adresconfigurator

De Automatische Adresconfigurator zorgt ervoor dat de adressen van ontvangers correct zijn gepositioneerd voor verzending via E-Post.

Stappen voor het gebruik van de Automatische Adresconfigurator:

  1. Open bijvoorbeeld een geboekte verkoopfactuur in Business Central.
  2. Selecteer een record en kies de actie E-Post Verzenden in de Document Dispatch factbox.
  3. Zorg ervoor dat een adresoverlayconfiguratie is ingesteld en geactiveerd.
  4. Bij het genereren van een factuur voor verzending via E-Post wordt de vooraf geconfigureerde adresoverlay automatisch toegepast.
  5. Controleer de documentvoorbeeld om te bevestigen dat de adresoverlay correct is toegepast.
  6. Bevestig de verzending door de actie Ok te selecteren.

Dit proces zorgt voor naleving van de formaatvereisten van Deutsche Post, vermindert fouten en optimaliseert de verzendefficiëntie.

Zie ook