Gebruik van de Multimail-functie
Met de Multimail-functie kunt u meerdere e-mails tegelijk verzenden. Deze documentatie beschrijft het gebruik van de Multimail-functie.
De Multimail-functie uitvoeren
De volgende stappen leggen uit hoe u de Multimail-functie gebruikt:
- Navigeer naar Geboekte verkoopfacturen.
- Selecteer de geboekte verkoopfacturen waarvoor u e-mails wilt verzenden.
- Kies in de actiebalk Afdrukken/Verzenden en voer de actie Multimail uit.
Info
De Multimail-functie is geïmplementeerd op de volgende pagina’s:
- Geboekte verkoopfacturen
- Geboekte verkoopcreditnota’s
- Uitgegeven aanmaningen
- Verkoopoffertes
- Verkooporders
Microsoft-beperking
Microsoft 365/Exchange verzendlimiet
Bij het verzenden van grote aantallen e-mails of e-mails met grote bijlagen via de Multimail-functie, evenals bij het verwerken van e-mailverzendingen via de Job Queue, kunnen de server-side verzendlimieten van Microsoft 365/Exchange worden overschreden (bijv. 150 MB totale grootte van e-mails en bijlagen per mailbox binnen 5 minuten).
Dit kan leiden tot fouten (Statuscode 429 – IncomingBytes limit exceeded).
Deze beperking is een gedocumenteerde Outlook-servicebeperking, geldt per mailbox (ongeacht het aantal gebruikte applicaties) en kan technisch niet worden omzeild.
Om deze en andere beperkingen te begrijpen, raden wij de volgende bron aan.
Bron: Microsoft Graph - Limits
Gebruik van de Multimail-voorbeeldweergave
De volgende sectie legt het gebruik van de Multimail-voorbeeldweergave uit. Wanneer de voorbeeldweergave is ingeschakeld, kunnen gebruikers de e-mailbijlagen bekijken, bepaalde records of bijlagen opnemen of uitsluiten en ontvangeradressen aanpassen vóór het verzenden.
De Multimail-voorbeeldweergave toont de volgende informatie:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Type | Geeft de verschillende niveaus binnen de voorbeeldweergave aan. Het hoogste niveau vertegenwoordigt het gebruikte Dispatch-profiel en markeert het begin van een nieuwe e-mail. Het tweede niveau toont de herkende records. Het derde niveau toont de bijlagen van de e-mail. |
| Aan-adressen | Toont de primaire ontvangers van de e-mail. |
| Cc-adressen | Toont de ontvangers in het Cc-veld. |
| Bcc-adressen | Toont de ontvangers in het Bcc-veld. |
| Opnemen | Geeft aan of het betreffende niveau wordt opgenomen in de e-mail. |
Daarnaast kan in de Multimail-voorbeeldweergave ook de E-mailsjabloon worden geselecteerd die voor het verzenden moet worden gebruikt.
Info
Als in het Dispatch-profiel de optie Multimail-e-mails samenvatten is ingeschakeld, worden bij het selecteren van de sjabloon in de voorbeeldweergave alleen Multimail-specifieke sjablonen weergegeven. Dit betekent dat alleen sjablonen worden getoond die expliciet voor Multimail zijn vrijgegeven. Als de optie is uitgeschakeld, worden alle beschikbare sjablonen weergegeven. Dit helpt ervoor te zorgen dat bij een verzamelverzending alleen geschikte sjablonen worden gebruikt.
E-mailadressen wijzigen
Zo wijzigt u e-mailadressen vóór het verzenden:
- Selecteer een item op het hoogste niveau in de Multimail-voorbeeldweergave.
- Kies de actie E-mailadressen wijzigen.
- Voer de gewenste adressen handmatig in of kies de tekst rechts naast de velden om vooraf gedefinieerde e-mailadressen van de relatie te selecteren.
- Kies OK om de wijzigingen op te slaan.
Info
Als de e-mailadressen zijn gewijzigd en de verzending via Multimail wordt uitgevoerd, worden de gewijzigde adressen opgeslagen in de gegenereerde vermeldingen in de Document Dispatch-wachtrij.
Niveaus opnemen of uitsluiten
De volgende stappen leggen uit hoe u bepaalde niveaus in de Multimail-voorbeeldweergave kunt opnemen of uitsluiten:
- Selecteer het niveau (record of bijlage) dat niet moet worden verzonden.
- Schakel het veld Opnemen om de selectie te wisselen.
Info
- Als een item op het hoogste niveau wordt uitgesloten, wordt de volledige e-mail niet verzonden.
- Als een item op het tweede niveau wordt uitgesloten, wordt de e-mail verzonden zonder het betreffende record en zonder de bijbehorende bijlagen.
- Als een bijlage wordt uitgesloten, wordt de e-mail verzonden zonder deze bijlage.
- Items die in de voorbeeldweergave zijn uitgesloten, worden in de Document Dispatch-wachtrij gemarkeerd met de status Geannuleerd zodra de verzending is voltooid.