Document Dispatch Actions and Factbox
Document Dispatch kan zeer snel worden geïmplementeerd en geactiveerd. Document Dispatch biedt een hoog niveau van maatwerk via configuratie. Veel gebieden kunnen worden aangepast en processen kunnen via een setup worden aangestuurd. Het doel van Simova-producten is echter dat de opstart heel eenvoudig en snel verloopt. De factbox wordt direct geïntegreerd in uw Business Central-proces aan de rechterkant en is zo direct beschikbaar voor de gebruiker.
De volgende stappen moeten worden uitgevoerd om snel aan de slag te gaan met Document Dispatch.
| Voor | Zie |
|---|---|
| De eerste stap is het installeren van de Document Dispatch-extensie vanuit de marketplace. | Installeren vanuit de Extension Marketplace |
| De tweede stap is het activeren van de licentie en deze toewijzen aan gebruikers. | Licentie activeren en toewijzen |
| De derde stap is het importeren van een standaardconfiguratie voor de gebieden in Business Central waar Document Dispatch wordt gebruikt. | Configuratiewizard |
Info
De integratie van de Document Dispatch-factbox is beschikbaar op de volgende Business Central-pagina's:
| Pagina's | Document Dispatch |
|---|---|
| Klant |  |
| Leverancier | |
| Verkoopofferte | |
| Verkooporder | |
| Verkoopfactuur | |
| Verkoopcreditnota | |
| Geboekte verkoopfactuur | |
| Geboekte verkoopcreditnota | |
| Verzonden herinnering | |
| Contactkaart | |
| Serviceofferte | |
| Serviceorder | |
| Servicefactuur | |
| Servicecreditnota | |
| Geboekte servicefactuur | |
Info
Het is mogelijk om de Document Dispatch-factbox op andere individuele pagina's te integreren.
Structuur
De Document Dispatch Factbox is ontworpen om zeer eenvoudig en overzichtelijk te zijn. De nadruk ligt op gebruiksvriendelijkheid. U vindt verschillende categorieën:
- Actief
- Elektronisch document
- Dynamische tabelconfiguratie
- Verzonden
- In afwachting
- Gepland
- Geannuleerd
- Bevestigen
- Fout
- Datum laatste invoer
- Datum laatste verzending
- Opmerkingen
Daarnaast kunnen vooraf geconfigureerde documenten of documenten met gepersonaliseerde e-mails naar zakenpartners worden verzonden. Een verzending kan worden gepland en zakenpartners kunnen worden ingesteld/bekeken/geconfigureerd via de drilldown-functie.
Functionaliteiten
De gebruiker heeft toegang tot verschillende functies.
- Actieve zakenpartner weergeven: De gebruiker kan zien of een zakenpartner is ingesteld en actief is. Als er geen zakenpartner is geconfigureerd, kan dit ook via de Document Dispatch Factbox worden gedaan.
- Documenten verzenden: De gebruiker kan documenten verzenden naar de zakenpartner die al zijn vooraf ingesteld of documenten met een personaliseerbare e-mail.
- Statussen bekijken: De gebruiker kan ook alle statussen bekijken van documenten die via de Document Dispatch Factbox zijn verzonden om de huidige status te weten. Het is ook mogelijk om te zien of er opmerkingen zijn, evenals de datum van de laatste invoer of de datum waarop een document voor het laatst is verzonden. (Bestaande statussen zijn "Verzonden", "In afwachting", "Gepland", "Geannuleerd", "Bevestigen", "Fout")
Document Dispatch-actiegroep
Op pagina's waar de Document Dispatch Factbox is geïntegreerd, is ook een Document Dispatch-actiegroep beschikbaar in de actiemenubalken. Deze actiegroep biedt snelle toegang tot alle Document Dispatch-functionaliteiten en zorgt ervoor dat gebruikers documentverzendingsacties kunnen uitvoeren, zelfs wanneer de Factbox niet zichtbaar is.
Beschikbare acties
Info
Vanaf versie 25 zijn aanvullende acties beschikbaar, waaronder Toevoegen aan afdruklijst.
De Document Dispatch-actiegroep omvat:
-
Alle Factbox-acties: Elke actie die beschikbaar is in de Document Dispatch Factbox is ook toegankelijk via de actiegroep, inclusief het verzenden van documenten en het bekijken van de zakenpartnerconfiguratie.
-
Toevoegen aan afdruklijst (vanaf versie 25): Deze actie voegt de geselecteerde item(s) toe aan de afdruklijst voor batchafdrukken of samenvoegen van documenten.
-
Multimail: Deze actie stelt gebruikers in staat om meerdere e-mails tegelijkertijd naar verschillende ontvangers te verzenden. In plaats van documenten één voor één te verzenden, kunnen gebruikers meerdere records selecteren (zoals Geboekte verkoopfacturen, Geboekte verkoopcreditnota's of Verzonden herinneringen) en de Multimail-actie uitvoeren om alle geselecteerde documenten in één batchbewerking te verzenden. Dit verbetert de efficiëntie aanzienlijk bij het verwerken van grote aantallen documenten. Voor gedetailleerde informatie, zie Gebruik van de Multimail-functie.
Info
De Verzenden-actie kan ook worden gebruikt voor meerdere geselecteerde items om documenten tegelijk te verzenden. De Multimail-actie is echter de aanbevolen aanpak voor batchbewerkingen, omdat deze betere controle- en voorbeeldmogelijkheden biedt.
- Delen via OneDrive: Deze actie genereert een beveiligde OneDrive-link om documenten te delen met externe ontvangers. In plaats van documenten als e-mailbijlagen te verzenden, die mogelijk beperkt worden door bestandsgroottebeperkingen, kunnen gebruikers documenten delen via cloudgebaseerde links. Dit biedt betere controle over documenttoegang, vermijdt bestandsgroottebeperkingen voor e-mailbijlagen en maakt centraal rechtenbeheer mogelijk.