Ga naar inhoud

Instelling van Handtekeningen

In Document Dispatch bestaat de mogelijkheid om individuele e‑mailhandtekeningen te maken en in het verzendproces op te nemen. Dit zorgt ervoor dat uitgaande e‑mails een uniforme uitstraling hebben en organisatiespecifieke informatie automatisch wordt aangevuld. Naast statische teksten is het mogelijk om plaatsaanduidingen te gebruiken om dynamische informatie zoals gebruikersgegevens of bedrijfsinformatie automatisch in te voegen.

Aanmaken van een Handtekening

Volg deze stappen om een handtekening aan te maken:

  1. Start in het Document Dispatch Administrator-rolcentrum.
  2. Zoek met behulp van de globale zoekfunctie naar E‑mailhandtekeningen en open deze.
  3. Stel een betekenisvolle code in voor uw e‑mailhandtekening en voeg optioneel een beschrijving toe.
  4. Klik op Bewerken om de e‑mailhandtekening te bewerken.
  5. Navigeer naar het gedeelte Regels.
  6. Vul de taalcodes in. U kunt zoveel taalcodes toevoegen als u wilt. Afhankelijk van de bij de klant geconfigureerde taal wordt automatisch de juiste handtekening gebruikt.
  7. Het veld Onderwerp hoeft niet te worden ingevuld, omdat het niet in de handtekening wordt weergegeven.
  8. Vul in de teksteditor uw gewenste handtekening in.

Info

Het is mogelijk om plaatsaanduidingen voor e‑mailhandtekeningen te gebruiken. Deze kunnen in het verzendprofiel in de uitvoertype-instelling worden ingesteld.

Aanmaken van een Handtekening via de HTML-editor

Volg deze stappen om een handtekening via de HTML-editor in te stellen:

  1. Start in het Document Dispatch Administrator-rolcentrum.
  2. Zoek met behulp van de globale zoekfunctie naar E‑mailhandtekeningen en open deze.
  3. Stel een code en een beschrijving in voor uw e‑mailhandtekening.
  4. Klik op Bewerken om de e‑mailhandtekening te bewerken.
  5. Navigeer naar het gedeelte Regels.
  6. Klik op Algemeen en voer de actie HTML bewerken uit.
  7. Na het voltooien van de bewerking kan de editor worden gesloten. De wijzigingen worden weergegeven in de teksteditor.

Importeren / Exporteren van een Handtekening

Volg deze stappen om een handtekening te importeren of te exporteren:

  1. Start in het Document Dispatch Administrator-rolcentrum.
  2. Zoek met behulp van de globale zoekfunctie naar E‑mailhandtekeningen en open deze.
  3. Stel een code en een beschrijving in.
  4. Klik op Bewerken om de e‑mailhandtekening te bewerken.
  5. Navigeer naar het gedeelte Regels.

  6. Klik op Algemeen en kies Importeren of Exporteren:

    Importeren

    Na het selecteren van Importeren opent er een venster waarin een .HTM-bestand per drag & drop of via de Verkenner kan worden toegevoegd.

    Exporteren

    Na het selecteren van Exporteren wordt een .HTM-bestand gedownload. Dit bevindt zich vervolgens in de downloadmap van uw systeem.

Verwijderen van een Handtekening

Volg deze stappen om een handtekening te verwijderen:

  1. Start in het Document Dispatch Administrator-rolcentrum.
  2. Zoek met behulp van de globale zoekfunctie naar E‑mailhandtekeningen en open deze.
  3. Selecteer de handtekening die verwijderd moet worden.
  4. Voer de actie Verwijderen uit in de menubalk.
  5. De handtekening wordt verwijderd.

Een Handtekening toewijzen aan een Verzendprofiel

In Document Dispatch kunnen meerdere e‑mailhandtekeningen worden aangemaakt en flexibel aan afzonderlijke verzendprofielen worden toegewezen. Hierdoor kan voor elk profiel een passende handtekening worden opgeslagen en een uniforme uitstraling worden gegarandeerd.

Volg deze stappen om een handtekening aan een verzendprofiel toe te wijzen:

  1. Start in het Document Dispatch Administrator-rolcentrum.
  2. Navigeer naar de verzendprofielen – ofwel via de globale zoekfunctie of via Instelling → Verzendprofielen.
  3. Selecteer een verzendprofiel waaraan een handtekening moet worden toegevoegd.
  4. Open de Instellingen voor uitvoertype via Start.
  5. Navigeer naar het gedeelte Document-Dispatch-sjablonen.
  6. Zet de schakelaar bij E‑mailhandtekening aan.
  7. De eerder uitgeschakelde optie Toewijzing van e‑mailhandtekening wordt nu beschikbaar.
  8. Klik op Toewijzing van e‑mailhandtekening.
  9. Vul de kolom Gebruikersnaam in.
  10. Kies in het veld E‑mailhandtekening-code de eerder aangemaakte handtekening.
  11. Kies de Medewerker wiens informatie (bijv. plaatsaanduidingswaarden) moet worden gebruikt.
  12. Een e‑mailaccount kan worden opgegeven, maar is niet verplicht. Als er een account is opgegeven, wordt dit gebruikt voor de verzending. Bij geconfigureerde handtekeningen heeft dit account voorrang boven het account dat in het verzendprofiel is opgeslagen.

Plaatsaanduidingen voor Handtekeningen instellen

Plaatsaanduidingen maken het mogelijk om dynamische informatie zoals naam, functie, telefoonnummer of e‑mailadres van de toegewezen medewerker automatisch in te voegen.

Volg deze stappen om plaatsaanduidingen voor een handtekening in te stellen:

  1. Start in het Document Dispatch Administrator-rolcentrum.
  2. Navigeer naar de Verzendprofielen via de globale zoekfunctie of via Instelling → Verzendprofielen.
  3. Selecteer het gewenste verzendprofiel.
  4. Open de Instellingen voor uitvoertype.
  5. Navigeer naar het gedeelte Document-Dispatch-sjablonen.
  6. Zet de schakelaar E‑mailhandtekening aan, als dit nog niet is gebeurd.
  7. Open de optie Plaatsaanduidingen voor e‑mailhandtekening.
  8. Stel de plaatsaanduidingen in:
  9. Plaatsaanduiding: Nummering van de plaatsaanduiding die in de handtekening wordt gebruikt als %1, %2, %3 enz.
  10. Veld/Bron: Selectie van het gegevensveld waarvan de waarde automatisch in de handtekening wordt ingevoegd.

Zie ook