Instellen van verzendprofielen
Een Dispatch-profiel is een instelling die bepaalt hoe documenten zoals facturen of pakbonnen vanuit het systeem worden verzonden. Het definieert de verzendmethode, zoals per e-mail of als een afgedrukt document, het tijdstip van verzending – direct of op een gepland moment – en de specifieke voorwaarden waaronder documenten moeten worden verzonden, bijvoorbeeld alleen voor bepaalde klanten of documenttypen. Dit stelt u in staat om het documentverzendproces af te stemmen op de behoeften van uw bedrijf. Met Dispatch-profielen kunt u routinetaken automatiseren en ervoor zorgen dat documenten in het juiste formaat, naar de juiste ontvangers en op het juiste moment worden geleverd.
Een Dispatch-profiel maken
Om een Dispatch-profiel te maken, navigeert u naar de pagina Dispatch Profiles als Document Dispatch Administrator. Van daaruit kunt u nieuwe Dispatch-profielen maken met verschillende opties waarmee u de instelling kunt afstemmen op uw bedrijfsproces. De volgende tabel bevat gedetailleerde beschrijvingen van de beschikbare opties.
Volg deze stappen om een Dispatch-profiel in de module Document Dispatch te maken:
- Gebruik het Document Dispatch - Administrator Role Center.
- Klik in de menubalk op Setup en selecteer Dispatch Profiles.
- Klik op Nieuw om een nieuw profiel te maken.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Code | Geeft de code op die wordt gebruikt om het profiel te identificeren. |
| Uitvoertype | Definieert de hoofdfunctionaliteit van het Dispatch-profiel. Als u e-mails wilt verzenden, stel dit in op "Mail"; als u downloads wilt inschakelen, stel dit in op "Download". Omdat uitvoertypen kunnen variëren, vindt u een gedetailleerde uitleg met bijbehorende configuratiestappen in de sectie Output Types. |
| Tabel | Geeft de tabel op waaraan het Dispatch-profiel is gekoppeld. Bijvoorbeeld, als u een Dispatch-profiel wilt maken voor Geboekte verkoopfacturen, stel de tabel in op "Sales Invoice Header". |
| Tabelfilter | Hiermee kunt u geavanceerde criteria definiëren om de tabelselectie te verfijnen. Bijvoorbeeld, als u de tabel instelt op "Sales Header", die verkooporders, verkoopfacturen, enz. bevat, kunt u het filter gebruiken om op te geven dat het veld "Type" moet worden ingesteld op "Order". |
| Beschrijving | Beschrijft het Dispatch-profiel. Definieer een betekenisvolle naam die duidelijk is voor alle medewerkers, aangezien deze zichtbaar zal zijn in verschillende processen. |
| Document Dispatch Factbox-verzending inschakelen | Schakelt het verzenden via de Document Dispatch Factbox in en activeert de Factbox zelf. Als u deze functionaliteit niet nodig hebt, schakelt u deze optie uit. |
| Bijlage selectie inschakelen voor Document Dispatch Factbox-verzending | Geeft aan of de bijlage selectie wordt weergegeven. Indien ingeschakeld, verschijnt er tijdens het verzendproces een pop-upvenster waarin gebruikers de bijlagen kunnen selecteren die moeten worden verzonden. |
| Automatisch verzenden inschakelen | Schakelt het automatisch verzenden van het Dispatch-profiel in. Indien ingeschakeld, zal het converteren of boeken van het betreffende Business Central-document het verzendproces activeren. Deze functie is alleen beschikbaar voor standaard verkoop- en inkoopprocessen. |
| Verwerken via jobwachtrij | Geeft aan of het aanmaken van documenten moet worden verwerkt via de jobwachtrij. Deze optie verbetert de prestaties door documentaanmaak op de achtergrond af te handelen in plaats van tijdens documentconversie. |
| Verzendbevestiging inschakelen voor automatisch verzenden | Vereist bevestiging voordat automatisch verzenden doorgaat. Indien ingeschakeld, moeten gebruikers de Document Dispatch-wachtrij bevestigen voordat het proces doorgaat. |
| Dynamische instelling gebruiken | Schakelt de dynamische instelling in, die gebruikmaakt van dynamische businesspartnerkoppelingen om de ontvanger en zijn e-mailadres te identificeren. Meer details vindt u in de sectie Dispatch Profile Configuration. |
| Controleren op niet-verzonden invoeren | Schakelt het Dispatch-profiel in voor het verzenden van niet-verzonden Dispatch-invoeren op de pagina Unsend Dispatch Entries. Als het niet actief is, wordt het profiel niet meegenomen. |
| Niet-verzonden invoeren aanmaken | Schakelt het aanmaken van niet-verzonden Dispatch-invoeren in voor de tabel van het Dispatch-profiel als tijdens het boekingsproces geen geldig profiel wordt gevonden. |
| Standaardtaalcode | Geeft de standaardtaalcode op die wordt gebruikt om de taal te identificeren. |
| Pagina | Geeft de pagina op die is gekoppeld aan de geselecteerde tabel. Deze pagina wordt gebruikt in de Document Dispatch-wachtrij, zodat gebruikers het businesspartnerrecord rechtstreeks vanuit het wachtrij-item kunnen openen. |
Wat te doen als de instelling onjuist is?
Als uw Dispatch-profiel niet correct is ingesteld, markeert het systeem fouten door ze in rood weer te geven. U kunt de actie Check Configuration gebruiken om het probleem te identificeren en op te lossen.
Een standaardconfiguratie importeren
Om snel aan de slag te gaan met Document Dispatch, kunt u een configuratie importeren. Volg de onderstaande stappen:
- Klik op Setup en voer de Configuration Wizard uit.
- Klik op de welkomstpagina op Begin om de wizard te starten.
- Kies in het vervolgkeuzemenu Actie Import of Export als bron en klik vervolgens op Volgende om door te gaan.
- Selecteer Online als bron en klik op Volgende.
- Klik op Document Dispatch in de productselectie en klik vervolgens op OK.
- Er zijn verschillende versies en talen van de instelling beschikbaar. Kies uw voorkeur en klik op OK.
- De inhoud wordt weergegeven in de categorie selectie. U kunt afzonderlijke items deselecteren indien nodig.
- Voltooi de wizard met Finish.
Info
U kunt ook uw eigen configuraties of die van een partner importeren door Bestandssysteem als bron te selecteren. Bovendien kunt u gegevens in specifieke gebieden wissen vóór de import in de categorie selectie. Activeer hiervoor de optie "Clear Before" voor de gewenste gebieden.
Dispatch-profielconfiguratie
Elke Dispatch-profillijn op de pagina bevat een overzicht onder de lijst, waar verdere profielconfiguraties kunnen worden gemaakt. Hier definieert u de businesspartnerverbinding die aan uw Dispatch-profiel is gekoppeld.
Elk Dispatch-profiel kan worden toegewezen aan één of meerdere businesspartners. U moet de benodigde details definiëren over waar en aan wie de documenten moeten worden verzonden. Er zijn twee configuratiebenaderingen: Dynamische instelling en Statische instelling.
Dynamische instelling
Met de dynamische instelling kunt u het veld Dynamic Business Partner Mappings gebruiken om de businesspartner dynamisch te bepalen.
Voordat we de opties uitleggen, verduidelijken we de functionaliteit. De lijst Dynamic Business Partner Mapping stelt u in staat om één-op-veel (1:n) relaties op te zetten. Elke regel definieert een ontvangerstype (bijv. "To", "CC" of "BCC"), en alle regels worden samengevoegd, zodat e-mails kunnen worden verzonden naar meerdere dynamisch gedefinieerde ontvangers.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Ontvangerstype | Geeft het type ontvanger op: "To", "CC" of "BCC". Het e-mailadres van de ontvanger wordt opgehaald uit het e-mailveld in de business mapping-instelling, en alle regels worden samengevoegd tot één businesspartnerinvoer. |
| Primaire business mapping | Omdat meerdere regels kunnen worden gedefinieerd met verschillende gegevens, kunt u met deze instelling één regel markeren als primair. De primaire business mapping-instelling wordt gebruikt voor verzending. Deze instelling geldt alleen voor ontvangerstypen "To" en kan slechts één keer worden ingeschakeld. Als geen regel als primair is gemarkeerd, wordt automatisch de eerste "To"-ontvangerregel gebruikt. |
| Gegevensmappingcode | Geeft een gegevensmappingcode op, waarmee waarden kunnen worden opgehaald uit gerelateerde tabellen. |
| Veld | Geeft een veld op uit de geselecteerde brontabel dat de waarde bevat die de businesspartner identificeert. Dit veld wordt gebruikt in business mapping. |
| Businesspartner-mappingcode | Geeft het type van de Document Dispatch business mapping op, die details bevat over de ontvanger en aanvullende informatie. |
| Businesspartnerfilter | Hiermee kunnen extra filters worden toegepast om de businesspartnerselectie te verfijnen. |
Statische instelling
Gebruik de statische instelling als u een voorgedefinieerde Document Dispatch-businesspartner direct wilt toewijzen of wilt werken met uitgebreide ontvangers.
Deze instelling legt een één-op-één (1:1) relatie vast, omdat de gedefinieerde opties alleen van toepassing zijn op één businesspartner of uitgebreide ontvanger. De statische instelling hoeft alleen te worden ingevuld als u de dynamische instelling niet gebruikt. U kunt echter beide instellingen in combinatie gebruiken.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Gegevensmappingcode | Geeft een gegevensmappingcode op, waarmee waarden kunnen worden opgehaald uit gerelateerde tabellen. |
| Veld | Geeft een veld op uit de geselecteerde brontabel dat de waarde bevat die de businesspartner identificeert. Dit veld wordt gebruikt in business mapping. |
| Businesspartner-mappingcode | Geeft het type van de Document Dispatch business mapping op, die details bevat over de ontvanger en aanvullende informatie. |
| Businesspartnerfilter | Hiermee kunnen extra filters worden toegepast om de businesspartnerselectie te verfijnen. |
Een Dispatch-profiel kopiëren
Met de actie Copy Dispatch Profile kan een bestaand Dispatch-profiel worden gedupliceerd met kleine wijzigingen. Dit helpt tijd te besparen bij het maken van meerdere Dispatch-profielen.
Configuratie controleren & statusweergave
Met de actie Check Configuration kunt u een Dispatch-profiel valideren op volledigheid en consistentie. Het resultaat wordt visueel weergegeven via de Style Expression (rood/grijs) en gedetailleerd als een testoverzicht.
Visuele statusweergave (Style Expression)
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Grijs (Geldig) | Alle verplichte informatie is aanwezig; het profiel is klaar voor gebruik. |
| Rood (Onvolledig) | Minstens één verplicht veld ontbreekt; zie Check Configuration voor details. |
Automatische update
De Style Expression wordt automatisch opnieuw berekend bij het openen van de pagina, bij het wijzigen van regels en na relevante wijzigingen (bijv. uitvoertype, tabel, ontvangerconfiguratie, bijlagen). Handmatig vernieuwen is niet nodig; de kleur weerspiegelt altijd de huidige validatiestatus.
Info
Voer na grotere aanpassingen ook Check Configuration uit om de gedetailleerde validatie inclusief testoverzicht te krijgen.
Check Configuration
- Open Dispatch Profiles en selecteer een profiel.
- Kies in de actiebalk Check Configuration.
- Resultaat:
- Volledig → bevestiging, Style Expression grijs.
- Onvolledig → testoverzicht met alle ontbrekende/onjuist ingevulde items, Style Expression rood.
Wat wordt gevalideerd?
| Controlepunt | Beschrijving |
|---|---|
| Basisinstelling | Document Dispatch-instelling is aanwezig. |
| Profielbasis | Code is ingevuld, Tabel is ingesteld, minstens één verzendmodus is actief (Factbox-verzending of Post-verzending). |
| Dynamische instelling | Als Use Dynamic Setup = Ja: minstens één dynamische businesspartner-mapping aanwezig. |
| Businesspartnerinstelling | Bij uitgeschakelde dynamische instelling en ingevulde Businesspartner-mappingcode. |
| E-mailafzender | Voor Output Type = Mail: afzenderaccount in het profiel of via Email Scenario. |
| Selectietypen | Voor Output Type = Selection: minstens één selectietype actief (bijv. Mail of Codeunit). |
| Automatisch verzenden (tekst) | Output Type = E-Mail vereist een standaardtekst voor automatisch verzenden. |
| Bijlagen (bijschrift) | Bijlagengroepen zonder bestandsbijschrift worden gemarkeerd; voor Output Type = Download moeten bijlagen altijd een bestandsbijschrift hebben. |
| E-POST-functie | Voor Output Type = E-Post: E-POST-functie is ingeschakeld. |
| E-POST-inloggegevens | E-Post-inloggegevens zijn aanwezig. |
| E-POST-adresvelden (Business Mapping) | Vereiste velden in de gekoppelde Business Mapping verwijzen naar velden van de profieltabel: E-Post bedrijfsnaam, Adresregel 1, Stad, Postcode, Land (Contactnaam optioneel). |
Business Mapping Setup instellen
Een Business Partner Mapping in Document Dispatch bepaalt uit welke tabel en velden de ontvangergegevens automatisch worden opgehaald wanneer documenten worden verzonden. Het specificeert welk type zakelijke partner (zoals Customer, Vendor of Contact) wordt gebruikt en bepaalt precies waar Document Dispatch informatie zoals e‑mailadres, naam of taal leest.
Business Mapping Setup instellen
Volg deze stappen om een nieuwe Business Partner Mapping voor klanten aan te maken:
- Gebruik de globale zoekfunctie om Document Dispatch – Business Mapping Setup te openen.
- Selecteer + New om een nieuwe Business Mapping te creëren.
- Vul in het veld Code een duidelijke naam in die het doel van de mapping aangeeft, bijvoorbeeld Customer.
- Vul in het veld Description een duidelijke beschrijving in zodat het doel van de mapping gemakkelijk te herkennen is.
- Geef in de sectie Master Data Table aan uit welke tabel de mapping zijn gegevens moet ophalen.
- Selecteer in het veld Table de juiste tabel, bijvoorbeeld Customer.
- Selecteer voor Page de bijbehorende pagina, bijvoorbeeld Customer Card.
- Wijs No. toe aan het No. Field.
- Voor het Name Field, voer Name in.
- Kies in het VAT Registration No. Field voor Tax Registration No..
- Voer in het Language Code Field de Language Code in.
- Ga naar de sectie Email en vul het Email-veld in.
De sectie met stamgegevens bevat nu alle essentiële informatie. Aanvullende velden kunnen indien nodig worden ingevuld. Indien E‑Post wordt gebruikt, moet ook de bijbehorende E‑Post-sectie worden ingevuld.
Standaard Business Assignment aanmaken
Een standaard Business Mapping kan als volgt worden geïmporteerd:
- Gebruik de globale zoekfunctie om Document Dispatch – Business Mapping Setup te openen.
- Voer de actie Create Standard Business Assignment uit.
- Business Mappings voor Customer, Vendor en Contact worden automatisch aangemaakt.
Instellen van automatisch verzenden
De volgende stappen moeten worden uitgevoerd om automatisch verzenden in te stellen.
- Open Dispatch Profiles via het menu Setup in de menubalk en voer Dispatch Profiles uit.
- Klik op Nieuw om een nieuw Dispatch-profiel te maken.
- Voer de gewenste naam in het veld Code in, kies vervolgens een Uitvoertype en de Tabel voor het profiel.
- Pas de gewenste tab-instellingen toe in de selectievakjes ernaast.
- Open Output Type Setup in de actiebalk en voer de juiste instellingen in voor het betreffende uitvoertype.
- Als de regel in de kleur Rood wordt weergegeven, kunt u de actie Check Configuration gebruiken om te zien wat moet worden ingevuld om het profiel te laten werken.
- Voor automatisch verzenden moet u Send when Converting/Posting inschakelen.
- Wanneer de gebruiker een order boekt vanuit de betreffende tabel, zal Document Dispatch de gegevens automatisch verzenden op basis van het gekozen Uitvoertype.
Enable attachment selection on automatic sending
The following steps need to be completed to enable attachment selection for automatic sending:
- Open Dispatch Profiles from the Setup menu in the ribbon bar and execute Dispatch Profiles.
- Select the Dispatch Profile where automatic sending is enabled.
- Activate the Enable Attachment Selection for Automatic Sending checkbox
Info
- A query will now be displayed when automatic sending is triggered. When confirming the query, where it is possible to select the attachments that should be sent.
- If the attachment selection is closed, the Document Dispatch entry will not be created.
Enable Email Dialog for automatic sending
The following steps need to be completed to enable the email dialog for automatic sending:
- Open Dispatch Profiles from the Setup menu on the ribbon bar and select Dispatch Profiles.
- Select the Dispatch Profile where automatic sending is enabled and the output type is Email.
- Open Output Type Setup in the action bar, and enter the right settings for the respective output type.
- Activate the Enable Email Dialog on Automatic Sending checkbox
Info
A query will now be displayed when automatic sending is triggered. When confirming the query, the email dialog will be shown where it is possible to edit the email before sending.
Setting up a delayed Dispatch time
One of the following 2 processes is required if you want to set up dispatch time.
- We start in the Document Dispatch - Administrator role.
- Click on Setup in the ribbon bar and execute the action Module Setup.
- Navigate to the FactBox Setup.
- Activate the checkbox Send Delayed.
- All Document Dispatch entries created via the factbox will now be send delayed and processed with the Document Dispatch job queue.
The other option is to enable automatic sending for the Dispatch Profile.
- We start in the Document Dispatch - Administrator role.
- Click on Setup in the ribbon bar and execute the action General Datasets.
- Click on the Dispatch Profile that should be configured with the dispatch time.
- Activate the checkbox Enable Automatic Sending.
- When the user post an order from the respective Table, Document Dispatch will automaticaly send the data based on the chosen Output Type.
The following steps need to be completed to activate the dispatch time.
- We start in the Document Dispatch - Administrator role.
- Click on Setup in the ribbon bar and execute the action General Datasets.
- Click on the Dispatch Profile that should be configured with the dispatch time.
- Execute the action Output Type Setup in the ribbon bar.
- Enter the desired dispatch time in the field Delayed Dispatch Time.
- Every Delayed Document Dispatch entry that originates from the Dispatch Profile will now be only processed via the job queue after the configured time is passed.
Info
if no time is specified, the delayed entries will be processed as soon as the job queue is processed.
Define if found Extended Recipents are merged
- Start in Document Dispatch - Administrator role.
- Navigat to Document Dispatch - Profiles in the search field.
- Select a Dispatch Profile you want want to edit an which is from the Output Type Mail.
- Use the action Output Type Setup in the action bar.
- Enable or disable the field Combine Business Partner. This field specifies whether a single combined email or separate emails should be sent in the event of multiple detected recipient email addresses. This will only be used in case the feature of the extended recipent data table is used. If this feature is activated and more than one line for the same Dispatch Profile and the type email address is found the result will be merged (no document merge) and sent in a single email. Otherwise each recipient can be selected seperatly.