Ga naar inhoud

Instellen van Bestandsbijlage

In Document Dispatch is het mogelijk om een bestand aan een e-mail toe te voegen die via een Dispatch-profiel wordt verzonden. Deze functie stelt je in staat om aanvullende documenten zoals algemene voorwaarden, prijslijsten of andere relevante bestanden op te nemen. De bijlage wordt automatisch toegevoegd wanneer de e-mail wordt gegenereerd, zodat alle noodzakelijke informatie in één bericht wordt geleverd.

Volg deze stappen om een Bestandsbijlage in te stellen:

  1. We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
  2. Open Dispatch Profiles vanuit het Setup-menu in de lintbalk.
  3. Selecteer het Dispatch-profiel met het Output Type E-mail waar een Bestand bijlage moet worden geconfigureerd.
  4. Navigeer naar Document Dispatch - Dispatch Profile Attachment.
  5. Voeg een nieuwe regel toe in de Dispatch Profile Attachment en selecteer het bijlagetype Bestand.
  6. In het veld Beschrijving kun je interne informatie invoeren om het doel van de bijlage te helpen identificeren.

Bijlage-opties

De pagina Bijlage-opties in Document Dispatch stelt je in staat om gedetailleerde instellingen voor een Bestandsbijlage die aan een Dispatch-profiel is gekoppeld, te configureren.

Volg deze stappen om opties voor een Bestandsbijlage in Document Dispatch in te stellen:

  1. Selecteer de bijlage met het Bijlagetyp ingesteld op Bestand.
  2. Klik in de lintbalk op Opties naast Document Dispatch – Dispatch Attachments.
  3. De pagina Bijlage-opties wordt geopend.
  4. Selecteer in Bestandstitel een bestaande titel of maak een nieuwe aan.

Importeren

In Document Dispatch kunnen bestandsbijlagen rechtstreeks in de sectie Bijlagen of via de Bijlage-opties worden geïmporteerd.

Volg deze stappen om bestanden in de Bijlage-opties in Document Dispatch te importeren:

  1. Selecteer de bijlage met het Bijlagetyp ingesteld op Bestand.
  2. Klik in de lintbalk op Opties naast Document Dispatch – Dispatch Attachments.
  3. De pagina Bijlage-opties wordt geopend.
  4. Klik op Bestand importeren in de menubalk.
  5. Je kunt documenten in het drop-down veld slepen of klikken om de bestandsbrowser te openen.
  6. De bestandstitel is vooraf ingevuld met de naam van de Bijlagenregel. Deze titel bevat de documentnaam en kan worden gewijzigd door de Bestandstitel te openen.

Volg deze stappen om bestanden in Document Dispatch - Overzicht Dispatch-profiel te importeren:

  1. We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
  2. Open Dispatch Profiles vanuit het Setup-menu in de lintbalk.
  3. Selecteer het Dispatch-profiel met het Output Type E-mail waar een Bestand bijlage moet worden geconfigureerd.
  4. Navigeer naar Document Dispatch - Dispatch Profile Attachment.
  5. In de lintbalk van de pagina Dispatch Profile Attachment kun je de actie Bestand importeren uitvoeren.
  6. De bestandstitel is vooraf ingevuld met de naam van de Bijlagenregel. Deze titel bevat de documentnaam en kan worden gewijzigd door de Bestandstitel te openen.

Exporteren

Je kunt documenten exporteren om te controleren welke bestanden aan het Dispatch-profiel zijn gekoppeld.

Volg deze stappen om bestanden in de Bijlage-opties in Document Dispatch te exporteren:

  1. Selecteer de bijlage met het Bijlagetyp ingesteld op Bestand.
  2. Klik in de lintbalk op Opties naast Document Dispatch – Dispatch Attachments.
  3. De pagina Bijlage-opties wordt geopend.
  4. Klik op Bestand exporteren in de menubalk.
  5. Het document wordt gedownload en zou in je Downloads-map moeten verschijnen.

Volg deze stappen om bestanden in Document Dispatch - Overzicht Dispatch-profiel te exporteren:

  1. We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
  2. Open Dispatch Profiles vanuit het Setup-menu in de lintbalk.
  3. Selecteer het Dispatch-profiel met het Output Type E-mail waar een Bestand bijlage moet worden geconfigureerd.
  4. Navigeer naar Document Dispatch - Dispatch Profile Attachment.
  5. In de lintbalk van de pagina Dispatch Profile Attachment kun je de actie Bestand exporteren uitvoeren.
  6. Het document wordt gedownload en zou in je Downloads-map moeten verschijnen.

Testoutput

Je kunt een testoutput uitvoeren om te verifiëren of bijlagen correct worden gegenereerd. Je kunt een enkele bijlage of alle bijlagen selecteren en de testoutput starten. Alle documenten die normaal gesproken als bijlagen in een verzending zouden worden opgenomen, worden tijdens dit proces gedownload.

Volg deze stappen om een Testoutput voor de bijlagen die zijn geconfigureerd in Document Dispatch – Dispatch Profile Attachment uit te voeren:

  1. We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
  2. Open Dispatch Profiles vanuit het Setup-menu in de lintbalk.
  3. Selecteer het Dispatch-profiel met het Output Type E-mail waar een Bestand bijlage is geconfigureerd.
  4. Navigeer naar Document Dispatch - Dispatch Profile Attachment.
  5. Selecteer de bijlage die je wilt opnemen in de Testoutput. Je kunt een enkele bijlage of meerdere bijlagen selecteren indien nodig.
  6. In de lintbalk van de pagina Dispatch Profile Attachment kun je de actie Testoutput uitvoeren.

Bijlagegroepen

Je kunt Bijlagegroepen maken, die tijdens de verzending worden samengevoegd tot één bestand, zodat er slechts één bestand wordt verzonden.

Volg deze stappen om een Bijlagegroep voor Document Dispatch – Dispatch Profile Attachments te maken:

  1. We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
  2. Open Dispatch Profiles vanuit het Setup-menu in de lintbalk.
  3. Selecteer het Dispatch-profiel waar de bijlagen tijdens de verzending tot één bestand moeten worden samengevoegd.
  4. Navigeer naar Document Dispatch - Dispatch Profile Attachment.
  5. Je kunt een nieuwe Bijlagegroep maken via het menu in de lintbalk of rechtstreeks in de lijst onder Bijlagegroep.
  6. Klik in de lintbalk op Groepen. Document Dispatch - Profile Attachment Groups wordt geopend.
  7. Voer een duidelijke en beschrijvende code in voor de Bijlagegroep.
  8. Selecteer een bestaande Bestandstitel of maak een nieuwe aan. Het samengevoegde document zal de geselecteerde Bestandstitel als naam gebruiken.
  9. Definieer plaatsaanduidingen voor de Bestandstitel door op Plaatsaanduidingen te klikken.
  10. Kies het bestandstype waarin het samengevoegde document moet worden gegenereerd.
  11. Onder Behandeling van niet-PDF-bestanden configureer je of niet-PDF-bestanden moeten worden genegeerd en uitgesloten van de verzending, zelfs als ze deel uitmaken van de Bijlagegroep.

Archiveren naar Document Central met Document Inbound - Inbound Lijst.

Als deze optie is ingeschakeld, wordt het document tijdens het verzendproces geüpload naar een Document Inbound-lijst. Van daaruit kan het document aan Document Central worden toegewezen voor verdere verwerking.

Volg Instellen van RecordID-toewijzing om een RecordID Inbound-lijst te maken.

Zie ook