Ga naar inhoud

Module Setup

De module-instelling biedt verschillende configuratieopties om het gedrag van de module aan te passen. Hier kunt u instellingen definiëren voor zakelijke partners, CRM, e-mailverzending, testmodus, evenals proces- en FactBox-opties.

Het Module Activeren

De functies en processen van Document Dispatch kunnen handmatig worden geactiveerd en gedeactiveerd. De module is standaard uitgeschakeld bij installatie via de configuratiewizard.

De volgende stappen moeten worden uitgevoerd om de Document Dispatch-module te activeren:

  1. Begin in het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
  3. Vink het vakje Activate Module aan.
  4. De Document Dispatch-module is nu geactiveerd.

Waarschuwing

Het is belangrijk op te merken dat Document Dispatch alleen kan worden gebruikt als de module is geactiveerd en gelicentieerd.

Licentiebeheer

De pagina Licentiebeheer biedt een overzicht van alle actieve licenties. Op de pagina Licentiebeheer kunt u de licentie resetten, het aantal gebruikerslicenties voor een licentie verhogen of verlagen, en licentiedetails bekijken.

Volg deze stappen om toegang te krijgen tot de pagina Licentiebeheer:

  1. Open de Setup van uw product en selecteer de actie Licensing.
  2. De productlicentiepagina wordt geopend.
  3. Klik op License.
  4. Selecteer in de menubalk de actie License Management.
  5. U bevindt zich nu op de License Management - License List.

Een Productlicentie Resetten

De Resetfunctie stelt u in staat om uw licentie eenmaal per dag te resetten om deze opnieuw te activeren.

Volg deze stappen om een productlicentie te resetten:

  1. Zorg ervoor dat u op de pagina License Management - License List bent.
  2. Selecteer de licentie die u wilt resetten.
  3. Selecteer in de menubalk de actie Reset.

Info

De reset wordt door ons gedocumenteerd en is slechts eenmaal per dag per licentie toegestaan. - U kunt ook de momenteel actieve licentie resetten door de actie Reset te selecteren op de License Management - License List.

Warning

Als de momenteel actieve licentie wordt gereset, worden de licentie-informatie verwijderd. Dit betekent dat de licentie als Unlicensed zal worden weergegeven. Om de licentie opnieuw te activeren, moet deze opnieuw worden geactiveerd.

Taalconfiguratie

Document Dispatch kan in alle beschikbare talen worden gebruikt. Om een consistente gebruikerservaring te waarborgen, moet de gewenste taal in het systeem worden ingesteld. Dit voorkomt gemengde taalinstellingen in verschillende gebieden van Document Dispatch. De taalconfiguratie kan worden gemaakt in de Document Dispatch-instelling.

De volgende stappen moeten worden uitgevoerd om de taal te configureren:

  1. Begin in het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
  3. Klik op Start en selecteer vervolgens de sectie Languages in de menubalk.
  4. Selecteer en voeg de gewenste taal toe via het dropdownmenu.

Info

De gekozen taal wordt weergegeven in elk gebied van Document Dispatch dat een taalconfiguratie vereist.

Instellen van E-mailserververtraging

Het implementeren van een vertraging in e-mailverzending is cruciaal voor de efficiëntie en betrouwbaarheid van een e-mailserver. Een gecontroleerde vertraging helpt de server om middelen effectief te beheren, overbelasting te voorkomen en een soepele verwerking van grote e-mailvolumes te waarborgen. Deze aanpak vermindert het risico dat de server e-mails afwijst vanwege hoge verkeersdrukte of druk op de middelen.

Volg deze stappen om een e-mailvertraging in te stellen:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
  3. Voer de vertraging in het veld Email Delayed Sending (ms) in.
  4. De vertragingstijd is nu ingesteld.

Instellen van Overdracht naar Geschiedenis

Document Dispatch verwerkt invoer via de wachtrij. Succesvol verwerkte invoer kan vervolgens naar de geschiedenis worden verplaatst.

Volg deze stappen om de overdracht naar de wachtrijgeschiedenis te activeren:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
  3. Vink het vakje Automatically Transfer to History aan.
  4. Geef de formule op voor hoe ver terug de invoer moet worden overgedragen in het veld History Formula.
  5. De overdracht naar de geschiedenis is nu geactiveerd.

Info

Het veld Last Transfer to History toont de datum en tijd van de laatste overdracht naar de geschiedenis.

Instellen van Maximale Voorvertoning Bestandsgrootte

Bestandvoorvertoningen kunnen lange verzoeken naar de Simova API genereren voor grote bestanden. Om dit te voorkomen, kunt u een maximale bestandsgrootte voor de voorvertoning instellen.

Volg deze stappen om de maximale bestandsgrootte in te stellen:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
  3. Voer de maximale grootte van het bestand in MB voor de voorvertoning in het veld Preview Maximum File Size (MB) in.
  4. De maximale grootte is nu ingesteld.

FactBox Setup

Instellen van Vertraging in Verzending voor de FactBox

Wanneer invoer via de FactBox wordt verzonden, vindt de verzending altijd onmiddellijk plaats. Het is echter mogelijk om deze invoer met een vertraging via een taakwachtrij te verzenden. Bij vertraagde verzending worden invoer niet onmiddellijk verwerkt, maar beheerd via de taakwachtrij.

Volg deze stappen om de vertraagde verzending voor de FactBox in te stellen:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
  3. Vink het vakje Send Delayed aan.
  4. De vertraagde verzending is nu geactiveerd.

Info

Wanneer de vertraagde verzending is geactiveerd in de module-instelling, geldt deze instelling voor alle geconfigureerde verzendprofielen. Geplande e-mails met een vertraging worden niet onmiddellijk verzonden. In plaats daarvan maakt het systeem vertraagde verzendinvoer aan die vervolgens door de taakwachtrij wordt verwerkt.

Instellen van Verzending Bevestiging

Invoer die met een vertraging via de wachtrij wordt verzonden, kan worden geconfigureerd om bevestiging te vereisen voordat verzending plaatsvindt.

Volg deze stappen om bevestiging voor vertraagde invoer in te schakelen:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
  3. Vink het vakje Confirm Dispatch aan.
  4. De verzendbevestiging is nu geactiveerd.

Instellen van FactBox Status

De Document Dispatch FactBox dient als een centraal hulpmiddel voor handmatige documentverzending. Gebruikers kunnen verzending direct vanuit de FactBox starten, die ook de huidige verzendstatus weergeeft.

Met deze stappen kunt u de status activeren of deactiveren:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
  3. Activeer of deactiveer de gewenste statussen in de sectie Status Display.
  4. De FactBox zal nu de vereiste status weergeven.

Proces Setup

In de module-instelling vindt u het tabblad voor procesinstelling. In dit tabblad vindt u de groep "Prioriteit van Ontvanger Identificatie."

Ontvanger Types

De volgende ontvanger types zijn beschikbaar:

  1. Document Dispatch Zakelijke Partners: De e-mailadressen zijn statisch geconfigureerd.
  2. Dynamische Tabelinstelling: De e-mailadressen worden gelezen van de respectieve klant/leverancier.
  3. Geavanceerde Ontvanger Instelling: Een configuratie wordt direct met de klant/leverancier gedaan.

Prioriteit van Ontvanger Identificatie

U kunt de prioriteit voor ontvanger identificatie instellen, ongeacht hoeveel ontvanger types zijn geactiveerd. Dit stelt u in staat om op te geven welke optie als eerste moet worden gecontroleerd. In de configuratie kunnen opties zoals Document Dispatch Zakelijke Partners, Geavanceerde Ontvanger Instelling en Dynamische Tabelinstelling in de gewenste volgorde worden gerangschikt om ervoor te zorgen dat de identificatie de gedefinieerde prioriteit volgt. Als er in één optie geen ontvanger wordt gevonden, wordt de volgende prioriteit gezocht.

  1. Begin in de Document Dispatch - Module Setup.
  2. Scroll naar beneden naar het tabblad Process Setup.
  3. Drie opties worden weergegeven, op basis waarvan de volgorde voor het selecteren van ontvangers wordt geprioriteerd.

Important

Document Dispatch Zakelijke Partners

  • Dit is een veelgebruikte bron in Document Dispatch. Het systeem kan ontvanger gegevens, inclusief e-mailadressen, extraheren uit een vooraf gedefinieerde zakelijke partner tabel die doorgaans in het verzendproces is geïntegreerd. Deze tabel dient als de standaardrepository voor ontvangerinformatie.

Geavanceerde Ontvanger

  • Sommige configuraties omvatten een geavanceerde ontvanger tabel die is gekoppeld aan de masterdata. Deze opstelling maakt een meer uitgebreide en mogelijk dynamische bron voor ontvangerinformatie mogelijk, wat bijzonder nuttig kan zijn wanneer de masterdata uitgebreide details over verschillende ontvangers bevat.

Dynamische Ontvanger

  • Maakt het mogelijk om e-mailadressen dynamisch op te halen van de bijbehorende klant- of leverancierskaart. Dit elimineert de noodzaak om e-mailadressen in een aparte tabel te onderhouden. Ontvangerinformatie wordt rechtstreeks uit de masterdata opgehaald, waardoor de onderhoudsinspanning wordt verminderd en de gegevensconsistentie wordt gewaarborgd.

Multi-mail Voorvertoning Activeren

De volgende stappen moeten worden uitgevoerd om de multi-mail voorvertoning te activeren:

  1. Begin in het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
  3. Scroll naar beneden naar het tabblad Process Setup.
  4. In de Multi-mail sectie, vink het vakje Use Multi-mail Preview aan.

De prestaties van de multi-mail voorvertoning variëren afhankelijk van het aantal geselecteerde invoer. Om optimale prestaties te waarborgen, kan een limiet voor het aantal invoer dat in de voorvertoning wordt weergegeven, worden ingesteld.

Om een limiet voor het aantal invoer in de multi-mail voorvertoning in te stellen:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik op Setup in het menu en voer de actie Module Setup uit.
  3. In de sectie Multi-mail, vink het vakje Use Multi-mail Preview aan.
  4. Vink het vakje Multi-mail Preview Limit aan.
  5. Voer het aantal documenten dat in de voorvertoning moet worden weergegeven in het veld Multi-mail Preview Count in.

Info

De multi-mail voorvertoning is nu geactiveerd en kan worden gebruikt. De voorvertoning stelt gebruikers in staat om bijlagen te bekijken, bijlagen op te nemen of uit te sluiten, of de e-mailadressen van ontvangers te wijzigen voordat de e-mails worden verzonden. Als de multi-mail voorvertoning niet is geactiveerd, worden de e-mails direct verzonden zonder gebruikersinteractie. De standaardwaarde voor de Multi-mail Preview Count is ingesteld op 100.

Instellen van de Zakelijke Partner FactBox

Om de creatie van zakelijke partners voor contacten, klanten en leveranciers met de Zakelijke Partner FactBox mogelijk te maken, volgt u deze stappen:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
  3. Vink het vakje Enable Business Partner Creation aan.
  4. Geef de taalcodes op die moeten worden gekozen wanneer er geen taalcodes aanwezig zijn in de masterdata in het veld Default Language Code.
  5. Vink Create Business Partner from Contact aan om een zakelijke partner uit een contact te creëren.
  6. Vink Create Business Partner from Customer aan om een zakelijke partner uit een klant te creëren.
  7. Voer de mappingcode voor de klantentabel in het veld Customer Business Mapping Code in.
  8. Voer de relatiecode voor de klantentabel in het veld Customer Business Relation Code in.
  9. Vink Create Business Partner from Vendor aan om een zakelijke partner uit een leverancier te creëren.
  10. Voer de mappingcode voor de leveranciers tabel in het veld Vendor Business Mapping Code in.
  11. Voer de relatiecode voor de leveranciers tabel in het veld Vendor Business Relation Code in.
  12. De creatie van zakelijke partners voor contacten, klanten en leveranciers is nu ingeschakeld voor de Zakelijke Partner FactBox.

Note

Wanneer de standaardconfiguratie wordt geïmporteerd, zijn de instellingen van punt 4 al toegepast en hoeven ze niet opnieuw te worden ingesteld. U hoeft alleen de creatie van zakelijke partners in te schakelen.

Om ervoor te zorgen dat het e-mailadres voor een zakelijke partner uniek is, volgt u deze stappen:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
  3. Vink het vakje Unique Recipient Address aan.
  4. Een e-mailadres kan slechts voor één zakelijke partnerinvoer worden toegevoegd.

CRM Integratie

De CRM-integratie van Document Dispatch maakt naadloze tracking van alle verzonden documenten mogelijk. Het registreert wie welk document wanneer heeft verzonden. Deze informatie is op elk moment traceerbaar, wat de transparantie in klantinteracties vergroot.

Instellen van CRM Integratie

Om de CRM-integratie te activeren, volgt u deze stappen:

  1. Navigeer naar het rolcentrum van de administrator van Document Dispatch.
  2. Klik op het tabblad Setup.
  3. Open de module-instelling.
  4. Activeer het veld CRM Active in het module-instellingsveld.
  5. Zodra het veld is geactiveerd, gebruikt u de zoekfunctie om te zoeken naar Document Dispatch Business Mapping.
  6. Open de Business Mapping. Zorg ervoor dat in de categorie Contact de velden Contact Name en Contact Number correct zijn ingevuld.

Nu worden alle verzonden invoer geregistreerd via de CRM-integratie. De CRM-invoer kan worden bekeken via het respectieve contact of via de interactielogs.

Waarschuwing

Zorg ervoor dat het primaire contactnummer voor alle klanten en leveranciers is opgeslagen. Alleen dan kan worden gegarandeerd dat CRM-invoer correct wordt aangemaakt en toegewezen.

Testmodus

De testmodus stelt u in staat om alle e-mails naar het adres dat is opgegeven in het veld Email for Test Output te verzenden. Wanneer deze modus is geactiveerd, worden er geen e-mails naar de werkelijke ontvangers verzonden, wat veilige tests zonder impact op echte gegevens garandeert.

Om de testmodus te activeren of deactiveren, volgt u deze stappen:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik op Setup in de menubalk en voer de actie Module Setup uit.
  3. Navigeer naar de sectie Test Mode.
  4. Activeer Test Mode en voer een Email for Test Output in waarheen de e-mails moeten worden verzonden.

E-Post Setup

De E-Post-instelling stelt u in staat om de belangrijkste informatie voor E-Post-communicatie weer te geven, zoals EKP, Leverancier ID en tokenvervaldatum. Daarnaast kunt u de E-Post Test Mode activeren om berichten naar een opgegeven test-e-mailadres te verzenden in plaats van naar echte ontvangers, wat veilige tests garandeert. De optie Show Restricted Area biedt toegang tot geavanceerde instellingen.

Om E-Post in te stellen, volg E-Post.

Zie ook