Ga naar inhoud

Modul-instelling

De modul-instelling biedt verschillende configuratieopties om het gedrag van de module aan te passen. Hier kunt u instellingen voor zakenpartners, CRM, e-mailverzending, testmodus en proces- en FactBox-opties definiëren.

Activatie van de module

De functies en processen van Document Dispatch kunnen handmatig worden geactiveerd en gedeactiveerd. De module is standaard uitgeschakeld bij de installatie via de configuratieassistent.

De volgende stappen moeten worden uitgevoerd om de Document Dispatch-module te activeren:

  1. Start in het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik in de menubalk op Instelling en voer de actie Module-instelling uit.
  3. Vink het selectievakje Module activeren aan.
  4. De Document Dispatch-module is nu geactiveerd.

Waarschuwing

Het is belangrijk op te merken dat Document Dispatch alleen kan worden gebruikt als de module is geactiveerd en gelicentieerd.

Licentiebeheer

De pagina Licentiebeheer biedt een overzicht van alle actieve licenties. Op de pagina "Licentiebeheer" kunt u de licentie resetten, het aantal gebruikerslicenties voor een licentie verhogen of verlagen en de licentiedetails bekijken.

Met deze stappen komt u op de pagina Licentiebeheer:

  1. Open de Instelling van uw product en kies de actie Licentieverlening.
  2. De productlicentiepagina wordt geopend.
  3. Klik op Licentie.
  4. Kies in de menubalk de actie Licentiebeheer.
  5. U bevindt zich nu op de Licentiebeheer - Licentielijst.

Een productlicentie resetten

De Reset-functie stelt u in staat om uw licentie eenmaal per dag te resetten om deze opnieuw te activeren.

Volg deze stappen om een productlicentie te resetten:

  1. Zorg ervoor dat u zich op de pagina Licentiebeheer - Licentielijst bevindt.
  2. Selecteer de licentie die u wilt resetten.
  3. Kies in de menubalk de actie Resetten.

!!! info - Het resetten wordt door ons gedocumenteerd en is slechts eenmaal per dag per licentie toegestaan. - U kunt ook de momenteel actieve licentie resetten door de actie Resetten op de Licentiebeheer - Licentielijst te selecteren.

Warning

Als de momenteel actieve licentie wordt gereset, worden de licentie-informatie gewist. Dit betekent dat de licentie als Niet Gelicentieerd wordt weergegeven. Om de licentie opnieuw te activeren, moet deze opnieuw worden geactiveerd.

Taalconfiguratie

Document Dispatch kan in alle beschikbare talen worden gebruikt. Om een consistente gebruikerservaring te waarborgen, moet de gewenste taal in het systeem worden ingesteld. Dit voorkomt gemengde taalinstellingen in verschillende gebieden van Document Dispatch. De taalconfiguratie kan in de Document Dispatch-instelling worden uitgevoerd.

De volgende stappen moeten worden uitgevoerd om de taal te configureren:

  1. Start in het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik in de menubalk op Instelling en voer de actie Module-instelling uit.
  3. Klik op Start en kies vervolgens de sectie Talen uit de menubalk.
  4. Kies en voeg de gewenste taal toe via het dropdown-menu.

Info

De gekozen taal wordt in elk gebied van Document Dispatch weergegeven dat een taalconfiguratie vereist.

Instelling van de verzendvertraging naar de e-mailserver

De implementatie van een vertraging bij de e-mailverzending is cruciaal voor de efficiëntie en betrouwbaarheid van een e-mailserver. Een gecontroleerde vertraging helpt de server om middelen effectief te beheren, overbelasting te voorkomen en een soepele verwerking van grote hoeveelheden e-mail te waarborgen. Deze aanpak vermindert het risico dat de server e-mails afwijst vanwege hoge verkeersdrukte of belasting van de middelen.

Volg deze stappen om een e-mailvertraging in te stellen:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik in de menubalk op Instelling en voer de actie Module-instelling uit.
  3. Voer de vertraging in milliseconden in het veld E-mail Vertraging Verzending (ms) in.
  4. De vertragingstijd is nu ingesteld.

Instelling van de overdracht naar de geschiedenis

Document Dispatch verwerkt invoer via de wachtrij. Succesvol verwerkte invoer kan vervolgens naar de geschiedenis worden verplaatst.

Volg deze stappen om de overdracht naar de wachtrijgeschiedenis te activeren:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik in de menubalk op Instelling en voer de actie Module-instelling uit.
  3. Vink het selectievakje Automatisch naar geschiedenis overdragen aan.
  4. Geef de formule op, hoe ver terug de invoer moet worden overgedragen, in het veld Geschiedenisformule.
  5. De overdracht naar de geschiedenis is nu geactiveerd.

Info

Het veld Laatste overdracht naar de geschiedenis toont de datum en tijd van de laatste overdracht naar de geschiedenis.

Instelling van de maximale preview-bestandsgrootte

Bij bestand-preview kunnen grote bestanden lange aanvragen aan de Simova-API genereren. Om dit te voorkomen, kunt u een maximale bestandsgrootte voor de preview instellen.

Volg deze stappen om de maximale bestandsgrootte in te stellen:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik in de menubalk op Instelling en voer de actie Module-instelling uit.
  3. Voer de maximale grootte van het bestand in MB voor de preview in het veld Preview Maximale Bestandsgrootte (MB) in.
  4. De maximale grootte is nu ingesteld.

Factbox-instelling

Instelling van de vertraagde verzending voor de Factbox

Wanneer invoer via de Factbox wordt verzonden, gebeurt de verzending altijd onmiddellijk. Het is echter mogelijk om deze invoer met een vertraging via een jobwachtrij te verzenden. Bij vertraagde verzending wordt invoer niet onmiddellijk verwerkt, maar beheerd via de jobwachtrij.

Volg deze stappen om de vertraagde verzending voor de Factbox in te stellen:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik in de menubalk op Instelling en voer de actie Module-instelling uit.
  3. Vink het selectievakje Vertraagd verzenden aan.
  4. De vertraagde verzending is nu geactiveerd.

Info

Als de vertraagde verzending in de module-instelling is geactiveerd, geldt deze instelling voor alle geconfigureerde Dispatch-profielen. Geplande e-mails met een vertragingstijd worden niet onmiddellijk verzonden. In plaats daarvan maakt het systeem vertraagde verzendinvoer aan, die vervolgens door de jobwachtrij wordt verwerkt.

Instelling van de verzendbevestiging

Invoer die met een vertraging via de wachtrij wordt verzonden, kan zo worden geconfigureerd dat een bevestiging vereist is voordat de verzending plaatsvindt.

Volg deze stappen om de bevestiging voor vertraagde invoer in te schakelen:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik in de menubalk op Instelling en voer de actie Module-instelling uit.
  3. Vink het selectievakje Verzending bevestigen aan.
  4. De verzendbevestiging is nu geactiveerd.

Instelling van de Factbox-status

De Document Dispatch-Factbox dient als centraal hulpmiddel voor de handmatige documentverzending. Gebruikers kunnen de verzending rechtstreeks vanuit de Factbox starten, die ook de huidige verzendstatus weergeeft.

Met deze stappen kunt u de status activeren of deactiveren:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik in de menubalk op Instelling en voer de actie Module-instelling uit.
  3. Activeer of deactiveer de gewenste status in de sectie Statusweergave.
  4. De Factbox toont nu de vereiste status aan.

Proces-instelling

In de module-instelling vindt u het tabblad voor de procesinstelling. In dit tabblad vindt u de groep "Prioriteit van ontvangeridentificatie".

Ontvangerstypen

De volgende ontvangerstypen zijn beschikbaar:

  1. Document Dispatch-zakenpartners: De e-mailadressen zijn statisch geconfigureerd.
  2. Dynamische tabelinstelling: De e-mailadressen worden uit de respectieve klant/levertant gelezen.
  3. Geavanceerde ontvangerinstelling: Een configuratie vindt direct plaats met de klant/levertant.

Prioriteit van ontvangeridentificatie

U kunt de prioriteit voor de ontvangeridentificatie instellen, ongeacht hoeveel ontvangerstypen zijn geactiveerd. Hierdoor kunt u aangeven welke optie als eerste moet worden gecontroleerd. In de configuratie kunnen opties zoals Document Dispatch-zakenpartners, Geavanceerde ontvangerinstelling en Dynamische tabelinstelling in de gewenste volgorde worden gerangschikt om ervoor te zorgen dat de identificatie de gedefinieerde prioriteit volgt. Als er in een optie geen ontvanger wordt gevonden, wordt de volgende prioriteit doorzocht.

  1. Start in de Document Dispatch - Module-instelling.
  2. Scroll naar beneden naar het tabblad Proces-instelling.
  3. Er worden drie opties weergegeven, waarmee de volgorde voor de selectie van de ontvangers wordt geprioriteerd.

Belangrijk

Document Dispatch-zakenpartners

- Dit is een veelgebruikte bron in Document Dispatch. Het systeem kan ontvangergegevens, inclusief e-mailadressen, extraheren uit een vooraf gedefinieerde zakenpartner-tabel die typisch in het verzendproces is geïntegreerd. Deze tabel dient als standaardrepository voor ontvangerinformatie.

**Geavanceerde ontvanger**

- Sommige configuraties bevatten een geavanceerde ontvangerstabel die is gekoppeld aan de stamgegevens. Deze instelling maakt een uitgebreidere en mogelijk dynamische bron voor ontvangerinformatie mogelijk, wat bijzonder nuttig kan zijn wanneer de stamgegevens uitgebreide details over verschillende ontvangers bevatten.

**Dynamische ontvanger**

- Maakt het dynamisch ophalen van e-mailadressen uit de respectieve klant- of leverancierkaart mogelijk. Hierdoor is het niet nodig om e-mailadressen in een aparte tabel te onderhouden. Ontvangerinformatie wordt rechtstreeks uit de stamgegevens opgehaald, wat de onderhoudskosten verlaagt en de gegevensconsistentie waarborgt.

Activatie van de Multimail-preview

De volgende stappen moeten worden uitgevoerd om de Multimail-preview te activeren:

  1. Start in het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik in de menubalk op Instelling en voer de actie Module-instelling uit.
  3. Scroll naar beneden naar het tabblad Proces-instelling.
  4. Vink in het Multimail-gedeelte het selectievakje Multimail-preview gebruiken aan.

De prestaties van de Multimail-preview variëren afhankelijk van het aantal geselecteerde invoeren. Om een optimale prestatie te waarborgen, kan een limiet voor het aantal in de preview weergegeven invoeren worden ingesteld.

Zo stelt u een limiet in voor het aantal invoeren in de Multimail-preview:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik in het menu op Instelling en voer de actie Module-instelling uit.
  3. Vink in het Multimail-gedeelte het selectievakje Multimail-preview gebruiken aan.
  4. Vink het selectievakje Multimail-preview-limiet aan.
  5. Voer het aantal documenten dat in de preview moet worden weergegeven in het veld Multimail-previewaantal in.

Info

De Multimail-preview is nu geactiveerd en kan worden gebruikt. De preview stelt gebruikers in staat om de bijlagen te bekijken, bijlagen in of uit te sluiten of de e-mailadressen van de ontvangers te wijzigen voordat de e-mails worden verzonden. Als de Multimail-preview niet is geactiveerd, worden de e-mails rechtstreeks zonder gebruikersinteractie verzonden. De standaardwaarde voor het Multimail-previewaantal is ingesteld op 100.

Instelling van de Business Partner-Factbox

Om de creatie van zakenpartners voor contacten, klanten en leveranciers met de Business Partner-Factbox mogelijk te maken, voert u de volgende stappen uit:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik in de menubalk op Instelling en voer de actie Module-instelling uit.
  3. Vink het selectievakje Stelt de creatie van zakenpartners mogelijk aan.
  4. Geef de taalcodes op die worden gekozen wanneer er geen taalcodes in de stamgegevens aanwezig zijn, in het veld Standaard-taalcode.
  5. Vink Contact als zakenpartner aanmaken aan om een zakenpartner uit een contact te creëren.
  6. Vink Debiteur als zakenpartner aanmaken aan om een zakenpartner uit een klant te creëren.
  7. Geef de mapping-code voor de klantentabel in het veld Debiteur-zakenmapping-code op.
  8. Geef de relatiecode voor de klantentabel in het veld Debiteur-zakenrelatie-code op.
  9. Vink Crediteur als zakenpartner aanmaken aan om een zakenpartner uit een leverancier te creëren.
  10. Geef de mapping-code voor de leverancierstabel in het veld Crediteur-zakenmapping-code op.
  11. Geef de relatiecode voor de leverancierstabel in het veld Crediteur-zakenrelatie-code op.
  12. De creatie van zakenpartners voor contacten, klanten en leveranciers is nu geactiveerd voor de Business Partner-Factbox.

Opmerking

Als de standaardconfiguratie wordt geïmporteerd, zijn de instellingen uit punt 4 al toegepast en hoeven ze niet opnieuw te worden ingesteld. U hoeft alleen de creatie van zakenpartners te activeren.

Om ervoor te zorgen dat het e-mailadres voor een zakenpartner uniek is, voert u de volgende stappen uit:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik in de menubalk op Instelling en voer de actie Module-instelling uit.
  3. Vink het selectievakje Uniek ontvangeradres aan.
  4. Een e-mailadres kan slechts voor één zakenpartner-invoer worden toegevoegd.

CRM-integratie

De CRM-integratie van Document Dispatch maakt een naadloze tracking van alle verzonden documenten mogelijk. Er wordt vastgelegd wie welk document wanneer heeft verzonden. Deze informatie is te allen tijde traceerbaar, wat de transparantie in klantinteracties vergroot.

Instelling van de CRM-integratie

Om de CRM-integratie te activeren, volgt u deze stappen:

  1. Navigeer naar het administrator-rolcentrum van Document Dispatch.
  2. Klik op het tabblad Instelling.
  3. Open de module-instelling.
  4. Vink in het module-instellingsveld het veld CRM Actief aan.
  5. Zodra het veld is geactiveerd, gebruikt u de zoekfunctie om te zoeken naar Document Dispatch Business Mapping.
  6. Open de Business Mapping. Zorg ervoor dat in de categorie Contact de velden Contactnaam en Contactnummer correct zijn ingevuld.

Nu worden alle verzonden invoeren geregistreerd via de CRM-integratie. De CRM-invoeren kunnen worden bekeken via het respectieve contact of via de interactieprotocollen.

Waarschuwing

Zorg ervoor dat het primaire contactnummer voor alle klanten en leveranciers is opgeslagen. Alleen zo kan worden gegarandeerd dat CRM-invoeren correct worden aangemaakt en toegewezen.

Testmodus

De testmodus stelt u in staat om alle e-mails te verzenden naar het adres dat is opgegeven in het veld E-mail voor testoutput. Wanneer deze modus is geactiveerd, worden er geen e-mails naar de werkelijke ontvangers verzonden, wat veilig testen zonder impact op echte gegevens waarborgt.

Om de testmodus te activeren of deactiveren, volgt u deze stappen:

  1. Navigeer door het rolcentrum Document Dispatch - Administrator.
  2. Klik in de menubalk op Instelling en voer de actie Module-instelling uit.
  3. Navigeer naar de sectie Testmodus.
  4. Vink Testmodus aan en voer een E-mail voor testoutput in, waarheen de e-mails moeten worden verzonden.

E-Post-instelling

De E-Post-instelling stelt u in staat om de hoofdgegevens voor de E-Post-communicatie weer te geven, zoals EKP, Vendor ID en vervaldatum van de token. Daarnaast kunt u de E-Post Testmodus activeren om berichten naar een opgegeven test-e-mailadres te verzenden in plaats van naar echte ontvangers, wat veilig testen waarborgt. De optie Beperkt gebied weergeven biedt toegang tot geavanceerde instellingen.

Om E-Post in te stellen, volgt u E-Post.

Zie ook