Instelling van het uitvoertype E-mail (Document Dispatch)

Het uitvoertype E-mail maakt het mogelijk om e-mails te verzenden via Document Dispatch. Deze documentatie legt uit hoe het uitvoertype E-mail wordt geconfigureerd en gebruikt.

Een uitvoertype E-mail aanmaken

Volg deze stappen om een uitvoertype E-mail in te stellen:

Start in de rol Document Dispatch - Administrator.
Open Verzendprofielen in het menu Instellingen in de menubalk.
Selecteer Nieuw om een nieuw Document Dispatch verzendprofiel aan te maken.
Voer een naam in het veld Code in om het doel van deze instelling duidelijk aan te geven. Dit zorgt ervoor dat de configuratie eenvoudig kan worden herkend voor het bedoelde verzendtype. Selecteer vervolgens E-mail als Uitvoertype en selecteer bijvoorbeeld tabel 112 (Verkoopfactuurkop). De tabel is vereist zodat het systeem weet welk rapport moet worden gebruikt en vanuit welke tabel de e-mail moet worden verzonden.
Pas de tab-instellingen toe via de selectievakjes ernaast.

Opties voor selectievakjes

Selectievakje	Beschrijving
Verzenden via FactBox toestaan	Schakelt verzenden via de Document Dispatch FactBox in en activeert de FactBox zelf. Als u deze functie niet nodig hebt, schakelt u deze optie uit.
Selectie van bijlagen via FactBox toestaan	Geeft aan of de bijlageselectie wordt weergegeven. Indien ingeschakeld verschijnt tijdens het verzendproces een pop-upvenster waarin gebruikers kunnen selecteren welke bijlagen moeten worden verzonden.
Automatisch verzenden toestaan	Schakelt automatisch verzenden van het verzendprofiel in. Indien ingeschakeld start het converteren of boeken van het bijbehorende Business Central-document het verzendproces. Deze functie is alleen beschikbaar voor standaard verkoop- en inkoopprocessen.
Verwerking via jobwachtrij-item 'Document Dispatch – Prepare Pending Entries'	Geeft aan of documentgeneratie via de jobwachtrij moet worden verwerkt. Deze optie verbetert de prestaties door documenten op de achtergrond te genereren in plaats van tijdens documentconversie.
Bevestiging voor automatisch verzenden inschakelen	Vereist bevestiging voordat automatisch verzenden doorgaat. Indien ingeschakeld moeten geautoriseerde gebruikers het verzenden bevestigen voordat het proces doorgaat. De regel krijgt aanvankelijk de status Bevestigen.
Dynamische instelling gebruiken	Schakelt dynamische instelling in, die dynamische business partner mappings gebruikt om de ontvanger en het e-mailadres te identificeren. Voor meer details zie Een Document Dispatch verzendprofiel instellen.
Controleren op niet verzonden regels	Schakelt het verzendprofiel in voor het verzenden van niet verzonden dispatchregels op de pagina Niet verzonden dispatchregels. Als dit niet is ingeschakeld, wordt het profiel niet meegenomen.
Niet verzonden regels aanmaken	Schakelt het aanmaken van niet verzonden dispatchregels in voor de tabel van het verzendprofiel wanneer tijdens het boekingsproces geen geldig profiel wordt gevonden.
Standaardtaalcode	Geeft de standaardtaalcode op die wordt gebruikt om de taal te identificeren.
Pagina	Geeft de pagina op die is gekoppeld aan de geselecteerde tabel. Deze pagina wordt gebruikt in de Document Dispatch-wachtrij en stelt gebruikers in staat om de business partner-kaart rechtstreeks vanuit de wachtrijregel te openen.

Instelling van het uitvoertype

De instelling van het uitvoertype bepaalt hoe documenten worden verzonden met de geselecteerde uitvoermethode. Als u bijvoorbeeld E-mail gebruikt, kunt u de basisinstellingen configureren die nodig zijn om documenten per e-mail te verzenden.

Volg deze stappen om de instellingen van het uitvoertype te openen:

Start in de rol Document Dispatch - Administrator.
Open Verzendprofielen in het menu Instellingen in de menubalk.
Selecteer het verzendprofiel met uitvoertype E-mail.
Selecteer in de menubalk Instellingen uitvoertype om de configuratiepagina te openen.

E-mail

Type e-mailsjabloon

In Document Dispatch kunt u definiëren welk e-mailsjabloon wordt gebruikt bij het verzenden van documenten per e-mail. Het sjabloon bepaalt de lay-out en de inhoud van het e-mailbericht. U kunt kiezen tussen Document Dispatch-sjablonen of het Business Central standaard-sjabloon.

Start in de rol Document Dispatch - Administrator.
Open Verzendprofielen in het menu Instellingen in de menubalk.
Selecteer het verzendprofiel met uitvoertype E-mail.
Selecteer in de menubalk Instellingen uitvoertype om de configuratiepagina te openen.
Selecteer bij Type e-mailsjabloon Document Dispatch of Business Central Standard.
De sjabloonconfiguratie verandert afhankelijk van of u Document Dispatch of Business Central Standard selecteert.

Microsoft-beperking

Microsoft 365/Exchange verzendlimiet

Bij het verzenden van grote hoeveelheden e-mails of e-mails met grote bijlagen via de Multimail-functie, evenals bij het verwerken van e-mailverzendingen via de jobwachtrij, kunnen de server-side verzendlimieten van Microsoft 365/Exchange worden overschreden (bijvoorbeeld 150 MB totale grootte van e-mails en bijlagen per mailbox binnen 5 minuten).
Dit kan leiden tot fouten (Statuscode 429 – IncomingBytes limit exceeded).

Deze beperking is een gedocumenteerde Outlook service-beperking, geldt per mailbox (ongeacht het aantal gebruikte applicaties) en kan technisch niet worden omzeild.

Om deze en andere beperkingen te begrijpen, raden wij de volgende bron aan.

Bron: Microsoft Graph - Limits

Ontvangerinstelling

In de sectie Ontvangerinstelling vindt u de optie E-mail combineren. Deze optie wordt gebruikt om e-mailadressen uit de uitgebreide ontvangerinstelling, de business partner-instelling en de dynamische instelling te combineren, zodat ontvangers in de velden Aan, CC en BCC gelijktijdig kunnen worden meegenomen bij het verzenden van e-mails.

Volg deze stappen om E-mail combineren in te schakelen:

Start in de rol Document Dispatch - Administrator.
Open Verzendprofielen in het menu Instellingen in de menubalk.
Selecteer het verzendprofiel met uitvoertype E-mail.
Selecteer in de menubalk Instellingen uitvoertype om de configuratiepagina te openen.
Schakel E-mail combineren in bij Ontvangerinstelling.

Document Dispatch e-mailsjabloon

Het Document Dispatch e-mailsjabloon instellen

Volg deze stappen om het Document Dispatch e-mailsjabloon in te stellen:

Configureer een sjabloon met behulp van E-mailsjablonen instellen.
Selecteer een sjabloon in het veld Standaard e-mailsjabloon.
Selecteer de actie E-mailplaatsaanduidingen in de menubalk om de plaatsaanduidingen voor het sjabloon te configureren.
Selecteer het veld E-mailhandtekening om een handtekening in te schakelen.
Selecteer de acties Plaatsaanduidingen e-mailhandtekening en Toewijzing e-mailhandtekening om de handtekening te configureren.

Multimail-configuratie

Het Multimail-sjabloon instellen

Volg deze stappen om het Multimail-sjabloon in te stellen:

Configureer een sjabloon met behulp van Multimail-sjablonen instellen.
Selecteer een sjabloon in het veld Multimail-sjablooncode.

Samenvoegen voor Multimail inschakelen

Volg deze stappen om Multimail-e-mails samen te voegen:

Selecteer het verzendprofiel met uitvoertype E-mail waarvoor u het samenvoegen wilt configureren.
Voer de actie Instellingen uitvoertype uit in de menubalk.
Schakel het selectievakje Multimail-e-mails samenvoegen in.

Info

Het samenvoegen van e-mails is nu ingeschakeld en kan worden gebruikt. Alle e-mails die door Multimail worden aangemaakt en hetzelfde Aan-e-mailadres en hetzelfde verzendprofiel hebben, worden samengevoegd tot één e-mail met alle gevonden bijlagen. Als samenvoegen niet is ingeschakeld, wordt elke e-mail afzonderlijk verzonden en wordt het standaard e-mailsjabloon gebruikt.

Vertraagd verzenden voor Multimail-regels instellen

De volgende stappen moeten worden uitgevoerd om vertraagd verzenden van Multimail-regels in te schakelen:

Selecteer het verzendprofiel met uitvoertype E-mail waarvoor u vertraagd verzenden wilt configureren.
Voer de actie Instellingen uitvoertype uit in de menubalk.
Schakel het selectievakje Vertraagd verzenden in.

Tijd voor vertraagd verzenden

Bij het verzenden van e-mails via een verzendprofiel kunt u plannen dat deze op een bepaald tijdstip worden verzonden in plaats van direct. Door een tijd in te voeren in het veld Tijd voor vertraagd verzenden, maakt het systeem een dispatchregel aan met de status Vertraagd. Deze regel blijft in de wachtrij totdat het opgegeven tijdstip is bereikt. Op dat moment worden de e-mails automatisch verzonden.

Volg deze stappen om een tijd voor vertraagd verzenden in te stellen:

Start in de rol Document Dispatch - Administrator.
Open Verzendprofielen in het menu Instellingen in de menubalk.
Selecteer het verzendprofiel met uitvoertype E-mail.
Selecteer in de menubalk Instellingen uitvoertype om de configuratiepagina te openen.
Navigeer naar Tijd voor vertraagd verzenden.
Voer de gewenste verzendtijd in in het veld Tijd voor vertraagd verzenden.
Elke vertraagde Document Dispatch-regel die vanuit het verzendprofiel wordt aangemaakt, wordt nu alleen via de jobwachtrij verwerkt nadat de ingestelde tijd is verstreken.

Instellen van automatisch verzenden

Het verzendprofiel kan worden geconfigureerd om e-mails automatisch te verzenden bij het boeken. In sommige gevallen wilt u echter de e-mailtekst wijzigen, extra informatie toevoegen of bijlagen aanpassen.

Warning

Het inschakelen van deze optie kan invloed hebben op de boekingsworkflow. Bijvoorbeeld: bij het boeken van facturen kan een extra dialoogvenster verschijnen waarin wordt gevraagd of het e-maildialoogvenster moet worden geopend of dat een bijlage moet worden toegevoegd.

Het e-maildialoogvenster bij boeken inschakelen

Wanneer automatisch verzenden bij boeken is ingeschakeld, worden e-mails normaal gesproken direct na het boeken zonder gebruikersinteractie verzonden. Door het e-maildialoogvenster bij boeken in te schakelen kan de gebruiker de e-mail controleren of wijzigen voordat deze wordt verzonden.

Volg deze stappen om het e-maildialoogvenster bij boeken in te schakelen:

Start in de rol Document Dispatch - Administrator.
Open Verzendprofielen in het menu Instellingen in de menubalk.
Selecteer het verzendprofiel met uitvoertype E-mail.
Selecteer in de menubalk Instellingen uitvoertype om de configuratiepagina te openen.
Schakel E-maildialoogvenster bij boeken in.

Selectie van bijlagen voor automatisch verzenden inschakelen

Als deze optie is ingeschakeld, kunt u tijdens het boekingsproces een extra bijlage toevoegen.

Volg deze stappen om selectie van bijlagen voor automatisch verzenden in te schakelen:

Start in de rol Document Dispatch - Administrator.
Open Verzendprofielen in het menu Instellingen in de menubalk.
Selecteer het verzendprofiel met uitvoertype E-mail.
Selecteer in de menubalk Instellingen uitvoertype om de configuratiepagina te openen.
Schakel Selectie van bijlagen voor automatisch verzenden in.

Document Dispatch uitvoertype Selection

De selectie van het uitvoertype maakt het mogelijk om te bepalen hoe documenten via het verzendprofiel worden verzonden, ofwel per e-mail of via het uitvoeren van een codeunit. Bij direct verzenden vanuit de Document Dispatch FactBox kunt u beslissen of het document als e-mail wordt verzonden of via een codeunit wordt uitgevoerd. Dit biedt flexibiliteit bij de levering van documenten.

Volg deze stappen om de selectie van het uitvoertype in te stellen:

Start in de rol Document Dispatch - Administrator.
Open Verzendprofielen in het menu Setup in de menubalk.
Selecteer Nieuw om een nieuw Document Dispatch verzendprofiel aan te maken.
Voer een naam in het veld Code in om het doel van deze instelling duidelijk aan te geven. Dit zorgt ervoor dat de configuratie eenvoudig kan worden herkend voor het bedoelde verzendtype. Selecteer vervolgens Selection als Uitvoertype.
Pas de gewenste tab-instellingen toe via de selectievakjes ernaast.
Selecteer in de menubalk Opties uitvoertype om de configuratiepagina te openen.

In de instellingen van het uitvoertype kunt u zowel E-mail als Codeunit inschakelen. Hierdoor kunt u de e-mailverzending configureren en ook de uitvoeringsinstellingen voor de codeunit.

Verzendprofielbijlage

Een verzendprofielbijlage aanmaken

Na het aanmaken van het verzendprofiel is de volgende stap het configureren van een bijlage. Er zijn verschillende typen bijlagen, bijvoorbeeld:

Type bijlage	Beschrijving
Rapport	Dit type maakt het mogelijk om een vooraf gedefinieerd rapport uit het systeem bij te voegen.
Bestand	Dit type maakt het mogelijk om een bestand bij te voegen.
Codeunit	Dit type maakt het mogelijk om een codeunit-bijlage bij te voegen.
Report/Codeunit	--
Rapportselectie	Dit type maakt het mogelijk om een specifiek rapport te selecteren.
Document Central for Dispatch	Dit type maakt het mogelijk om documenten uit Document Central bij te voegen.

| XML |--| | XSD |--|