Ga naar inhoud

Instellen van Output Type E-mail

Het E-mail output type maakt het mogelijk om e-mails te verzenden met behulp van Document Dispatch. Deze documentatie legt uit hoe je het E-mail output type kunt configureren en gebruiken.

Maak een Output Type E-mail Dispatch Profiel aan

Volg de onderstaande stappen om een E-mail output type in te stellen:

  1. We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
  2. Open Dispatch Profiles vanuit het Setup menu in de lintbalk.
  3. Druk op Nieuw om een nieuw Document Dispatch profiel aan te maken.
  4. Voer een naam in het veld Code in om duidelijk het doel van deze instelling aan te geven. Dit zorgt ervoor dat de configuratie gemakkelijk kan worden geïdentificeerd voor het beoogde type verzending. Kies vervolgens E-mail als het Output Type en selecteer bijvoorbeeld Tabel 112 (Verkoopfactuurkop). De tabel is vereist zodat het systeem weet welk rapport moet worden gebruikt en van welke tabel de e-mail moet worden verzonden.
  5. Pas de tabinstellingen aan die je wilt gebruiken in de checkboxes ernaast.

Checkboxopties voor Output Type E-mail

Checkbox Beschrijving
Document Dispatch Factbox Verzending Inschakelen Schakelt de verzending via de Document Dispatch Factbox in en activeert de Factbox zelf. Als je deze functionaliteit niet nodig hebt, schakel dan deze optie uit.
Bijlage Selectie voor Document Dispatch Factbox Verzending Inschakelen Geeft aan of de bijlage selectie wordt weergegeven. Als deze is ingeschakeld, verschijnt er een pop-upvenster tijdens het verzendproces, waarmee gebruikers bijlagen kunnen selecteren die moeten worden verzonden.
Automatische Verzending Inschakelen Schakelt de automatische verzending van het Dispatch Profiel in. Als deze is ingeschakeld, zal het converteren of posten van het respectieve Business Central document het verzendproces activeren. Deze functie is alleen beschikbaar voor standaard verkoop- en inkoopprocessen.
Verwerken Via Taakwachtrij Geeft aan of de documentcreatie via de taakwachtrij moet worden verwerkt. Deze optie verbetert de prestaties door documentcreatie op de achtergrond af te handelen in plaats van tijdens documentconversie.
Verzendbevestiging voor Automatische Verzending Inschakelen Vereist bevestiging voordat de automatische verzending doorgaat. Als deze is ingeschakeld, moeten gebruikers de Document Dispatch wachtrij bevestigen voordat het proces doorgaat.
Dynamische Instelling Gebruiken Schakelt de dynamische instelling in, die gebruikmaakt van dynamische zakelijke partner mappings om de ontvanger en hun e-mailadres te identificeren. Meer details zijn te vinden in de sectie Dispatch Profiel Configuratie.
Controleren op Onverzonden Invoeren Schakelt het Dispatch Profiel in voor het verzenden van Onverzonden Dispatch Invoeren op de Onverzonden Dispatch Invoeren pagina. Als het niet actief is, wordt het Profiel niet in overweging genomen.
Onverzonden Invoeren Aanmaken Schakelt de creatie van Onverzonden Dispatch Invoeren in voor de tabel van het Dispatch Profiel als er tijdens het postproces geen geldig Profiel wordt gevonden.
Standaard Taalcode Geeft de standaard taalcode op die wordt gebruikt voor het identificeren van de taal.
Pagina Geeft de pagina op die is gekoppeld aan de geselecteerde tabel. Deze pagina wordt gebruikt in de Document Dispatch Wachtrij, zodat gebruikers het zakelijke partnerrecord rechtstreeks vanuit de wachtrijvermelding kunnen openen.

Output Type Instelling

De Output Type Instelling definieert hoe documenten worden verzonden met behulp van de geselecteerde verzendmethode. Bijvoorbeeld, bij het gebruik van E-mail kun je de basisinstellingen configureren die nodig zijn om documenten per e-mail te verzenden.

Volg de onderstaande stappen om de Output Type Instellingen te openen:

  1. We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
  2. Open Dispatch Profiles vanuit het Setup menu in de lintbalk.
  3. Selecteer het Dispatch Profiel met het Output Type E-mail.
  4. Klik in de lintbalk op Output Type Settings om de configuratiepagina te openen.

E-mail

E-mail Sjabloon Type

In Document Dispatch kun je definiëren welk e-mailsjabloon wordt gebruikt bij het verzenden van documenten via e-mail. Het sjabloon bepaalt de lay-out en inhoud van het e-mailbericht. Je kunt kiezen tussen Document Dispatch sjablonen of het Business Central Standaard sjabloon.

  1. Begin in de rol Document Dispatch – Administrator.
  2. Open Dispatch Profiles vanuit het Setup menu in de lintbalk.
  3. Selecteer het Dispatch Profiel met het Output Type E-mail.
  4. Klik in de lintbalk op Output Type Settings om de configuratiepagina te openen.
  5. Selecteer in E-mail Sjabloon Type Document Dispatch of Business Central Standaard.
  6. De sjabloonconfiguratie zal veranderen, afhankelijk van of je Document Dispatch of Business Central Standaard selecteert.

Ontvanger Instelling

In de sectie Ontvanger Instelling vind je de optie Combine E-mail. Deze optie wordt gebruikt om e-mailadressen uit de uitgebreide ontvangerinstelling, Zakelijke Partner Instelling en Dynamisch te combineren, zodat To Adres, CC en BCC ontvangers tegelijkertijd kunnen worden opgenomen bij het verzenden van e-mails.

Volg de onderstaande stappen om Combine E-mail in te schakelen:

  1. We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
  2. Open Dispatch Profiles vanuit het Setup menu in de lintbalk.
  3. Selecteer het Dispatch Profiel met het Output Type E-mail.
  4. Klik in de lintbalk op Output Type Settings om de configuratiepagina te openen.
  5. Schakel Combine E-mail in de Ontvanger Instelling in.

Document Dispatch Sjabloon

Instellen van Document Dispatch Sjabloon

Volg de onderstaande stappen om Document Dispatch Sjabloon in te stellen:

  1. Configureer een sjabloon met behulp van Instellen van E-mail Sjablonen.
  2. Selecteer een sjabloon in het veld Standaard E-mail Sjabloon.
  3. Klik op de actie E-mail Plaatsvervangers in de lintbalk om de plaatsvervangers voor het sjabloon te configureren.
  4. Klik op het veld E-mail Handtekening om een handtekening te activeren.
  5. Klik op de actie E-mail Handtekening Plaatsvervangers en E-mail Handtekening Toewijzing om de handtekening te configureren.

Multimail Configuratie

Instellen van Multimail Sjabloon

Volg de onderstaande stappen om Multimail Sjabloon in te stellen:

  1. Configureer een sjabloon met behulp van Instellen van Multimail Sjablonen.
  2. Selecteer een sjabloon in het veld Multimail Sjabloon Code.

Activeren van de samenvoeging voor Multimail

Volg de onderstaande stappen om Multimail E-mails samen te voegen:

  1. Selecteer het Dispatch Profiel met het output type Mail waar je de samenvoeging wilt configureren.
  2. Voer de actie Output Type Setup uit in de lintbalk.
  3. Activeer de Samenvoegen Multimail E-mails checkbox.

Info

De samenvoeging van e-mails is nu geactiveerd en kan worden gebruikt. Nu worden alle e-mails die door de Multimail zijn aangemaakt en die hetzelfde "aan" e-mailadres en hetzelfde Dispatch Profiel hebben, samengevoegd tot één e-mail met alle gevonden bijlagen. Als de samenvoeging van e-mails niet is geactiveerd, wordt elke e-mail afzonderlijk verzonden en wordt het standaard e-mailsjabloon gebruikt.

Instellen van de vertraagde verzending voor Multimail invoeren

De volgende stappen moeten worden voltooid om de vertraagde verzending van Multimail invoeren te activeren.

  1. Selecteer het Dispatch Profiel met het output type Mail waar je de vertraagde verzending wilt configureren.
  2. Voer de actie Output Type Setup uit in de lintbalk.
  3. Activeer de Vertraagde Verzending checkbox.

Vertraagde Dispatch Tijd

Bij het verzenden van e-mails via een Dispatch Profiel kun je ze plannen om op een specifiek tijdstip te worden verzonden in plaats van onmiddellijk. Door een tijd in te voeren in het veld Vertraagde Dispatch Tijd, maakt het systeem een dispatch-invoer aan met de status Vertraagd. Deze invoer blijft in de wachtrij totdat de opgegeven tijd is bereikt, waarna de e-mails automatisch worden verzonden.

Volg de onderstaande stappen om een Vertraagde Dispatch Tijd in te stellen:

  1. We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
  2. Open Dispatch Profiles vanuit het Setup menu in de lintbalk.
  3. Selecteer het Dispatch Profiel met het Output Type E-mail.
  4. Klik in de lintbalk op Output Type Settings om de configuratiepagina te openen.
  5. Navigeer naar Vertraagde Dispatch Tijd
  6. Voer de gewenste dispatch tijd in het veld Vertraagde Dispatch Tijd in.
  7. Elke Vertraagde Document Dispatch invoer die afkomstig is van het Dispatch Profiel zal nu alleen via de taakwachtrij worden verwerkt nadat de geconfigureerde tijd is verstreken.

Automatische Verzending Instelling

Het dispatch profiel kan worden geconfigureerd om automatisch e-mails te verzenden bij het posten. In sommige gevallen wil je echter de e-mailtekst aanpassen, extra informatie toevoegen of bijlagen wijzigen.

Warning

Het inschakelen van deze optie kan invloed hebben op de postworkflow. Bijvoorbeeld, bij het posten van facturen kan er een extra dialoogvenster verschijnen waarin wordt gevraagd of de e-maildialoog moet worden geopend of een bijlage moet worden toegevoegd.

Dialoog Inschakelen bij posten

Wanneer de optie Automatische Verzending bij Posten is ingeschakeld, worden e-mails normaal gesproken onmiddellijk na het posten verzonden zonder gebruikersinteractie. Het inschakelen van E-mail Dialoog bij Posten stelt de gebruiker echter in staat om de e-mail te bekijken of te wijzigen voordat deze wordt verzonden.

Volg de onderstaande stappen om E-mail Dialoog bij posten in te schakelen:

  1. We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
  2. Open Dispatch Profiles vanuit het Setup menu in de lintbalk.
  3. Selecteer het Dispatch Profiel met het Output Type E-mail.
  4. Klik in de lintbalk op Output Type Settings om de configuratiepagina te openen.
  5. Schakel E-mail Dialoog bij posten in.

Bijlage Selectie voor Automatische Verzending Inschakelen

Wanneer deze optie is ingeschakeld, kun je een extra bijlage toevoegen tijdens het postproces.

Volg de onderstaande stappen om Bijlage Selectie voor Automatische Verzending in te schakelen:

  1. We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
  2. Open Dispatch Profiles vanuit het Setup menu in de lintbalk.
  3. Selecteer het Dispatch Profiel met het Output Type E-mail.
  4. Klik in de lintbalk op Output Type Settings om de configuratiepagina te openen.
  5. Schakel Bijlage Selectie voor Automatische Verzending in.

Document Dispatch Output Type Selectie

De Output Type selectie stelt je in staat om te kiezen hoe documenten worden verzonden met behulp van het Dispatch profiel, hetzij via e-mail of via een codeunit. Bij het verzenden rechtstreeks vanuit de Document Dispatch FactBox kun je beslissen of je het document als een e-mail wilt verzenden of het via codeunit wilt uitvoeren, wat flexibiliteit biedt in hoe documenten worden afgeleverd.

Volg de onderstaande stappen om de Output Type Selectie in te stellen:

  1. We beginnen in de rol Document Dispatch - Administrator.
  2. Open Dispatch Profiles vanuit het Setup menu in de lintbalk.
  3. Druk op Nieuw om een nieuw Document Dispatch profiel aan te maken.
  4. Voer een naam in het veld Code in om duidelijk het doel van deze instelling aan te geven. Dit zorgt ervoor dat de configuratie gemakkelijk kan worden geïdentificeerd voor het beoogde type verzending. Kies vervolgens Selectie als het Output Type.
  5. Pas de tabinstellingen aan die je wilt gebruiken in de checkboxes ernaast.
  6. Klik in de lintbalk op Output Type Settings om de configuratiepagina te openen.

In de Output Type instellingen kun je zowel E-mail als Codeunit inschakelen. Dit stelt je in staat om zowel e-maildispatch als de codeunit uitvoeringsinstellingen te configureren.

Extra Stappen voor Selectie Output Type

De volgende stappen zijn vereist om Automatische Verzending op Selectie output type te activeren.

  1. Kies Selectie als output type.
  2. Gebruik de actie Output Type Setup.
  3. Er zal een Output Type Selectie zijn die kan worden in- en uitgeschakeld.
  4. Zet het gekozen output type aan.
  5. De instellingen voor het respectieve output type worden op dezelfde pagina onder de Output Type Selectie weergegeven.
  6. Voer de vereiste configuraties in.
  7. Stel de Standaard voor Automatische Verzending in op het gekozen Output Type voor automatische verzending.
  8. Sluit de configuratiepagina en zorg ervoor dat de optie Verzenden bij Converteren/Poster is ingeschakeld.
  9. Document Dispatch zal automatisch het output type gebruiken uit het Standaard voor Automatische Verzending veld bij het posten vanuit een tabel.

Dispatch Profiel Bijlage

Maak een Dispatch Profiel Bijlage aan

Na het aanmaken van het Dispatch Profiel is de volgende stap het configureren van een Bijlage. Er zijn verschillende soorten bijlagen beschikbaar, zoals:

Bijlage Type Beschrijving
Rapport Dit type stelt je in staat om een vooraf gedefinieerd rapport uit het systeem bij te voegen.
Bestand Dit type stelt je in staat om een Bestand bij te voegen.
Codeunit Dit type stelt je in staat om een Codeunit bijlage bij te voegen.
Rapport/Codeunit --
Rapport Selectie Dit type stelt je in staat om een specifiek rapport te selecteren.
Document Central voor Dispatch Dit type stelt je in staat om documenten uit Document Central bij te voegen.

| XML |--| | XSD |--|

Zie ook