Ga naar inhoud

Werken met probleemoplossing

Document Central is een krachtige uitbreiding voor Business Central, ontworpen om documentbeheer te stroomlijnen en de productiviteit te verhogen. Zoals bij elke software kunnen gebruikers echter problemen tegenkomen die probleemoplossing vereisen. Deze gids biedt een uitgebreid overzicht van probleemoplossingstechnieken specifiek voor Document Central, behandelt verschillende scenario's en biedt praktische oplossingen.

Metagegevens opnieuw genereren

Als het ooit is gebeurd dat metagegevens van opgeslagen documenten niet zijn opgeslagen in Business Central of SharePoint, kunnen deze worden gecorrigeerd of opnieuw gegenereerd met behulp van de functie Metagegevens corrigeren. Deze functie genereert alleen metagegevens opnieuw voor documenten waarvoor geen waarde in een metagegevensveld is ingevuld.

Volg deze stappen om metagegevens opnieuw te genereren:

  1. Ga naar het Document Central - Beheerder rolcentrum.
  2. Klik op Instellingen in de lintbalk en voer de actie Module-instellingen uit.
  3. Voer de actie Metagegevens corrigeren uit in de lintbalk.
  4. Bevestig de uitvoering met Ja.
  5. Geef de startdatum op om het begin van de datumbereik te definiëren waarvoor documentvermeldingen metagegevens opnieuw zullen genereren in het veld Startdatum.
  6. Geef de einddatum op om het einde van de datumbereik te definiëren in het veld Einddatum.
  7. Geef het type correctie op in het veld Type metagegevenscorrectie.
  8. Klik op OK om het proces voor opnieuw genereren te starten.

Note

De volgende typen metagegevenscorrectie zijn beschikbaar:
- Alleen documentvermeldingen: Alleen de documenten in Business Central worden gecorrigeerd.
- Inclusief SharePoint-metadatawaarden: Zowel documenten in Business Central als SharePoint worden gecorrigeerd.

Houd er rekening mee dat het opnieuw genereren enige tijd kan duren, afhankelijk van het aantal te verwerken vermeldingen.

SharePoint URL’s voor documentvermeldingen corrigeren

In sommige gevallen bevat de URL in het veld SP_ServerRelativeUrl (301) van de tabel SIM_DMS Documentvermeldingen (5492900) een dubbele schuine streep. Dit maakt de directe koppeling naar het document onbruikbaar. Dit kan echter worden gecorrigeerd.

Volg deze stappen om SharePoint URL’s opnieuw te genereren:

  1. Ga naar het Document Central - Beheerder rolcentrum.
  2. Klik op Instellingen in de lintbalk en voer de actie Module-instellingen uit.
  3. Voer de actie Document-URL’s corrigeren uit in de lintbalk.
  4. Bevestig met Ja om het proces voor opnieuw genereren te starten.

Note

Houd er rekening mee dat het opnieuw genereren enige tijd kan duren, afhankelijk van het aantal te verwerken vermeldingen.

Handmatige acties voor BLOB-beheer

Document Central is een robuuste uitbreiding voor Business Central die naadloos documentbeheer mogelijk maakt, geïntegreerd met externe opslagrepositories zoals Azure Blob Storage (ABS) en SharePoint. Af en toe kan handmatige tussenkomst nodig zijn om BLOB-velden in de database te beheren, vooral om overbodige gegevens te verwijderen nadat documenten zijn opgeslagen in externe repositories.

BLOB-velden van documentvermeldingen wissen

Deze actie wist de Document (BLOB) velden van alle documentvermeldingen die in de database zijn opgeslagen, terwijl ervoor wordt gezorgd dat de bijbehorende documenten toegankelijk blijven in de externe repository.

Stappen om deze actie uit te voeren:

  1. Ga naar het Document Central - Beheerder rolcentrum.
  2. Klik op Instellingen in de lintbalk en voer de actie Module-instellingen uit.
  3. Voer de actie BLOB-velden van documentvermeldingen wissen uit in de lintbalk.
  4. Bevestig de uitvoering wanneer daarom wordt gevraagd.

Note

Zorg ervoor dat de repository correct is geconfigureerd voordat u deze actie uitvoert. Het proces wijzigt alle relevante vermeldingen en kan enige tijd duren, afhankelijk van het datavolume.

BLOB-velden van archiefwachtrijvermeldingen wissen

Het proces van de archiefwachtrij slaat documentgegevens op in externe repositories. Deze actie wist de Document (BLOB) velden van vermeldingen in de archiefwachtrij zodra het archiveringsproces is voltooid.

Stappen om deze actie uit te voeren:

  1. Ga naar het Document Central - Beheerder rolcentrum.
  2. Klik op Instellingen in de lintbalk en voer de actie Module-instellingen uit.
  3. Voer de actie BLOB-velden van archiefwachtrijvermeldingen wissen uit in de lintbalk.
  4. Bevestig de uitvoering wanneer daarom wordt gevraagd.

Note

Gebruik deze actie om de efficiëntie van de database te behouden door overbodige BLOB-gegevens te verwijderen, terwijl wordt gegarandeerd dat documenten toegankelijk blijven in de externe repository.

BLOB-velden van versies van documentvermeldingen wissen

Voor versies van documentvermeldingen verwijdert deze actie de Document (BLOB) velden nadat het versieproces de documentgegevens heeft opgeslagen in de externe repository.

Stappen om deze actie uit te voeren:

  1. Ga naar het Document Central - Beheerder rolcentrum.
  2. Klik op Instellingen in de lintbalk en voer de actie Module-instellingen uit.
  3. Voer de actie BLOB-velden van documentversies wissen uit in de lintbalk.
  4. Bevestig de uitvoering wanneer daarom wordt gevraagd.

Note

Deze actie is essentieel voor het behouden van optimale databaseprestaties door onnodige BLOB-gegevens te verwijderen, terwijl documenttoegang behouden blijft.

Info

  • Voorwaarden: Zorg ervoor dat de repository correct is geconfigureerd in de module-instellingen van Document Central. Acties verwerken alleen vermeldingen waarbij een externe repository wordt gebruikt (SharePoint of ABS).
  • Gegevensveiligheid: Deze acties hebben alleen invloed op de BLOB-velden in de database. De originele documentgegevens blijven intact in de externe repository.
  • Prestaties: De benodigde tijd voor deze acties is afhankelijk van het aantal betrokken vermeldingen.

Met behulp van deze probleemoplossingsacties kunnen beheerders efficiënt databaseopslag beheren, optimale prestaties behouden en een naadloze integratie met externe repositories garanderen.