Documentzoektocht

Document Central biedt een uitgebreide documentzoekpagina die is ontworpen om gebruikers te helpen documenten die zijn opgeslagen in de database, Azure Blob Storage of SharePoint, die via Document Central zijn verwerkt, moeiteloos te vinden. Deze intuïtieve documentzoekpagina bevat veel aanpasbare configuraties, zodat gebruikers hun zoekopdrachten fijnmazig kunnen afstemmen. Deze geavanceerde filteropties zijn van cruciaal belang voor het stroomlijnen van de zoektocht naar specifieke gegevens, wat zorgt voor een soepele en efficiënte gebruikerservaring.

Om de documentzoekpagina te openen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Gebruiker rolcentrum.
Klik op Documenten in de werkbalk en voer de actie Documentzoektocht uit.
De documentzoekpagina wordt geopend.

Werken met Filters

Het starten van een zoekopdracht op de documentzoekpagina is eenvoudig. Bepaal eerst welk type informatie u nodig heeft. Het filtergedeelte biedt verschillende opties: u kunt zoeken op registratienummer, datum, bestandsnaam, inhoudstype of groeps-ID. Om een zoekopdracht te starten, voert u een waarde in het gewenste filter of zoekveld in en drukt u vervolgens op Enter op uw toetsenbord.

Voordelen

Gerichte Resultaten: Filters stellen gebruikers in staat om zoekresultaten te beperken op basis van specifieke criteria, zoals registratienummer, datum, bestandsnaam, inhoudstype of groeps-ID. Dit zorgt ervoor dat gebruikers snel het exacte document kunnen vinden dat ze nodig hebben zonder door irrelevante resultaten te moeten bladeren.
Efficiëntie: Het gebruik van filters versnelt het zoekproces aanzienlijk, omdat gebruikers zich snel kunnen concentreren op een subset van documenten die overeenkomen met hun criteria.
Gebruiksvriendelijkheid: Filters bieden een eenvoudige, gebruiksvriendelijke manier om zoekopdrachten te starten, waardoor ze toegankelijk zijn voor gebruikers die mogelijk niet bekend zijn met de specifieke inhoud van de documenten.

Werken met Metadata-zoekopdrachten

Metadata-zoekopdrachten stellen gebruikers in staat documenten te lokaliseren op basis van specifieke metadata-attributen die aan de documenten zijn gekoppeld. Dit type zoekopdracht is bijzonder nuttig wanneer de exacte inhoud van het document onbekend is, maar andere identificerende details beschikbaar zijn.

Om een metadata-zoekopdracht uit te voeren, voert u een zoekterm in het metadata-zoekveld in. De zoekterm kan een enkel woord of een zin zijn en kan worden gecombineerd met andere zoekfilters. Druk op Enter op uw toetsenbord om de zoekopdracht te starten.

Metadata-zoekopdrachten kunnen worden gecombineerd met andere filters, zoals volledige tekstzoekopdrachten of specifiek inhoudstype, om de resultaten te verfijnen. Bijvoorbeeld, u kunt zoeken naar documenten die zijn geschreven door "Jane Smith", die de afgelopen maand zijn gemaakt en het trefwoord "budget" bevatten.

Voordelen

Precisie in Documentherstel: Door te zoeken op metadata-attributen zoals titel, auteur, aanmaakdatum, tags en documenttype, kunnen gebruikers documenten met een hoge mate van nauwkeurigheid vinden, vooral wanneer de inhoud niet specifiek bekend is.
Verbeterde Organisatie: Metadata-zoekopdrachten moedigen het gebruik van consistente en gedetailleerde metadata aan, wat de algehele organisatie en het beheer van documenten in het systeem verbetert.
Combinatiewerk: De mogelijkheid om metadata-zoekopdrachten te combineren met andere filters, zoals volledige tekstzoekopdrachten of specifieke inhoudstypen, maakt het mogelijk om zeer verfijnde zoekopdrachten uit te voeren, waardoor gebruikers naar specifieke subsets van documenten kunnen zoeken.

Werken met Volledige Tekst Zoekopdracht

De functie voor volledige tekstzoekopdracht is beschikbaar voor SharePoint- en Azure Blob Storage-opslagplaatsen. Deze krachtige functie stelt u in staat te zoeken binnen de inhoud van documenten, voorbij alleen bestandsnamen of metadata. Het doorzoekt de daadwerkelijke inhoud, waardoor een uitgebreide en nauwkeurige zoekervaring wordt geboden.

SharePoint

De volledige tekstzoekopdracht is rechtstreeks beschikbaar voor de SharePoint Online opslagplaats.

Azure Blob Storage

De volledige tekstzoekopdracht is beschikbaar voor de Azure Blob Storage opslagplaats met Azure Cognitive Search ingeschakeld.

Om de volledige tekstzoekopdracht te gebruiken, voert u een zoekterm in het veld voor volledige tekstzoekopdracht in. De zoekterm kan een enkel woord of een zin zijn en kan worden gecombineerd met andere zoekfilters. Druk op Enter op uw toetsenbord om de zoekopdracht te starten.

De volledige tekstzoekopdracht ondersteunt logische operatoren zoals AND, OR en NOT, waardoor precieze en complexe zoekopdrachten mogelijk zijn. Deze functie ondersteunt ook verschillende gegevensindelingen, waaronder DOCX, XLSX, PPTX en PDF.

Operator	Beschrijving en Voorbeelden
AND	Vindt documenten die alle opgegeven woorden bevatten. Voorbeeld: appels AND sinaasappels vindt documenten met beide termen, hoewel ze niet per se naast elkaar staan.
OR	Vindt documenten die een van de opgegeven woorden bevatten. Voorbeeld: appels OR sinaasappels vindt documenten met een van de termen.
NOT	Sluit documenten uit die bepaalde woorden bevatten. Voorbeeld: factuur AND NOT januari vindt documenten met "factuur" maar sluit die uit die "januari" vermelden.

Warning

Logische operatoren moeten in hoofdletters worden geschreven om correct te worden herkend.
Niet alle gegevensindelingen worden ondersteund, zoals JPG, PNG en PDF/A-3.

Beste gebruik

Zoeken in geïndexeerde metagegevens: De zoekfunctie kan worden ingesteld om alleen te zoeken in geïndexeerde metagegevens. Dit verbetert de prestaties aanzienlijk.
Voor Date- of DateTime-velden moeten geldige waarden worden gebruikt.
Specifieke metagegevens: Het is mogelijk om de zoekopdracht te beperken tot één specifiek metagegevensveld, wat de prestaties verder verbetert.

Voordelen

Uitgebreide Inhoudzoektocht: In tegenstelling tot metadata- of filtergebaseerde zoekopdrachten, doorzoekt de volledige tekstzoekopdracht de daadwerkelijke inhoud van documenten, waardoor het mogelijk is om specifieke zinnen of zoekwoorden binnen de tekst van de documenten te vinden. Dit is van onschatbare waarde voor het ophalen van documenten op basis van gedetailleerde inhoud.
Geavanceerde Zoekopdracht Aangepast: Met ondersteuning voor logische operatoren (AND, OR, NOT) kunnen gebruikers complexe zoekopdrachten opstellen om hun zoekresultaten te verfijnen. Deze precisie is vooral nuttig bij het zoeken naar documenten die aan meerdere criteria voldoen.
Brede Ondersteuning van Indelingen: De volledige tekstzoekopdracht ondersteunt verschillende gegevensindelingen zoals DOCX, XLSX, PPTX en PDF, zodat gebruikers in een breed scala aan documenttypen kunnen zoeken.

Zoek naar Gerelateerde Documenten

De zoekopdracht kan ook worden gebruikt om gerelateerde documenten te zoeken. Als de zoekopdracht wordt uitgevoerd en het veld Documentnummer is ingevuld, verschijnt een query als er geen document wordt gevonden. Als u op ja klikt, wordt een nieuwe pagina voor de gerelateerde documenten geopend. Op deze pagina wordt de bron van het gerelateerde document weergegeven. Als u op het aantal vermeldingen klikt, worden de gerelateerde documenten uit deze bron weergegeven.

Voordelen

Contextueel Begrip: Deze functie stelt gebruikers in staat documenten te bekijken die met elkaar zijn verbonden door een gemeenschappelijk proces of die gerelateerd zijn aan een specifiek document. Het helpt gebruikers het bredere context en de geschiedenis van een bepaald document of een reeks documenten te begrijpen.
Continuïteit van het Proces: Door toegang te krijgen tot gerelateerde documenten kunnen gebruikers de continuïteit behouden en ervoor zorgen dat ze over alle relevante informatie beschikken, wat cruciaal is voor projecten die meerdere documenten of fasen bestrijken.
Efficiënt Gegevensherstel: Deze zoekmethode maakt het gemakkelijk om documenten te vinden die misschien niet direct door inhoud of metadata doorzoekbaar zijn, maar die via relationele gegevens zijn gekoppeld, waardoor de algehele efficiëntie van documentherstel wordt verbeterd.