Werken met de documentinvoer

De lijst met documentinvoeren toont alle documentreferenties die zijn aangemaakt in Document Central. Elk document dat aan Document Central wordt toegevoegd, krijgt een invoer in deze lijst. Deze invoeren bevatten gedetailleerde metadata zoals de brongegevensset, tijdstempels en opslaglocatie in de repository.

Deze lijst is vooral bedoeld voor geavanceerde gebruikers die directe toegang nodig hebben tot de onderliggende documentreferenties en metadata. Algemene gebruikers wordt aangeraden de Documentzoekfunctie te gebruiken, die gebruiksvriendelijkere filter- en navigatiefuncties biedt.

Elke invoer in de lijst biedt meerdere acties ter ondersteuning van documentbeheer. De volgende secties leggen deze acties en hun voordelen in detail uit.

Brondocument weergeven

Wanneer deze actie wordt geactiveerd, opent het systeem de pagina die overeenkomt met het record waaraan het document is gekoppeld. Als het document bijvoorbeeld aan klant 10000 is gekoppeld, wordt de klantenkaart voor die klant geopend.

Voordelen

Snel navigeren naar het zakelijke record dat aan het document is gekoppeld.
De context en details van een document controleren of verifiëren.
Indien nodig direct wijzigingen aanbrengen in het originele record.

Gerelateerde documenten weergeven

Deze actie opent de lijst met gerelateerde documenten, waarin documenten worden weergegeven die aan hetzelfde brondocument zijn gekoppeld. Deze verbanden worden aangemaakt via de functie voor documentrelaties. Vanuit deze lijst hebben gebruikers toegang tot de gerelateerde records en hun documentbibliotheken.

Voordelen

Biedt een duidelijk overzicht van alle documenten die aan één bron zijn gekoppeld.
Verbetert het inzicht in bedrijfsprocessen met bijbehorende documentatie.
Snellere toegang tot aanvullende informatie.

Documentenmandje & Toevoegen aan documentenmandje

Deze actie voegt het geselecteerde document toe aan de persoonlijke documentenmand van de gebruiker. Meerdere documenten kunnen in de mand worden verzameld en als één ZIP-bestand worden gedownload.

Voordelen

Meerdere documenten verzamelen en beheren voor bulkacties.
Versnelt downloads door bestanden te bundelen.
Vereenvoudigt organisatie- en archiveringstaken.

Documentlogboek weergeven

Deze actie opent het documentlogboek waarin een geschiedenis van interacties met het geselecteerde document wordt getoond, inclusief tijdstempels, uitgevoerde acties en verantwoordelijke gebruikers. Vanuit het logboek kan men ook direct het brondocument openen.

Voordelen

Gedetailleerde logboeken controleren voor transparantie en verantwoordelijkheid.
Achterhalen wie het document heeft bekeken of aangepast en wanneer.
Helpt bij naleving en auditvereisten.

Delen

Deze actie genereert een beveiligde OneDrive-link naar het document, die via e-mail met externe ontvangers gedeeld kan worden.

Voordelen

Documenten eenvoudig delen via cloudlinks.
Vermijdt beperkingen op e-mailbijlagen.
Beheer machtigingen voor veilige distributie.

Bekijken

Opent een aparte viewerpagina voor het geselecteerde document, waarmee gebruikers kunnen zoomen, roteren en door pagina’s bladeren via een miniatuurzijbalk.

Voordelen

Biedt een groter en duidelijker voorbeeld van het document.
Eenvoudige navigatie in documenten met meerdere pagina’s.
Verbetert de beoordelingskwaliteit en vermindert fouten.

Metadata bewerken

Opent een lijst met metadata-velden die aan de documentinvoer zijn gekoppeld. Deze waarden kunnen direct worden bewerkt om classificaties of details bij te werken.

Voordelen

Houd metadata accuraat en actueel.
Verhoog de doorzoekbaarheid en categorisering.
Zorg voor consistente documentatiestandaarden.

Verplaatsen

Met deze actie wordt de koppeling van het document gewijzigd naar een ander brondocument. Indien nodig wordt het document ook verplaatst naar de juiste documentbibliotheek.

Voordelen

Verkeerd gekoppelde documenten corrigeren.
Houd een overzichtelijke documentrepository.
Zorg dat documenten zichtbaar zijn voor de juiste teams.

Herinnering aanmaken

Hiermee kunnen gebruikers e-mailherinneringen instellen voor taken met betrekking tot documenten. Er kan een vooraf gedefinieerde sjabloon worden gekozen en de herinnering kan eenmalig of herhalend worden gepland.

Voordelen

Belangrijke documentdeadlines niet missen.
Efficiënt werken met gestandaardiseerde sjablonen.
Verminder mentale belasting via automatische opvolgingen.

Verwijderen

Verwijdert zowel de invoer als het bijbehorende document uit de repository.

Voordelen

Maakt opslagruimte vrij en houdt de repository schoon.
Verwijdert verouderde of irrelevante inhoud.
Ondersteunt beveiligings- en gegevensbewaarbeleid.

Openen/Downloaden

Downloadt het bijbehorende documentbestand direct naar het systeem van de gebruiker.

Voordelen

Snel offline toegang tot documenten.
Werk met je eigen tools buiten Document Central.
Maakt delen of lokaal archiveren mogelijk.

E-mailbijlagen

Toont bijlagen van ondersteunde e-mailformaten (.eml en .msg). Bijlagen binnen .msg-bestanden (zoals ingesloten .msg-bestanden) worden niet weergegeven.

Opmerking

Gebruik voor het bekijken van via e-mail ontvangen documenten.
Let op de beperkingen bij het bekijken van geneste .msg-bestanden.

Synchroniseren

Ververst de invoer op basis van de huidige status van de repository. Hiermee worden metadata of de documentstatus bijgewerkt als er extern wijzigingen zijn aangebracht.

Voordelen

Houd documentinvoeren synchroon met de repository.
Voorkom verschillen veroorzaakt door externe wijzigingen.
Zorg voor actuele metadata en versies voor samenwerking.