Werken met de Document Central Factbox

De Document Central Factbox is een uitgebreide en intuïtieve component voor het rationaliseren van documentbeheer in uw bedrijf. Het biedt een centrale interface waarmee documenten efficiënter kunnen worden opgeslagen, gecategoriseerd en geraadpleegd. Verschillende belangrijke functies zijn geïntegreerd in de Factbox:

DropZone: Met deze gebruiksvriendelijke tool kunnen documenten snel en eenvoudig worden geüpload met slepen en neerzetten. Gebruikers kunnen documenten direct classificeren, een voorbeeld van de inhoud bekijken en de vereiste metagegevens toevoegen. DropZone bevat ook een aanpasbare visuele interface en een teller om het aantal documenten bij te houden dat aan elk gebied is toegevoegd.

Inhoudsoortenlijst: Deze functie biedt een gedetailleerd overzicht van alle inhoudstypen die beschikbaar zijn in het systeem. Het toont het aantal documenten dat bij elk type hoort, zodat het gemakkelijker is om snel te navigeren en te vinden. Gebruikers hebben toegang tot gefilterde weergaven van documenten door simpelweg te klikken op de contenttypes in de lijst, wat zorgt voor een efficiënte organisatie en beheer.

Quickdrops: Quickdrops bieden een gestroomlijnde manier om documenten met veelgebruikte inhoudstypen op te slaan. Met behulp van vooraf gedefinieerde pictogrammen kunnen gebruikers het documentdefinitieproces omzeilen en bestanden direct uploaden, wat ideaal is voor repetitieve taken. Deze functie helpt consistentie te behouden, bespaart tijd en zorgt voor een meer naadloze verwerking van documenten.

Integratie van de actiebalk: Naast de Factbox zelf zijn alle kernfunctionaliteiten — zoals het uploaden van documenten, het beheren van relaties of het archiveren van documenten — ook toegankelijk via een speciaal Document Central actiegroup in de actiebalk van de desbetreffende Business Central-pagina. Dit zorgt ervoor dat gebruikers met de functies van Document Central kunnen werken, zelfs als de Factbox verborgen is door personalisatie, rolconfiguratie of beperkte schermruimte. Alle functies die via de Factbox beschikbaar zijn, worden hier gespiegeld en zijn te allen tijde toegankelijk.

Document Central Factbox is ontworpen om de workflow van documentbeheer te verbeteren door een uniform platform te bieden voor alle aspecten van documentorganisatie. Of je nu nieuwe bestanden uploadt, metadata beheert of specifieke documenten zoekt, de Factbox biedt de tools die je nodig hebt om je documentprocessen te vereenvoudigen en te optimaliseren.

Werken met de DropZone

De DropZone is een belangrijk onderdeel van de Document Central Factbox en een van de belangrijkste functies van Document Central. Hiermee kunnen gebruikers documenten toevoegen aan een specifiek gebied door simpelweg bestanden naar dat gebied te slepen. Het uiterlijk van de DropZone kan worden aangepast aan de behoeften van de gebruiker via de module-instellingen.

Wanneer een document naar de DropZone wordt gesleept en neergezet, kunnen verschillende interacties worden geactiveerd. De standaardinteractie is de documentdefinitie, waarbij de gebruiker het document moet classificeren met het juiste inhoudstype en, indien nodig, extra metadata moet toevoegen. De documentdefinitie biedt de gebruiker ook een preview van het document. Daarnaast is het mogelijk om een voorgedefinieerde interactie te activeren waarmee de gebruiker de naam van het document kan wijzigen.

Een handige functie van de DropZone is de teller die het aantal documenten weergeeft dat al is toegevoegd en opgeslagen in het aangewezen gebied.

De DropZone biedt verschillende voordelen die de efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid van documentbeheersystemen verbeteren. Hier zijn de belangrijkste voordelen:

Gebruiksgemak: De DropZone vereenvoudigt het toevoegen van documenten doordat gebruikers bestanden rechtstreeks naar een specifiek gebied kunnen slepen. Deze intuïtieve interactie vermindert de tijd en het werk dat nodig is om documenten te uploaden en maakt ze toegankelijk voor gebruikers met beperkte technische kennis.
Aanpassing: Het visuele uiterlijk van de DropZone kan worden aangepast aan gebruikersvoorkeuren of de huisstijl van het bedrijf. Deze flexibiliteit verbetert de bruikbaarheid en maakt de interface aantrekkelijker.
Eenvoudige documentclassificatie: Bij het toevoegen van een document kan DropZone het documentdefinitieproces starten en gebruikers vragen het document te classificeren met het juiste inhoudstype. Dit zorgt ervoor dat documenten vanaf het begin correct worden georganiseerd, wat het algehele gegevensbeheer en herstel verbetert.
Voorbeeldfunctie: Met het voorbeeld van een document kunnen gebruikers de inhoud van een document bekijken voordat ze de classificatie en metadata definitief maken. Dit helpt fouten voorkomen omdat gebruikers kunnen bevestigen dat het document overeenkomt met het bedoelde inhoudstype en nauwkeurige metagegevens kunnen toevoegen.
Metadatabeheer: DropZone kan de toevoeging van metadata aan documenten vergemakkelijken, zodat alle vereiste informatie wordt vastgelegd tijdens het uploadproces. Dit is cruciaal voor het onderhouden van uitgebreide en doorzoekbare records.
Voorgedefinieerde interacties: De mogelijkheid om voorgedefinieerde interacties in te schakelen, zoals het wijzigen van de documentnaam of het toevoegen van het document aan een groep, biedt extra flexibiliteit bij het beheren van documenten. Deze functie kan workflows optimaliseren door routinetaken te automatiseren en een consistente naamgeving van documenten te garanderen.
Documenttelling: De ingebouwde teller houdt het aantal documenten bij dat aan een bepaald gebied is toegevoegd, zodat gebruikers direct feedback krijgen over hun voortgang. Deze functie is vooral handig voor het monitoren van de hoeveelheid documenten die verwerkt of opgeslagen worden.
Verbeterde efficiëntie van de workflow: Door het uploaden, classificeren, bekijken en beheren van metadata van documenten te integreren in één interface, stroomlijnt DropZone workflows en vermindert het de behoefte aan meerdere stappen of afzonderlijke tools.

In het algemeen verbetert DropZone het documentbeheer door een gebruiksvriendelijke, efficiënte en aanpasbare interface te bieden voor het uploaden en organiseren van documenten.

Werken met de lijst met inhoudstypen

De lijst met inhoudstypen is een onderdeel van de Factbox van Document Central en toont de bestaande inhoudstypen in een bepaald gebied. Standaard toont de Factbox het totale aantal inhoudstypen. De lijst met inhoudstypen toont ook het aantal documenten per inhoudstype. Er kunnen maximaal tien inhoudstypen worden weergegeven in de lijst.

De functie Overzicht inhoudstypen biedt verschillende voordelen voor het beheer van documenten in de Document Central Factbox. Hier zijn de belangrijkste voordelen:

Georganiseerd overzicht: De lijst met inhoudstypen biedt een duidelijk en georganiseerd overzicht van de verschillende inhoudstypen die beschikbaar zijn in een bepaald gebied. Dit helpt gebruikers om snel te begrijpen welke soorten documenten zijn opgeslagen en hoe ze zijn gecategoriseerd.
Snelle toegang: Door het aantal documenten weer te geven dat aan elk inhoudstype is gekoppeld, geeft de lijst gebruikers een snel overzicht van de hoeveelheid documenten in elke categorie. Dit kan handig zijn voor het prioriteren van taken of het beoordelen van de werklast die gepaard gaat met verschillende inhoudstypen.
Gefilterde navigatie: Met de lijst kunnen gebruikers eenvoudig navigeren naar specifieke groepen documenten. Door op het nummer naast een contenttype te klikken, krijgen gebruikers een gefilterde weergave van alle documenten die bij dat type horen. Dit maakt het makkelijker om specifieke groepen documenten te vinden en ermee te werken.
Efficiëntie in documentbeheer: De mogelijkheid om inhoudstypen direct vanuit de factbox te bekijken en te openen verhoogt de efficiëntie van documentbeheer. Gebruikers kunnen documenten snel bekijken en organiseren zonder het documentoverzicht te openen.
Consistentie en naleving: Door inhoudstypen duidelijk te definiëren en op te sommen, kunnen organisaties ervoor zorgen dat documenten consistent worden geclassificeerd. Dit ondersteunt de naleving van interne normen en

Over het algemeen verbetert de opsomming van inhoudstypen de bruikbaarheid en organisatie van Document Central en wordt het voor gebruikers eenvoudiger om documenten te bekijken, beheren en analyseren op basis van hun type.

Werken met de Quickdrop

De Quickdrop is een functie van de Document Central Factbox die drie kleine pictogrammen bevat om snel documenten toe te voegen. Elk Quickdrop-pictogram is al toegewezen aan een specifiek inhoudstype en je kunt maximaal drie Quickdrop-pictogrammen definiëren.

Het voordeel van de Quickdrop-functie is de mogelijkheid om het archiveringsproces van documenten te stroomlijnen. Dit zijn de belangrijkste voordelen:

Tijdsefficiëntie: Met Quickdrop-pictogrammen kunnen gebruikers documenten van veelgebruikte inhoudstypen direct toevoegen zonder meerdere stappen te doorlopen. Dit bespaart tijd door het gebruikelijke proces van documentdefinitie of classificatie te omzeilen.
Consistentie: Door vooraf gedefinieerde inhoudstypen te gebruiken, helpen Quickdrops om consistentie te behouden bij het categoriseren van documenten. Dit zorgt ervoor dat gelijksoortige documenten altijd op dezelfde manier worden opgeslagen, waardoor het risico van onjuiste categorisatie afneemt.
Gebruiksgemak: Quickdrop-pictogrammen vereenvoudigen de gebruikerservaring doordat er minder handelingen nodig zijn om een document op te slaan. Dit is vooral handig voor gebruikers die vaak met dezelfde documenttypes werken, omdat ze bestanden gewoon kunnen slepen zonder extra configuratie.
Minder fouten: Door de handmatige invoer van documentgegevens over te slaan, minimaliseert de Quickdrop-functie de kans op menselijke fouten bij het selecteren van inhoudstypen of het invoeren van metadata.

Info

Beperkingen en systeemgedrag:

Het is niet mogelijk om alles te selecteren met "CTRL + A". Alleen één of meerdere bestanden kunnen worden geselecteerd, bijvoorbeeld voor het gebruik van de zogenaamde Multidrop-functie. Dit geldt alleen tot en met BC-versie 25.
Wanneer de zoekbalk wordt gebruikt en er geen overeenkomende items worden gevonden, kan de Factbox nog steeds de inhoud van het eerder geselecteerde record weergeven. Dit is standaardgedrag in Business Central.

In het algemeen verhoogt de Quickdrop-functie de productiviteit en nauwkeurigheid door een snelle, gebruiksvriendelijke methode te bieden om documenten op te slaan.