Werken met de Document Central Actionbar

Om gebruikers efficiënt toegang te bieden tot alle documentgerelateerde functies, introduceert Document Central een speciaal groep in de pagina-actionbar genaamd "Document Central". Deze groep bevat dezelfde acties die beschikbaar zijn in de Document Central factbox, zodat gebruikers de workflow kunnen kiezen die het beste bij hun behoeften past — of ze nu functies rechtstreeks vanuit de factbox of via de hoofd-actionbar willen benaderen.

Deze acties dekken de volledige documentlevenscyclus — van initiële setup en uploaden, tot het beheren van relaties, synchroniseren met externe opslag en zelfs het migreren van legacy-bijlagen. Door deze tools te consolideren in de pagina-actionbar, profiteren gebruikers van snellere toegang, betere vindbaarheid en een gestroomlijnde documentbeheerervaring.

Configuratie Assistent

Start een interactieve wizard die gebruikers stap voor stap door het configuratieproces van Document Central op de huidige pagina begeleidt. Dit is vooral handig voor nieuwe gebruikers of beheerders die Document Central configureren voor een nieuwe tabel of entiteit. De wizard detecteert automatisch vereiste velden en biedt standaardopties aan om de configuratie te vereenvoudigen.

Voordelen

Vermindert de complexiteit van de configuratie door de gebruiker door de vereiste stappen te leiden.
Ideaal voor onboarding en initiële configuratie.
Minimaliseert configuratiefouten door gestructureerde begeleiding.

Archief

Opent de documentarchiefweergave, waarbij alle documenten worden getoond die zijn gekoppeld aan het record van de huidige pagina (bijvoorbeeld een specifieke verkooporder, leverancier of artikel). Gebruikers kunnen geüploade documenten doorbladeren, filters toepassen en metadata bekijken om te begrijpen welke documenten zijn opgeslagen en hoe ze worden gebruikt.

Voordelen

Biedt gebruikers volledige zichtbaarheid op alle gerelateerde documenten.
Vergemakkelijkt het auditproces van de beschikbaarheid van documenten voor een bepaald record.
Ondersteunt naleving en traceerbaarheid door het volledige documentgeschiedenis bloot te leggen.

Archiefwachtrij

Toont de lijst van in behandeling zijnde en voltooide afdrukopdrachten die worden verwerkt via het Document Central Archief. Dit is vooral nuttig voor het monitoren van batchprocessen zoals massadocumentarchivering of geautomatiseerde afdrukopdrachten.

Voordelen

Helpt bij het volgen en oplossen van problemen met geautomatiseerde afdrukopdrachten.
Handig voor beheerders die afdrukgebaseerde archiveringswerkstromen monitoren.
Zorgt voor zichtbaarheid in de status van het archiefverwerkingsproces.

Configuratie

Navigeert naar het configuratiescherm van Document Central, waar gebruikers mappings kunnen definiëren, documentbibliotheken kunnen configureren, velden kunnen specificeren die als identificatoren worden gebruikt en andere instellingen zoals voorvertoning schakelaars en SharePoint-instellingen kunnen aanpassen.

Voordelen

Stelt gebruikers in staat om het gedrag van Document Central te verfijnen.
Ondersteunt verschillende use cases via flexibele mappings.
Centraal toegangspunt voor administratieve configuratie.

Relatiebeheer

Opent de weergave voor relatiebeheer voor het huidige record, waarbij alle gekoppelde documenten worden weergegeven. Dit stelt gebruikers in staat om te bekijken of te bewerken hoe documenten van verschillende bronnen met elkaar zijn verbonden — bijvoorbeeld door een inkoopfactuur te koppelen aan de oorspronkelijke inkooporder.

Voordelen

Helpt documentketens te onderhouden en de oorsprong van documenten te traceren.
Stelt gebruikers in staat om te linken en kruisverwijzingen te maken tussen gerelateerde records.
Verbetert procesdoorzichtigheid en consistentie in documentatie.

Documenten synchroniseren

Triggert de synchronisatie van de documenten van het huidige record met externe opslagsystemen zoals SharePoint of Azure Blob Storage. Het vergelijkt lokale metadata en documentversies met het externe systeem om consistentie te waarborgen.

Voordelen

Houdt gegevens in lijn tussen Business Central en externe opslag.
Voorkomt desynchronisatie of documentverlies.
Zorgt ervoor dat teamleden altijd met de nieuwste versie werken.

Migreren vanuit BC

Start de migratie-assistent om bestaande Business Central-bijlagen (bijvoorbeeld standaardbestandsbijlagen) naar Document Central te verplaatsen. De assistent stelt gebruikers in staat om specifieke tabellen te selecteren en te kiezen of ze de oorspronkelijke bijlage willen behouden of volledig verplaatsen.

Voordelen

Vereenvoudigt de overgang van standaard BC-bijlagen naar Document Central.
Automatiseert bulk-migratie over meerdere tabellen.
Helpt om documentbeheer in het systeem te standaardiseren.

Snelle Upload

Maakt het mogelijk om documenten snel te uploaden via drag & drop. Gebruikers kunnen bestanden direct op de pagina neerzetten zonder door de documentbibliotheek te navigeren. De documenten worden automatisch gekoppeld aan het huidige record.

Voordelen

Versnelt het documentaanmeldingsproces door onnodige stappen te elimineren.
Ondersteunt bulkbestandsuploads met minimale inspanning.
Ondersteunt meerdere selecties.
Vereenvoudigt dagelijkse werkprocessen met intuïtieve drag & drop-functionaliteit.

Conclusie

De Document Central actionbar is ontworpen om documentgerelateerde bewerkingen te centraliseren en te stroomlijnen voor zowel eindgebruikers als beheerders. Door alle belangrijke functies op één gemakkelijk toegankelijke locatie te brengen, kunnen gebruikers complexe documentbeheer taken efficiënter uitvoeren, met minder klikken en contextwisselingen.