Werken met de Datagrid
In Document Central is het mogelijk om documenten te bekijken die afkomstig zijn uit een eerder proces. Document Central bewaart deze informatie als gerelateerde documenten. Om gerelateerde documenten in de datagrid te bekijken, kan een actie worden uitgevoerd waarmee een pagina wordt geopend die de gerelateerde documentinvoer toont. Hiervoor moet een documentinvoer worden geselecteerd.
Op deze pagina wordt de bron van het gerelateerde document weergegeven. Door op het aantal vermeldingen te klikken, worden de gerelateerde documenten van deze bron weergegeven.
Bronrecord weergeven
Wanneer de actie Bronrecord weergeven wordt uitgevoerd op een invoer in de lijst met documentinvoer, wordt de pagina voor het bijbehorende record geopend. Als een document bijvoorbeeld is gekoppeld aan klant 10000, wordt de klantkaartpagina voor record 10000 weergegeven.
Voordelen
- Snelle toegang tot het originele record dat aan een document is gekoppeld.
- Handig voor het verifiëren van informatie, het begrijpen van de context en het bijwerken van gegevens.
- Verhoogt efficiëntie en nauwkeurigheid bij het navigeren door documenten en gerelateerde gegevens.
Gerelateerde documenten weergeven
Wanneer de actie Gerelateerde documenten weergeven wordt uitgevoerd, wordt de lijst met gerelateerde documenten geopend. Hier worden alle records weergegeven die verband houden met het bronrecord. Gebruikers kunnen gerelateerde records rechtstreeks openen en de documentbibliotheek van elk gerelateerd record bekijken.
Voordelen
- Geeft een volledig overzicht van alle documenten die aan een bronrecord zijn gekoppeld.
- Vergemakkelijkt navigatie, kruiskoppelingen en toegang tot relevante informatie.
- Helpt bij efficiënt documentbeheer voor betere besluitvorming.
- Geeft de documentbibliotheek weer voor snelle toegang en gestroomlijnde workflows.
Documentenmand & Toevoegen aan documentenmand
Wanneer de actie Toevoegen aan documentenmand wordt uitgevoerd, wordt het document toegevoegd aan een gebruikersspecifieke documentenmand. Gebruikers kunnen meerdere documenten verzamelen en deze later als een ZIP-bestand downloaden.
Voordelen
- Maakt het eenvoudig om meerdere documenten te verzamelen en te organiseren.
- Stelt gebruikers in staat om documenten in bulk te verwerken en te downloaden.
- Biedt een efficiënte manier om documenten in één ZIP-bestand te beheren.
- Verhoogt productiviteit bij grote documentvolumes.
Documentlogboek weergeven
Met de actie Documentlogboek weergeven wordt de documentlogboekpagina geopend. Hier wordt een volledige geschiedenis van alle interacties met het document weergegeven, inclusief data, actieomschrijvingen en de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
Voordelen
- Biedt een gedetailleerd overzicht van alle documentinteracties.
- Verhoogt transparantie en verantwoordelijkheid door gebruikersacties te volgen.
- Handig voor wijzigingstracering, naleving en probleemoplossing.
- Directe toegang tot het bronrecord vergemakkelijkt documentcontrole.
Delen
Wanneer de actie Delen wordt uitgevoerd, wordt een OneDrive-link gegenereerd waarmee het document via e-mail kan worden gedeeld.
Voordelen
- Vereenvoudigt het veilig delen van documenten via een OneDrive-link.
- Omzeilt e-mailbijlagegroottebeperkingen voor grote bestanden.
- Verbetert de beveiliging met gecontroleerde toegang en machtigingen.
- Maakt het mogelijk om documentweergaven en downloads bij te houden.
Bekijken
Wanneer de actie Bekijken wordt uitgevoerd, wordt een aparte pagina geopend met een grotere en duidelijkere weergave van het document. Gebruikers kunnen in- en uitzoomen, pagina’s roteren en door miniaturen bladeren.
Als de optie Voorbeeld bij dubbelklikken inschakelen is geactiveerd in de module-instellingen, kan deze weergave ook direct worden geopend door dubbel te klikken op een item in de dataraster.
Voordelen
- Opent een grotere, duidelijkere documentweergave.
- Maakt inzoomen, roteren en gedetailleerde inspectie mogelijk.
- Een zijmenu met miniaturen vergemakkelijkt snelle navigatie.
- Verhoogt efficiëntie en nauwkeurigheid bij documentcontrole.
Metadata bewerken
Wanneer de actie Metadata bewerken wordt uitgevoerd, wordt een lijst weergegeven met de bijbehorende metadata van een documentinvoer. Gebruikers kunnen deze metadata direct bewerken.
Voordelen
- Biedt de mogelijkheid om documentmetadata direct bij te werken.
- Zorgt voor nauwkeurige en uitgebreide informatie.
- Verbetert documentorganisatie en doorzoekbaarheid.
- Ondersteunt gegevensbeheer en naleving.
Verplaatsen
Met de actie Verplaatsen kan de documentreferentie worden bijgewerkt naar een ander bronrecord. Als het nieuwe record een andere documentbibliotheek heeft, wordt het document daarheen verplaatst.
Voordelen
- Organiseert documenten opnieuw door hun bronrecord bij te werken.
- Zorgt voor correcte classificatie en toegankelijkheid.
- Verplaatst documenten naar de relevante documentbibliotheek.
- Verbetert samenwerking en informatie-uitwisseling.
Verwijderen
Met de actie Verwijderen worden zowel de geselecteerde documentinvoer als het bijbehorende document in de opslag verwijderd.
Voordelen
- Maakt opslagruimte vrij en optimaliseert de systeemprestaties.
- Houdt het documentbeheersysteem overzichtelijk en georganiseerd.
- Zorgt voor gegevensnauwkeurigheid door verouderde documenten te verwijderen.
- Verhoogt de beveiliging door onnodige bestanden te verwijderen.
Openen/Downloaden
Met de actie Openen/Downloaden wordt het bijbehorende document gedownload.
Voordelen
- Biedt snelle en gemakkelijke toegang tot documenten.
- Maakt offline gebruik en eenvoudige bestandsdeling mogelijk.
- Geeft gebruikers flexibiliteit om bestanden met hun favoriete tools te openen.
Synchroniseren
Met de actie Synchroniseren wordt de documentinvoer gesynchroniseerd met het bijbehorende document in de opslag. Eventuele wijzigingen in het document of de metadata worden bijgewerkt.
Voordelen
- Houdt de documentinvoerlijst up-to-date met wijzigingen in de opslag.
- Zorgt voor gegevensconsistentie en nauwkeurigheid.
- Voorkomt discrepanties en garandeert dat gebruikers met de nieuwste versie werken.
- Verbetert samenwerking door toegang te bieden tot de meest recente documenten.
Voorbeeld in-/uitschakelen
Met de actie Voorbeeld in-/uitschakelen wordt een documentvoorbeeld geactiveerd, waardoor gebruikers het document direct kunnen bekijken zonder een aparte pagina te openen.
Voordelen
- Biedt een snelle documentvoorbeeldfunctie zonder extra laadtijd.
- Bespaart tijd door documenten direct binnen de interface te bekijken.
- Verhoogt workflow-efficiëntie door naadloos tussen documenten te navigeren.
Versies in-/uitschakelen
Met de actie Versies in-/uitschakelen kunnen gebruikers eerdere versies van een document bekijken en indien nodig terugzetten.
Voordelen
- Biedt een overzicht van alle beschikbare versies van een document.
- Vergemakkelijkt de vergelijking van wijzigingen en de selectie van de juiste versie.
- Ondersteunt versiebeheer en verbetert documentbeheer.
Herinnering aanmaken
Met de actie Herinnering aanmaken opent de Herinneringswizard, waarmee gebruikers een herinnering voor een document kunnen instellen.
Voordelen
- Zorgt ervoor dat belangrijke documentdeadlines en taken niet worden gemist.
- Maakt flexibele planning mogelijk met vooraf ingestelde of aangepaste herinneringen.
- Stroomlijnt workflows door meldingen te automatiseren.
E-mailbijlagen
Met deze actie kunnen bijlagen van een e-mailbestand (.eml of .msg) worden bekeken. Let op: in het geval van .msg-bestanden kan een daarin opgenomen .msg-bijlage (dus een e-mail in .msg-formaat als bijlage) niet worden weergegeven.
Persoonlijke herinneringen
Met de actie Persoonlijke herinneringen krijgen gebruikers een overzicht van alle door hen aangemaakte herinneringen en kunnen deze beheren.
Voordelen
- Biedt een centraal overzicht van alle persoonlijke herinneringen.
- Helpt gebruikers georganiseerd te blijven met documentgerelateerde taken.
- Maakt snelle updates en aanpassingen mogelijk.
Voorbeeld bij dubbelklikken
Gebruikers kunnen het voorbeeld van een documentitem in de dataraster openen door dubbel te klikken op de betreffende rij. Dit biedt een snelle en intuïtieve manier om de inhoud van documenten te bekijken zonder het item te selecteren en het voorbeeld handmatig te activeren.
Voordelen
- Snellere toegang tot documenten via dubbelklik-interactie.
- Minder klikken nodig voor veelvoorkomende taken.
- Verbetert de gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie bij documentverwerking.
Info
De datumvelden in het gegevensraster (bijv. Archiveringsdatum) worden weergegeven in de tijdzone van de tenant en worden niet beïnvloed door de lokale tijdzone van de gebruiker.