Ga naar inhoud

Werken met het aanmaken van subsites

Wanneer je in Document Central een SharePoint-repository gebruikt, maken de meeste documentbibliotheken gebruik van een cyclisch aanmaakmechanisme. Hiermee worden bibliotheken per jaar onderverdeeld in subsites. Om een soepele overgang naar het nieuwe jaarsubsite mogelijk te maken, biedt Document Central een subsitebeheerlijst.

Deze lijst toont alle beschikbare subsites en stelt beheerders in staat om toekomstige subsites vooraf te configureren, zodat de overgang aan het einde van elk jaar automatisch en probleemloos verloopt.

Subsite-vermeldingen

De pagina Subsite-vermeldingen bestaat uit twee delen:

  • Een lijst met alle subsites die momenteel in Document Central bekend zijn.
  • Een lijst met documentbibliotheken die aan elk subsite zijn gekoppeld.

Hoe subsite-vermeldingen worden aangemaakt

1. Via publiceren van documentbibliotheken

Wanneer een documentbibliotheek in Document Central wordt gepubliceerd, worden de benodigde subsite-vermeldingen automatisch aangemaakt als onderdeel van dit proces.

2. Via jobqueue of pagina-actie

Je kunt subsite-vermeldingen ook handmatig genereren via de actie "Lijst vullen vanuit configuratie" op de pagina met subsite-vermeldingen. Deze actie controleert de configuratie en maakt vermeldingen aan op basis van de volgende criteria:

  • Cyclical Configuratie: Alleen bibliotheken met een actieve cyclusinstelling worden meegenomen.
  • Startdatum van de cyclus: Alleen bibliotheken met een startdatum in het verleden worden toegevoegd.
  • Toekomstige subsites: In de repositoryconfiguratie wordt ingesteld hoeveel jaren vooruit subsites mogen worden aangemaakt (bijv. 3 jaar).

Subsite‑aanmaak in SharePoint inschakelen

Met de volgende stappen controleert u of de subsite-creatie in SharePoint is ingeschakeld:

  1. Navigeer naar uw repository-instelling via het menu-item Instellingen.
  2. Klik op de SharePoint-code om de repository-configuratie te openen.
  3. Open de SharePoint-website door op de drie punten naast de Web Application URL te klikken.
  4. Er opent een nieuwe pagina met de momenteel gebruikte SharePoint-website.
  5. Open het SharePoint Admin Center door linksboven op de negen punten (App-Launcher) te klikken en vervolgens Admin te selecteren.
  6. Klik in de linker kolom op Alles weergeven.
  7. Onder het punt Admin Center vindt u de vermelding SharePoint, die u door te klikken kunt openen.
  8. U bevindt zich nu in het SharePoint Admin Center. Klik op Instellingen.
  9. Open de klassieke instellingenpagina.
  10. Schakel de optie Enable Subsite Creation for all Sites (Subsite-creatie voor alle sites inschakelen) in.

Toekomstige subsites configureren in een repository

Om in te stellen hoeveel jaren vooruit subsites moeten worden aangemaakt:

  1. Navigeer naar de Document Central-rolcentrum.
  2. Selecteer Instellingen → Repository in het lintmenu.
  3. Open de actieve repository.
  4. Voer in het veld "Toekomstige subsites" het aantal jaren in waarvoor subsites moeten worden aangemaakt.

De subsite-lijst vullen vanuit configuratie

Om de subsite-lijst automatisch te vullen op basis van repository- en bibliotheekinstellingen:

  1. Ga naar het Document Central-rolcentrum.
  2. Gebruik de zoekbalk om Document Central – Subsites te openen.
  3. Klik op Instellingen → Lijst vullen vanuit configuratie in het lintmenu.

Info

Deze actie vult alleen de lijst; de documentbibliotheken worden op dit moment nog niet gepubliceerd.

Subsites automatisch aanmaken via jobqueue

Document Central bevat een jobqueue genaamd "Cycle Creation" die automatisch toekomstige subsites aanmaakt en de gekoppelde bibliotheken publiceert.

Info

Deze jobqueue zorgt voor zowel het aanmaken van subsites als het publiceren van de bijbehorende bibliotheken.

Handmatig aanmaken van subsites

Als een subsite-vermelding handmatig of via configuratie is toegevoegd maar nog niet is aangemaakt, volg dan deze stappen:

  1. Open de pagina Document Central – Subsites via het rolcentrum.
  2. Selecteer een of meerdere vermeldingen in de lijst.
  3. Klik op Aanmaken in het lintmenu.
  4. Kies of je:
  5. Alleen de subsites wilt aanmaken, of
  6. Subsites wilt aanmaken én alle gekoppelde bibliotheken wilt publiceren.

Handmatig publiceren van documentbibliotheken

Als je extra bibliotheken hebt geconfigureerd nadat een subsite al bestaat, kun je deze handmatig publiceren:

  1. Open de pagina Document Central – Subsites.
  2. Selecteer het subsite waarin je de bibliotheek wilt publiceren.
  3. Selecteer in de sublijst de gewenste bibliotheken.
  4. Klik op Publiceren in het lintmenu.

Algemene opmerkingen

  • Maximaal twee subsite-vermeldingen kunnen tegelijk worden verwerkt. Extra vermeldingen worden in een wachtrij geplaatst.
  • Als een proces vastloopt, gebruik dan de knop Resetten om de status van het subsite terug te zetten naar "Niet aangemaakt".
  • Als een subsite al bestaat maar niet correct als aangemaakt is gemarkeerd, gebruik dan Markeren als aangemaakt.

Important

Gebruik Markeren als aangemaakt alleen als je zeker weet dat het subsite al in SharePoint bestaat. Anders kunnen fouten of inconsistenties optreden.