Gebruikers instellen

De Document Central-gebruikers worden toegevoegd via de licentieactivatie en -toewijzing. Extra opties kunnen voor de gebruikers in de Document Central-gebruikersinstelling worden geactiveerd.

Gebruikers activeren en deactiveren

Gelicentieerde Document Central-gebruikers kunnen voor Document Central geactiveerd of gedeactiveerd worden.

Om gebruikers te activeren of te deactiveren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikers uit.
Voer de actie Gebruikers activeren/deactiveren in de menubalk uit.
Selecteer de gebruiker en voer de actie Activeren of Deactiveren in de menubalk uit.
De gebruiker wordt geactiveerd of gedeactiveerd.

Gebruikersauthenticatie testen

De authenticatie naar het repository kan in de gebruikersinstelling getest worden.

Om de authenticatie naar het repository te testen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikers uit.
Selecteer de gebruiker en voer de actie Bewerken in de menubalk uit of klik op de Gebruikers-ID.
Voer de actie Authenticeren naar repository in de menubalk uit.
Het authenticatieproces wordt uitgevoerd voor de specifieke repository-instelling.

Info

In het geval van O-authenticatie verschijnt er een apart Microsoft-authenticatievenster. In sommige gevallen blokkeren browsers dit venster. In dat geval gebruikt u alstublieft een andere browser of neemt u contact op met uw administrator.

Documentvoorvertoning

Document Central biedt twee opties voor het weergeven van documenten. Standaard is de Moderne Voorvertoning voor alle gebruikers geactiveerd. Indien nodig kunnen gebruikers terugschakelen naar de Legacy-Voorvertoning.

Om de voorvertoningsoptie voor een gebruiker te wijzigen, volgt u deze stappen:

Navigeer via het rolcentrum Document Central - Administrator.
Klik in de menubalk op Instellingen en voer de actie Gebruikers uit.
Selecteer de gebruiker en voer in het lint de actie Bewerken uit of klik op de Gebruikers-ID.
Kies in het veld Documentvoorvertoning tussen Modern (Voorvertoning) (standaard en aanbevolen) of Legacy (oudere versie).
De documentvoorvertoning wordt bijgewerkt op basis van de gekozen optie.

Info

De Moderne Voorvertoning is de aanbevolen optie, omdat deze in vergelijking met de Legacy-Voorvertoning betere prestaties en gebruikerservaring biedt.

Gegevensroostervisualisatie selecteren

Het gegevensrooster kan in drie verschillende visualisaties worden weergegeven.

Info

Add-In: Een dynamisch extern gegevensrooster dat het mogelijk maakt om documenten eenvoudig te groeperen, te filteren en te beheren.
Paginaweergave: Een pagina waarop documentvermeldingen kunnen worden doorzocht – vergelijkbaar met de documentvermeldingzoekfunctie, maar alleen voor de documenten van de huidige dataset.
Lijstweergave: Een pagina die lijkt op de paginaweergave. Dit is echter slechts een eenvoudige lijst die met de standaardfilters van Business Central kan worden gefilterd.

Om de visualisatie te selecteren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikers uit.
Selecteer de gebruiker en voer de actie Bewerken in de menubalk uit of klik op de Gebruikers-ID.
Kies in het veld Documentvisualisatie tussen Add-In of Pagina-visualisatie.
Het gegevensrooster wordt weergegeven in de gekozen visualisatie.

Compliance-Administrator

Info

Alleen beschikbaar met de Compliance-functie. Dient voor het beheren van bewaarmarkeringen.

Een Compliance-Administrator kan bewaarmarkeringen handmatig toevoegen, wijzigen of verwijderen via Document Central. Gebruikers zonder deze rol kunnen deze handmatige acties voor bewaarmarkeringen niet uitvoeren bij gebruik van Azure Blob Storage. Bij gebruik van SharePoint kunnen bewaarmarkeringen worden verwijderd, zolang het document niet als Record is gemarkeerd door de bewaarmarkering. Als het document als Record is gemarkeerd, kan de bewaarmarkering alleen door een Compliance-Administrator met de juiste SharePoint-rechten worden gewijzigd of verwijderd.

Vereisten

Naast de rol in Document Central moet de gebruiker over voldoende rechten in het repository beschikken:

SharePoint: De gebruiker moet Lid zijn van de juiste SharePoint-groep (of over gelijkwaardige bewerkingsrechten beschikken). Voor documenten die als Records zijn gemarkeerd, moet de gebruiker bovendien Site Collection Administrator zijn.

Zo wijst u een gebruiker de rol Compliance Administrator toe:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikers uit.
Selecteer de gebruiker en voer de actie Bewerken in de menubalk uit of klik op de Gebruikers-ID.
Vink het vakje Compliance Administrator aan.

Gebruikersgegevensrooster resetten

De gegevensroosterweergave kan in de gebruikersinstellingen worden gereset als gebruikers deze wijzigen.

Om de gegevensroosterweergave te resetten, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikers uit.
Selecteer de gebruiker en voer de actie Instellingen in de menubalk uit.
Voer de actie Documentbibliotheekinstellingen resetten in de menubalk uit om het gegevensrooster te resetten wat betreft de documentweergave.
Voer de actie Instellingen van de inkomende lijsten resetten in de menubalk uit om het gegevensrooster te resetten wat betreft de inkomende lijsten.
Voer de actie Instellingen van de inkomende lijst-splitweergave resetten in de menubalk uit om het gegevensrooster te resetten wat betreft de splitweergave in de inkomende lijsten.
De individuele weergaven voor de gebruiker worden verwijderd wanneer de acties zijn uitgevoerd.

Administratoropties activeren

Administratieve instellingen zijn voor gebruikers in het dagelijks gebruik van Document Central verborgen. De administratormodus kan voor bepaalde gebruikers worden geactiveerd als zij administratieve instellingen moeten zien.

Om de administratormodus voor een gebruiker te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikers uit.
Selecteer de gebruiker en voer de actie Bewerken in de menubalk uit of klik op de Gebruikers-ID.
Vink het selectievakje Administrator aan.
De gebruiker ziet dan administratieve opties in verschillende gebieden.

Warning

De gebruiker heeft dan ook de juiste set rechten nodig om de configuratie uit te voeren.

Meldingen over rapportwachtrij activeren

Gebruikers kunnen de melding voor zichzelf activeren wanneer er fouten optreden in de rapportwachtrij.

Om de melding te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikers uit.
Selecteer de gebruiker en voer de actie Bewerken in de menubalk uit of klik op de Gebruikers-ID.
Vink het selectievakje Melding rapportwachtrij activeren aan.
De gebruiker ontvangt dan foutmeldingen in het meldingsgebied van Business Central.

Zie ook

Toegangscontrolegroepen