Gebruikers en Groepen Instellen

De Document Central-gebruikers worden toegevoegd via de licentieactivatie en toewijzing. Extra opties kunnen worden geactiveerd voor de gebruikers in de Document Central-gebruikersinstellingen.

Gebruiker Activeren en Deactiveren

Gelicenseerde Document Central-gebruikers kunnen worden geactiveerd of gedeactiveerd voor Document Central.

Om gebruikers te activeren of deactiveren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikers uit.
Voer de actie Gebruikers Activeren/Deactiveren uit in de menubalk.
Markeer de gebruiker en voer de actie Activeren of Deactiveren uit in de menubalk.
De gebruiker wordt geactiveerd of gedeactiveerd.

Gebruikersauthenticatie Testen

De authenticatie naar het repository kan worden getest in de gebruikersinstellingen.

Om de authenticatie naar het repository te testen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikers uit.
Markeer de gebruiker en voer de actie Bewerken uit in de menubalk of klik op de Gebruikers-ID.
Voer de actie Authenticeren naar Repository uit in de menubalk.
Het authenticatieproces wordt uitgevoerd voor de specifieke repository-instelling.

In het geval van OAuthentication wordt een apart Microsoft authenticatievenster weergegeven. In sommige gevallen blokkeren browsers dit venster. Probeer in dit geval een andere browser of neem contact op met je beheerder.

Document Preview

Document Central biedt twee opties om documenten weer te geven. Standaard is de Moderne Preview geactiveerd voor alle gebruikers. Indien nodig kunnen gebruikers terugschakelen naar de Legacy Preview.

Om de previewoptie voor een gebruiker te wijzigen, gaat u als volgt te werk:

Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikers uit.
Selecteer de gebruiker en voer de actie Bewerken uit in de menubalk of klik op de Gebruikers-ID.
Kies in het veld Document Preview tussen Modern (standaard en aanbevolen) of Legacy (vorige versie).
De documentpreview wordt bijgewerkt volgens de geselecteerde optie.

Info

De Moderne Preview is de aanbevolen optie, omdat deze betere prestaties en een betere gebruikerservaring biedt in vergelijking met de Legacy Preview.

Datagrid-visualisatie Kiezen

Het datagrid kan in drie verschillende visualisaties worden weergegeven.

Info

Add-In:: Een dynamisch extern dataraster waarmee documenten eenvoudig gegroepeerd, gefilterd en beheerd kunnen worden.
Paginaweergave: Een pagina waarop documentinvoeren kunnen worden doorzocht – vergelijkbaar met de documentinvoerzoekfunctie, maar beperkt tot de documenten van het huidige record.
Lijstweergave: Een pagina die vergelijkbaar is met de paginaweergave. Dit is echter slechts een eenvoudige lijst die kan worden gefilterd met de standaardfilters van Business Central.

Om de visualisatie te kiezen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikers uit.
Markeer de gebruiker en voer de actie Bewerken uit in de menubalk of klik op de Gebruikers-ID.
Selecteer in het veld Documentvisualisatie tussen Add-In of Pagina visualisatie.
Het datagrid wordt weergegeven in de gekozen visualisatie.

Compliance-beheerder

Info

Alleen beschikbaar met de Compliance-functie. Gebruikt voor het beheren van retentielabels.

Een compliance-beheerder kan retentielabels op documenten via Document Central handmatig toevoegen, wijzigen of verwijderen. Gebruikers zonder deze rol kunnen deze handmatige retentielabelacties niet uitvoeren wanneer Azure Blob Storage wordt gebruikt.

Wanneer SharePoint wordt gebruikt, kunnen retentielabels worden verwijderd zolang het document niet als Record is gemarkeerd via het retentielabel. Als het document als Record is gemarkeerd, kan het retentielabel alleen worden gewijzigd of verwijderd door een compliance-beheerder met de juiste SharePoint-machtigingen.

Vereisten

Naast de Document Central-rol moet de gebruiker voldoende rechten hebben in de repository:

SharePoint: de gebruiker moet lid zijn van de bijbehorende SharePoint-groep (of gelijkwaardige bewerkingsrechten hebben). Voor documenten die als Records zijn gemarkeerd, moet de gebruiker bovendien Site Collection Administrator zijn.

Zo wijst u de rol Compliance-beheerder toe aan een gebruiker:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikers uit.
Selecteer de gebruiker en voer de actie Bewerken uit in de menubalk of klik op de Gebruikers-ID.
Schakel het veld Compliance-beheerder in.

Gebruikersdatagrid Resetten

De datagrid-weergave kan in de gebruikersinstellingen worden gereset als gebruikers deze wijzigen.

Om de datagrid-weergave te resetten, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikers uit.
Markeer de gebruiker en voer de actie Instellingen uit in de menubalk.
Voer de actie Documentbibliotheekinstellingen Resetten uit in de menubalk om het datagrid te resetten dat de documentweergave beïnvloedt.
Voer de actie Inkomende Lijst Instellingen Resetten uit in de menubalk om het datagrid te resetten dat de inkomende lijst beïnvloedt.
Voer de actie Inkomende Lijst Split Instellingen Resetten uit in de menubalk om het datagrid te resetten dat de split-weergave in de inkomende lijst beïnvloedt.
De individuele weergaven voor de gebruiker worden verwijderd wanneer de acties zijn uitgevoerd.

Beheerdersopties Activeren

Administratieve instellingen zijn verborgen voor gebruikers bij dagelijks gebruik van Document Central. De beheerdersmodus kan voor specifieke gebruikers worden geactiveerd als ze administratieve instellingen moeten zien.

Om de beheerdersmodus voor een gebruiker te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikers uit.
Markeer de gebruiker en voer de actie Bewerken uit in de menubalk of klik op de Gebruikers-ID.
Vink het selectievakje Beheerder aan.
De gebruiker ziet dan administratieve opties in verschillende gebieden.

Warning

De gebruiker heeft dan ook het juiste toestemmingsset nodig om de configuratie uit te voeren.

Rapportwachtrijmelding Activeren

Gebruikers kunnen de melding voor zichzelf activeren als er fouten optreden in de rapportwachtrij.

Om de melding te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikers uit.
Markeer de gebruiker en voer de actie Bewerken uit in de menubalk of klik op de Gebruikers-ID.
Vink het selectievakje Rapportwachtrijmelding Activeren aan.
De gebruiker ontvangt dan foutmeldingen in het meldingsgebied van Business Central.

Groepen Instellen

Metagegevens, inhoudstypen en documentbibliotheken kunnen worden beperkt voor specifieke gebruikers. Dit vereist dat groepen vooraf worden gedefinieerd en dat gebruikers aan de groepen worden toegewezen.

Om groepen te maken, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikersgroep uit.
Voer de actie Nieuw uit in de menubalk om een nieuwe groep te maken.
Geef de groepscode op door een code in het veld Code in te voeren.
Geef de groepsbeschrijving op door een beschrijving in het veld Beschrijving in te voeren.
Voeg gebruikers toe in de Leden lijst hieronder.

Info

De configuratie van de groepen in de specifieke gebieden wordt uitgelegd in de specifieke gebieden.

Gebruiker aan een groep toevoegen

Gebruikers kunnen worden toegevoegd aan bestaande groepen.

Om gebruikers aan een groep toe te voegen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Gebruikersgroep uit.
Selecteer de groep waaraan de gebruikers moeten worden toegevoegd.
Voeg gebruikers toe in de Leden lijst hieronder.
De gebruikers zijn nu lid van de groep.