Inrichting van Rapporten

Rapporten kunnen automatisch gearchiveerd worden wanneer ze als PDF worden aangemaakt of afgedrukt. Het is ook mogelijk om rapporten automatisch te archiveren wanneer een proces, zoals bijvoorbeeld boeken, wordt uitgevoerd. Daarnaast gebruikt Document Central de documentlay-outfunctie op klant- en leveranciersniveau. Deze aangepaste lay-outs kunnen worden gebruikt bij het afdrukken of verzenden van het rapport. De documentlay-out is typisch een anders gestructureerde versie van het document.

Inrichten van de rapportage lijst met automatische invulling

Om de inrichting van rapporten te vereenvoudigen, kunnen bekende rapporten uit de rapportselectie worden geïmporteerd.

Om de rapportage lijst uit de rapportselectie te vullen, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Administrator.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Rapport uit.
Voer de actie Rapporten uit rapportselectie halen in de menubalk uit.
De gedefinieerde rapporten uit de rapportselectie worden toegevoegd.

Info

Rapporten kunnen ook handmatig worden toegevoegd. De rapport-ID moet in het veld Rapport ID worden ingevuld.

Inrichten van inhoudstypen voor rapporten

Het inhoudstype voor het opslaan van het rapport kan voor elk rapport in de rapportage lijst worden gedefinieerd.

Om inhoudstypen voor rapporten te definiëren, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Administrator.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Rapport uit.
Voer de actie Lijst bewerken in de menubalk uit.
Selecteer het inhoudstype in het veld Inhoudstype voor het specifieke rapport.
De rapporten worden nu opgeslagen met de gedefinieerde inhoudstypen.

Inrichten van de rapport-ID's en rapportlay-outs

Om de lijsten van rapportselectie uit Document Central te vullen, kunnen de rapport-ID's en de bijbehorende rapportlay-outs worden geïmporteerd. Deze acties zijn bijzonder nuttig wanneer nieuwe rapporten moeten worden toegevoegd of bestaande rapporten moeten worden bijgewerkt.

Om de rapport-ID's en rapportlay-outs in te richten, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Administrator.
Klik in de ribbon-bar op Instellen en voer de actie Rapport uit.
Voer in de menubalk de actie Lijst bewerken uit.
Er worden drie mogelijkheden aangeboden om de rapport-ID's en/of rapportlay-outs in te richten:
- Rapport-ID's en lay-outs bijwerken: Deze actie op de pagina importeert de rapport-ID's en de bijbehorende rapportlay-outs, of stelt deze dan volledig breed, als ze nog niet zijn vermeld.
- Rapport-ID's bijwerken: Deze actie op de pagina werkt de rapport-ID's bij, als ze nog niet of niet volledig in de lijst aanwezig zijn.
- Rapport-lay-outs bijwerken: Deze actie op het ListPart, werkt de bij de geselecteerde RapportID behorende rapportlay-outs bij, als ze nog niet in de lijst aanwezig zijn.

Inrichten van een inhoudstype voor een specifiek rapportlay-out

Er kan een inhoudstype worden gedefinieerd voor de archivering van een specifiek rapportlay-out.

Als uw rapportselectie niet is ingericht, kunt u de volgende handleiding gebruiken om de rapportinrichting in te richten.

Om een inhoudstype voor een specifiek rapportlay-out te definiëren, gaat u als volgt te werk:

Navigeer via de rol Document Central - Administrator.
Klik in de ribbon-bar op Instellen en voer de actie Rapport uit.
Voer in de menubalk de actie Lijst bewerken uit.
Selecteer een rapport-ID.
Selecteer vervolgens de rapportlay-out waarvoor het inhoudstype gedefinieerd moet worden.
Selecteer het inhoudstype in het veld Inhoudstype in de Rapportdefinitie voor het specifieke rapport.
De rapporten met de specifieke rapportlay-out worden nu gearchiveerd met de gedefinieerde inhoudstypen.

Info

Als een inhoudstype voor een specifiek rapport in de rapportinrichtingsdefinitie is gedefinieerd, wordt dit inhoudstype gebruikt. Anders wordt ofwel het inhoudstype uit het veld van de eigenlijke rapportinrichting gebruikt of, als dit leeg is, de standaardwaarde uit de documentenbibliotheek of de lijst.

Inrichten van inhoudstypen voor barcode-terugmelddocumenten

In de rapportage lijst kunt u het inhoudstype voor de barcode definiëren wanneer een barcode aan elk rapport wordt toegevoegd.

Om het inhoudstype voor een barcode te definiëren, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Administrator.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Rapport uit.
Voer de actie Lijst bewerken in de menubalk uit.
Klik op de Rapport ID die met het barcode-inhoudstype geconfigureerd moet worden.
Selecteer een inhoudstype in het veld Barcode-inhoudstype.
De barcode krijgt nu het gedefinieerde inhoudstype.

Inrichten van de rapport-bestandsnaam

Het aangemaakte rapportbestand krijgt een bestandsnaam die kan worden gewijzigd via de rapport-bestandsnaaminstelling. De volledige naam volgt het formaat: Nr. - Rapportbestandsnaam - Rapportlay-outcode. De rapportbestandsnaam wordt overgenomen uit de rapportinstellingen, maar kan indien nodig worden vervangen.

Om de rapportbestandsnaam te vervangen, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Administrator.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Rapport uit.
Voer de actie Lijst bewerken in de menubalk uit.
Geef de waarde van de rapportbestandsnaam op in het veld Rapportbestandsnaam.
De waarde rapportbestandsnaam wordt nu in de volledige naam vervangen: Nr. - Rapportbestandsnaam - Rapportlay-outcode

Inrichten van schaduw- en prioriteitsdruk

De schaduwdruk kan voor elk rapport in de rapportage lijst worden geactiveerd. Daarnaast kan de prioriteit van de verwerking in de rapportwachtrij worden vastgesteld.

Om de schaduw- en prioriteitsdruk voor rapporten in te richten, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Administrator.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Rapport uit.
Voer de actie Lijst bewerken in de menubalk uit.
Selecteer de optie voor het veld Schaduwdruk, als het rapport door handmatige uitvoering gearchiveerd moet worden.
Selecteer de optie voor het veld Schaduwdruk door proces, als het rapport door processen gearchiveerd moet worden.
Selecteer de optie voor het veld Rapportprioriteit, als het rapport met een hogere of lagere prioriteit verwerkt moet worden.
Selecteer de optie voor het veld Drukprioriteit, als het rapport met een hogere of lagere prioriteit verwerkt moet worden.
De schaduw- en prioriteitsdruk is nu voor de rapporten ingesteld.

Warning

Het is belangrijk dat er ook een gebeurtenis beschikbaar is voor de uitvoering van de schaduwdruk.

Inrichten van afdrukken bij gebeurtenis

Met de functie afdrukken bij gebeurtenis kunt u een rapport via de Document Central-rapportwachtrij archiveren, zodra het door het systeem wordt afgedrukt. Met deze functie kunt u elk rapport archiveren zonder de rapportcode te hoeven uitbreiden.

Om de functie "Afdrukken bij gebeurtenis" te activeren, gaat u als volgt te werk:

Navigeer via de rol Document Central - Administrator.
Klik in de multifunctionele balk op Instellen en voer de actie Rapport uit.
Voer in de multifunctionele balk de actie Lijst bewerken uit.
Vink het selectievakje Afdrukken bij gebeurtenis aan voor het betreffende rapport.
Het rapport wordt nu via de Document Central-rapportwachtrij gearchiveerd, zodra het uit het systeem wordt afgedrukt.

Inrichten van rapportinstellingen

Voor sommige rapporten moeten instellingen worden geconfigureerd. Deze instellingen kunnen vooraf gedefinieerd worden en worden op het rapport toegepast tijdens processen zoals het boeken.

Om de rapportinstellingen in te richten, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Administrator.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Rapport uit.
Markeer het rapport en voer de actie Rapportinstellingen instellen in de menubalk uit.
Geef de instellingen voor het rapport op en klik op OK.
De instellingen zijn nu voor het rapport vastgelegd.

Inrichten van versiebeheer voor een rapport

Als een rapport al in de repository is geüpload, worden er geen extra kopieën van het rapport geüpload. Om ervoor te zorgen dat elke uitvoering van het rapport via de rapportwachtrij in de repository wordt geüpload, moet versiebeheer worden geactiveerd.

Om versiebeheer voor rapporten te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Administrator.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Rapporten uit.
Voer de actie Lijst bewerken in de menubalk uit.
Vink het selectievakje Versiebeheer aan voor het specifieke rapport.
Het versiebeheer is nu voor de rapporten geactiveerd.

Inrichten van briefpapier

Als het rapport zonder bedrijfsbriefhoofd en -voetregel wordt aangemaakt, is het mogelijk om een briefpapier-sjabloon toe te voegen voordat de PDF in de repository wordt geüpload.

Om een briefpapier voor een rapport toe te voegen, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Administrator.
Klik op Instellingen in de menubalk en voer de actie Rapporten uit.
Markeer het rapport en voer de actie PDF-briefpapier importeren in de menubalk uit.
Het selectievakje briefpapier wordt geactiveerd wanneer de PDF succesvol is geüpload.

Inrichting van Reprint On Processing

De record moet op het moment van verwerking via de archiefwachtrij aanwezig zijn. Het wordt niet aanbevolen om deze instelling voor tijdelijke documenten te activeren. Het PDF-rapport wordt aangemaakt zodra de archiefwachtrij de invoer verwerkt heeft.

Zo activeert u "Reprint On Processing":

Navigeer met de rol Document Central - Administrator.
Klik in de menubalk op Instellingen en voer de actie Rapport uit.
Voer in de menubalk de actie Lijst bewerken uit.
Vink het selectievakje Reprint On Processing aan voor het betreffende rapport.
De PDF wordt nu via de archiefwachtrij aangemaakt.

Warning

Wijzigingen aan gegevens zoals bijvoorbeeld het bedrijfslogo of stamgegevens moeten niet worden aangebracht als er nog niet verwerkte invoeren in de archiefwachtrij zijn waarvoor geen PDF direct is gegenereerd.

Inrichten van aangepaste rapportlay-outs

In Microsoft Business Central versie 18 heeft Microsoft de documentlay-outfunctie op klant- en leveranciersniveau toegevoegd. Deze aangepaste lay-outs kunnen worden gebruikt bij het afdrukken/verzenden van het rapport. De documentlay-out is normaal gesproken een anders gestructureerde versie van het document.

Om het gebruik van de in de stamgegevens gedefinieerde aangepaste rapportlay-outs voor de schaduwdruk in te richten, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Administrator.
Klik op Toewijzing in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-code die met de e-mailmapping geconfigureerd moet worden.
Navigeer naar het gedeelte Veldtoewijzing.
Selecteer het veld van de primaire sleutel van de stamgegevens (meestal klant of leverancier) en geef het stamdatentype in het veld Rapportlay-out gebruiken van op.
De rapportlay-outs worden nu gebruikt van het klant-/leverancier-nr. dat in het bronbewijs is gedefinieerd.

Info

Het is niet mogelijk om beide standaardwaarden (Klant/Leverancier) in de veldtoewijzing in te stellen. Bij het afdrukken van het rapport wordt alleen de afgedrukte lay-out in Document Central gearchiveerd. Bij het boeken/converteren van een document worden alle geconfigureerde documentlay-outs achter de respectieve stamgegevens (meestal klant of leverancier) in Document Central gearchiveerd.

Instelling van de rapportinrichting

Instelling	Optie	Gevolg
Dubbele afdruk	Altijd	Altijd wanneer iets wordt afgedrukt, wordt het Afgedrukte naar de repository overgedragen.
	Optioneel	Het systeem vraagt of er een overdracht naar de repository moet plaatsvinden.
	Nooit	Er vindt geen overdracht naar de repository plaats.
Dubbele afdruk bij documentomzetting	Altijd	Het rapport wordt bij boekingen altijd in de repository opgeslagen.
	Optioneel	Het systeem vraagt of er bij de boeking een overdracht naar de repository moet plaatsvinden.
	Nooit	Het rapport wordt nooit bij het boeken naar de repository overgedragen.
Documentprioriteit, drukprioriteit	Laag	Instellen van de prioriteit "Laag". Geeft aan met welke prioriteit een archiefwachtrij-item moet worden afgehandeld wanneer het wordt aangemaakt.
	Normaal	Instellen van de prioriteit "Normaal". Dit zorgt ervoor dat het archiefwachtrij-item sneller wordt afgehandeld en dus sneller in het archiefsysteem wordt opgeslagen.
	Hoog	Instellen van de prioriteit "Hoog". Hierdoor wordt het item met voorrang verwerkt en sneller in het archiefsysteem opgeslagen.