Rapporten instellen

Rapporten kunnen automatisch worden gearchiveerd wanneer ze als PDF worden aangemaakt of wanneer ze worden afgedrukt. Het is ook mogelijk om rapporten automatisch te archiveren wanneer een proces, zoals boeken, wordt uitgevoerd. Daarnaast gebruikt Document Central de documentlay-outfunctie op klant- en leveranciersniveau. Deze aangepaste lay-outs kunnen worden gebruikt bij het afdrukken of verzenden van het rapport. De documentlay-out is doorgaans een anders gestructureerde versie van het document.

Rapportenlijst instellen met automatisch invullen

Om het instellen van rapporten te vereenvoudigen, kunnen bekende rapporten worden geïmporteerd uit de rapportselectie.

Om de rapportenlijst te vullen vanuit de rapportselectie, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Beheerder.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Rapport uit.
Voer de actie Rapporten ophalen uit rapportselectie uit in de menubalk.
De gedefinieerde rapporten uit de rapportselectie worden toegevoegd.

Info

Rapporten kunnen ook handmatig worden toegevoegd. Het rapport-ID moet worden ingevoerd in het veld Rapport ID.

Inhoudstypen instellen voor rapporten

Het inhoudstype voor het opslaan van het rapport kan voor elk rapport in de rapportenlijst worden gedefinieerd.

Om inhoudstypen voor rapporten te definiëren, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Beheerder.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Rapport uit.
Voer de actie Lijst bewerken uit in de menubalk.
Selecteer het inhoudstype in het veld Inhoudstype voor het specifieke rapport.
De rapporten worden nu opgeslagen met de gedefinieerde inhoudstypen.

Inhoudstypen instellen voor barcode retourdocumenten

In de rapportenlijst kunt u het inhoudstype definiëren dat moet worden gebruikt voor de barcode wanneer een barcode aan elk rapport wordt toegevoegd.

Om het inhoudstype voor een barcode te definiëren, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Beheerder.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Rapport uit.
Voer de actie Lijst bewerken uit in de menubalk.
Klik op de Rapport ID die moet worden geconfigureerd met het barcode-inhoudstype.
Selecteer een inhoudstype in het veld Barcode-inhoudstype.
De barcode krijgt nu het gedefinieerde inhoudstype.

Rapport bestandsnaamwaarde instellen

Het aangemaakte rapportbestand krijgt een bestandsnaam die kan worden gewijzigd via de instelling van de rapportbestandsnaam. De volledige naam volgt het formaat: Nr. - Rapport Bestandsnaam - Rapport Lay-out Code. De rapportbestandsnaamwaarde wordt ingevuld vanuit de rapportinstellingen, maar kan indien nodig worden vervangen.

Om de rapportbestandsnaamwaarde te vervangen, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Beheerder.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Rapport uit.
Voer de actie Lijst bewerken uit in de menubalk.
Specificeer de waarde van de rapportbestandsnaam in het veld Rapport Bestandsnaam.
De waarde Rapport Bestandsnaam zal nu worden vervangen in de volledige naam: Nr. - Rapport Bestandsnaam - Rapport Lay-out Code.

Schatten afdrukken en prioriteit instellen

Schaduwen afdrukken kan worden geactiveerd voor elk rapport in de rapportenlijst. Bovendien kan de prioriteit van de verwerking in de rapportwachtrij worden ingesteld.

Om schaduwen afdrukken en prioriteit voor rapporten in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Beheerder.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Rapport uit.
Voer de actie Lijst bewerken uit in de menubalk.
Selecteer de optie voor het veld Schaduw Afdrukken als het rapport moet worden gearchiveerd door handmatige uitvoering.
Selecteer de optie voor het veld Schaduw Afdrukken via Proces als het rapport moet worden gearchiveerd door procesevaluatie.
Selecteer de optie voor het veld Rapport Prioriteit als het rapport met een hogere of lagere prioriteit moet worden verwerkt.
Selecteer de optie voor het veld Afdruk Prioriteit als het rapport met een hogere of lagere prioriteit moet worden verwerkt.
De schaduwafdrukken en de prioriteit zijn nu ingesteld voor de rapporten.

Warning

Het is belangrijk dat er ook een evenement beschikbaar is voor de uitvoering van het schaduw afdrukken.

Rapportinstellingen configureren

Voor sommige rapporten moeten instellingen worden geconfigureerd. Deze instellingen kunnen vooraf worden gedefinieerd en worden toegepast op het rapport tijdens processen zoals boeken.

Om de rapportinstellingen te configureren, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Beheerder.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Rapport uit.
Markeer het rapport en voer de actie Rapportinstellingen instellen uit in de menubalk.
Specificeer de instellingen voor het rapport en klik op OK.
De instellingen zijn nu ingesteld voor het rapport.

Versiebeheer instellen voor een rapport

Als een rapport al is geüpload naar de repository, worden er geen extra kopieën van het rapport geüpload. Om ervoor te zorgen dat elke uitvoering van het rapport wordt geüpload naar de repository via de rapportwachtrij, moet versiebeheer worden ingeschakeld.

Om versiebeheer voor rapporten in te schakelen, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Beheerder.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Rapporten uit.
Voer de actie Lijst bewerken uit in de menubalk.
Schakel het selectievakje Versiebeheer in voor het specifieke rapport.
Het versiebeheer is nu ingeschakeld voor de rapporten.

Briefpapier instellen

Als het rapport wordt gegenereerd zonder de bedrijfsheader en voettekst, is het mogelijk om een briefpapiersjabloon toe te voegen voordat de PDF wordt geüpload naar de repository.

Om briefpapier toe te voegen aan een rapport, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Beheerder.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Rapporten uit.
Markeer het rapport en voer de actie PDF Briefpapier importeren uit in de menubalk.
Het selectievakje Briefpapier wordt geactiveerd wanneer de PDF succesvol is geüpload.

Verwerking via rapportwachtrij instellen

Als een rapport tijdens het boeken moet worden geüpload naar de repository via de rapportwachtrij, wordt het PDF-bestand gegenereerd tijdens het boekingsproces. Om de PDF-creatie van het boekingsproces te ontlasten, kan de PDF worden gegenereerd via de rapportwachtrij.

Om de verwerking via de rapportwachtrij te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Beheerder.
Klik op Instelling in de menubalk en voer de actie Rapport uit.
Voer de actie Lijst bewerken uit in de menubalk.
Schakel het selectievakje Verwerken via Rapportwachtrij in voor het specifieke rapport.
De PDF wordt nu gegenereerd via de rapportwachtrij.

Warning

Deze optie kan alleen worden gebruikt wanneer de bronbestemming is opgegeven terwijl de rapportwachtrij het item verwerkt.

Aangepaste Rapportlay-outs instellen

In Microsoft Business Central Versie 18 heeft Microsoft de documentlay-outfunctie toegevoegd op klant- en leveranciersniveau. Deze aangepaste lay-outs kunnen worden gebruikt bij het afdrukken/verzenden van het rapport. De documentlay-out is meestal een anders gestructureerde versie van het document.

Om het gebruik van de aangepaste rapportlay-outs die in de stamgegevens zijn gedefinieerd voor schaduw afdrukken in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer via de rol Document Central - Beheerder.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mappingcode die moet worden geconfigureerd met de e-mailmapping.
Navigeer naar de sectie Veldmapping.
Selecteer het veld van de primaire sleutel van de stamgegevens (meestal Klant of Leverancier) en specificeer het type stamgegevens in het veld Gebruik Rapportlay-out van.
De rapportlay-outs worden nu gebruikt vanuit de Klant/Leverancier Nr. die is gedefinieerd in de bronvermelding.

Info

Het is niet mogelijk om beide (Klant/Leverancier)