Instellen van Metagegevensbeheer

Metagegevensbeheer stelt u in staat om handmatig metadata toe te voegen of te selecteren uit vooraf gedefinieerde waarden. De geconfigureerde metadata worden weergegeven naast de metadata die via mapping zijn geconfigureerd. Metagegevenswaarden uit de mapping kunnen niet worden gewijzigd of aangepast.

Metagegevensbeheer Matrix

Metagegevens kunnen worden weergegeven voor specifieke gevallen door configuratie in het metagegevensbeheer. De volgende matrix beschrijft de mogelijke configuraties.

Metagegevensnaam	Documentbibliotheekcode	Naam van het Inhoudstype	Beschrijving
			De geselecteerde metadata in het veld Metagegevensnaam worden weergegeven voor elke documentbibliotheek en elk inhoudstype.
			De geselecteerde metadata in het veld Metagegevensnaam worden weergegeven voor de opgegeven documentbibliotheek in het veld Documentbibliotheekcode en alle inhoudstypen die aan de documentbibliotheek zijn toegewezen.
			De geselecteerde metadata in het veld Metagegevensnaam worden weergegeven voor de opgegeven documentbibliotheek in het veld Documentbibliotheekcode en het opgegeven inhoudstype in het veld Naam van het Inhoudstype. Alleen inhoudstypen uit de geselecteerde documentbibliotheek kunnen worden gekozen.
			De geselecteerde metadata in het veld Metagegevensnaam worden weergegeven voor het opgegeven inhoudstype in het veld Naam van het Inhoudstype en alle documentbibliotheken waar het inhoudstype ook aan is toegewezen.

Definieer als verplicht veld

Om een metadata als verplicht veld te definiëren, volgt u deze stappen:

1. Navigeer door het DMS by Simova - Beheerder rolcentrum.
2. Klik op Repository in de menubalk en voer de actie Metagegevensbeheer uit.
3. Voer de actie Lijst bewerken uit in de menubalk.
4. Vink het selectievakje Verplicht veld aan voor de metadata die een verplichte invoer vereist.
5. Het metagegevensveld moet na de instelling worden ingevuld.

Metadata voor specifieke groepen beperken

Om een metadata voor een groep te beperken, volgt u deze stappen:

1. Navigeer door het DMS by Simova - Beheerder rolcentrum.
2. Klik op Repository in de menubalk en voer de actie Metagegevensbeheer uit.
3. Voer de actie Lijst bewerken uit in de menubalk.
4. Selecteer de groep in het veld Toegang beperken tot voor de metadata die voor een groep moet worden beperkt.
5. Het metagegevensveld wordt na de instelling beperkt voor de opgegeven groep.

Warning

Zorg ervoor dat de leden van de groep de juiste zijn.

Metadatasjablonen maken en inschakelen

Om metadatasjablonen toe te voegen, volgt u deze stappen:

1. Navigeer door het DMS by Simova - Beheerder rolcentrum.
2. Klik op Repository in de menubalk en voer de actie Metagegevensbeheer uit.
3. Voer de actie Lijst bewerken uit in de menubalk.
4. Vink het selectievakje Metadatasjablonen inschakelen aan voor de metadata waar ook metadatasjablonen aan moeten worden toegevoegd.
5. Het gebied Metadatasjablonen wordt weergegeven.
6. Voeg de sjablonen toe in het veld Waarde.
7. De waarden zijn beschikbaar voor selectie voor de metadata.

Info

Een sjabloonwaarde kan worden ingesteld als een vooraf gedefinieerde waarde met het selectievakje Standaardwaarde. Het selectievakje Vast kan worden geactiveerd als een sjabloonwaarde voor een metadata moet worden gedefinieerd. Bovendien kan een sjabloonwaarde voor de stille drop worden ingesteld via het selectievakje Vaste waarde stille drop als bestanden en documenten via stille drop aan DMS by Simova worden toegevoegd.