Metadata instellen

Metadata vertegenwoordigen de attributen van documenten en worden toegewezen aan inhoudstypen. Metadata moeten vóór de inhoudstypen worden aangemaakt. Document Central ondersteunt verschillende soorten metadata, waaronder tekst, geheel getal, Boolean, DateTime, nummer en GUID. Het type definieert de invoermogelijkheden voor de metadatawaarden.

Metadata aanmaken

Metadata moeten voor alle repository-types worden gedefinieerd en dienen om relevante eigenschappen van een document in de repository op te slaan.

Om metadata aan te maken, volgt u deze stappen:

1. Navigeer door het Document Central - Administrator rolencentrum.
2. Klik op Repository-instelling in de ribbon-bar en voer de actie Metadata uit.
3. Voer de naam van de metadata in door een betekenisvolle naam in het veld Weergavenaam in te voeren.
4. Kies het Type van de metadata.

Warning

Zorg ervoor dat het juiste type metadata is geselecteerd.

Metadata aan een inhoudstype toevoegen

Om metadata na het aanmaken aan een inhoudstype toe te voegen, volgt u deze stappen:

1. Start in het Document Central Administrator rolencentrum.
2. Klik op Repository-instelling in de ribbon-bar en voer de actie Inhoudstype uit.
3. Kies het inhoudstype waaraan u metadata wilt toevoegen. U kunt ook alle inhoudstypen selecteren.
4. Klik in de menubalk op Configuratie en vervolgens op Alle metadata toevoegen.
5. Alternatief kunt u naar het inhoudstype springen en in het gedeelte Metadata de nieuwe metadata toevoegen.
6. De nieuw aangemaakte metadata wordt nu aan het inhoudstype toegevoegd.

Info

Om nieuw aangemaakte metadata te kunnen gebruiken, moeten ze worden gepubliceerd als u SharePoint als repository gebruikt. Voor meer informatie, zie SharePoint-publicatie.

Metadata indexeren

Document Central biedt de mogelijkheid om metadata te indexeren. Geïndexeerde metadata worden direct in de documentvermelding opgeslagen, naast de aparte metadata-tabel. Dit leidt tot aanzienlijke prestatievoordelen bij het doorzoeken van metadata en maakt het ook mogelijk om metadata-kolommen direct in de paginaweergave weer te geven.

Important

Alleen geïndexeerde metadata worden weergegeven in het Datagrid, in de documentzoekfunctie en in de paginaweergave van de documentvermeldingen.

Info

Er kunnen tot 25 metadata-velden worden geïndexeerd:
- 2 datum metadata-velden
- 2 DateTime metadata-velden
- 21 andere metadata-velden van willekeurig type

Zo indexeert u een metadata-veld

Volg de onderstaande stappen om een metadata-veld te indexeren:

1. Navigeer naar het Rollen­center „Document Central – Administrator“.
2. Klik in de ribbon-bar op Repository-instelling en voer de actie Metadata uit.
3. Kies het metadata-veld dat u wilt indexeren en klik in het gedeelte Indexering op Voorbereiden voor indexering.
4. Zodra de status verandert in Wachten op start, gebruikt u de actie Start indexering om het indexeren te starten.

Info

Zodra de indexering is gestart, kunt u de voortgang bekijken via de actie Toon/Verberg status.
U kunt meerdere metadata-velden tegelijk selecteren.
Als de indexering wordt gestopt, heeft dit echter invloed op alle metadata-velden die met een selectie zijn gestart.

Geïndexeerde metadata verwijderen

Bij het verwijderen van indexen zijn er drie opties beschikbaar:

• Verwijder volledige index
  Verwijdert de geïndexeerde velden uit de documentvermeldingen en verwijdert de indexconfiguratie uit de metadata.

• Verwijder index en behoud configuratie van de metadata
  Verwijdert de geïndexeerde velden uit de documentvermeldingen, maar behoudt de indexconfiguratie in de metadata.
  De indexeringsstatus wordt eenvoudig gereset.

• Behoud index op de documentvermeldingen
  Reset alleen de indexeringsstatus in de metadata, maar behoudt de index in de documentvermeldingen.
  Deze optie wordt aanbevolen als de indexering opnieuw moet worden uitgevoerd.

Zo verwijdert u een index:

1. Navigeer naar het Rollen­center „Document Central – Administrator“.
2. Klik in de ribbon-bar op Repository-instelling en voer de actie Metadata uit.
3. Kies het metadata-veld waarvan u de index wilt verwijderen en klik in het gedeelte Indexering op Verwijder index.

Zie ook

• Instelling van inhoudstypen