Metadata instellen

Metadata vertegenwoordigen de attributen van documenten en worden toegewezen aan inhoudstypen. Metadata moeten worden gemaakt voordat inhoudstypen worden gemaakt. Document Central ondersteunt verschillende soorten metadata, waaronder Tekst, Integer, Boolean, DateTime, Nummer en GUID. Het type definieert de invoeropties voor de metadatawaarden.

Metadata maken en publiceren

Metadata moeten worden gedefinieerd voor alle repositorytypen en worden gebruikt om relevante eigenschappen van een document in de repository op te slaan. Bij het maken van metadata voor SharePoint is het noodzakelijk om de metadata te publiceren. Voor Azure Blob Storage of Database is publiceren niet vereist en de publicatieactie zal niet zichtbaar zijn.

Volg deze stappen om metadata te maken en te publiceren:

1. Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
2. Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Metadata uit.
3. Specificeer de naam van de metadata door een betekenisvolle naam in te voeren in het veld Weergavenaam.
4. Selecteer het Type metadata.
5. Voer de actie Publiceer naar Repository uit in de lintbalk.
6. De metadata worden overgedragen naar de repository.
7. De metadata worden als Gepubliceerd gemarkeerd wanneer ze succesvol zijn overgedragen.

Warning

Zorg ervoor dat het juiste type metadata is geselecteerd. Houd er rekening mee dat het publiceren van metadata niet vereist is voor Azure Blob Storage en Database repositorytypen.

Publicatiestatus resetten

De publicatiestatus geeft aan of metadata al naar de repository zijn gepubliceerd. Het publiceren van metadata is alleen nodig voor de SharePoint-repository. In Document Central kan de status Gepubliceerd worden gereset, zodat de metadata opnieuw kunnen worden gepubliceerd. Als de metadata al in de repository bestaan, worden ze overgeslagen.

Volg deze stappen om de publicatiestatus voor metadata te resetten:

1. Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
2. Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Metadata uit.
3. Markeer de metadata die moeten worden gereset.
4. Voer de actie Status resetten uit in de lintbalk.
5. Het selectievakje Gepubliceerd wordt gereset.

Info

De metadata in de repository worden niet verwijderd wanneer de status wordt gereset. De opschoning moet handmatig worden uitgevoerd in SharePoint als een SharePoint-repository wordt gebruikt.

Metadata bijwerken vanuit de repository

Als de SharePoint-repository wordt gebruikt en er zijn al metadata aangemaakt, kunnen deze in Document Central worden geladen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als u een bestaande structuur vanuit SharePoint wilt laden.

Volg deze stappen om de bestaande metadata vanuit de repository te synchroniseren:

1. Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
2. Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Metadata uit.
3. Voer de actie Repository bijwerken uit in de lintbalk.
4. De metadata worden automatisch geladen vanuit de repository en toegevoegd aan de metadata-lijst.

Warning

Alleen metadata die aan een Document Central-categorie in de SharePoint-kolommen zijn toegevoegd, worden geladen.

Metagegevens indexeren

Document Central biedt de mogelijkheid om metagegevens te indexeren. Geïndexeerde metagegevens worden direct in het documentrecord opgeslagen, naast de aparte metagegevens-tabel. Dit zorgt voor aanzienlijke prestatieverbeteringen bij het zoeken naar metagegevens en maakt het mogelijk om metagegevenskolommen direct in de paginaweergave weer te geven.

Important

Alleen geïndexeerde metagegevens worden weergegeven in het datagrid, de documentzoekfunctie en de paginaweergave.

Info

Er kunnen maximaal 25 metagegevensvelden worden geïndexeerd:
- 2 velden van het type Date
- 2 velden van het type DateTime
- 21 overige velden van elk metagegevenstype

Een metagegevensveld indexeren

Volg deze stappen om een metagegevensveld te indexeren:

1. Ga naar het rolcentrum Document Central – Administrator.
2. Klik in het lint op Repository en voer de actie Metadata uit.
3. Selecteer het metagegevensveld dat u wilt indexeren en klik op Prepare for Indexing in de sectie Indexing.
4. Zodra de status Waiting for Start wordt weergegeven, gebruikt u de actie Start Indexing om het indexeren te starten.

Info

Zodra het indexeren is gestart, kunt u de voortgang bekijken via de actie Show/Hide Status.
U kunt meerdere metagegevensvelden tegelijk selecteren.
Het stoppen van het indexeerproces stopt echter het indexeren voor alle geselecteerde velden.

Geïndexeerde metagegevens wissen

Bij het wissen van indexen zijn er drie opties:

• Clear Full Index
  Verwijdert de geïndexeerde velden uit documentrecords en wist de indexconfiguratie in de metagegevens.

• Clear Index and Retain Configuration in Metadata
  Verwijdert de geïndexeerde velden uit documentrecords, maar behoudt de indexconfiguratie in de metagegevens.
  De indexstatus wordt alleen teruggezet.

• Retain Index on Document Entries
  Zet alleen de indexstatus in de metagegevens terug, maar behoudt de index in de documentrecords.
  Deze optie wordt aanbevolen als u de indexering opnieuw wilt uitvoeren.

Zo wist u een index:

1. Ga naar het rolcentrum Document Central – Administrator.
2. Klik in het lint op Repository en voer de actie Metadata uit.
3. Selecteer het metagegevensveld waarvan u de index wilt wissen en klik op Clear Indexes in de sectie Indexing.