Inrichting van Mappings

Mappings vormen de dataverbinding tussen een gebied in Business Central, een documentbibliotheek en de metadata. Per gebied kan slechts één mapping worden aangemaakt. De definitie van een mapping gebeurt via de documenttype-definitie. Zodra een mapping is aangemaakt, kunnen verschillende instellingen worden geconfigureerd, inclusief instellingen die het gedrag van de FactBox aanpassen.

Om een mapping aan te maken en aan een documentbibliotheek toe te wijzen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central – Administrator rolcentrum.
Selecteer Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Selecteer de actie Nieuw om een nieuwe mapping aan te maken.
Voer in het veld Code een unieke mapping-code in. De code kan bijvoorbeeld een afkorting van het gebied zijn waarvoor de mapping is ingesteld.
Geef in het veld Beschrijving een duidelijke en eenduidige beschrijving op die het doel van de mapping duidelijk maakt.
Selecteer in het veld Documentbibliotheekcode de juiste documentbibliotheekcode. Als er nog geen geschikte bibliotheek is, moet deze eerst worden aangemaakt.
Navigeer naar het tabblad Bron.
Voer in het veld Tabel de relevante tabel-ID of de tabelnaam in of selecteer deze.
Voer in het veld Pagina-ID de juiste pagina-ID of de paginanaam in of selecteer deze.
Voer in het veld Lijst-ID de juiste lijst-ID of de lijstnaam in of selecteer deze.
Navigeer naar het tabblad Veldmapping.
Voeg de gewenste mappings tussen Bronveld en Metadata-weergavenaam toe. Het bronveld komt uit de gedefinieerde Business Central-tabel, terwijl de metadata-weergavenaam uit de Document Central-instelling wordt geselecteerd.
Vink het selectievakje In query opnemen aan als het betreffende bronveld voor queries moet worden gebruikt. Dit zijn meestal volgnummer-velden.
Voer de actie Documenttype instellen uit.
Vink het selectievakje Uniek documenttype aan als er in de onderliggende tabel slechts één documenttype aanwezig is. Als er meerdere documenttypes bestaan, moet het documenttype worden gedefinieerd via een Tabelveld en de bijbehorende Waarde. In veel tabellen is er een documenttypeveld beschikbaar.

Alternatiefmapping instellen

Er kunnen documenttypes in Business Central zijn die in het bedrijfsproces worden gearchiveerd. Een alternatiefmapping moet in de oorspronkelijke documenttype-mapping worden ingesteld om een overeenkomst met het gearchiveerde documenttype te creëren.

Om een alternatiefmapping in de oorspronkelijke documenttype-mapping in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die met het alternatiefmapping moet worden geconfigureerd.
Selecteer een mapping-code in het veld Alternatieve mapping-code om een oorspronkelijke mapping met een andere mapping te koppelen.
Het alternatiefmapping is nu ingesteld.

Warning

Het is belangrijk dat alle mappings eerst worden aangemaakt. Het alternatiefmapping voor gearchiveerde gebieden moet pas daarna worden uitgevoerd.

Inhoudstypenlijst voor de Factbox instellen

Instellingen voor de Document Central FactBox kunnen ook in de mapping worden geconfigureerd. De FactBox bevat het DropZone-gebied, maar kan ook de inhoudstypen en hun aantal direct weergeven.

Om de inhoudstypenlijst voor de Factbox te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Inhoudstype-lijst activeren aan.
De inhoudstypen worden nu voor het mappinggebied weergegeven.

Info

De weergave van inhoudstypen is in de FactBox beperkt tot 10 inhoudstypen.

Bestandsnaam bij uploaden instellen

Documenten kunnen via de Document Central FactBox worden opgeslagen. Standaard wordt de bestandsnaam van het document overgenomen, maar deze kan handmatig worden ingesteld tijdens het opslaan.

Om de bestandsnaam bij het uploaden in te stellen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Bestandsnaam bij uploaden instellen aan.
De bestandsnaam kan nu bij het uploaden worden ingesteld.

Dwingen van metadata-sjablonen instellen

Als metadata-sjablonen in het metadata-beheer zijn ingesteld, kunnen vooraf gedefinieerde waarden verplicht worden gemaakt. In dit geval is het niet meer mogelijk om de sjablonen met aangepaste waarden te overschrijven.

Om metadata-sjablonen te dwingen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Metadata-sjablonen dwingen aan.
De metadata-sjablonen kunnen niet meer worden overschreven.

Documentengroepering instellen

Om documenten in een groep samen te voegen, gebruikt u de functie documentengroepering. De documentengroepering stelt u in staat om groeps-ID's te maken die aan verwante documenten kunnen worden toegewezen.

Om de groepering van documenten te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Groepering activeren aan.
Voer de nummerserie voor de documentengroepering in het veld Nummerreeks voor documentengroepering in.
De documentengroepering is nu voor het mappinggebied geactiveerd.

Documentenrelatie voor mappings instellen

Een documentenrelatie in Document Central is over het algemeen geactiveerd. Deze relatie kan voor elke mapping worden in- of uitgeschakeld. De omgekeerde documentenrelatie kan ook in- of uitgeschakeld worden.

Om de documentenrelatie voor mappings te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Documentenrelatie activeren aan om de normale documentenrelatie te activeren.
Vink het selectievakje Omgekeerde documentenrelatie verbieden aan om de omgekeerde documentenrelatie te verbieden.
De documentenrelatie is nu actief, en de omgekeerde documentenrelatie is nu gedeactiveerd.

Info

De omgekeerde documentenrelatie moet ook in de module-instelling worden geactiveerd. Deze moet alleen voor speciale toepassingsgevallen worden geactiveerd.

E-mail-mapping instellen

Relevante e-mailinformatie kan automatisch uit Outlook als metadata worden overgedragen wanneer e-mails uit Outlook in Document Central worden opgeslagen via drag & drop. Dit omvat de e-mailadressen en het onderwerp.

Om de e-mail-mapping aan te maken, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie E-mail-mapping uit.
Voer de e-mail-mapping-code in door een code in het veld Code in te voeren.
Selecteer het inhoudstype in het veld Inhoudstype naam.
Selecteer de metadata voor de afzendernaam in het veld Afzender veld.
Selecteer de metadata voor de afzender-e-mail in het veld Afzender-e-mail veld.
Selecteer de metadata voor de ontvangers in het veld Ontvanger veld.
Selecteer de metadata voor de informatie in het veld CC veld.
Selecteer de metadata voor het onderwerp in het veld Onderwerp veld.
De e-mail-mapping is nu ingesteld.

E-mail-mapping toewijzen

Een aangemaakte e-mail-mapping kan aan andere mappings worden toegewezen.

Om de e-mail-mapping toe te wijzen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die met de e-mail-mapping moet worden geconfigureerd.
Selecteer de aangemaakte e-mail-mapping in het veld E-mail-mapping-code.
De e-mail-mapping-metadata worden automatisch voor deze mapping opgeslagen, als een e-mail via drag & drop wordt ingevoegd.

Quickdrop instellen

De Quickdrop is een speciaal gebied in de Document Central FactBox. Wanneer Quickdrop is geactiveerd, worden tot drie extra opslaggebieden zichtbaar, zodat documenten snel kunnen worden opgeslagen zonder een inhoudstype of metadata te definiëren.

Om de Quickdrop te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die met de e-mail-mapping moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Quickdrop activeren aan.
Selecteer een inhoudstype in het veld Inhoudstype 1 om het eerste inhoudstype te definiëren.
Selecteer een inhoudstype in het veld Inhoudstype 2 om het tweede inhoudstype te definiëren.
Selecteer een inhoudstype in het veld Inhoudstype 3 om het derde inhoudstype te definiëren.
De Quickdrop is nu actief voor het mappinggebied.

E-mail-begleitdokumente instellen

Documenten kunnen via de Document Central FactBox worden opgeslagen. U kunt een selectievakje inschakelen om een document als e-mail-begleitdokument te markeren. Deze waarde kan in de Document Central for Dispatch-uitbreiding worden gebruikt om documenten te filteren die alleen als e-mailbijlagen relevant zijn.

Om e-mail-begleitdokumente te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Begleitdokumente activeren aan.
Selecteer een metadata in het veld Metadata voor e-mail-begleitdokumente.
Het selectievakje voor e-mail-begleitdokumente is nu actief voor het mappinggebied.

Note

De metadata moet van het type Boolean zijn. Het veld Begleitdokumente beperken tot maakt het mogelijk om het selectievakje zichtbaar te maken voor een gedefinieerde groep gebruikers.

Portaldokumente instellen

Documenten kunnen via de Document Central FactBox worden opgeslagen. U kunt een selectievakje inschakelen om een document als portal-begleitdokument te markeren. Deze waarde kan in de Document Central for Portals-uitbreiding worden gebruikt om documenten te filteren die alleen als portal-download relevant zijn.

Om portal-begleitdokumente te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Portal-begleitdokumente activeren aan.
Selecteer een metadata in het veld Metadata voor portal-begleitdokumente.
Het selectievakje voor portal-begleitdokumente is nu actief voor het mappinggebied.

Note

De metadata moet van het type Boolean zijn. Het veld Portal-begleitdokumente beperken tot maakt het mogelijk om het selectievakje zichtbaar te maken voor een gedefinieerde groep gebruikers.

Barcode FactBox instellen

Om willekeurige barcode-labels te kunnen afdrukken, moeten in de mappings instellingen en velden worden ingesteld en geactiveerd.

Om de Barcode FactBox te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die moet worden geconfigureerd.
Navigeer naar het tabblad Barcode-instellingen.
Vink het selectievakje Barcode FactBox activeren aan.
Vink het selectievakje Barcode-labelafdruk activeren aan.
Voer de nummerserie voor de barcode in het veld Barcode-nr. serie in.
Voer het barcode-type in het veld Barcode-type in.
Vink het selectievakje Altijd nieuwe barcode aanmaken aan als bij elke afdruk een andere barcode-ID moet worden gebruikt.
De Barcode FactBox is nu zichtbaar, en u kunt barcode-labels afdrukken met behulp van een actie in de FactBox.

Barcode-aanmaak bij boeken instellen

Als de Barcode FactBox is geactiveerd, kunnen barcode-invoeren automatisch worden gegenereerd wanneer een document wordt geboekt of geconverteerd.

Om de barcode-aanmaak bij boeken te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping-Code die met de e-mail-mapping moet worden geconfigureerd.
Vink het selectievakje Barcode-aanmaak bij boeken activeren aan.
Voer het barcode-inhoudstype in het veld Barcode-inhoudstype bij boeken in.
De barcode-aanmaak bij boeken is nu geactiveerd.

Inrichting van metadata in de mapping

Wanneer een document in Document Central wordt geüpload, kunnen metadata automatisch tijdens de upload worden toegewezen. Dit gebeurt door het maken van veldmappings. Hierbij wordt een bronveld uit de bijbehorende tabel aan een metadata-veld toegewezen, zodat de waarde van het bronveld in de metadata wordt geschreven.

Om metadata in de mapping te configureren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central – Administrator rolcentrum.
Klik in het lint op Mapping en voer de actie Mappings uit.
Selecteer de mapping Code die moet worden geconfigureerd en klik op Bewerken.
Navigeer naar de ingesloten lijst Veldmapping.
Maak een nieuwe invoer aan en geef het bronveld op waarvan de waarde in de metadata moet worden geschreven.
Selecteer het metadata-veld (via de weergavenaam) waarin de waarde wordt opgeslagen.

Info

Deze configuratie kan ook via de Dynamische Mapping worden uitgevoerd. In dit geval wordt de waarde niet uit een tabelveld, maar via een data-mapping geleverd.

Include in Query Metadata

De optie In query opnemen is een speciaal kenmerk dat ervoor zorgt dat de metadata in het documentnummer van de documentinvoer wordt opgenomen. Hierdoor wordt het geüploade document in een bepaald gebied uniek.

Voorbeeld: Het documentnummer voor Boekingen van verkoopfacturen is doorgaans de Factuurnr., omdat dit de primaire sleutel van de bijbehorende tabel is. Met deze configuratie worden de geüploade documenten per record opgeslagen, zodat weergave en versiebeheer mogelijk zijn. In dit geval zou het documentnummer de waarde uit de Factuurnr. van de geboekte verkoopfacturen zijn.

Om "In query opnemen" te activeren, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het Document Central – Administrator rolcentrum.
Klik in het lint op Mapping en voer de actie Mappings uit.
Selecteer de mapping Code die moet worden geconfigureerd.
Navigeer naar de ingesloten lijst Veldmapping.
Maak een nieuwe invoer aan of selecteer een bestaande.
Vink het veld In query opnemen aan.

Info

Er kunnen ook twee In query opnemen velden worden gedefinieerd. In dit geval wordt het documentnummer met een komma gescheiden.
Voorbeeld: In de Projecttaken tabel kunnen zowel de Taaknr. als de Projectnr. als In query opnemen velden worden gedefinieerd. Het resulterende documentnummer zou er dan bijvoorbeeld zo uitzien: "1000","PJ1000".

Met de In query opnemen volgorde wordt vastgesteld welke waarde eerst en welke daarna in het documentnummer verschijnt. De kleinste volgordewaarde wordt eerst ingesteld.

Warning

Het veld Documentnr. kan slechts 20 tekens opslaan. Dit kan problemen veroorzaken bij lange documentnummers.
Als er problemen optreden, neem dan contact op met de Simova Support. Een oplossing voor deze beperking wordt momenteel geëvalueerd.