Instellen van Mappings

Mappings vertegenwoordigen de datalink tussen een gebied in Business Central, een documentbibliotheek en de metadata. Er kan slechts één mapping per gebied worden gemaakt. De definitie van een mapping gebeurt via de documenttypedefinitie. Zodra een mapping is gemaakt, kunnen verschillende instellingen worden geconfigureerd, inclusief die welke het gedrag van de FactBox aanpassen.

Om een mapping te maken en toe te wijzen aan een documentbibliotheek, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Voer de actie Nieuw uit in de menubalk.
Specificeer de mappingcode door een code in te voeren in het veld Code.
Specificeer de mappingbeschrijving door een beschrijving in te voeren in het veld Beschrijving.
Selecteer een documentbibliotheekcode in het veld Documentbibliotheekcode om de mapping te koppelen aan een documentbibliotheek.
Specificeer de tabel door een tabel-ID/Naam in te voeren of te selecteren in het veld Tabel.
Specificeer de pagina door een pagina-ID/Naam in te voeren of te selecteren in het veld Pagina.
Specificeer de lijst door een lijst-ID/Naam in te voeren of te selecteren in het veld Lijst.
Voeg de Bronveld en Metadata Weergavenaam mapping toe in het register Veldmapping. Een veld uit de gedefinieerde Business Central-tabel wordt geselecteerd als het bronveld. De juiste metadata uit de DMS-configuratie wordt geselecteerd als de metadata weergavenaam.
Schakel het selectievakje Opnemen in query in voor het bronveld dat voor de query wordt gebruikt. Dit zijn meestal volgnummervelden in de tabel.
Voer de actie Documenttype instellen uit in de menubalk.
Het selectievakje Uniek documenttype moet worden ingeschakeld als er slechts één documenttype is in de gedefinieerde tabel. Als er meerdere documenttypen in de tabel zijn, moet de mapping worden gedefinieerd door een Tabelveld en de specifieke Waarde. In de meeste gevallen is er een documenttypeveld dat kan worden gebruikt om de bijbehorende waarde voor het documenttype te selecteren.
Het maken van de mapping is voltooid.

Alternatieve mapping instellen

Er kunnen documenttypen zijn in Business Central die worden gearchiveerd in de uitvoering van het bedrijfsproces. Een alternatieve mapping moet worden ingesteld in de oorspronkelijke documenttypemapping om een overeenkomst te creëren met het gearchiveerde documenttype.

Om een alternatieve mapping in te stellen op de oorspronkelijke documenttypemapping, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping Code die moet worden geconfigureerd met de alternatieve mapping.
Selecteer een mappingcode in het veld Alternatieve Mappingcode om een oorspronkelijke mapping te koppelen aan een andere mapping.
De alternatieve mapping is nu ingesteld.

Warning

Het is belangrijk dat alle mappings eerst worden gemaakt. De configuratie van alternatieve mappings voor gearchiveerde gebieden moet pas daarna worden uitgevoerd.

Gegevensmappings maken

Mappings vertegenwoordigen de datalink van een gebied in Business Central naar een documentbibliotheek en de metadata. Het is mogelijk om slechts één mapping per gebied te maken. De definitie van een mapping gebeurt via de documenttypedefinitie.

Om een gegevensmapping te maken, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Gegevensmapping uit.
Voer de actie Nieuw uit in de menubalk.
Specificeer de gegevensmappingcode door een code in te voeren in het veld Code.
Specificeer de gegevensmappingbeschrijving door een beschrijving in te voeren in het veld Beschrijving.
Specificeer de doeltafel in het veld Doeltafel, wat de oorspronkelijke tabel is.
Specificeer het doelveld in het veld Doelveld, wat het koppelingsveld in de oorspronkelijke tabel is.
Specificeer het type in het veld Type om de bron- en doelvelden met elkaar te verbinden.
Specificeer de brontafel in het veld Brontafel.
Specificeer het bronveld in het veld Bronveld, dat het doelveld koppelt.
Er kan een nieuwe regel worden gemaakt als er filters moeten worden toegepast. Het type FILTER of CONST kan worden gebruikt. De filterwaarde wordt gespecificeerd in het veld Veldfilter. De filter wordt toegepast op basis van de Brontafel en het Bronveld.
Er moet een nieuwe regel worden gemaakt en het selectievakje Nieuwe tabel moet worden ingeschakeld als u wilt doorgaan met een andere tabel. De vorige Brontafel is de nieuwe Doeltafel in de nieuwe regel.
Er moet een laatste regel worden gemaakt met het type RETURN in het veld Type. Deze laatste regel retourneert de waarde van het Bronveld.

Inhoudstype-lijst instellen voor de Factbox

Instellingen voor de Document Central FactBox kunnen ook in de mapping worden geconfigureerd. De FactBox bevat het DropZone-gebied, maar kan ook de inhoudstypen en hun aantal direct weergeven.

Om de inhoudstype-lijst voor de Factbox in te schakelen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping Code die moet worden geconfigureerd met de e-mailmapping.
Schakel het selectievakje Inhoudstype-lijst activeren in.
De inhoudstypen worden nu weergegeven voor het mappinggebied.

Info

De weergave van inhoudstypen is beperkt tot 10 inhoudstypen in de FactBox.

Bestandsnaam instellen bij uploaden

Documenten kunnen worden opgeslagen via de Document Central FactBox. Standaard wordt de bestandsnaam uit het document overgenomen, maar deze kan handmatig worden ingesteld tijdens het opslagproces.

Om de bestandsnaam in te stellen bij het uploaden, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping Code die moet worden geconfigureerd met de e-mailmapping.
Schakel het selectievakje Bestandsnaam instellen bij uploaden in.
De bestandsnaam kan nu worden ingesteld bij het uploaden.

Metadatamodellen afdwingen instellen

Als metadatamodellen zijn ingesteld in Metadata Management, kunnen vooraf gedefinieerde waarden verplicht worden gesteld. In dit geval is het niet langer mogelijk om de modellen te overschrijven met aangepaste waarden.

Om metadatamodellen af te dwingen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping Code die moet worden geconfigureerd met de e-mailmapping.
Schakel het selectievakje Metadatamodellen afdwingen in.
De metadatamodellen kunnen niet langer worden overschreven.

Documentengroepering instellen

Om documenten in een groep samen te vatten, gebruikt u de functie Documentengroepering. Documentengroepering stelt u in staat om groeps-ID's te maken die kunnen worden toegewezen aan gerelateerde documenten.

Om de groepering van documenten in te schakelen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping Code die moet worden geconfigureerd met de e-mailmapping.
Schakel het selectievakje Groepering activeren in.
Specificeer de nummerreeks voor documentengroepering in het veld Nummerreeks voor documentengroepering.
De documentengroepering is nu ingeschakeld voor het mappinggebied.

Documentrelatie voor mappings instellen

Een documentrelatie in Document Central is over het algemeen ingeschakeld. Deze relatie kan voor elke mapping worden in- of uitgeschakeld. De omgekeerde documentrelatie kan ook worden in- of uitgeschakeld.

Om de documentrelatie voor mappings in te schakelen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping Code die moet worden geconfigureerd met de e-mailmapping.
Schakel het selectievakje Documentrelatie activeren in om de normale documentrelatie in te schakelen.
Schakel het selectievakje Omgekeerde documentrelatie verbieden in om de omgekeerde documentrelatie te verbieden.
De documentrelatie is nu actief en de omgekeerde documentrelatie is nu uitgeschakeld.

Info

De omgekeerde documentrelatie moet ook in de module-instelling worden geactiveerd. Het moet alleen worden ingeschakeld voor speciale gebruiksscenario's.

E-mailmapping instellen

Relevante e-mailinformatie kan automatisch vanuit Outlook als metadata worden overgedragen als e-mails vanuit Outlook worden opgeslagen in het DMS by Simova via slepen en neerzetten. Dit omvat de e-mailadressen en het onderwerp.

Om de e-mailmapping te maken, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie E-mailmapping uit.
Specificeer de e-mailmappingcode door een code in te voeren in het veld Code.
Selecteer het inhoudstype in het veld Naam van Inhoudstype.
Selecteer de metadata voor de naam van de afzender in het veld Afzenderveld.
Selecteer de metadata voor de e-mail van de afzender in het veld E-mailveld van afzender.
Selecteer de metadata voor de ontvangers in het veld Ontvangersveld.
Selecteer de metadata voor de CC-informatie in het veld CC-veld.
Selecteer de metadata voor het onderwerp in het veld Onderwerpveld.
De e-mailmapping is nu ingesteld.

E-mailmapping toewijzen

Een gemaakte e-mailmapping kan aan andere mappings worden toegewezen.

Om de e-mailmapping toe te wijzen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping Code die moet worden geconfigureerd met de e-mailmapping.
Selecteer de gemaakte e-mailmapping in het veld E-mailmappingcode.
De e-mailmappingmetadata wordt automatisch opgeslagen voor deze mapping in geval van slepen en neerzetten van een e-mail.

Quickdrop instellen

De Quickdrop is een speciaal gebied in de Document Central FactBox. Wanneer Quickdrop is ingeschakeld, worden tot drie extra opslaggebieden zichtbaar, waardoor documenten snel kunnen worden opgeslagen zonder een inhoudstype of metadata te definiëren.

Om de Quickdrop in te schakelen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping Code die moet worden geconfigureerd met de e-mailmapping.
Schakel het selectievakje Quickdrop activeren in.
Selecteer een inhoudstype in het veld Inhoudstype 1 om het eerste inhoudstype te definiëren.
Selecteer een inhoudstype in het veld Inhoudstype 2 om het tweede inhoudstype te definiëren.
Selecteer een inhoudstype in het veld Inhoudstype 3 om het derde inhoudstype te definiëren.
De Quickdrop is nu actief voor het mappinggebied.

E-mailbegeleidende documenten instellen

Documenten kunnen worden opgeslagen via de Document Central FactBox. U kunt een selectievakje activeren om een document als e-mailbegeleidende document te markeren. Deze waarde kan worden gebruikt in de Document Central for Dispatch-extensie om documenten te filteren die alleen relevant zijn als e-mailbijlagen.

Om e-mailbegeleidende documenten in te schakelen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping Code die moet worden geconfigureerd met de e-mailmapping.
Schakel het selectievakje Begeleidende documenten inschakelen in.
Selecteer een metadata in het veld Metadata voor e-mailbegeleidende documenten.
Het selectievakje voor e-mailbegeleidende documenten is nu actief voor het mappinggebied.

Note

De metadata moet van het type Boolean zijn. Het veld Beperken van begeleidende documenten tot maakt het mogelijk om het selectievakje zichtbaar te maken voor een gedefinieerde groep gebruikers.

Portaalbegeleidende documenten instellen

Documenten kunnen worden opgeslagen via de Document Central FactBox. U kunt een selectievakje activeren om een document als portaalbegeleidende document te markeren. Deze waarde kan worden gebruikt in de Document Central for Portals-extensie om documenten te filteren die alleen relevant zijn als portaaldownload.

Om portaalbegeleidende documenten in te schakelen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping Code die moet worden geconfigureerd met de e-mailmapping.
Schakel het selectievakje Portaalbegeleidende documenten inschakelen in.
Selecteer een metadata in het veld Metadata voor portaalbegeleidende documenten.
Het selectievakje voor portaalbegeleidende documenten is nu actief voor het mappinggebied.

Note

De metadata moet van het type Boolean zijn. Het veld Beperken van portaalbegeleidende documenten tot maakt het mogelijk om het selectievakje zichtbaar te maken voor een gedefinieerde groep gebruikers.

FactBox met barcode instellen

Om een barcodelabel af te drukken, zijn er instellingen en velden in de mappings die u moet instellen en activeren.

Om de FactBox met barcode in te schakelen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping Code die moet worden geconfigureerd met de e-mailmapping.
Schakel het selectievakje FactBox met barcode activeren in.
Schakel het selectievakje Afdrukken van barcodelabels activeren in.
Specificeer de nummerreeks voor de barcode in het veld Barcode nr. reeks.
Specificeer het barcodetype in het veld Barcodetype.
Schakel het selectievakje Altijd een nieuwe barcode maken in als een andere barcode-ID moet worden gebruikt bij het afdrukken.
De FactBox met barcode is nu zichtbaar en u kunt barcodelabels afdrukken met behulp van een actie in de FactBox.

Barcode aanmaken bij boeken instellen

Als de FactBox met barcode is ingeschakeld, kunnen barcode-items automatisch worden gegenereerd wanneer een document wordt geboekt of geconverteerd.

Om de barcode aanmaak bij boeken in te schakelen, volgt u deze stappen:

Navigeer naar het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
Klik op Mapping in de menubalk en voer de actie Mappings uit.
Klik op de mapping Code die moet worden geconfigureerd met de e-mailmapping.
Schakel het selectievakje Barcode aanmaken bij boeken activeren in.
Specificeer het barcodetype in het veld Barcode inhoudstype bij boeken.
De barcode aanmaak bij boeken is nu geactiveerd.