Documentherinnering instellen

Documentherinneringen maken geautomatiseerde meldingen mogelijk voor belangrijke documentacties of deadlines, zodat gebruikers tijdig op de hoogte zijn van specifieke documentgerelateerde taken. Met deze functie kunnen beheerders een herinneringscatalogus instellen en e-mailsjablonen configureren om de benodigde meldingen te versturen.

Herinneringscatalogus

De Herinneringscatalogus is een van de fundamenten van de Document Herinnering setup, omdat het de herinneringen organiseert en beheert. Volg de onderstaande stappen om de Herinneringscatalogus aan te maken en te configureren.

Stappen om een Herinneringscatalogus aan te maken:

Navigeer naar Document centraal - Herinneringscatalogus.
Klik op Nieuw om een nieuwe catalogus aan te maken.
Definieer de Herinneringscatalogus:
- Code: Voer een beschrijvende naam in voor de herinnering (bijv. “Betaling”).
- Beschrijving: Geef een korte beschrijving om het doel van de herinnering aan te geven.
- Optioneel: Uitschakelen**: Geeft aan of de catalogus op dit moment bruikbaar is.
Bepaal de Catalogusregels van de herinnering:
- Beschrijving: Voer een beschrijving in voor de herinnering (bijvoorbeeld “Dringend”).

Info

De catalogusregels voor herinneringen zijn de feitelijke beschrijvingen van de herinneringen die worden verzonden.

Elk veld van een specifieke en reeds aangemaakte herinneringscatalogusregel kan worden bewerkt.

Het is mogelijk om meerdere herinneringscatalogusregels voor één catalogus te hebben.

Tips:

Naamconventies: Gebruik duidelijke en beschrijvende namen om verwarring te voorkomen, vooral als er meerdere herinneringen zijn.

E-mailsjablonen voor herinneringen configureren

E-mailsjablonen voor herinneringen maken aangepaste berichten mogelijk in Reminder-Email, zodat gebruikers specifieke informatie krijgen over hun documenttaken.

Stappen om e-mailsjablonen in te stellen:

Navigeer naar Document centraal - E-mailherinneringssjablonen.
Kies een van de twee mogelijke sjablonen:
- Gemaakt: Dit sjabloon wordt gebruikt voor herinneringen die eenmalig worden verstuurd.
- Terugkerend: Dit sjabloon wordt gebruikt voor herinneringen die terugkerend zijn, indien ingeschakeld binnen het aanmaken van de herinnering.
Sjablooninhoud definiëren:
Onderwerplijn: Geef een duidelijk onderwerp dat het doel van de herinnering weergeeft (bijv. “Komende vervaldatum document - Terugkerend”).
Inhoud bericht**:
- Gebruik de statische plaatshouders:
  - %1: De naam van de ontvanger van de herinnering.
  - %2: Geeft informatie over de Reminder in deze vorm:
    - o Bestandsnaam: 103250 - Herinnering - 2024-08-16.pdf
    - o Beschrijving: ABC
    - o Documentnummer: 103222
    - o Herinnering Datum: 11/14/24 09:12 AM
  - %3: De link naar de herinnering die is verzonden.

info Optioneel: Met de actie “Standaardsjablonen invoeren” kun je standaardsjablonen voor de herinneringse-mails importeren.

Anders kan een sjabloon in .htm-formaat worden geüpload via de actie “Importeren”, maar ook het opgeslagen sjabloon kan worden geëxporteerd.

Extra instelling: Herinnering

In de Reminder Settings sectie van de Module Setup, hebben beheerders de optie om een functie in te schakelen die voorafgaande goedkeuring vereist voordat herinneringen worden verzonden. Dit is de zogenaamde herinneringcontrole. Deze herinneringen moeten worden goedgekeurd of afgekeurd door een Document Central-beheerder en kunnen daarna zelfs opnieuw worden verzonden door de maker van de herinnering. Deze herinneringen moeten vervolgens worden beheerd op de pagina Document Central - Herinneringscontrole.