Instellen van Documentbibliotheken

Documentbibliotheken vertegenwoordigen de opslaglocatie van documenten. Inhoudstypen worden toegevoegd aan documentbibliotheken. Documenten kunnen vervolgens worden opgeslagen in de documentbibliotheek met de beschikbare inhoudstypen. Documentbibliotheken kunnen meerdere keren worden gebruikt voor verschillende gebieden. Het wordt echter aanbevolen om voor elk gebied een aparte documentbibliotheek te maken.

Documentbibliotheek maken en publiceren

Documentbibliotheken moeten worden gedefinieerd voor alle repositorytypen en worden gebruikt om de documenten op te slaan. Bij het maken van documentbibliotheken voor SharePoint is het noodzakelijk om deze te publiceren. Voor Azure Blob Storage of Database is publiceren niet vereist en de publicatieactie zal niet zichtbaar zijn.

Volg deze stappen om een documentbibliotheek te maken en te publiceren:

Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Documentbibliotheken uit.
Voer de actie Nieuw uit in de lintbalk.
Specificeer de code van de documentbibliotheek door een code in te voeren in het veld Code.
Selecteer een standaardinhoudstype in het veld Standaard Inhoudstype.
Activeer het selectievakje Cyclus Activeren.
Activeer het selectievakje Versiebeheer.
Voeg meer inhoudstypen toe aan de lijst Inhoudstypen.
Voer de actie Publiceren naar Repository uit in de lintbalk.
De documentbibliotheek en de toegewezen inhoudstypen worden overgedragen naar de repository.
De documentbibliotheek en de toegewezen inhoudstypen worden gemarkeerd als Gepubliceerd wanneer deze succesvol zijn overgedragen.

Publicatiestatus resetten

Sommige instellingen kunnen niet worden aangepast voor een documentbibliotheek in de gepubliceerde staat. Bovendien is het soms nodig om een documentbibliotheek opnieuw te publiceren. Het resetten van de publicatiestatus helpt in dit geval. De volgende stappen moeten worden voltooid om de publicatiestatus voor een documentbibliotheek en de toegewezen inhoudstypen te resetten. Het publiceren van inhoudstypen is alleen nodig voor de SharePoint-repository. In Document Central kan de status "Gepubliceerd" worden gereset, waardoor de documentbibliotheek opnieuw kan worden gepubliceerd. Als de documentbibliotheek al in de repository bestaat, wordt deze overgeslagen.

Volg deze stappen om de publicatiestatus voor een documentbibliotheek te resetten:

Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Documentbibliotheken uit.
Markeer de documentbibliotheek die moet worden gereset in de lijst Documentbibliotheken.
Voer de actie Status Resetten uit in de lintbalk.
Het selectievakje Gepubliceerd wordt gereset voor de documentbibliotheek en het toegewezen inhoudstype.

Info

De documentbibliotheek en de inhoudstypen worden niet verwijderd in de repository wanneer de status wordt gereset.

Documentbibliotheek verwijderen

Als een documentbibliotheek volledig moet worden verwijderd, is het mogelijk om de documentbibliotheek te verwijderen vanuit Document Central voor het SharePoint-repositorytype.

Volg deze stappen om een documentbibliotheek te verwijderen:

Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Documentbibliotheken uit.
Markeer de documentbibliotheek die moet worden verwijderd in de lijst Documentbibliotheken.
Voer de actie Alle gegevens uit repository verwijderen uit in de lintbalk.
Er verschijnt een bericht waarin wordt gevraagd of u echt alle gegevens in de documentbibliotheek wilt verwijderen. Dit verwijdert ook alle gerelateerde items aan deze documentbibliotheek in de documentinvoer. Klik op Ja.
De documentbibliotheek wordt uit de repository verwijderd en de documentinvoeren worden verwijderd uit de documentinvoer. Het selectievakje Gepubliceerd wordt gereset voor de documentbibliotheek en het toegewezen inhoudstype.

Info

De documentbibliotheek blijft in de configuratie staan. Het documentbibliotheekrecord kan worden verwijderd met behulp van de standaard verwijderactie van Business Central.

Documentbibliotheek bijwerken vanuit de repository

Als de SharePoint-repository wordt gebruikt en er al documentbibliotheken zijn aangemaakt, kunnen deze in Document Central worden geladen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als u een bestaande structuur vanuit SharePoint wilt laden.

Volg deze stappen om de bestaande inhoudstypen vanuit de repository te synchroniseren:

Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Documentbibliotheken uit.
Voer de actie Repository Bijwerken uit in de lintbalk.
Het inhoudstype wordt automatisch geladen vanuit de repository en toegevoegd aan de lijst met inhoudstypen.

Warning

Alleen inhoudstypen die aan een DMS-categorie in de SharePoint-kolommen zijn toegevoegd, worden geladen.

Index instellen

SharePoint heeft een beperking van 5000 elementen in de lijstweergave. Om deze beperking te omzeilen, moet een index worden ingesteld voor het veld Opnemen in Query van de toegewezen mapping. Document Central biedt een actie om de index automatisch in de documentbibliotheek in te stellen.

Volg deze stappen om metadata toe te voegen aan de index van een documentbibliotheek:

Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Documentbibliotheken uit.
Voer de actie Index Instellen uit in de lintbalk.
De toewijzingen van metadata-velden worden gemaakt als indexvelden in de documentbibliotheek.

Standaardweergave uitbreiden met metadata

Nieuwe metadata moeten worden uitgebreid in de Documentbibliotheekweergave wanneer ze zijn aangemaakt en toegewezen aan inhoudstypen.

Volg deze stappen om de standaardweergave uit te breiden met nieuwe metadata:

Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Documentbibliotheken uit.
Voer de actie Standaardweergave Uitbreiden met Metadata uit in de lintbalk.
De standaardweergave op de SharePoint-server wordt verbeterd met ontbrekende metadata in de weergave.

Instellen van een nieuwe cyclus

De documentbibliotheken kunnen worden verdeeld in meerdere subsites op de SharePoint-site, elk beperkt tot één jaar. Dit proces, een cyclus genaamd, wordt uitgevoerd om het aantal documenten in elke documentbibliotheek te verminderen.

Om een nieuwe cyclus te creëren, volgt u deze stappen:

Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
Klik op Repository in de menubalk en voer de actie Documentbibliotheken uit.
Voer de actie Nieuwe cyclus creëren uit in de menubalk.
Voer het jaar in het veld Jaar in en klik op OK.
Er wordt een nieuwe subsite met het jaar aangemaakt in SharePoint. Alle documentbibliotheken worden in de nieuwe subsite aangemaakt.