Instellen van Documentbibliotheken
Documentbibliotheken vertegenwoordigen de opslaglocatie van documenten. Inhoudstypen worden toegevoegd aan documentbibliotheken. Documenten kunnen vervolgens worden opgeslagen in de documentbibliotheek met de beschikbare inhoudstypen. Documentbibliotheken kunnen meerdere keren worden gebruikt voor verschillende gebieden. Het wordt echter aanbevolen om voor elk gebied een aparte documentbibliotheek te maken.
Documentbibliotheek maken
Documentbibliotheken moeten worden gedefinieerd voor alle repositorytypen en worden gebruikt om de documenten op te slaan.
Volg deze stappen om een documentbibliotheek te maken:
- Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
- Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Documentbibliotheken uit.
- Voer de actie Nieuw uit in de lintbalk.
- Specificeer de code van de documentbibliotheek door een code in te voeren in het veld Code.
- Selecteer een standaardinhoudstype in het veld Standaard Inhoudstype.
- Activeer het selectievakje Cyclus Activeren.
- Activeer het selectievakje Versiebeheer.
- Voeg meer inhoudstypen toe aan de lijst Inhoudstypen.
Documentbibliotheek verwijderen
Als een documentbibliotheek volledig moet worden verwijderd, is het mogelijk om de documentbibliotheek te verwijderen vanuit Document Central voor het SharePoint-repositorytype.
Volg deze stappen om een documentbibliotheek te verwijderen:
- Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
- Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Documentbibliotheken uit.
- Markeer de documentbibliotheek die moet worden verwijderd in de lijst Documentbibliotheken.
- Voer de actie Alle gegevens uit repository verwijderen uit in de lintbalk.
- Er verschijnt een bericht waarin wordt gevraagd of u echt alle gegevens in de documentbibliotheek wilt verwijderen. Dit verwijdert ook alle gerelateerde items aan deze documentbibliotheek in de documentinvoer. Klik op Ja.
- De documentbibliotheek wordt uit de repository verwijderd en de documentinvoeren worden verwijderd uit de documentinvoer.
Info
De documentbibliotheek blijft in de configuratie staan. Het documentbibliotheekrecord kan worden verwijderd met behulp van de standaard verwijderactie van Business Central.
Index instellen
SharePoint heeft een beperking van 5000 elementen in de lijstweergave. Om deze beperking te omzeilen, moet een index worden ingesteld voor het veld Opnemen in Query van de toegewezen mapping. Document Central biedt een actie om de index automatisch in de documentbibliotheek in te stellen.
Volg deze stappen om metadata toe te voegen aan de index van een documentbibliotheek:
- Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
- Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Documentbibliotheken uit.
- Voer de actie Index Instellen uit in de lintbalk.
- De toewijzingen van metadata-velden worden gemaakt als indexvelden in de documentbibliotheek.
Standaardweergave uitbreiden met metadata
Nieuwe metadata moeten worden uitgebreid in de Documentbibliotheekweergave wanneer ze zijn aangemaakt en toegewezen aan inhoudstypen.
Volg deze stappen om de standaardweergave uit te breiden met nieuwe metadata:
- Navigeer via het Document Central - Administrator rolcentrum.
- Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Documentbibliotheken uit.
- Voer de actie Standaardweergave Uitbreiden met Metadata uit in de lintbalk.
- De standaardweergave op de SharePoint-server wordt verbeterd met ontbrekende metadata in de weergave.
Instellen van een nieuwe cyclus
De documentbibliotheken kunnen worden verdeeld in meerdere subsites op de SharePoint-site, elk beperkt tot één jaar. Dit proces, een cyclus genaamd, wordt uitgevoerd om het aantal documenten in elke documentbibliotheek te verminderen.
Om een nieuwe cyclus te creëren, volgt u deze stappen:
- Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
- Klik op Repository in de menubalk en voer de actie Documentbibliotheken uit.
- Voer de actie Nieuwe cyclus creëren uit in de menubalk.
- Voer het jaar in het veld Jaar in en klik op OK.
- Er wordt een nieuwe subsite met het jaar aangemaakt in SharePoint. Alle documentbibliotheken worden in de nieuwe subsite aangemaakt.