Synchronisatie van documentinvoer instellen

Hoewel Document Central doorgaans wordt geïntegreerd met externe opslagplaatsen zoals SharePoint of Azure Blob Storage, kunnen er gevallen zijn waarin documenten rechtstreeks naar de opslagplaats worden geüpload, waarbij Document Central wordt omzeild. Dergelijke documenten worden niet herkend door Document Central, tenzij een synchronisatie van documentinvoer wordt uitgevoerd.

De synchronisatie van documentinvoer vergelijkt opslagplaatsdocumenten met Document Central-vermeldingen, waarbij nieuwe versies worden gemaakt, nieuwe documenten worden toegevoegd of documenten worden verwijderd om de consistentie te behouden.

De synchronisatie gebeurt per documentbibliotheek en subsite op de achtergrond.

!! Belangrijk - Standaardtoewijzingen moeten worden geconfigureerd in documentbibliotheken om synchronisatie te laten werken. Toewijzingen zijn opgenomen in de standaardconfiguratie. Controleer de toewijzingen als u een aangepaste configuratie gebruikt. - Er kunnen maximaal 10 achtergrondsessies per tenant tegelijkertijd worden verwerkt. Extra sessies staan in de wachtrij totdat er slots beschikbaar komen. - Alleen documenten waarvan de primaire sleutel (Opnemen in query) is ingevuld, worden gesynchroniseerd. (Alleen SharePoint)

Info

De lijst Synchronisatie documentinvoer begint leeg. Vul het in eerste instantie in met de actie Vulsynchronisatie.

Standaardtoewijzingen instellen

Ga als volgt te werk om een standaardtoewijzing aan een documentbibliotheek toe te wijzen:

Navigeer door het rolcentrum Document Central - Beheerder.
Klik op Repository in de lintbalk en voer de actie Documentbibliotheken uit.
Selecteer de documentbibliotheek die moet worden bewerkt en gebruik de actie Bewerken.
Selecteer een toewijzingscode in het veld Standaardtoewijzing.
De standaardtoewijzing is nu ingesteld voor de documentbibliotheek.

Een startdatum instellen voor de synchronisatie

Er kan een startdatum worden ingesteld in de synchronisatie-invoer om het begin van het bereik van te synchroniseren documenten te bepalen op basis van hun laatst gewijzigde datum.

Info

Documenten die niet binnen het opgegeven datumbereik vallen, worden niet gesynchroniseerd, zelfs niet als ze onlangs uit SharePoint zijn verwijderd.

Ga als volgt te werk om een startdatum in te stellen in de synchronisatie van documentitems:

Navigeer door het rolcentrum Document Central - Beheerder.
Klik op Repository in de lintbalk en selecteer Synchronisatie van documentitems.
Voer de gewenste waarde in het veld Startdatum in.

Belangrijk

Deze functie is exclusief beschikbaar voor SharePoint-opslagplaatsen.

Instellen van de duur van de synchronisatiesessie

Na een bepaalde tijd wordt de synchronisatiesessie automatisch opnieuw gestart om timeout-problemen in Business Central te voorkomen. Standaard is de timeout ingesteld op 5 uur. Als de sessie minder dan 5 uur moet lopen, kan dit worden geconfigureerd.

Om te configureren hoe lang een sessie voor de synchronisatie loopt, doe het volgende:

Navigeer door het rolcentrum Document Central - Beheerder.
Klik op Instelling in de lintbalk en selecteer Module-instelling.
Open de sectie Repository.
Voer in het veld Synchronisatiesessieduur in de groep Synchronisatie een duur in tussen 30 minuten en 5 uur.

Info

Het wordt aanbevolen om de duur in te stellen tussen 30 minuten en 2 uur. Wanneer meer dan één synchronisatieproces parallel loopt, gebruik 2 uur voor beste praktijk.

Handmatige synchronisatie van de documentbibliotheek

Waarschuwing

Synchronisaties kunnen veel tijd in beslag nemen. Plan na werktijd voor grote documentbibliotheken.

Ga als volgt te werk om de documentbibliotheek handmatig te synchroniseren:

Navigeer door het rolcentrum Document Central - Beheerder.
Klik op de aanwijzing Alles in het rolcentrum in de sectie Synchronisatie.
Selecteer de documentbibliotheken die moeten worden gesynchroniseerd en klik op de actie Synchronisatie starten op de lintbalk.
De synchronisatie start voor de geselecteerde documentbibliotheken.

Info

Na de synchronisatie wordt de status teruggezet naar de vorige status, tenzij er fouten optreden.

Automatische synchronisatie van de documentbibliotheek

Waarschuwing

Synchronisaties kunnen veel tijd in beslag nemen. Plan na werktijd voor grote documentbibliotheken.

De tweede manier om de documentbibliotheek te synchroniseren, is door deze zo te configureren dat de synchronisatie automatisch plaatsvindt. Wanneer de synchronisatiestatus is ingesteld op Gereed, wordt het synchronisatieproces automatisch gestart door een taakwachtrij voor Document Central.

Navigeer door het rolcentrum Document Central - Beheerder.
Klik op de aanwijzing Alles in het rolcentrum in de sectie Synchronisatie.
Selecteer de documentbibliotheken die u wilt synchroniseren en klik op de actie Gereed instellen op de lintbalk.
De synchronisatie wordt automatisch uitgevoerd voor de geselecteerde documentbibliotheken.

Belangrijk

De taakwachtrij "Document Centrale taakwachtrij - Documentbibliotheek synchroniseren" moet correct zijn geconfigureerd.
Nadat de automatische synchronisatie is voltooid, wordt de status opnieuw ingesteld op Gereed, zodat de taakwachtrij toekomstige synchronisaties kan uitvoeren.

Documentvermeldingen wissen

De documentsynchronisatie maakt het mogelijk om alle documentvermeldingen voor een documentbibliotheek te wissen. Dit kan als volgt:

Navigeer door het rolcentrum Document Central - Beheerder.
Klik op de aanwijzing Alles in het rolcentrum in de sectie Synchronisatie.
Selecteer de documentbibliotheken die u wilt wissen en klik de actie "Documentvermeldingen wissen" in de lintbalk.
Klik op ja in de getoonde Bevestigen.

Info

Alleen de vermeldingen in Document Central worden gewist, de vermeldingen in de repository blijven onaangetast.

Status van de synchronisatie

Elke synchronisatie-item heeft een status die de huidige voortgang en status van de documentsynchronisatie aangeeft. De volgende statussen zijn beschikbaar:

Toestand	Beschrijving
Klaar	De documentbibliotheek Documentbibliotheek synchroniseren in taakwachtrij begint met het verwerken van de invoer.
In de wacht	Er vindt momenteel geen actie plaats. Synchronisatie kan handmatig worden uitgevoerd. Om automatische synchronisatie in te schakelen, gebruik je de actie 'Gereed zetten'.
Fout	Er is een fout opgetreden waardoor de synchronisatie van de documentbibliotheek is gestopt. Het proces kan opnieuw worden gestart vanaf de exacte positie waar het is gestopt.
In uitvoering	De synchronisatie is momenteel aan de gang.

Info

Wanneer de status "In Process" is, kan de synchronisatie worden gestopt en na een tijdje weer worden voortgezet. Al is het mogelijk. Het wordt niet aanbevolen omdat de pauzeduur niet oneindig kan zijn.

Belangrijk

De status van de synchronisatie van documentinvoer kan worden gereset via de actie "Reset" in de lijst. Als de actie is uitgevoerd, wordt de huidige voortgang van de synchronisatie ook gereset en wanneer de volgende synchronisatie wordt gestart, wordt deze vanaf het begin gestart.

Synchronisatie van bewaarlabels voor Azure Blob Storage

Bij het synchroniseren van documenten uit Azure Blob Storage (ABS) wordt, indien de documenten een bewaarmarkering hebben, de vervaldatum van de bewaartermijn bepaald en weergegeven in het bijbehorende document. Deze vervaldatum geeft aan tot wanneer een document ongewijzigd in het archief moet blijven.

Oproepen van de vervaldatum: tijdens de synchronisatie leest Document Central de in ABS opgeslagen vervaldatum van de bewaartermijn en slaat deze op in de documentvermelding.
Weergave in Document Central: ABS gebruikt geen benoemde bewaarkenmerken, maar uitsluitend een vervaldatum. Voor een consistente weergave wordt in het veld voor de naam van het bewaarkenmerk “Synchronized Label” weergegeven.
Toepassingsgebied: deze functie is uitsluitend beschikbaar voor repositories van het type Azure Blob Storage.
Automatische overname: De synchronisatie van de vervaldatum van de bewaartermijn gebeurt automatisch als onderdeel van het reguliere synchronisatieproces, zonder dat er extra stappen nodig zijn.

Info

De weergave van de vervaldatum van de bewaartermijn biedt volledige transparantie over bestaande bewaartermijnen en ondersteunt een revisiebestendig beheer. Hierdoor is het handmatig bijhouden van deze informatie niet meer nodig.

Notities

Het synchronisatieproces kan veel tijd in beslag nemen, afhankelijk van het aantal documenten in de opslagplaats.