Instellen van documentinvoersynchronisatie

Documentbibliotheken slaan documenten op. Bestanden en documenten kunnen direct in SharePoint worden opgeslagen. Synchronisatie is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat ze worden weergegeven en vermeld in Document Central. Dit kan worden geautomatiseerd met behulp van een wachtrij-invoer. Gesynchroniseerde documenten worden aangemaakt als invoeren in de tabel Documentinvoer.

Om synchronisatie van documentbibliotheken in te schakelen, volgt u deze stappen:

1. Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
2. Klik op Repository in de menubalk en voer de actie Documentinvoersynchronisatie uit.
3. Voer de actie Synchronisatie vullen uit in de menubalk.
4. Selecteer de te synchroniseren documentbibliotheken en klik op de actie Synchronisatie starten in de menubalk.
5. De synchronisatie wordt uitgevoerd voor de geselecteerde documentbibliotheken.

Important

• Om een succesvolle synchronisatie te garanderen, moeten standaardtoewijzingen zijn geconfigureerd in de documentbibliotheken. Deze toewijzingen zijn opgenomen in de standaardinstelling. Als er een handmatige configuratie is uitgevoerd, moet dit in overweging worden genomen.
• De serverinstantie kan tot 10 achtergrondsessies per huurder tegelijkertijd verwerken. Alle aanvragen die deze limiet overschrijden, worden in de wachtrij geplaatst totdat er een plaats beschikbaar is.
• Alleen documenten met het ingevulde veld Primaire Sleutel (Opnemen in Query) in de repository worden gesynchroniseerd met Document Central.

Instellen van standaardtoewijzingen

Als de standaardtoewijzingen niet zijn ingesteld in de documentbibliotheken, kunnen deze handmatig worden geconfigureerd.

Om een standaardtoewijzing toe te wijzen aan een documentbibliotheek, volgt u deze stappen:

1. Navigeer door het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
2. Klik op Repository in de menubalk en voer de actie Documentbibliotheken uit.
3. Klik op de documentbibliotheek Code die moet worden geconfigureerd met de standaardtoewijzing.
4. Selecteer een toewijzingscode in het veld Standaardtoewijzing.
5. De standaardtoewijzing is nu ingesteld voor de documentbibliotheek.

Documentinvoeren wissen

Documenten die zijn ingevoerd voor een documentbibliotheek worden opgeslagen in de tabel Documentinvoer. U kunt deze invoeren verwijderen om indien nodig een volledige her-synchronisatie mogelijk te maken.

Om invoeren voor een documentbibliotheek te wissen, volgt u deze stappen:

1. Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
2. Klik op Repository in de menubalk en voer de actie Documentinvoersynchronisatie uit.
3. Selecteer de te synchroniseren documentbibliotheken en klik op de actie Documentinvoeren wissen in de menubalk.
4. Bevestig het bericht met Ja om de documentinvoeren voor de geselecteerde documentbibliotheken te verwijderen.
5. De documentinvoeren voor de geselecteerde documentbibliotheken worden verwijderd.

Synchronisatiestatus resetten

Het aantal invoeren dat al is gesynchroniseerd of mislukt wordt geregistreerd. De status kan worden gereset voor individuele documentbibliotheken.

Om de synchronisatiestatus van de documentbibliotheek te resetten, volgt u deze stappen:

1. Navigeer door het Document Central - Administrator rolcentrum.
2. Klik op Repository in de menubalk en voer de actie Documentinvoersynchronisatie uit.
3. Selecteer de te synchroniseren documentbibliotheken en klik op de actie Resetten in de menubalk.
4. De status voor de geselecteerde documentbibliotheken wordt gereset.

Synchronisatie instellen via de wachtrij

Individuele documentbibliotheken kunnen ook worden gesynchroniseerd met behulp van de wachtrij.

Om een documentbibliotheek klaar te maken voor synchronisatie via de wachtrij, volgt u deze stappen:

1. Navigeer door het DMS by Simova - Administrator rolcentrum.
2. Klik op Repository in de menubalk en voer de actie Documentinvoersynchronisatie uit.
3. Selecteer de te synchroniseren documentbibliotheken en klik op de actie Gereed zetten in de menubalk.
4. De standaardtoewijzing is nu ingesteld voor de documentbibliotheek.

Info

Om de documentbibliotheken automatisch te synchroniseren via de wachtrij, maakt u de wachtrij-invoer SYNCHDOCLIB aan. Om de synchronisatie voor een documentbibliotheek te stoppen, gebruikt u de actie In de wacht zetten.